【电子工业企业档案管理模式及策略9500字（论文）】

电子工业企业档案管理模式及策略目录TOC\o"1-3"\h\u14292摘要 232094Abstract 312205第一章绪论 5237811.1选题背景 5250871.2研究意义 5247951.3文献综述 5236771.4研究思路 622759第二章电子工业企业档案管理概述 7199442.1企业档案内涵 7183272.2电子工业企业档案管理的特点 718979第三章电子工业企业档案管理现状 8180873.1档案管理的体系构成 830263.2档案管理制度以及业务规范的建立 8303613.3档案管理追溯机制 920763.4档案的信息化建设 97167第四章电子工业企业档案管理模式存在的问题 1133934.1电子企业档案管理体系存在的问题 11246154.2电子企业档案管理流程存在的问题 12110474.3档案预警机制不健全 1361474.3.1无应急防御措施 13238204.3.2内部控制缺失 13193374.4档案认知流程不完善 1426105第五章电子工业企业档案管理模式优化建议 15186575.1建立完善的档案管理体系 1576025.2优化电子企业管理流程 16107685.3规范传播途径和流程 1667065.4补充档案管理人员数量 1710508结语 1930096参考文献 21第一章绪论1.1选题背景如今步入发展新时代，档案管理逐渐摆脱传统观念，在方法改进、技术改进、人才结构等方面都发生了很大的变化。随着时代潮流的发展，企业档案管理模式也随之不断进步。随着电子信息化的到来，社会每天所产生的档案信息数量和种类远远超过以往。档案管理工作已然不堪重压。随着档案数量的不断增加，档案资源的管理工作越来越难，信息检索服务也很难满足档案使用者多样化、高效、个性化的信息服务需求。在这样的时代背景下，社会对档案管理工作也提出了新的要求，因此，我们需要了解电子工业企业档案管理的现状，分析出电子工业企业档案管理存在的问题，并找出解决问题的策略，优化管理模式，提高电子工业企业档案管理工作。1.2研究意义本课题的研究有利于保护电子企业档案的文化资源，保证档案历史的完整性。电子工业企业档案中不仅有着企业最原始和最完整的材料，还有着企业发展的历史记录，对国家机构、工商管理、企业自身来说具有非常重大的意义和作用。有利于进一步完善企业档案记录，树立良好的档案建设意识，加快观念的转变，形成适用于电子工业企业专有的档案管理模式。有利于优化电子企业档案管理工作，提升电子企业档案实际应用能力。还可以有效减轻档案工作者任务负担，精确档案数据计算，保障电子企业档案管理的质量和利用率。1.3文献综述曹航和杨智勇（2010）对推行档案管理模式提出了几点建议：专业档案的条块管理体制不宜简单地予以否定；尊重各地档案工作发展的不平衡性，以区别对待的原则推进档案资源的整合，开展档案管理模式改革；现阶段宜提倡不同档案管理模式并存。宋洋提出应优化档案管理模式，运用集中管理模式、分布管理模式、一体化管理模式。张元兴在档案管理模式的创新和构建方面写到档案管理应集约化荣秀梅.企业数字化档案管理的认识与思考[J].工业C,2016(6):278-278.荣秀梅.企业数字化档案管理的认识与思考[J].工业C,2016(6):278-278.1.4研究思路第一部分，了解当前电子工业企业档案管理的发展状况及背景，传输本论文的研究背景、研究意义及相关内容。第二部分，查阅相关文献资料，对于档案管理的概念、内涵及相关的管理体系和服务体系进行阐述，为下文的写作奠定理论基础。第三部分，分析当前电子工业企业档案管理现状，具体阐述当前的电子工业企业档案管理的体系构成、档案管理制度以及业务规范的建立、档案管理追溯机制、档案的信息化建设等相关内容，从多个角度阐述电子工业企业档案管理现状。第四部分，从电子工业企业档案管理体系、档案管理流程、档案预警机制、保档案人员等多个角度分析电子工业企业档案管理模式存在的问题。