档案管理作业指引

档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目的为强化公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司各项工作提供有力的支持，根据国家相关法律、法规、档案管理相关规定并结合公司的具体情况，特制定本指引。适用范围适用于公司的档案管理工作。术语和定义档案：指公司在房地产开发、经营等活动中直接形成的，对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。职责行政管理部是公司档案工作的归口管理部门；主管公司档案工作，负责公司档案工作的统筹规划、计划安排、组织协调和重大档案活动的决定；根据国家及地方档案工作方针、政策、法律、法规和公司档案管理规定，制定并组织实施公司档案工作制度，并负责监督、指导和检查各部门执行情况；监督、检查、指导各部门、各项目部档案材料的形成、积累、整理、归档等档案业务工作，定期组织公司各部门、各项目部配备的专兼职档案人员开展档案业务活动；负责接收（征集）、集中统一保管公司的档案；编纂档案史料，开发档案信息资源，为公司各部门、各项目部提供档案利用服务；逐步实现档案管理现代化，开展文件、档案、图书、资料、情报信息的整体化建设，建设知识管理工程，加强信息交流，以达信息资源共享。项目部配备档案管理人员具体负责项目部的档案管理工作；对项目的勘测、设计、施工、监理等单位所形成的项目建设档案管理实行监督、检查、指导；负责项目部各类档案的收集、整理、鉴定、统计和保管工作；编纂档案史料，开发并维护项目部档案信息资源，为项目部提供档案利用服务；负责向行政管理部移交应移交的项目档案。财务管理部财务管理部在遵照本制度和财务管理的有关法规性文件的前提下，负责公司财务档案和会计税务档案的单独直接收集、汇总、编制、上报等相关管理事宜。人力资源部人力资源部在遵照本制度的前提下，负责对公司本部人事档案的直接管理。公司其他部门公司各职能部门需指定专人担当兼职档案管理员，积累、整理本部门应归档的材料，按要求及时归档；专兼职档案管理员应负责本部门现行活动中形成的文件材料的跟踪收集，督促本部门相关人员交回或登记相关文件材料，将文件材料形成系统纳入档案管理，并及时进行文件的预整理；专兼职档案管理员应编制归档文件清册，按时向行政管理部档案管理专员移交归档文件。关键活动描述档案收集和归档公司档案工作坚持“谁经办，谁归档”的原则，在公司各项活动中形成的档案，必须由各部门负责其业务过程中产生的文件档案的收集整理，由部门专兼职档案管理人员在规定时间内移交行政管理部集中管理。任何个人不得将档案据为己有或者拒绝文件材料的归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门专兼职档案管理人员移交清楚，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。多个部门共同参与某一事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档。归档的文件材料，必须满足以下要求：业务活动办理完毕的；文件书写和载体材料可耐久保存的；完整、准确、系统的，具有保存利用价值的；经过系统整理的，符合归档规范的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。公司各专项档案的搜集和归档要求：行政档案是指公司各职能部门以及项目部的行政、事务管理，收发文、资质、法律事务等档案，收集与归档规定如下：行政管理部负责收集公司的大事记、工商登记，商标、专利、资质证照和公司的会议材料，工作计划、总结，各类收发文，法律事务、监察文件材料，党、工、团文件，由经办人员在办理完毕后进行预整理交档案管理主管统一管理；人力资源部负责收集管理制度、机构设置与人事档案资料，由经办人员预整理后交本部门兼职档案管理人员保管；项目部负责收集项目部的收发文工作计划、总结、报表、会议材料等，并由经办人员在办理完毕预整理后交本部门项目文员统一管理；公司其他各职能部门专兼职档案管理人员经部门经理审核同意后，于第二年第二季度分别集中系统整理上年所形成的行政类档案，经检查合格后于该年6月底前按规定向行政管理部移交。项目部项目文员经项目部经理审核、项目总监审批后，在项目结束后集中系统整理该项目的行政类档案，经检查合格于项目结束后1个月时间内按规定向行政管理部移交。