办公室事务与治理实训

《办公室事务与治理》实训指导序号实训项目训练目的训练课时实训一办公室工作实训使学生熟悉办公室工作内容，掌握办公室人员的工作方法，强化办公室人员职业意识，了解从事办公室工作应具备的职业素质和能力。4实训二办公室时间管理实训使学生学会科学地管理时间，有条理地安排领导活动，掌握工作日志的制作方法，熟练运用时间管理的基本原则和主要方法。4实训三日常接待工作训练使学生熟悉日常接待工作地内容和要求，掌握日常接待工作的程序及接待礼仪，通过接待训练培养塑造良好自我形象意识，提高与人交往的技能和方法。4实训四领导商务旅行安排训练使学生熟悉商务旅行安排的程序，初步掌握领导商务旅行安排的方法，初步具备安排领导商务旅行的基本能力。4实训五发文办理程序训练使学生熟悉文件的结构和格式，掌握公文发文办理和收文办理的程序。4实训六企业招聘活动中信息工作程序训练使学生熟悉信息工作，掌握信息工作地程序；使学生掌握信息的收集、加工处理、传递、存储、利用和反馈的程序及方法。6实训七办公室信息工作程序训练使学生熟悉办公室信息工作，掌握信息工作地程序；使学生掌握信息的收集、加工处理、存储和利用的程序和方法。4总计课时：30实训一办公室工作实训【训练课时】4课时【训练目的】通过训练，使学生熟悉办公室工作内容，把握办公室人员的工作方式，强化办公室人员职业意识，了解从事办公室工作应具有的职业素养和能力。1.训练任务训练任务为学生依照教师提供的案例资料进行讨论和分析，拟定妥帖的处置方式。案例1一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，黄答“举行电影晚会”。黄没有要求方秘书再往上请示，而方秘书自以为在请示一把手贾主任或许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告知贾，贾的批复为“观看戏剧演出”。如此，一个晚会显现了两种不同安排的领导意见，该按谁的意见办呢？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解，那时黄副主任对方秘书多头请示很不快乐，但仍是同意按贾的意见执行。请你对方秘书的工作方式做出评判。案例2一天，某公司领导突然收到一封超级无礼的信，是由一名与公司交往较深的代理商写来的。领导怒气冲冲地把秘书叫道自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信，并当即打印寄走。“ 我没有想到会收到你如此的来信，尽管咱们之间已有那么长时刻的往来，但事已至此，我不能不中止咱们之间的一切交易和往来，而且依照老例，我要将这件事公之于众！ ”。关于领导的命令，秘书能够选择的行为有：A．“是，好的。”然后秘书当即回到自己的办公室，将信打印寄走了。B.对领导说：“领导，这封信不能发，把它撕掉算了！”C.不是归去打印，而是前进一步，提出忠告：“领导，请你平复一点！给对方一封如此的信，后果会是什么呢？在这件情形上，咱们莫非就没有该检讨的地址吗？”D.当天快下班时，秘书将打印出的信递给已经心平气和的领导：“能够将这封信寄走吗？”作为秘书，你以为以上哪一种行为最适当？案例3秘书A小姐与她男友B在同一公司工作。B在广告宣传部工作。他俩预备在第二年春暖花开的时节成婚。他俩的关系目前在公司内无人知晓，他们预备年末在公司里公布关系。此日上午，公司开董事会，讨论人事问题。A小姐来到会议室给大伙儿送茶。“最近澳洲分公司的C病的很厉害，那里的领导让公司赶紧派人去代替他。”一名董事说。“大伙儿看广告宣传部的B如何？他尚未成婚。”另一名董事提议说。“我看能够。”董事长说。“那就这么定了吧，那个月底就发调令。”“能够，咱们在月底之前给B办好手续。”人事领导回答说。此日下午，A小姐和B在咖啡店约会。“A，我想咱们明年成婚的时候仍是去北海道吧。”B显然在向往着美好的以后。现在此刻，A小姐到底应不该该把在董事会上听到的消息告知他呢？【背景介绍】日本的企业一样都有如此的规定，职工到国外工作，时刻短的3个月，长的一年，平均半年，这期间不得回家探亲，即便过不适应国外的生活，也必需忍耐。A小姐明白这些，固然十分苦恼，因为不仅明年成婚的打算可能泡汤，而且即便结了婚也得忍受两地分居的煎熬。案例4XX市人民政府办公室秘书大张，跟从老市长连年了，深得老市长信任。前不久，大伙儿都在议论大张提拔的事，大张也以为自己是志在必得。就在这节骨眼儿上，老市长调走了，新上任了一名市长。