第五部分，结合电子工业企业档案管理中存在的问题，笔者将针对行的提出相关的意见和建议来促进电子工业企业档案管理体系的发展。第六部分，对全文进行总结。第二章电子工业企业档案管理概述2.1企业档案内涵档案是人们在社会实践过程中形成的原始记录，这体现了档案的原始记录性；档案是人类有史以来所创造的一切文明成果的载体，从档案中我们可以探寻一个国家、一个民族文明发展进步的进程，表明档案具有文化属性；档案依赖于特定的载体而存在，表明档案内容与其载体的不可分离性；档案是人类智力活动的凝聚物，表明档案具有价值性；档案具有有用性，凭借档案的帮助，人们可以解决某些问题，表明档案具有使用价值属性；档案是人类社会的产无偿，表明档案具有社会属性等等。2.2电子工业企业档案管理的特点随着电子企业的发展，记录着电子工业企业发展宝贵资料和重要历史的档案也需要不断的加强和完善。电子工业企业档案文件直接在电子业务处理过程中形成，具有法律效应、价值、存储和利用价值的专业文件，通常以电子文件、图表、音频和视频等不同形式的保存。电子企业业务档案是企业生产事业的真实记录，具有以下特点：无论有多少信息源，都要收集在档案文件中俞敏,潘定承.工业港技术档案数字化管理的探索[J].装备维修技术,1999(Z1):3.。在传统的管理模式下，集合主要依赖于传递方案，单位部门定期将相关数据传递到综合档案室，并进行真实的移交清点，以避免损坏和丢失。近年来，网络信息丰富，更新快，范围广。档案管理模式也加以利用，利用其信息传递速度快的特点，完善档案的管理俞敏,潘定承.工业港技术档案数字化管理的探索[J].装备维修技术,1999(Z1):3.第三章电子工业企业档案管理现状3.1档案管理的体系构成随着我国网络信息化的不断发展，以大数据为接口的相关IT技术被广泛运用到诸多领域。随着大数据时代的到来，档案管理工作受到相关影响，推动档案管理理论的持续开展。目前，我国采用的电子产业企业档案管理是纸质档案的传统管理方式。由于人类、物质、资源、金融、资源的限制，传统的管理方法总是采取去除漏洞、选择本质的方法，从所有信息中特定出档案中宝贵的信息。无论如何，由于没有将信息数据的价值从档案收集的范围中去除，到时候做的就是节省无能为力的动作时间和努力，但是，甚至在现在和将来，这一习惯也造成了相当大的一部分档案数据丢失高睿.企业电子档案管理系统的设计与实现[D].南开大学.。不能够对于所管理的档案建立起全面的数据支撑。由于当前的传统的管理模式，使得电子企业档案管理高睿.企业电子档案管理系统的设计与实现[D].南开大学.3.2档案管理制度以及业务规范的建立目前，电子工业企业档案进行管理的过程中，目前还没有形成规范标准的安全保障体系。由于电子企业的档案管理是近年来才逐步开展起来的，加上近年来相关的参保人员不断增加，使得电子企业管理的档案的内容、管理数据和管理内容都在不断的增加高莉.浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法[C]//全国企业信息化与工业工程学术会议.2005.高莉.浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法[C]//全国企业信息化与工业工程学术会议.2005.市目前的档案管理中，相关的业务规范还很不完善，这不利于档案的相关管理，也不利于电子企业的发展和保障参保人员的相关利益。在这一过程中，市应该尽快对于电子企业的档案管理工作进行完善。3.3档案管理追溯机制跟踪机制是基于档案信息，准确、及时、方便的电子企业詹森保护人员，咨询档案信息机制，电子商务之家，管理责任是检查平台的机制建立在档案信息系统工程完整的信息系统基础上。该机制的主要目的是通过建立档案信息的集成和演示，包括电子企业档案的记录、存储、排序、发送、识别和其他过程，实现电子企业档案安全、科学、有序的管理管理陈群君.关于市政工程档案管理问题的探讨[J].