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中国核工业第二三建设企业投标文献：电子文献管理程序

文献编号版本

FJTB-1-JS-WDXX-006A编制单位：中国核工业第二三建设企业版权阐明：此文献内容属中国核工业第二三建设企业所有，未经同意不得引用、复制、借阅或刊登。

目

录1.

目的

32.

使用范围

33.

参照文献

34.

职责

34.1

技术部信息文档中心

34.2

各部门及施工队

35.

完全电子化文献管理

36.

电子文献的产生、搜集与积累

46.1

电子文献的产生

46.2

电子文献的搜集与积累

46.3

搜集积累规定

47.

电子文献的管理措施

58.

电子文献的分发

69.

电子文献的整顿及归档

610.

归档电子文献的移交、接受与保管

610.1

移交、接受与保管规定

610.2

移交、接受检查

710.3

保管规定

710.4

有效性保证

710.5

运用

810.6

归档电子文献的鉴定销毁

810.7

记录

811.

附录

81.

目的为适应信息化建设的需要，规范方家山项目部在办公自动化与电子业务处理公务过程中所产生电子文献与电子档案的管理工作，便于保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性。2.使用范围本文合用于方家山项目部施工管理有关电子文献和电子文献归档管理措施。3.参照文献《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实行措施》《电子文献归档与管理规范》4.职责4.1技术部信息文档中心1)负责项目部电子文献的全面管理工作；2)负责项目部归档电子的文献的分类、数据库系统登记及平常应用管理；3)负责项目部具有知识产权可编辑电子的文献的管理及保密工作；4)负责项目部电子文献的备份和定期检查工作；5)负责项目部电子文献与业务往来单位的传递及管理工作。4.2各部门及施工队1)配合技术部信息文档中心作好电子文献的管理工作；2)负责本部门/施工队所产生的各类电子的管理及安全。5.完全电子化文献管理伴随计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文献大量涌出，并有取代纸质文献的发展趋势。充足运用和管理电子文献，对于提高工作效率和文献运用率有着非常重要的作用，其长处是：存储量大，寄存空间小，便于管理，防止了由于纸质文献寄存时间过长而出现的老化现象以及管理不善出现的丢失状况，同步还可以减少一定的分发数量，减轻劳动强度，减少使用成本。因此，规范项目部在办公自动化与电子业务处理公务过程中所产生电子文献与电子档案等管理工作，保障电子文献的真实性、有效性、安全性，根据国家有关电子文献管理的有关规定、原则，结合项目部实际状况，以集中规范管理为原则，明确归档电子文献的管理机制，加大电子文献的应用范围及管理力度，全面实现文献电子化管理将是方家山核岛安装项目工程文献管理的重要目的之一。6.电子文献的产生、搜集与积累6.1电子文献的产生1)对于内部编制的文献资料在提交给技术部信息文档中心进行分发归档时，纸质文献和电子文献同步提交，文献管理人员将检查纸质文献和电子文献的一致性，并作好电子文献的记录；2)文献管理人员在检查电子文献无误后，将可修改的电子文献转换成不可修改的电子文献，作为后来电子文献分发和查阅之用。可修改的电子文献将保留在技术部信息文档中心，以做该文献的升版之用，其管理流程详见附录1；3)对于外部文献资料的接受，原则上每一份文献图纸都必须有电子文献，对于不是电子文献的，将通过扫描的形式制作电子文献，其管理流程详见附录2。6.2电子文献的搜集与积累电子文献的特性和体现的功能不一样于纸质文献，电子文献的搜集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文献的形成、修改、删除、负责人、数据库登记时间等。用载体传递的电子文献，要按规定进行登记、签订。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文献，应当有更严格的措施。必要时，应在搜集积累过程中，制成硬拷贝或者磁带备份，以免系统发生意外状况时文献丢失。1)对电子文献的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由文档管理部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的持续性；2)电子文献形成部门负责电子文献的积累、保管和整顿工作，文档管理部门要进行指导与监督。6.3搜集积累规定伴随纸质文献产生的电子文献，其处理程序与纸质文献相似，要随时生成随时存储随时归档。网上下载、扫描或重新录入等形式形成的电子文献，也应随时存储随时归档，以防止丢失。1)对于记录了重要文献的重要修改正程和办理状况，有参照价值的电子文献及其电子版本的定稿均应被保留。正式文献是纸质的，假如保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文献定稿内容相似的电子文献应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定与否保留；2)当公务或其他事务处理过程只产生电子文献时，应采用严格的安全措施，保证电子文献不被非正常改动。同步应随时对电子文献进行备份，存储于可以脱机保留的载体上；3)对用文字处理技术形成的文本电子文献，搜集时应注明文献存储格式、文字处理工具等，必要时同步保留文字处理工具软件；4)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文献格式的图像电子文献，搜集时应将其转换成通用格式；5)对用计算机辅助设计（CAD）或绘图等设备获得的图形电子文献，搜集时应注明其软硬件环境和有关数据；6)对用视频或多媒体设备获得的文献以及用超媒体链接技术制作的文献，应同步搜集其非通用格式的压缩算法和有关软件；7)对用音频设备获得的声音文献，应同步搜集其属性标识、参数和非通用格式的有关软件；8)对通用软件产生的电子文献，应同步搜集其软件型号、名称、版本号和有关参数手册、阐明资料等。