BSCI供应商控制程序文件

目的：为保证可以按照BSCI行为守则的规定开发和管理供应商，特制定本程序。范围：合用于我司的所有供应商及分包商。职责：3.1采购部：负责供应商的开发和管理。3.2品管部：参与新供应商的评审，合格供应商的管理，主导合格供应商的BSCI审核。3.3研发部：参与新供应商的评审，样品的承认。3.4配件部：负责配件部设备的验收，参与配件部设备供应商的评估。3.5成品部：负责成品部设备的验收，参与成品部设备供应商的评估。3.6工程部：参与设备供应商的评估，负责设备的验收及管理。4，定义：4.1产品：是指形成企业产品各配件总称，包括成品、半成品、原材料和生产辅助材料。4.2商品：是指产品、办公用品、工具、治具、设备的总称。4.3委外加工：是指供应商所有或部分接管产品的生产。4.4BSCI：BusinessSocialComplianceInitiative商界社会责任倡议（引自：BSCI术语表）4.5供应商：是指在一种供应链中提供商品或服务的个人或法人实体。他们不一定是商品的分销商，也不一定是商品的生产商，也许不是商品的拥有者（如代理商、贸易商），也也许是商品的拥有者（进口商）。（引自：BSCI术语表）4.6分包商：签订协议以履行他人承包的部分或所有义务的个人或法人实体。对于BSCI而言，是指由生产商指定的，所有或部分接管商品最终身产的商业伙伴。（引自：BSCI术语表）本程序专指所有或部分接管工厂生产和生活设施建设的建筑商。4.7SQE：供应商质量工程师，主导合格供应商BSCI审核，是企业的BSCI审核员。4.8尽职答复：当实行改善对策时，根据积极、高效和合理的原则而采用的若干防止措施。4.9生产部：是指配件部和成品部的总称。5，作业流程：5.1供应商开发5.1.1采购主管根据《供应商月、季、年度考核表》和企业发展需要制作《供应商开发月计划表》经采购经理和采购总监签核合交采购工程师执行。5.1.2采购工程师根据《供应商开发月计划表》的规定执行开发供应商作业。5.1.2.1采购工程师搜集符合规定的供应商信息。搜集途径包括但不限于：互联网、各类有关展会、专业市场走访、有关人脉资源、企业已经有的资讯、公布招标信息及有关机构的资讯等。采购工程师将已搜集的供应商信息输入《供应商开发进度表》。5.1.2.2合作意向沟通：采购工程师按《供应商开发进度表》联络供应商就初步合作意向进行沟通。对已到达初步意向的供应商规定其提供《营业执照》、《税务登记证》（国税和地税）、《组织代码证》、开票资料（需加盖公章）、BSCI社会责任审核汇报和（或）SA8000证书和其他认证证书的电子版本。所有证书的电子版本需要证书原件扫描。规定供应商规范填写《供应商基本信息调查表》中的供应商自填部分并加盖公章采购工程师。5.1.2.3采购工程师检查供应商所提供的证书和汇报。《营业执照》、《税务登记证》（国税和地税）、《组织代码证》如供应商不能提供有效版本则淘汰此供应商，对于没有通过BSCI社会责任审核的供应商，查核纠正行动计划（CAP）规定整改的期限并跟踪直到供应商通过社会责任重新审核。5.1.2.4对于没有参与BSCI的供应商，不过赞同BSCI行为守则或同等的价值观和原则，并承诺在其影响范围内采用一切合理必要措施遵守它们的供应商可深入考核。5.1.2.5寻价：采购工程师将商品的加工技术参数、图纸和检查原则发给供应商规定供应商提出报价单。5.1.2.6比价：采购工程师需搜集至少5家供应商的报价并综合对比。和供应商深入沟通，规定供应商提供成本分析，不能提供的，可通过其他渠道理解商品或商品加工的成本构成。5.1.2.7议价：采购根据商品的成本构成和供应商深入沟通以到达企业底价规定和最优价格的目的。5.1.2.8样品制作：采购工程师将产品的技术参数、图纸和检查原则发给供应商规定供应商制作样品。供应商根据我企业的规定制作样品和承认书。承认书规定：a,样品；b,图纸（可选）；c,样品检测汇报；d,规格书（可选）；e,材质证明（可选）；f,SGS证书、ROHS证书、UL证书、IP类证书、3C证书、REACH证书和CE证书等（f项可根据产品的规定作选择性规定供应商提供）。承认书一式四份。