药店财务管理制度

药店财务管理制度一、机构设置、职责（一） 财务办：负责人：xxx职责：1、 制定医院的财务管理制度并监督执行；2、 上报、下传公司财务部有关报表、规定等；3、 审核报销单据，合理使用资金，及时上报公司；4、 核对当日收款及大病等收取数据，电子版报院长；5、 组织每月一次药品清点工作，并把清点情况书面（或电子版）报院长；（二） 药房：负责人：xxx职责：1、 负责管理药房正常工作；协调药房与公司的工作。2、 根据临床需要制定药品采购计划，经院长审核，报公司或直接到药材公司购买（门店药品有公司配送）。3、 组织、实施、监督、检查药房各类工作制度，技术操作规程和岗位责任制。5、 定期组织检查特殊药品、贵重药品及重点效期药品的使用管理情况，并做好记录；6、 经常深入临床，了解药品保障情况，听取医生意见，不断改进工作。7、 负责医院物品、办公用品的请领、购买、保管和发放工作。8、组织对药房药品每月一次清点，并把清点情况书面或电子版报院长。（三）收款员：xxx职责：1、 在财务主管领导下，应用微机做好门诊收费、结算及报表工作，要熟悉微机性能，爱护微机，严格操作规程。2、 按规定价格和收费标准进行收费。3、 收付现金时做到唱收唱对，当面点清，留有存根，做到日清日结，及时将日报表和款项交汇会计登记，使用收据要按顺号领用。4、 严格交接-班手续，当班的问题由当班人员负责解决。5、 做好防盗工作，每日按规定时间将支票和现金一并送交银行，留存少量零款项。收据和收费专章，不得转借他人和非收费业务使用。收费员严格执行现金管理制度，不得挪用公-款或将公-款借给他人。6、 如发现长款短款现象，不得自行以长补短，应将长短款情况分别登记，报领导批准处理。二、药品管理：1、 采购计划：药房填写药品采购计划，有院长审查后报公司采购部，对急需药品上报公司后科联系采购。原则：临床需要，减少库存。2、 严格药品进入，对药品厂家、日期、包装、批号、准字号类别严格把关，对有疑问的药品退回。3、 药品出入要通过微机，不允许微机外调配药品，不允许处方不加盖收讫章取药，不允许外部药品兑换。4、 对新进药品要尽快通知各科室，包括：作用、性能、价格、规格、厂家。对价格有变化的药品，要及时调整价格。5、 药品效期（1） 药房每二周检查一次药品的效期，对效期较短的药品做好登记，并在效期内6个月前，通知临床或公司调配使用，最大限度的减少损失。（2） 因工作失职造成药品过期报废的，追究主管人的责任，给以药品价值60%的处罚，部门其他人员药品价值40%的经济处罚。（3） 通过各种方式确售不出过期的药品，或怀疑有质量问题的药品，填写药品报废单，讲明报废原因，经院领导同意后送回公司，不准私自处理。6、 药品查对院办每月组织一次药房药品清查，药房每周自查一次。清查内容：药品数量、质量、效期、摆放位置等。每月清查情况书面报告院长，发现问题要查明原因。查不出丢失、损坏、过期原因的药品，主管人给以药品价值60%的处罚，部门其他人员药品价值40%的经济处罚。7、 严禁在药品使用、采购中出现腕败现象，有关人员不得收取药品宣传费、好处费，不得收取经销商所谓的赠品，不得随便参加销售商的吃请。一旦发现，给予工作调整、罚款或解职处理。8、 药品的进销存管理（1）公司来的药品或根据临床采购的药品应在当天核对完数量、批号、效期后入库，不得出现药品到，系统内没有的情况。在核对时发现问题应及时上报主管部门，争取当天问题当天解决。（2） 所有销售出去的药品、器材必须经过系统出库，不允许私自收取现金，如经发现双倍返还药款，并调离工作岗位。