新调来市长的工作思路和作风，与老市长完全不同。大张一时不能适应，多次受到批评。一次，新市长要大张写一份工作总结，由于过去都是在要用的前一天才交稿，没想到新市长第二天就要了，大张还未动手呢，又挨了一顿批。大张很苦恼，茫然惊惶失措，心理上也有专门大的失落感。请你为大张想一想方法，他该如何办？案例5某所办公室信息科刘科长采写到一篇较有价值的信息稿，通过一番修改、润饰，费了很多功夫，他兴冲冲地将稿件呈到所长办公桌上。凭体会，他估量这一炮定能打响，并可获适昔时所在系统的优秀信息奖。不料，所长看后指示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作功效作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，刘科长内心有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜！”“不行，得想个方法。”刘科长拿定了主意，回到自己办公室，通过一番修改，将原稿换了个题目，内容的文字也略作改动，然后拿给书记签发，竟然顺利通过了。固然，他没有把真相告知所长。第二天，刘科长正在为稿件已发儿快乐时，被通知到所长办公室，在那里他受到了严厉的批评。请说明刘科长被批评的缘故。案例6一天，某市工业局秘书的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一名以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长现在正忙于局里的业务，不相见谭某，只超级干脆地对张科长说了一句：“告知他我不在。”就又垂头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先归去，有什么事我能够代你转告。”既然如此，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意外看见局长与谭某在洗手间门口握手应酬并听到谭某说：“适才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感满身一阵冰凉。原先，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘愿地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上洗手间，急忙抢上前去打招呼，这才有了适才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺上瞒下，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的如此做也是出于无奈，当秘书的应注意保护领导的形象，不然将给工作造成不良阻碍。因此，他从不对人说明此事，听到议论，也一笑置之。请你对张科长的行为进行点评。2.任务功效及要求（1）将案例材料提早一周布置给学生，要求学生运用所学知识对案例进行分析。（2）要求整理有序后上交，并由组员代表小组在课堂上汇报，要求每一个案例的讲述者不能重复。（3）要求必需是先经小组充分讨论后，再由一名小组成员拟定最终功效并汇报。小组组长负有组织责任，不可只由一人负责，不然整个小组记为“0”分。3．训练方式以组为单位采纳小组分工合作方式完成教师所布置的任务。具体为：3人为1小组，以小组为单位一起完成，组员推荐小组组长，组长负责组织组员集体分析、讨论案例，最后由一名组员代表小组对讨论结果进行整归并在课堂上向全部同窗讲述，其他组员可补充说明。4．实训测评（1）评判标准。案例实训要紧考查学生的知识把握程度，学生的分析和判定能力、组织和合作能力，和表达和表现能力。具体评分标准如表1所列。表1办公室人员工作方式训练评分评价项目评分要素分值得分考查学生的知识掌握程度分析言之有理，契合知识点50文字流畅完整文档格式正确学生表现能力神态自然30口齿清楚、语言流利肢体语言合体组织、配合能力具体、周密分解筹备工作20最终成果落实到个人组长组织能力，小组配合默契（2）实训评议。依照每小组组员讲述的处置方式和分析，组织全班同窗一路点评，找出每组方案的优缺点。依照讲述成员的表现结合点评的好坏给出小组成绩。小组成绩为组员个人成绩，小组长或优秀发言人分数可适当上浮。