城市建设理论研究:电子版,2015.陈群君.关于市政工程档案管理问题的探讨[J].城市建设理论研究:电子版,2015.目前，在市的电子企业档案管理中，还没有形成相关的档案追溯机制，对于档案管理中所产生的相关的问题不能够进行有效的监控和管理。在这一过程中，当前市还没有建立管理环节中电子企业档案可追溯系统两个方面的作用：第一，当有危害档案管理的问题出现时，在第一时间内追查到发生问题的源头；第二，一旦查到问题的所在之处，可以及时对档案进行查阅和调取。但是，当前的电子企业管理中还是存在着不足之处，对于档案的可追溯性的管理机制的建立还不够完善。3.4档案的信息化建设近年来随着互联网的快速发展，相关的企事业单位对于档案管理都护肩采用了信息化管理的模式，但是目前市电子企业档案的现有管理模式中对于信息化的运用程度还不高，信息化实施的程度还不够深入，手段还不够多样郑宁芳.电子档案信息化管理及信息安全技术防范[J].企业技术开发：下半月,2010,29(12):2.。在当前市的电子企业管理手段中，目前还没有形成一种行之有效的数字化和信息化的管理手段，利用大数据对于电子企业档案的搜索、录入、识别、保管等工作还未开展，档案的管理还是主要集中在纸质档管理的模式。关于档案管理的网站、数据备份等相关方面的工作还不够完善，这需要社会各界、政府部门依据各个地区电子企业的发展管理档案，促进电子企业郑宁芳.电子档案信息化管理及信息安全技术防范[J].企业技术开发：下半月,2010,29(12):2.第四章电子工业企业档案管理模式存在的问题目前，电子企业系统已成功实现试点到全覆盖，处于全面、可持续的开发阶段。从实施角度看，相关管理体系还处于制度创新过程中。电子工业企业的档案管理模式还存在很多缺点，但有些系统设计本身由于政策的实施而不存在部分，属于配套设施的不完善建设。还有一些是由未知的主观理解或客观环境影响引起的，我们必须面对这些方面存在的突出问题。4.1电子企业档案管理体系存在的问题文件安全保护不是一般的工作，有些档案管理员没有必要经历安全商业知识培训和安全知识的缺乏。为了保管和管理，仓库内设备和设备的定期检查不足，一部分机器无法正常运作，可能在时间内找不到修理。成为灾害事故的原因。另外，在对保险意识持续提高的情况下，被保险者的数量正在急速扩大柯元锦.对电子信息档案管理的风险分析与其控制探讨[J].2015.。存档的原始规模不能满足存档数量的增加和存储寿命长度的特性，空间不足会给存档标准化带来问题。电子工业企业档案管理是我国实现企业信息现代化管理的关键一步，基本原则是“保基本、广覆盖、有弹性、可持续”，但在试点实施中却不能起到实质性的保障作用，筹资水平比较低，不符合根本原则柯元锦.对电子信息档案管理的风险分析与其控制探讨[J].2015.档案保存方式陈旧，一直以来，档案依托纸质进行存档。纸质档案存在的弊端推动了数字化管理模式的诞生。纸质档案有很多载体损坏的因素，其中包括温度、湿度、光度、有害气体与灰尘、有害生物、污染、水灾和火灾影响。这么多的因素就对档案室的配备要求特别高，要控制库房的温度、湿度、控制有害光源、净化空气，还要做好免疫、完善和健全档案保管制度杜桂芳.信息时代做好企业档案安全管理工作的思考[J].山东工业技术,2013(8):2.杜桂芳.信息时代做好企业档案安全管理工作的思考[J].山东工业技术,2013(8):2.如今，档案管理逐渐从智能化存储发展到文献检索智能化、档案应用智能化，能够在不改变传统纸张档案形式的前提下，使用数字、文字、图文、声像存储使用和读取数据，采用扫描、电子档案等模式进行资料整合，实现资源共享利用价值。但是在档案纸质化转为数字化过程中，却出现很多环节链接不紧密，安全技术管理措施跟进应变不及时。4.2电子企业档案管理流程存在的问题信息流通速度慢。从纸质档案到数字化档案，再到智能化档案管理，档案管理的形式在不断改变以适应时代发展的需要，但是档案信息的流通程度却远远不能满足人们的需要。