（3） 药房应在每月盘点完后，出具盘盈盘亏表，并交由财务统一处理。三、 资产、物品管理1、 对医院现有价值较高的固定资产、办公设施等，要统计造册、存档，固定人员负责，离职时做好交接工作。2、 临床购买医疗器材，科室向院办书面申请，通过论证后报公司批准购买。3、 常用办公用品药房向公司申报并入账。各科室填写申请单，经部门领导、经办人、发货人签字后请领。4、 要做好医疗装备、器材的使用、保养、维修、始终处于完好状态。对办公用品要好好保管，节约使用。四、 财务管理1、 医院收款在门诊收款处办理，不得出现私自收取现金的行为。除在特定的日期内可以打折，不允许私自变动价格（特殊情况，需领导签字确认）。一经发现除赔偿全额药费外，并处2倍的处罚。2、 收款员以处方、处置单划价金额收款，开具收款收据，处方、单据加盖收讫章，患者凭收款收据、处方、处置单取药、治疗。没有加盖收讫章的处方、处置单、辅助检查申请单，不得进行取药、治疗、检查。发现私自取药、治疗、检查的，给予二倍的罚款并通报批评。特殊情况需免费或优惠，必须经院长签字批准，其他人无权免费或优惠。3、 收款核对，下午15时，药房合计处方金额，收款员合计发票、现金金额，三者相符，财务会计如数收款，开具收款凭证，现金存入公司指定的银行账户。4、 收款员备用金每人200元（找零用），收款员在调离时如数归还。收款人员应仔细核对收取的现金，如出现假-币现象应由收款员自行负责。5、 负责管理大病医疗的工作人员（包括药房、医院）应在每日收款员对账时与收款员核对当天大病医疗的单据，并核对销售金额。大病取药在药房办理。6、 大病医疗的收入，应在每月月初把上月的上传明细报院财务，以备查用。7、 日报制度，下午16时，收款员把当天各科室、部门收入统计表报财务，由财务整理后上报院领导。8、 财务应每天审核单据，并及时生成凭证。保留原始单据以备查用。9、 严格费用管理制度，1） 使用费用要填写《费用申请表》，说明用款的理由；2） 医院流动资金不准私人借用；3） 报销凭证要有三人以上签字（当事人、财务主管、院领导）；4） 对报销单据有疑问，财务有权拒付。10、做好公司财务部查账准备工作。药品采购流程附件2：办公用品采购流程附件:3：取药、处置流程费用报销流程连锁药店的财务管理连锁药店其财务管理是建立在资产的所有权与经营权统一的基础上，以总部为核心进行统一核算。每一个连锁药店都必须建立和健全现代企业财务管理制度，即本着责、权、利相结合的原则，简明账目环节，规范工作流程，充分采用计算机管理，严格内部考核制度，实行统一核算制度。通过动用财务手段对连锁企业的各个部门，企业经营的全过程，商品进、销、存的每一个结算环节进行监督、检查和控制，充分动用销售时点管理系统和管理信息系统对企业的经济效益进行分析，判断出哪些是企业的长期效益和稳定效益，哪些是企业的短期效益和虚假效益，哪些是降低成本、减少费用的因素，哪些是增加利润、提高效率和效益的手段。从而为决策层提供及时、准确、务实的财务分析，达到依法自主理财、约束企业经营行为、管理企业各项经济活动的目的。不同类型的连锁企业财务管理的内容是不一样的。连锁药店财务管理的主要内容：资金管理资金管理的原则总部统一使用与授权使用相结合的原则。连锁药店资金由总部统一筹措、集中管理、统一使用。店铺采用地产品、鲜活商品和其他保管期短的商品，经请示总部同意后或在总部授权的范围内可动用银行存款，否则不能动用银行存款；店铺存入银行的销货款，未经总部批准不得自动动用。（2） 总部统一控制费用的原则。连锁药店总部、店铺及其他部门的费用由总部统一核定、统一支付。部门、店铺的工资等日常费用的支出，由总部统一开支。