样品制作完成并检查合格后供应商把签章好的样品及承认书送交采购工程师。5.1.2.9签订协议：对于能提供ROHS产品的供应商规定供应商签订《环境保护协议》（ROHS指令）和《ROHS承诺书》并加盖公章交我企业，不签的供应商则予以淘汰。特殊状况可由我企业自行送检以证明其产品能符合ROHS的规定。5.1.2.10样品承认：采购工程师收到供应商的样品和承认书，填写《送样登记表》和《供应商新增变更表》交采购主管和（或）采购经理和采购总监签核之后交研发部签收承认。5.1.2.11研发封样：研发部收到采购部提供的供应商样品承认书原则上在3天内完毕产品的认证。样品合格的研发部签核《样品承认书》并转发采购部2份，品管部1份，研发自留1份。样品不合格的则返回样品及承认书给采购工程师。5.1.2.12重新送样：采购工程师转达样品不合格原因，告知供应商改善并重新制作样品送我企业承认。三次送样均不合格的淘汰此供应商。5.1.2.135.1.2.8至5.1.2.12不合用于办公用品、工具、治具、模具和设备的供应商。5.1.2.14定价：对于样品承认合格的供应商采购工程师再和供应商沟通单价，商品单价确定后签订并交采购主管和（或）采购经理，采购主管和（或）采购经理深入和供应商就单价进行沟通，确定后签订并呈交采购总监，采购总监深入和供应商就单价进行沟通，确定后签订返回采购工程师。采购工程师把签订好的报价单加盖协议章发供应商并存档。5.1.3现场审核供应商5.1.3.1在新供应商考核阶段需现场审核的界定：a,A类产品、B类产品、治具、模具和设备的供应商需要现场审核；b,C类产品的供应商距我企业200公里以内的需要现场审核；c,属于本县范围内的D类产品、工具和办公用品供应商需现场审核。5.1.3.2采购工程师根据5.1.3.1规定并和供应商沟通后安排现场审核的详细时间和人员。审核前需要发送《BSCI行为守则》、《BSCI工业生产商自我评估表》、《BSCI体系11月版本》、《BSCI管理手册》、《反商业贿赂协议书（供应商）》和《供应商评审表》。5.1.3.3现场审核供应商人员构成：a,产品类供应商审核由研发部、品管部SQE和采购部三部门代表构成；b,工具、治具和模具类供应商由SQE、研发部、生产部和采购部四部门代表构成；c,设备类供应商由SQE、生产部、工程部和采购部四部门代表构成；d,办公用品类供应商由SQE、行政部和采购部三部门构成。5.1.3.4文献和协议的签订：在现场审核前供应商需要签订并加盖公章如下文献和协议：《BSCI行为守则版》、《反商业贿赂协议书（供应商）》、《BSCI工业生产商自我评估表》和《审核同意书》。5.1.3.5审核原则：审核中使用《供应商评审表》、BSCI原则化的问卷调查表及评估表。审核行为由如下几部分构成：A部分：记录重要数据：供应商的商业和重要数据。B部分：BSCI审核，纪录并评估遵守最基本的社会责任和环境保护方面的规定。B部分的审核和根据B部分所做出的纠正行动计划属于必须执行的范围。C部分：记录并评估行业的最佳实践。C部分的审核也是必须执行的，根据C部分所做的纠正行动计划的实行属于自愿行为。这与参与我企业建立和保持商业关系方面不作规定。不过，提议那些有也许到达SA8000或者其他同等认证原则的企业实行。5.1.3.6审核运作：审核人员的行为必须完全保持公正，不完善的审核行为不被承认，一次完善的审核一般由如下几种部分构成。5.1.3.6.1简介会议简介会议可以使所参与者进行自我简介，并阐明如下的操作构造：·审核程序和估计审核所需时间。·谁需要加入审核之中以及为何。·哪些文献需要进行审核。·解释所有尤其的的问题。假如有任何问题不明白，我企业审核人员会毫不踌躇地提问。假如在某些方面尚未做好最佳的准备，受审核的供应商应在此阶段的会议上指出。在简介会议的过程中审核员应规定供应商在如下内容的同意书上签名：·同意审核员在供应商工作场地里拍照。·审核员可以与所有的员工会谈。·有关信息会被记录并保留在我企业的资料库中。·BSCI框架内的第三方也许得到这些数据。同意书是表明供应商和审核员是在合法的状况下进行的必要部分。5.1.3.6.2与管理人员会谈审核员和供应商管理层之间进行彻底的信息交流是审核重要部分。