电子企业档案在新生时就缺乏相对规范、统一的管理模式，因此仅各试点地区在实施电子企业过程中，结合本地域特征，推行一些规范、制度或通知。电子企业资料经历原始记载到形成档案、输入系统、调档、转调、注销等过程，既需要保留手写的纸质资料，又要不断进行分类、鉴定，按照系统要求输入价值信息，进行统一的管控，信息资料在流动中没有专门人员监管，也很少有工作者去核对信息资料，一般只有在系统进行升级维护时，才会进行检查，这也就导致了工作衔接不顺畅。纸质化管理风险高。安全性包括资料信息的安全性和档案保管的安全性。从资料信息的安全性来说，一般要求，档案资料是要进行封存管理的，除了经办人员和档案管理者很难接触或者翻阅当事人的档案资料，但如今仍然存在当事人信息被泄露或者被盗用的情况，除了当事人本身缺乏保护意识，社会的不良因素也有很多。从档案保管的安全性来说，排除一些自然因素等不可抗力，档案保管的安全是可以加以控制和管理的，例如做好防水、防火、防潮、抗光处理等，但往往因为资金方面的问题，档案保管并不能达到标准的要求，保管设备质量不过关或不能及时更新，有些地方甚至没有专门的档案馆或档案室，而是和办公室或仓库合并在一起，大大降低了档案管理的安全性胡艳丽.电子档案信息安全处理措施浅析[J].中小企业管理与科技,2010.胡艳丽.电子档案信息安全处理措施浅析[J].中小企业管理与科技,2010.纸质化管理档案信息记录不全面。企业职工的人数不断增多，人员信息变动也很频繁，权益记录和待遇保障保持长期增长模式。不仅纸质档案的收集、管理、利用难以满足信息查询功能和信息跨区域传输，而且档案的线上网络链接资源也很有限，尚没有形成一个完备的系统，经常出现职工的信息中断、丢失等情况。企业职工对信息完整度认知较低。职工初始报送的信息资料模糊不清，档案管理人员仅靠手写表格作为存根，无法保证信息资料的全面性。档案工作人员对档案管理意识不强，忽略了资料的重要性，往往导致信息的不对等。4.3档案预警机制不健全4.3.1无应急防御措施在档案管理的过程中，需要根据档案管理中可能出现的相关紧急情况制定应急预案，从而能够当发生相关的危险的情况下能够及时的提出相关的处理措施，将相关的危险降低到最小和可以控制的范围之内。档案预警机制应该分多个方面，其中应急预案的编写是根据在档案的管理过程中可能出现的风险进行预测，进而针对性的制定相关的措施进行防范；应急预案的演练是针对制定的预案在内部进行提前演练，发现应急元中所存在的问题，进而对其进行不断的改善，提高应急预案的可操作性和可行性，强化风险预防功能。但是，当前在电子工业企业档案管理的部门中，还没有形成针对档案管理过程中存在相关风险的应急预案，这就要求相关的人员在面临风险时不能够及时的进行防控。4.3.2内部控制缺失首先，内控制度不完善。内部控制制度仍处于发展阶段，当前的电子企业档案管理处于发展阶段，而且电子企业档案管理模式和制度还处于探索期，这三大方面的原因都导致了内部控制制度在电子企业档案管理部门流于形式，不能在管理部门的具体运营中起到实质性的作用。同时，实地调查电子企业档案管理部门技术中心时，对于档案管理人员内部控制认识度进行访问和考察，从“管理部门内部控制重要性的认识上”问题的的答案中，可以得出：10%的管理人员认为很有必要实行内部控制，35%的管理人员认为实不实行都可以,55%的管理人员认为不需要实行内部控制赵鹏硕,赵思萌,潘惠敏.浅谈档案文件的电子化及管理[J].航天工业管理,2019(4):2.。由此得出，电子企业档案管理部门制度的不完善，极大的体现在内部控制制度培训教育和宣传少之又少，都极大程度上影响到了管理部门赵鹏硕,赵思萌,潘惠敏.浅谈档案文件的电子化及管理[J].航天工业管理,2019(4):2.其次，风险管理意识淡薄。风险是普遍存在的，信息化建设的过程中，面对外部或是内部的风险，电子企业档案管理部门的管理层对于风险管理的意识薄弱，并且高层管理人员和普通管理人员都不具备专业的判别能力，因此在管理部门方案推行以及财务事项时，不能在最合理的机遇采取线管的风险规避方案。