店长有节约费用开支的责任，总部有审查费用使用情况的权力。（3） 统一登记注册、统一缴纳税款的原则。连锁药店应是享有独立法人资格的企业，总部和所属店铺在同一区域内的，有总部向税务及工商部门登记注册，统一缴纳增殖税、所得税及其他各种税赋，统一办理法人执照及营业执照，店铺只办理经营执照，国家对企业在税收上的优惠政策，也由税务部门直接对连锁总部。特殊情况下，总部和所属店铺不在同一区域内，店铺一般处于委托法人的地位，实行属地纳税。（4） 统一银行存款和贷款的原则。店铺在总部指定的银行办理户头、帐号，只存款不出款，店铺每日必须将销售货款全额存入指定银行，不得作支货款，同时，店铺应向总部报送销售日报具体体现，它的核心内容是发挥企业的规模效益，以低于社会的平均成本取得社会的平均利润。资金管理办法（1）提高资金的运营效率和效益，积极采取措施盘活资金存量，加快资金周转。财务部门要同信息、配送等部门密切合作，通过销售时点管理系统对企业的进、销、存实行单品管理，要从调整商品结构入手，分析哪些是畅销商品、平销商品、滞销商品，哪些是增殖库存和不良库存，加强财务对超市经营的指导、监督和制约作用。（2） 在财务管理上要积极引进现代化的预算管理制度、成本核算制度和投入产出分析制度，要加强投资决策和投资项目的经营管理，建立投资责任制，提高投资回报率。财务部门要同企划开发部门紧密合作，在确定建立店铺、配送中心、计算机系统的规模、投入等问题上要力求取得一致意见。使投资更加合理化、制度化、科学化。（3） 由于连锁企业在资金上采取统一与授权相结合的管理办法，在内部资金运转过程中要严格执行各项结算制度，同时，完善企业内部审计制度，形成有效的监督机制。（4） 树立勤俭办企业的精神，开源节流，在店铺的装修、计算机设备的投入以及其他方面的投资上切忌相互攀比，华而不实，脱离实际。资产管理连锁药店的资产应实行总部与店铺分级管理办法。流动资产的管理连锁企业的流动资产主要指存货部分（即：由总部配送和店铺自采的商品）和低值易耗品部分。流动资产的管理原则是：（1）总部和店铺分级负责的原则。总部配送到个店铺的商品由总部设置总帐控制管理，在进入店铺以前，一切损失由总部负责；店铺自采的商品，由店铺自行管理，商品在店内被盗、短缺由店铺负责。合理设置库存的原则。对进入连锁企业配送中心的商品加强管理，加快对各店铺的配送，减少装卸损失，降低商品损耗率；对进入各店铺的商品加强管理，一要统一管理店堂和后场的商品，二要按照“二八”比例原则对商品结构进行调整，对骨干商品的经营要形成系列化保证不缺货。分类指导的原则。总部对各店铺的流动资产进行分类指导，如：总部要对各店铺的订货数量、品种进行监测审核；总部要定期督促各店铺及时根据销售情况调整商品结构；总部有责任督促各店铺对超过保值期的商品进行清理，并在规定的商品范围和期限内由总部负责退货处理。流动资产管理的具体内容(1)存货占流动资产比重较大，一般约为40%~60%，而对于商业企业这个比例可高达80%，存货利用程度的好坏，对超市财务状况影响极大，因此加强存货的规划与控制，使存货保持在最优水平上，已成为财务管理的一项非常重要的内容。要想保持一定量的存货必定有一定的成本支出，而备存货的有关成本主要包括：采购成本：指从供应商那里获得商品而支出的成本。包括订货成本和购置成本。订货成本主要是信息收集，交流的成本，在先进的连锁企业EOS系统，大大降低了订货成本，提高了效率，当然还有一个与供应商谈判的成本。而购置成本则是购入商品本身的价值，同时要注重商品品质的保证。储存成本，指为对存货保存、加工等的成本，还包括存货占用资金所应计的利息、仓库费用、保险费用、存货破损等。