审核员在简介会议期间会问询供应商管理层一系列的问题。在审核的过程中，审核员与管理层之间有必要不停地互相澄清多种问题。5.1.3.6.3文献检查在审核过程中会审核大量的企业文献以评估供应商与否符合BSCI行为守则中的规定。5.1.3.6.4现场抽查在进行现场检查时，会检查并评估如下地方：·消防设备、灭火器及其安装地方。·紧急出口、逃生路线以及它们的标识/标示牌。·有关安全卫生的问题：设备，人员以及培训等等。·机器、电力设备以及发电机。·蒸汽发生器和蒸汽排放管。·室温、通风以及照明状况。·总体的清洁和卫生。·卫生设施（厕所、洗手间以及饮水设施）。·必要的福利和便利设施，例如：病房，急救包，饮食区，咖啡/茶水区，小朋友养育院等等。·宿舍/住房状况(如提供应员工)。5.1.3.6.5与员工会谈与在供应商区域内和（或）区域外和员工进行会谈是审核过程的一种内容。与员工进行谈话的目的是为了评估在文献、现场检查或者单独与管理人员会谈过程中无法确定的问题。必须保证匿名性，也就是说，所规定进行会谈的员工必须是在不受管理层或者其他第三方提供资料或影响下独立挑选的。规定谈话的员工会受到特殊保护。假如在会谈之前对员工施加影响，或任何不利于那些已会谈的员工的状况都会记录下来，也许会导致审核成果无效，最坏的状况下，会终止供应商与我企业的业务关系。5.1.3.6.6总结会议在初次审核结束时，管理人员与审核员之间要举行总结会议，对审核成果和所有必要的纠正行动进行详细的讨论。假如仍有不清晰的地方，双方应尽量讨论。每项纠正行动的实行都要设定一种截止日期。受审核供应商应提出一种对应的时间范围来实行每个纠正行动。这个措施计划将由审核员来考虑。在实行过程中，供应商应遵照如下原则：·防止或者减少对员工和（或）企业即时危险的纠正行动必须准期执行。·此外，几乎不需什么努力，运用既有的资源就可以实现的纠正行动应予以实行。·然后执行其他所有的纠正行动。·制定合理的时间范围（既不应不必要的迟延实行措施，也不应期望在不合理的短时间内完毕）。审核员对供应商所提议的行动计划的承认重要依赖于其偏离规定的程度，以及实行该纠正行动的可行性。假如现阶段供应商中存在的问题会对员工的安全与健康导致严重的危害，审核员应一直坚持立即采用纠正行动。用于弥补任何局限性之处的纠正行动参阅社会审核问卷调查表C部分（《业内最佳实践》）受审核供应商可以所有或者部分同意审核汇报的C部分。供应商可以选择实行或者拒绝审核中C部分里的纠正行动。这应在CAP（纠正行动计划）C部分中相对应的《是与否》一栏中注明，这个决定不会影响到最终审核成果，并且也不会给受审核供应商带来任何负面的成果。实行C部分中的纠正行动是属于自愿行为，但提议那些有潜力到达SA8000或者同等承认认证原则的供应商执行其中的纠正行动。根据初次审核成果B部分和C部分而制定的CAP（纠正行动计划）应一式两份，每份要由供应商代表和审核员签字。供应商和审核员各保留一份。5.1.3.7审核汇报完毕审核之后，审核员要填写社会责任审核汇报和《供应商评审表》各一式两份。供应商一份以及我企业一份。假如供应商自己已经进行过BSCI审核，那么社会责任审核汇报的副本要交我企业存档。5.1.3.8评估社会责任审核汇报和《供应商评审表》社会责任审核汇报是供应商企业的一份重要文献。它包括对初次审核的评估，并且指出了必须要实行的纠正行动（问卷调查表B部分《BSCI社会责任规定》）以及自愿实行的最优化措施（问卷调查表C部分《业内最佳实践》）。在对社会审核汇报进行评估的过程中，如下部分尤为重要：5.1.3.8.1评估BSCI社会责任规定（BSCI审核问卷B部分）每套问题都会给出全面的评估。评估以及评估的意义如下：表1：BSCI审核问卷调查表B部分中问题复杂性评分评估阐明2良好《没有偏离BSCI社会责任规定》或者《仅有轻微不符合BSCI社会规定规定，不过员工已受到全面的保护》没有严重偏离规定审核员可以把审核成果评估为良好，假如在非危急点中，偏离地方不超过两处（用双框符号在BSCI审核问卷调查表中注明），员工无即时的危险，也没有系统的问题。1需要改善《少于二分之一规定不符合，并且不存在危急点（用双框符号在BSCI审核问卷调查表中注明）》至少要完毕二分之一的审核点。