同时，在管理部门制度上，没有特地树立与风险管理相关的工作章程制度，而且管理部门其他规章制度也有没有涵盖风险管理意识这部分的内容。关于风险防控、风险监测评估等环节的信息反馈和交流平台，电子企业档案管理部门急需进一步加强完善，各级管理层与普通管理人员之间缺乏充分的信息沟通交流，不能及时传递，不能及时开展风险防控的组织实施。再次，风险管理意识淡薄。风险是普遍存在的，信息化建设的过程中，面对外部或是内部的风险，电子企业档案管理部门的管理层对于风险管理的意识薄弱，并且高层管理人员和普通管理人员都不具备专业的判别能力，因此在管理部门方案推行以及财务事项时，不能在最合理的机遇采取线管的风险规避方案杨先群.浅析企业档案信息化建设研究[J].城市建设理论研究（电子版）,2016,000(012):712-712.。同时，在管理部门制度上，没有特地树立与风险管理相关的工作章程制度，而且管理部门其他规章制度也有没有涵盖风险管理意识这部分的内容。关于风险防控、风险监测评估等环节的信息反馈和交流平台，电子企业档案管理部门急需进一步加强完善，各级管理层与普通管理人员杨先群.浅析企业档案信息化建设研究[J].城市建设理论研究（电子版）,2016,000(012):712-712.4.4档案认知流程不完善档案管理是一项较为繁杂的工作，这对于档案管理者的管理能力、管理手段都具有较高的要求。在档案管理的过程中，需要相关人员对于档案管理的整个流程具有较为清晰的认识，能够熟知各个流程所存在的风险以及如何对这些风险进行有效的管控。通过调查发现，在当前电子工业企业档案管理中，一些人员对于档案管理的流程的认知还不够完善和全面，不能够正确的识别出各个管理流程中所存在的风险，自然也就不能够对风险进行有效的监控和预防，这对于档案管理而言是不利的。其次，在档案管理的过程中，需要档案管理人员明确相关的管理数据，明确在档案管理中需要注重那些数据，进而提高档案管理的质量和相关的作用。

第五章电子工业企业档案管理模式优化建议新时代档案工作进入了更高级的形式，结构更合理，更顺畅，任务的新阶段，站在比过去更高的新水平，适应必须有新思想带领新的档案管理工作，要有创新思维，勇于开拓档案新领域。第一次服务的时候，有先人的想法。要有网络思考，擅长使用网络来执行工作。应该有合作的想法，努力在各个方面达成相互连接和相互利益。要把人放在第一位，在所有工作中首先遵守人。电子产业企业的档案管理工作要进入了新的常态。更好地执行电子企业文件管理的方法是在新情况下面临的新任务，以及新的源文件管理、新的开发机会的文件管理，以及改变传统的档案管理模式刺激档案管理，使电子企业档案管理更加广泛、更适合新模式。5.1建立完善的档案管理体系建立全面的企业档案管理体系。档案管理体系是开展档案工作的基础，是档案部门的立身之本，也是档案事业可持续发展的关键。建立健全档案管理制度，是做好电子企业档案管理的重要保证。加强电子企业档案资源建设体系是丰富电子企业档案资源、完善馆藏结构、服务经济社会发展根本途径朱晓虹,唐金丽.走企业档案网络化管理道路为企业发展服务[J].机电兵船档案,2007(3):2.。建立档案立法，完善制度建设及法律法规体系，使档案管理工作有法可依、有章可循。完善严密的档案制度体系是做好电子企业朱晓虹,唐金丽.走企业档案网络化管理道路为企业发展服务[J].机电兵船档案,2007(3):2.其次，加强基础建设，确保电子工业企业档案安全。电子工业企业档案管理工作作为一项基础性、系统性工程，办公室、库房、查阅利用室按要求分设；应配置符合国家和省规定的、数量充足的档案柜架和其他装具；应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备；应配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等现代化管理设备和业务档案管理办公软件，不断改善工作环境和保管条件石峰.