实训二 办公室时刻治理实训【训练课时】4课时【训练目的】通过训练，使学生学会科学地治理时刻，有层次地安排领导活动，把握工作日记的制作方式，熟练运历时刻治理的大体原那么和要紧方式。.训练任务学生依照教师提供的实训情景，制作工作打算和工作日记等文件。实训情景：李非是一家机械工程公司总领导办公室行政助理，负责整体安排总领导办公事务，工作忙碌而琐碎。公司有张总领导，主管业务的丁副总和主管财务的胡副总。公司这几年进展快速，效益不断爬升，参观者、洽谈者、宴请者、访问者、拉赞助者、调研者等意想不到的人员接踵而至，各类约会、报告会、庆典等活动层出不穷。11月下旬的一天下午，李非正在参加公司的战略进展研讨会，会上他想起即将进入12月，得赶紧把下月领导层人员的各项活动安排好，并要协助列位领导参加有关活动。打算表的内容他以前看过，已确信的工作事项有:：12月3日，上午接待《领导人周刊》记者来访，时刻约为2小时。12月7日，张总赴澳大利亚考察，时刻7天。12月9日，中国机械建筑网络公司领导一行5人来公司参观，时刻1天。12月17日，张总与泰国客商商谈，时刻1天。12月20日，公司主管会议，讨论明年生产经营打算，下午半天。12月24日，市领导来企业调研。时刻1天。12月25日。公司领导与员工座谈，时刻半天。12月26日，公司财务年报会议，上午半天。12月28日，企业家协会年会，请张总出席，时刻1天；工业园区管委会明年工作安排会议，上午半天。12月29日，公司召开表彰大会，下午半天；晚上，企业联欢慰问活动。他预备待打算初步安排后向3位老总请示并最后确信这份打算。然后他想起晚上要给女朋友过生日，内心盘算这件事。这时，他的电话突然振动起来，他悄悄打开电话，是条短信，两个大学同窗从外地出差来此，约他晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时刻紧，请全部与会人员晚上要参加分组讨论。这段时刻，李非的MBA学位论文也到了最后期限，想起这些公事和私事，他有点着急。刚一散会，销售部的一名员工跑进会场，拉着李非就往外走，原先几名销售人员与运输部门的几个搬运工发生纠纷，此刻打起来了。销售领导和在场的保安制止不了，因此派人来找他。.任务功效及要求（1）以行政助理李非的身份制作一份12月份领导工作打算表。（2）填制一份李非和张总12月24日的工作日记。（3）将李非当天的已知事项按时刻治理的原那么和方式进行安排，用表格记录各项情形的前后顺序。（4）小组充分研究决定后，由一名小组成员拟定最终功效并汇报。小组组长负有组织责任，不可只由一人负责，不然整个小组记为“0”分。.训练方式以组为单位采纳小组分工合作方式完成教师所布置的任务。具体为：3人为1小组，以小组为单位讨论、交流如何设计打算表和工作日记，最后以组为单位将功效上交。小组长负责人员分工及功效整合，并将任务完成进程中每一个成员的奉献加以介绍。最后由一名组员代表小组在课堂上向大伙儿讲述，其他组员可补充说明。.实训测评（1）评分标准。办公室时刻治理实训项目评分标准如表2所列。表2办公室时刻治理实训评分表评价事项评分要素分值得分12月份领导工作计划表按照领导分工安排活动30指定或要求某领导的出席尽量安排计划表时间栏以12月每一天计计划表项目栏应包括活动或会议的名称、出席领导人、具体时间、备注领导的工作日志日志中时间间隔设计合理25领导参加会议、活动时间、地点、内容记录》清楚准确领导接待来访者姓名、时间、单位记录清楚日志填写考虑领导个人的工作习惯秘书的工作日志包括领导的各项活动和工作25包括助理职责中应做的工作包括协助领导各项活动的准备工作工作和个人事项安排体现轻重缓急原则20合并同类事项兼顾并行串行工作（2）实训评议。各小组相互观摩评议，依照讲述成员的表现结合任务功效的好坏给出各小组成绩。然后教师进行点评和总结。学生评判占30%，教师评判占70%。小组成绩为组员个人成绩，小组长或优秀发言人分数可适当上浮。实训三日常接待工作训练【训练课时】4课时【训练目的】通过训练，使学生熟悉日常接待工作地内容和要求，把握日常接待工作的程序及接待礼仪，通过接待训练培育塑造良好自我形象意识，提高与人交往的技术和方式。.训练任务依照教师提供的实训情景，模拟秘书预约接待和未预约接待工作，演示针对不同来访者的程序和方式。实训情景1：一天上午，某公式秘书于小菲正在公司前台接，是一个客户打来的，由于情形有点复杂，两人通话已有一段时刻。这时进来两位客人，一名是已经预约的，一名是还未预约的。这时秘书于小菲应该如何处置才能使里的客户和来访客人都比较中意。请学生以于小菲的身份进行演示。