经营决策档案是指公司战略发展规划、经营计划与指标文件，各种重大会议决议等档案，收集与归档规定如下：运营管理部负责日常经营决策文件的收集工作，并由经办人员预整理后交本部门兼职档案管理人员保管；经营决策类档案由运营管理部兼职档案管理员于第二年第二季度集中整理，经运营管理部经理审核同意，兼职档案管理员检查合格后于6月底前按规定向行政管理部移交归档。市场营销档案主要包括市场调查、产品策划、策划营销、广告宣传、销售文件、客户调查资料，以及其他有保存与利用价值的策划营销资料等，收集与归档规定如下：市场营销部负责市场调查、产品策划、策划营销、客户调查资料、销售计划、统计、台账以及其他有保存和利用价值的策划营销资料的收集与归档，并在销售期内保存相关档案；营销策划文件形成后，由营销策划人员预整理后交本部门市场文员，经系统整理后统一移交行政管理部档案管理人员归档保管；销售文件（包括销售计划、定价、折扣标准等）形成后将正本交由行政管理部档案管理专员保管，所有销售档案在项目结束后3个月内统一移交行政管理部归档保存；销售合同类档案由市场营销部负责收集与归档，具体经办人在销售合同签署生效后移交本部门市场文员，由其负责再统一移交行政管理部归档，财务管理部配合。财务管理档案是指财务制度、国家、省、市财务税收等方针政策、规定、办法、融资合同、审计报告、固定资产管理台账、会计凭证类、会计报告、会计账薄等，收集与归档规定如下：财务制度、国家、省、市财务税收等方针政策、规定、办法、融资合同、审计报告、固定资产管理台账等，由财务管理部兼职档案管理人员负责单独直接收集、整理、保管；会计核算档案（会计凭证类、会计账簿类、会计报告类和其他类），会计核算材料在办理完毕后由经办人向本部门兼职档案管理人员移交，由其负责统一单独直接管理。人事管理档案包括人事工作各种规程、计划、总结，包括员工进公司后形成的劳动合同、福利保险、职务晋升、职称、奖惩等材料，以及关于人事、组织架构管理方面的各种文件，收集与归档规定如下：人力资源部负责收集和保管公司有关人事、组织架构管理方面的文件，以及各种人事工作规程、计划、总结等；人事档案办理完毕后由经办人预整理后移交部门招聘主管统一管理；人力资源部的人事档案在第二年第二季度集中整理，经人力资源部经理审核后，于第二年的第二季度按规定向行政管理部移交归档；人事档案属机密档案，需按相关档案管理标准和规范随时形成随时归档。工程档案包括有前期立项审批、勘测设计、施工、监理、竣工等文字材料与科技文件，收集与归档规定如下：综合前期部负责收集工程项目立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件，在文件办理完毕预整理后将复印件交行政管理部档案管理人员归档；采购管理部负责合同收集、整理、生效后即归档正本至行政管理部档案管理专员；招投标文件归档范围：①招标文件原件（包括：招标计划、供方选择意见书、招标文件、评分一览表、评分汇总表、中标通知书、感谢函等）整理、装订成册，与投标文件一同交行政管理部存档，投标文件正本（中标、未中标）应在招标会议结束后及时交公司行政管理部档案管理员存档。成本管理部负责收集项目工程投资估算，工程设计概算，施工、施工图预算，工程决算等工程财务文件，并在项目竣工后整理移交公司档案管理人员保管；项目部、技术管理部负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理，在撤离前或竣工后移交归档，编制建设、施工、监理等单位、负责人名单，在工程建设过程中的联系单、记录和相关文件，整理后移交项目部档案管理人员保管；项目竣工验收时，由技术总监负责组织项目部、技术管理部相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专项验收，档案专项验收通过后由档案管理人员保管；项目部项目文员要积极配合工程竣工验收，在竣工验收时按技术总监的要求提供其使用，工程竣工验收后，对工程档案及竣工验收文件材料进行系统整理，3个月内将完整成套的工程档案移交行政管理部归档保管，周期过长的可分阶段归档。设备管理类档案包括属固定资产的办公设备、运输车辆、生产设备的技术文件，由行政管理部负责，档案管理主管参与收集开箱记录与照片、随机技术文件，试运行测试、维护记录等，即时归档。特种载体类档案包括照片、录音录像、磁光介质、电子文件、实物、证书等由各部门负责与文字材料对应一起收集与归档。列为公司保密文件材料或价值重大的文件材料，包括各种证照的正本以及合同原件，应由经办部门随时形成随时将原件归档，公司各专兼职档案管理员有责任随时监督、收集重要档案材料原件。档案管理行政管理部对归档的档案进行集中管理，对各类档案，应按照档案管理制度、业务标准和技术规范进行审核、鉴定、分类、整理、编目，具体操作实务可参见档案管理相关标准和规范。