没有偏离的危急点。0危急《偏离大多数的规定或/和处在危急状况（用双框符号在BSCI审核问卷调查表中注明）》达不到二分之一以上的规定点和/或没能通过危急点。NA不合用《规定不符合企业构造》在企业构造方面，与规定无关。对供应商的社会责任体现的全面评估根据如下制定：如任何B部分答卷中的问题的成果为恶劣则该审核成果为恶劣。即，如B部分中任何一套问题中的评估成果为《危急》，那么B部分的整个审核成果就是《危急》。同样，假如任何一套问题的评估成果仅为《需要改善》，不管其他问题的评估都为《良好》，则整个审核成果仍为《需要改善》。社会审核汇报中的《备注》部分给审核员提供空间，以刊登正面和/或负面的评论，以及认为是很重要的问题、和值得一提的备注。与此同时，汇报中还要附上供应商工厂的照片。5.3.1.8.2BSCI社会规定的纠正行动计划（CAP）（BSCI审核问卷调查表B部分）社会责任审核汇报以及包括与受审核供应商在结束会议上到达的纠正措施。是获得资格和实行阶段的基础。它们记录下哪些措施必须要在可接受的时间内实行。5.3.1.8.3评估《业内最佳实践》（BSCI问卷调查表C部分）该部分对每套问题的评估与B部分中不一样。仅有只有两个选择：表2：BSCI审核问卷调查表C部分中问题复杂性评分评估阐明2良好《符合规定》规定符合所有审核点1需要改善《不符合规定》至少有一处不符合规定。NA不合用《规定不符合企业构造》规定不合用于企业构造假如一种企业想进行深入的认证过程，如SA8000或者其他被承认的原则，那么就必须到达问卷B部分和C部分中的所有规定。获得有效的SA8000或者其他同等承认的认证可以使供应商免于接受BSCI体系内甚至其他非BSCI的客户的深入审核。但只有当证书上清晰的写明的厂名、厂址与要接受本次BSCI审核的生产场所完全符合，该认证才会予以承认。如供应商决定不参与进一步的认证过程，在我企业审核中不会产生负面影响。社会责任审核汇报的成果仅取决于评估汇报。5.3.1.8.4纠正行动计划（CAP）《业内最佳实践》所有或者部分实行纠正行动计划C部分中所列的必要纠正行动属于自愿行为。但提议那些有能力并且乐意加入鉴定和认证如SA8000或者其他被承认原则的企业实行那些纠正行动计划。5.1.3.9审核成果。B部分被评为良好的审核方可通过，同步通过《供应商评审表》。审核通过方可列入《合格供应商目录》当中。审核不通过，供应商应根据纠正行动计划（CAP）所承诺的改善期限内作出改善，供应商应在改善到期一种月内再次提出审核规定。5.1.3.10重新审核。重新审核程序跟上述阐明的初次审核程序相似。重新审核包括在此前的初次或者上次审核中确定为偏离规定的所有地方。必要纠正行动的实行要记录在CAP中，并且社会责任审核汇报要予以检查。假如审核员发现新的和（或）其他不符之处，则不符合项就要予以分析并包括在重新审核评估与CAP（纠正行动计划）中。所有的纠正行动都应在重新审核订单下达之前予以实行。最终内部检查应在申请重新审核之前完毕。重新审核仍不能通过，可再申请一次。如第二次重新审核仍不能通过，则不再进行审核。5.1.3.11《合格供应商目录》。审核通过方可列入《合格供应商目录》当中。5.1.3.125.1.3.5到5.1.3.10引用《BSCI认证原则手册》有增补和删节。5.2分包商开发5.2.15.3供应商管理5.3.1社会责任5.3.1.1品管部SQE持续关注供应商的社会责任体现，在知悉供应商出现重大违反BSCI行为守则的异常时组织有关部门对供应商进行现场审核。如现阶段的问题已经对员工的健康和安全导致严重的危害了，审核员应一直坚持立即采用纠正行动，如供应商不采用纠正行动，我企业可终止与供应商的业务关系。由此产生的损失由供应商承担。5.3.1.2年度供应商社会责任审核：对供应商的社会责任审核一年不少于一次。到了年度审核期限品管部SQE发《BSCI工业生产商自我评估表》给供应商并规定供应商三个工作日内完毕评估表并签回。5.3.1.3现场审核：品管部SQE和供应商沟通年度现场审核时间和人员，组织有关部门安排审核。操作程序按5.1.3.5到5.1.3.10执行。5.3.1.4对于第二次重新审核仍不能通过的供应商列为不合格供应商，可终止业务关系。