专用软件产生的电子文献原则上应转换成通用型电子文献，如不能转换，搜集时则应连同专用软件一并搜集；9)计算机系统运行和信息处理等过程中波及的与电子文献处理有关的参数、管理数据等应与电子文献一同搜集；10)定期制作电子文献的备份。7.电子文献的管理措施1)电子文献的管理由文档管理部门负责，电子文献形成部门要提供协助和支持，以保证电子文档的质量及可运用性，保证其信息的真实性、安全性和完整性；2)对的地划分电子文献的范围，是保证电子文献完整洁全的关键。从文献资料的角度考虑，包括：所有正式的工程文献、管理性程序、技术性程序，以及所波及的图片、表格等，从文献的形成来看，包括每份文献的多种版次，所有电子文献在同步保留有纸质文献的状况下以纸质文献为准；3)电子文献形成部门应对所搜集积累的电子文献集中管理，不得由个人分散保管，并定期向文档管理部门移交，针对公布的工程文献，在提供纸质文献公布的同步，必需提供其对应的电子文献；4)建立健全电子文献的有关制度是电子文献管理的保障，也使电子文献管理工作有制度可依、有规范可循，从而保证了电子文献管理能科学、有序地开展，电子文献管理流程序见附录3；5)归档电子文献同步存在对应的纸质或其他载体形式的文献时，则应在内容、有关阐明及描述上保持一致；6)具有保留价值的电子文献，必须适时生成纸质文献等硬拷贝，进行归档时，必须将电子文献与对应的纸质文献等硬拷贝一并归档。8.电子文献的分发在具有电子文献查阅的条件下，电子文献的分发将根据文献管理系统中设定的分发规则实现电子分发和电子签收，施工现场班组仍将使用纸质文献，多种图纸暂不进行电子版文献分发之中。1)文献使用者在文献管理系统中进行电子分发文献的电子签收、查阅，以及指示处理意见和二次分发等工作；2)文献使用者可在文献管理系统中查阅到各类电子文献的目录、电子文献清单、每份电子文献的实体；3)电子文献的分发均为不可修改文本。9.电子文献的整顿及归档1)电子文献的整顿是指按照一定的原则和措施，将搜集积累的电子文献分类别进行管理，为归档做好准备工作；2)电子文献的归档可分两步进行，其一：对实时进行的归档先做逻辑归档，将电子文献的管理权从网络上转移至文档管理部门，在归档工作中，存储格式和位置临时保持不变；然后定期完毕物理归档。归档时，应充足考虑电子文献的技术环境、有关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术原因。把电子文献集中下载到可脱机保留的载体上，向文档管理部门移交。10.归档电子文献的移交、接受与保管10.1移交、接受与保管规定对归档电子文献，应按有关规定进行认真检查，在检查合格后将其准期移交至文档管理部门进行集中保管。在已联网的状况下，归档电子文献的移交和接受工作可在网络上进行，但仍需履行对应的手续。10.2移交、接受检查文献形成部门及专业施工队在移交电子文献之前，文档管理部门均应对归档的每套载体及其技术环境进行检查，合格率到达100％时方可进行交接。检查项目如下：1)载体有无划痕，与否清洁；2)有无病毒；3)核算归档电子文献的真实性、完整性、有效性检查及审核手续；4)核算登记表、软件、阐明资料等与否齐全；5)对特殊格式的电子文献，应核算其有关的软件、版本、操作手册等与否完整。检查成果分别由移交单位、接受单位填入《归档电子文献移交、接受检查登记表》(见附录5的对应栏目)。文档管理部门应按照规定及检查项目对归档电子文献逐一验收。对检查不合格者，应退回文献的形成部门重新制作，并再次对其进行检查。10.3保管规定归档电子文献的保管除应符合纸质档案的规定外，还应符合下列条件：1)归档载体应作防写处理，防止擦、划、触摸记录涂层；2)单片载体应装盒，竖立寄存，且防止挤压；3)寄存时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；4)环境温度选定范围：15℃～27℃；相对湿度选定范围：40％～60％；5)归档电子文献在形成单位的保管，也可参照上述条件。10.4有效性保证1)设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文献的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后反复使用，不可清除内容的载体应按保密规定进行处置；2)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检查，如发现问题应及时采用恢复措施；3)对磁性载体上的归档电子文献，应每4年转存一次。原载体同步保留时间不少于4年。10.5运用1)归档电子文献的封存载体不应外借，未经同意任何部门或项目部不容许私自复制电子文献；2)运用时应使用拷贝件；3)运用时应遵守保密规定，对具有保密规定的归档电子文献采用联网的方式运用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施；4)运用者对归档电子文献的使用应在权限规定范围之内。10.6归档电子文献的鉴定销毁1)归档电子文献的鉴定销毁，参照国家有关档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实行；2)属于保密范围的归档电子文献，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文献可进行逻辑删除。10.7记录文档管理部门应定期对归档电子文献的接受、保管、运用和鉴定销毁状况进行记录，必要时需向上级主管部门移交备存。11.附录附录1：内部电子文献流程附录2：外部电子文献流程附录3：电子文献管理流程附录4：归档电子文献移交、接受检查登记表