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].城市建设理论研究(电子版),2016,6(008):7281-7281.。要积极企业档案数字化和网络化建设，注重加强企业档案数据库建设，建立和完善企业档案目录数据库，创造条件尽快建立企业石峰.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].城市建设理论研究(电子版),2016,6(008):7281-7281.5.2优化电子企业管理流程相对集中化的纸张档案管理、分散档案信息的集中管理和控制，有助于一般人的利用。在大数据时代，档案信息化进程加快，档案管理倾向于结构化和系统化。档案部门应应用与新一代信息技术相关的工具和方法，切实执行档案数字化和电子档案接收工作，优化电子企业档案资源，进一步提高整合能力。继续推进“数字库存、增量电子”战略。档案部门要加快纸张档案数字化进程，加快纸张档案数字化进程，尽可能保护和延长纸张档案寿命为了促进拥有代替原始文件而使用数字文件的“股份数字化”条件的传统运营商档案的数字化，需要付出很大的努力。第二，档案任务是“增加电子化”，接收档案到库中的档案以完全实现电子文件的原始形式，新电子文件及时档案并及时接收档案保护。档案部门必须实施档案文档的电子管理，以确保来自源的数字档案信息的可靠性、完整性和可用性詹娜.新时期电子档案管理中的问题及措施[J].科技风,2015(11):1.。接收文件主要是电子版，更多的注意是接收范围内的文件的电子格式，并支付给多媒体、数据库、网页等形式的文件资源的收集类别内的文件资源。在加强电子档案的接收和管理方面，必须强调网络信息的档案詹娜.新时期电子档案管理中的问题及措施[J].科技风,2015(11):1.5.3规范传播途径和流程现如今，网络、手机平台的发展改变了信息传播的方式，丰富了信息传播的渠道，加快了信息流转的速度，档案服务借阅、查询、利用等传统途径将得到调整，档案服务途径应遵循时代潮流，实现多样化和网络，借助各种远程功能和云服务手段为电子工业企业档案管理开辟新的发展途径。企业还可以通过云服务的方式进行档案管理，云服务是指在网络上按需简单可扩展的方法，是必要的服务的可用性。这是一种通过互联网动态、容易伸缩、经常包含虚拟资源提供、基于互联网的相关服务的追加、使用、提供的模型。云服务档案是云计算技术、安全云存储资源、通过云平台组织的分散数据文件基于借助这些云平台强大的计算容量和低成本、共享文件信息资源服务模式等低成本高安全功能，构建服务云的形成王军.浅论中小企业档案管理现代化[J].现代经济信息,2009.王军.浅论中小企业档案管理现代化[J].现代经济信息,2009.5.4补充档案管理人员数量新增信息化和互联网技术人才，促进电子企业档案管理的信息化水平的发展。当前，在我国信息化和互联网都快速发展的趋势下，档案管理的信息化和数字化已经成为未来的发展趋势。但是在当前市电子企业档案管理的的发展中，针对电子企业档案管理信息化程度较少，主要管理方式仍然以纸质档为准。在这一背景下，市电子企业档案管理部门应该补充一些具有数字档案管理经验、对于数字化档案管理和互联网、计算机软硬件较为擅长的人员，促进电子企业档案管理向着信息化的趋势发展。人事结构优化。目前，电子企业档案管理部门对于现有的人事结构应该进行优化，应该从以下两个方面进行：（1）在电子企业档案管理部门现有的管理人员组织中，面对当前单一岗位中人员较为复杂、岗位设置具有重叠的现状，电子企业档案管理部门应该积极的对现有的认识结构进行优化，积极减少相关不必要的岗位和辅助人员的数量，减少冗余人员，降低管理部门成本。应该减少一人多岗、一岗多人、岗位事项相交叉的现象，划清相关岗位的岗位职责，互相牵制，避免不必要的岗位重叠的现象，提高管理部门治理的效率，完善内部控制制度。结语经过本