5.3.2价格5.3.2.1采购部持续理解市场的供求关系，对于降价的信息及时和供应商沟通规定其调价。5.3.2.2采购部按年签订降价目的，原则上年度降价目的为10%，根据实际状况分解成月目的。逐月考核纳入采购员绩效考核当中。详细执行细则按《采购部控制程序》。5.3.2.3评分原则：30分。供应商年度降价≧10%或低于95%采购已搜集市场单价为30分，年度降价<10%、>5%或高于5%但低于80%采购已搜集市场单价为25分，年度降价≦5%、>0%或高于20%但低于60%采购已搜集市场单价为20分，年度没有降价或高于60%采购已搜集市场单价为15分，责任采购于每月10号前维护《供应商（月、季、年）考核表》中的价格部分。5.3.3质量5.3.3.1品管部于每日上午发出前一日的《来料检查报表》作为供应商品质状况考核的根据。5.3.3.2来料或已入库商品发现异常由品管部发出《品质异常发生联络单》或《品质异常告知单》。采购工程师于半小时内到异常现场协调处理异常问题，属于来料的异常或非产品类异常由采购工程师或采购员主导异常的处理；属于已入库产品异常的由SQE主导异常的处理。对于不良比率不小于10%的批量性不良由SQE发出《供应商纠正防止措施汇报》（8D汇报）并规定供应商三个工作日内作出分析和改善并签回。5.3.3.3对于因商品重大缺陷而给我企业导致不可逆转损失时由品管部主管、SEQ和（或）采购部主管、采购工程师或采购员联络供应商，规定供应商限期（依实际状况）内来我企业协助处理。产生的损失按《采购协议》和《反商业贿赂协议书（供应商）》和《BSCI行为守则》或（和）《ROHS承诺书》和《环境保护协议（ROHS指令）》有关条款处理。5.3.3.4评分原则：30分。来料合格率=100%为30分，100%>来料合格率>96%为25分，96%≦来料合格率≧95%为20分，来料合格率<95%为15分。品管部根据《来料检查汇报》、5.3.2.2和5.3.2.3于每月10号前维护《供应商（月、季、年）度考核表》品质部分。计算公式：来料合格率=(不合格批次/总来料批次)*100%。5.3.4交期5.3.4.1采购工程师和采购员根据《采购协议》跟进交期。每月5号前采购文员从SAP系统中引出《月供应商交期到达率》交责任采购分析原因并提出改善措施。5.3.4.2评分原则：30分。交期到达率评分原则：30分：>99%，25分：≦99%、≧95%，20分：≧90%，15分：<90%。计算公式：交期到达率=（延期批次/总来料批次）*100%。5.3.4.3责任采购于每月10号前维护《供应商（月、季、年）度考核表》交期部分。5.3.5配合5.3.5.1评分原则：总分10分。5.3.5.2评估项目：·往来联络函件答复状况：包括：a，答复时间，每延期一天扣1分；b，尽职答复状况，每投诉一次扣1分（投诉需供应商答复）。由责任部门汇总交责任采购记录。·其他配合事项：每投诉一次扣1分（投诉需供应商答复）。由责任部门汇总交责任采购记录。5.3.5.3责任采购汇总各部门投诉即时维护到《供应商（月、季、年）度考核表》配合部分。5.3.6考核汇总5.3.6.1评分原则：总分100分：优：≧95分；良：95分>、≧85分；一般：≧70分；不合格：<70。5.3.6.2采购部于每月15号前记录完毕《供应商（月、季、年）度考核表》（并附考核根据）并交品管部或工程部和（或）生产部会签后把有关考核内容发有关对应供应商回签。供应商需在三个工作日内回签。5.3.6.3供应商需五个工作日内对缺项提出改善措施发责任采购，责任采购抄送有关部门。5.3.6.4持续三个月评为不合格的供应商或总季度评分在最终15位的供应商列为观测供应商或不合格供应商。观测供应商下季度考核总评分不在最终15位则重新列入合格供应商，否则列为不合格供应商。5.3.6.5列为不合格供应商的终止商业关系。被列为不合格的供应商改善后可重新申请合作关系。执行流程按5.1有关部分的程序操作。5.3.6.6季度供应商考核表由月度供应商考核表汇总而成，作为《供应商开发月计划表》的根据。5.3.6.7年度供应商考核包括年度BSCI社会责任审核汇报和《供应商（月、季、年）度考核表》为下一年度