实训情景2：下午，秘书于小菲正在前台接，突然看见两位客人直接去往领导办公室。于小菲见状，赶紧对着说了两句将放下，然后上前叫住这两位客人。客人有些不耐烦，说：“咱们上午刚来过，是找你们领导的。上午的事没有办完。”于小菲说：“对不起，请你们稍等一下。我马上跟领导联系。”总领导在里说：“我不想见他们，请你帮我挡一下。”请演示于小菲处置这件情形的进程和方式。.训练说明和要求（1）请四位同窗风别扮演于小菲、通客户、预约客人和未预约客人，扮演来访客人的三位同窗可依照情形自行演绎，看秘书如何接待。其他同窗依照秘书的接待方式和接待礼仪进行讨论与评判。（2）请四位同窗别离扮演于小菲、两位客人和领导。其他同窗依照四位同窗的演出记录下四人表现的好与不足的地址，然后进行讨论与评判。尤其是于小菲的挡客礼仪是不是恰如其分。请不同的同窗扮演于小菲，分组进行讨论与评判。.训练方式每小组以情景模拟与角色扮演方式完成教师布置得任务。具体为：每组7人，每组学生分为A、B两类；A类学生扮演于小菲、打客户、预约客人和未预约客人即角色扮演者；B类作为观众，以旁观者的身份来观看秘书的接待行为。然后A、B两类人员角色互换，从不同角度对接待方式和程序进行体会。.训练条件模拟会客室、模拟谈判室、利用多媒体教室或一般教室。.实训测评（1）评判标准。日常接待实训评判标准如表3所列。

表3日常接待实训评分表评分要素根据实训情况对有关要素评出优、良、中、差以站立姿态面带微笑主动问候了解来访者身份，确定来访者是预约还是未预约如需来访者等候，款待茶水，递送书刊，与来访者交流倒茶、端茶、敬茶合乎礼仪规范对无约来访者根据情况向领导通报，对预约来访者引领或指明领导办公室带客人到领导办公室前敲门，经允许后进入进入领导办公室后，按礼仪要求替双方作介绍如领导失约，向客人道歉并解释，与对方另约时间礼貌送别来访者按要求做好来访记录面对投诉客人能够冷静耐心地予以接待匆忙中接待客人不失礼貌总评（2）实训评议。各小组相互观摩评议，然后教师进行点评，并总结学生在接待进程中的优势和不足。实训四领导商务旅行安排训练【训练课时】4课时【训练目的】通过训练，使学生熟悉商务旅行安排的程序，初步把握领导商务旅行安排的方式，初步具有安排领导商务旅行的大体能力。.训练任务依照教师提供的实训情景，每组同窗以总领导秘书的身份做好总领导这次出差活动安排。实训情景：某国有大型企业总领导收到美国加利福尼亚州一家跨国公司的邀请函，定于6个月后去该公司参观考察，在此之前，他从未走出国门。作为总领导秘书如何安排一切？.任务功效及要求（1）拟写旅程打算与日程表。打算表包括出差时刻、旅行线路与日程表、交通工具、住宿规格与地址、会谈内容、考察事项、经费预算等内容。（2）预备相关资料。包括所到国家相关的背景资料（所到州的文化、风俗、礼节等常识）；本企业和将要参观企业的相关资料以备商务洽谈时利用。.训练方式以组为单位采纳小组分工合作方式完成教师所布置得任务。具体为：3人为1小组，以小组为单位一起完成，小组长具体负责。组长负责人员分工及功效整合，并将任务完成进程中每一个成员的奉献加以介绍。.实训测评（1）评判标准。领导商务旅行安排评分标准如表4所列。（2）实训评议。各小组相互观摩评议，依照讲述成员的表现结合旅行打算的好坏给出各小组成绩。然后教师进行点评和总结。学生评判占30%，教师评判占70%。小组成绩为组员个人成绩，小组长或优秀发言人分数可适当上浮。表4领导商务旅行安排评分标准评价项目评分要素分值得分旅行计划和日程表时间安排是否恰当50每个参观活动的环节是否衔接有序参观活动是否做到具体、周密格式是否规范小组汇报领导商务旅行安排程序演示旅行前的准备过程演示（包括近期为他办理哪些出国手续；办理的程序；提醒他注意哪些问题，包括时差的计算等细节；准备了哪些资料等）50组长组织能力，小组配合默契程度实训五 发文办理程序训练【训练课时】4课时【训练目的】通过训练，使学生熟悉文件的结构和格式，把握公函发文办理和收文办理的程序。．训练任务依照教师给定的实训情景，依照公函办理程序制作并下发一份文件。实训情景：2007年4月20日8：30，北京大力科技进展总领导办公室主任全群向文员李力转达了总领导刘纪成关于今年“五一”放假安排的指示，要他起草有关文件并在当天下发至公司各部门。假设你是李力，请你在有关人员的配合下完成该项任务。.任务功效及要求（1）撰写通知全文。要求按公函完整内容（发文机关标识、发文号、题目、主送单位、正文，落款、成文日期、主题辞、印制单位、印制日期等）合格式要求撰写一份通知。