行政管理部档案管理人员应研究和改进档案保护技术，做好档案保护工作，定期对历史档案进行监控，要及时修补、修复破损档案，建立和健全档案库房管理制度，加强温度湿度控制，落实防火、防水、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体和安全措施，确保档案的安全，延长档案的寿命。行政管理部档案管理人员要建立档案统计、库房安全检查体系，定期对档案的收进、移出、整理、保管、库存和档案利用情况与利用效果等各种数据进行统计分析，并按规定每年向执行董事报送档案工作基本情况统计报表，每半年抽查一次项目部、各部门档案工作情况，每两年对库存的档案全面检查一次。项目部档案管理人员要按本制度做好项目部的档案管理工作，每季度向行政管理部上报档案工作情况，每年上报档案工作基本情况统计表。档案鉴定和销毁档案管理人员要做好档案价值鉴定，根据行政管理部制定的档案保管期限表划分档案保管期限。档案管理人员对已满保管期限的档案，要及时向公司提出重新鉴定的要求，定期判定档案的存毁，确需销毁的档案，要严格按档案鉴定销毁制度和有关程序执行，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。档案需按照档案管理标准和规范对已超过保管期限的档案材料进行鉴定审核，对确无保存价值的档案材料要销毁处理，由档案管理人员编制销毁清册，编写销毁报告，在征求有关部门的意见后，报执行董事审批。执行董事审批后确无保存价值的档案材料，由行政管理部和有关部门共同派人在指定地点按照公司档案销毁规定实施销毁。档案材料销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期，要在案卷目录上注明“已销毁”字样，并将批准销毁的报告和销毁清册归入全宗卷内。档案保密保密范围：公司重大决策中的秘密事项；公司未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目、经营决策和核心技术）新开发产品技术等；公司内部的合同、协议、意见书、可行性报告及重要的会议记录；公司财务决算报告、各类财务报表及统计报表；公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；公司员工人事档案、工资、劳务收入及其相关资料；其它经公司确定应当保密的信息资料。密级：档案管理人员须按照相关档案机密程度规范划分档案的不同秘级，确定开放的档案与限制使用的档案，保证档案能充分地开放而为各项工作发挥积极的作用，同时又能有效地限制而维护公司与国家利益的统一。绝密：在经营发展中，直接影响到公司权益、利益的重要决策的相关文件资料，如公司重大决策、经营战略等资料、核心技术资料；机密：公司的财务报表、统计资料、协议、合同、可行性报告、重要会议记录、公司经营情况；秘密：公司员工档案资料，工资收入及其它未正式公开的各类信息。保密措施：公司全体员工都要认真学习《保密法》规定，既保证档案实体的绝对安全，又保证档案所载信息的绝对安全。任何属于绝密级的文书资料均由公司执行董事指定专人保管及执行；属于机密和秘密的任何文书资料，则由行政总监指定专人保管执行；在电脑中存放、处理、传递的秘密文件及信息，由相关人员负责保密。对于秘级文书资料，必须采取保密措施。非经执行董事批准，不得复制和摘抄；在收发、传递和外出携带的过程中，由指定人员负责其保密工作，并采取必要的安全措施；重要的资料必须在设备完善的保险装置中保存。在对外交往中需要提供本公司保密资料的，须经执行董事批准；公司秘密内容的会议及其它活动，应采取下列保密措施：选择具备保密条件的会议场所；限定参会人员；依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；确定会议内容的传达及传达范围。泄密惩罚泄露绝密者：赔偿全部经济损失，并追究其法律责任；泄露机密者：赔偿全部经济损失，并予以辞退；泄露秘密者：造成经济损失的，予以全部赔偿，并予以辞退；对于及时挽回的，根据情节严重程度予以相应的行政处分。档案利用凡借阅档案者应填写《档案借阅审批单》并及时反馈档案利用效果，以便及时总结档案利用情况。借阅、查阅、复印时间：每日正常上班时间办理档案借阅、查阅、复印（特殊紧急情况除外）。档案管理人员应加强档案借阅的管理工作，档案的借阅实行分级审批，借阅者需爱护档案，未经允许不得擅自摘录、拍照、复制等。行政管理部应积极地、多渠道地、多形式地做好档案开发利用，在不影响保密的前提下，各部门、项目部可利用档案举办报告会、展览会，编纂综合性或专题性档案资料等，系统地开发、主动地提供档案信息，为现行的经营决策、市场开拓、提升科学管理、树立企业形象、