通知内容可依照情形酌情拟写。（2）设计并填写文件签发单。要求有公函要素及领导签发意见等内容。（3）设计并填写发文办理程序表，该表内应包括序号、发文办理环节、办理内容、责任人、备注等事项。（4）设计并填写用印品级簿和发文记录簿。要求设计完表格后将本次制发文件填写在内。（5）将任务完成进程用文字表达下来。要求100字左右。（6）由小组充分商讨决定后，由一名小组成员拟定最终功效并汇报。小组组长负有组织责任，不可只由一人负责，不然整个小组记为“0”分。.训练方式以组为单位采纳小组分工合作方式完成教师所布置得任务。具体为：3人为1小组，以小组为单位一起完成，小组长具体负责。小组讨论、交流如何完成任务。组长负责人员分工及功效整合，并将任务完成进程中每一个成员的奉献加以介绍。最后由一名组员代表小组在课堂上向大伙儿讲述，其他组员可补充说明或点评。.实训测评（1）评判标准。表5是公函立卷实训评分表。表5公函立卷实训评分表\项目组别、文书内容（15分）文件格式（ 15分）文件签发单设计和填写（20分）发文办理程序（20分）用印登记簿设计和填写（15分）发文登记簿设计和填写（15分）（2）实训评议。各小组相互观摩评议，并给出各小组成绩，然后教师进行点评和总结。学生评判占30%，教师评判占70%。小组成绩为全组每一个人的成绩，小组长及发言人个人表现超卓成绩可适当上浮。实训六企业招聘活动中信息工作程序训练【训练课时】6课时【训练目的】通过训练，使学生熟悉信息工作，把握信息工作地程序；使学生把握信息的搜集、加工处置、传递、存储、利用和反馈的程序及方式。.训练任务依照教师给定的实训情景，模拟企业招聘活动，完成信息处置工作整个程序。实训情景：(1)A类每组同窗按教师要求组建各个部门，人力资源部负责总的招聘，为销售部招聘1名领导助理，4名销售代表；为公关部招聘1名领导助理，2名宣传企划人员；为售后效劳部招聘6名客户效劳人员。(2)B类应聘者预备应聘资料。包括个人简历、申请信。.任务功效及要求(1)要求扮演公司职员的学生按各部门职位需求拟写招聘广告，包括写明招聘的范围和职位要求、任职资格和条件，要求发布。(2)扮演求职应聘者的学生按要求获取招聘信息，然后针对不同的职位撰写简历和申请信，别离应聘领导助理、销售代表、宣传企划人员和售后效劳人员。(3)人力资源部将搜集到的四类职位应聘申请书及简历假设干份，进行初步分类、挑选并整理出来，发给销售部、公关部、售后效劳部。(4)销售部、公关部、售后效劳部的成员收到人力资源部提供的相关信息以后，依照招聘者的简历和申请书，进一步挑选，综合分析，确信面试人选，通知求职者，同时预备面试时所要提问的相关问题。(5)求职应聘的学生接到通知后，搜集该公司相关的信息，预先预备对方可能提出的问题，预备个人相关的资料。(6)模拟面试进程，B类同窗通过面试成为A类各部门成员。.训练方式以组为单位，采纳小组分工合作方式完成教师所布置的任务。具体为：班级学生分为A、B两类，A类学生扮演公司职员，以7人为1小组，以小组为单位组成公司4个部门，即人力资源部、销售部、公关部、售后效劳部。选举部门领导、部门秘书。秘书负责人员分工及功效整合和汇报，并将任务完成进程中每一个成员的奉献加以介绍。B类扮演求职人员，预备应聘相关的资料；预备回答与面试相关的问题。通过面试成为各部门成员。.训练条件学生先在网上查找有关资料，然后在教室模拟办公室上课，进行模拟演练。

.实训测评（1）评判标准。模拟公司招聘活动评分标准如表6所列。表6模拟招聘会活动中信息工作程序训练评分表评价项目评分要素分值得分招聘广告内容是否完整15职位的范围及任职资格和条件要求是否明确格式是否规范职位申请书个人简历内容是否针对应聘的岗位15文笔是否流畅、简明扼要格式是否正确面试模拟应聘者资料是否准备充分10面试官的问题是否针对性强应聘者回答是否到位小组汇报信息处理过程演示信息收集过程演示60信息加工处理过程演示信息传递过程信息反馈过程演示信息利用过程演示资料整理存储（2）实训评议。各小组相互观摩评议，并给出各小组成绩，然后教师进行点评和总结。学生评判占30%，教师评判占70%。小组成绩为全组每一个人的成绩，小组长及个人表现超卓者成绩可适当上浮。实训七 办公室信息工作程序训练【训练课时】4课时【训练目的】通过训练，使学生熟悉办公室信息工作，把握信息工作地程序；使学生把握信息的搜集、加工处置、存储和利用的程序和方式。.训练任务每组同窗按教师要求，在网上搜集2020年1月10日~2月10日冰