缺货成本，指由于存货供应中断而造成的损失，当不确定的因素发生后，供应链的某些环节出现问题，导致缺货造成拖欠发货商和丧失销售机会的损失（还包括需要主观估计的商营损失）。为了降低存货成本，必须根据超市实际做出最优的存货决策，存货的决策涉及四项内容：决定进货的项目、选择供应商、决定进货时间和进货批量，前二项内容是产品部的职责，而财务部门要做出决定进货时间和进货批量，按照存货管理的目的需要通过合理的进货批量和进货时间，使存货的总成本最低，这个批量叫做经济订货量。有了经济订货量，就可以很容易找出最适宜的进货时间。对保管期长、销售量大且长期稳定的商品由总部统一采购，统一配送到各店铺；对一部分保管期较短、鲜活商品和一部分产品由总部配送不经济时，可委托社会化配送中心或其他供应商供应，本企业的配送中心直接向各店铺配送并由总部统一进行结算。店铺也可以在总部授权的商品品种及数量金额范围内自采。无论是总部和店铺在结算是应严格根据结算规定，将购销合同、采购单、仓库验收单进行核对，相符合后结算付款。各店铺要根据商品销售情况及时调整商品结构，对接近保质期的商品要积极开展促销，对超过保质期的商品要及时进行清理。（2）加强商品销售管理。总部对配送中心及店铺的全部商品要设置商品管理台帐，对店铺自采的商品一般实行按商品大类管理，有条件的要逐步过渡到实行单品管理，并建立实物负责制，以保证帐实相符。各店铺要定期对商品进行盘店，由总部核定商品损耗率，超过部分由总部从店铺的工资总额中作相应扣除。固定资产管理固定资产由总部统一核算，折旧由总部统一提取，分店不分摊。分店设置固定资产实物卡，并承担固定资产的修理费用。固定资产的采购、添置、调拨、报废均由总部掌管，分店无权处置。分店在发生添置、调拨、报废等事项时须办手续，首先向总部提出申请，由总部批准后交职能部门。另外，各连锁分店对所拥有的固定资产须列名细实物卡。由专人登记，定期盘店，分店要保证物卡相符。在使用过程中发生的固定资产损坏及保养，其费用则由各使用分店承担。成本管理连锁药店的成本管理主要是通过商品毛利率、费用开支标准及范围、销售费用率三大指标进行控制。由总部统一进行成本核算、统一管理。成本管理的具体内容：1、 总部要严格控制自身的费用开支，（如宣传广告费、人工费以及其他费用开支等）。2、 总部统一整个企业的资产折旧，统一支付贷款利息。3、 总部对各个店铺基本上采用先进先出法按商品大类计算毛利率。4、 总部要建立毛利率预算计划管理，对店铺实行计划控制。总部对各个店铺的综合毛利率进行定期考核，对影响效益的骨干商品的毛利率进行重点考核。5、 总部规定各个店铺的费用细目范围及开支标准，原则上不允许随意扩大和超标。6、 总部对一些费用（如水电费、包装费等）要进行分解，尽量划细到各个店铺和商品大类。能直接认定到各个店铺和商品大类的，要直接认定；不能直接认定的，要参考各店铺占企业工资总额的比例、资产的比例或按各店铺的人数、经营面积分摊到店铺和商品大类。7、 总部对各个店铺的费用通过下达销售费用率进行总体控制，要建立费用率预算计划管理。各店铺的直接费用（如业务招待费、人工费等）要通店长的利益直接挂钩。对达不到预算计划的店铺，总部通过督导制度，帮助其分析造成奋勇增长，费用率上升的原因，并提出调整改进措施。一般情况下，每个店铺在开张初期的销售费用率可能会高一些，应尽快通过加强管理使之降到企业平均、合理的水平。利润管理分店对外虽然不是核算单位，但其内部核算制度却是健全的。各分店对自身实现的销售，购进的商品成本都由核算机构按核算程式进行核算。总部则统一规定分店的有关费用细目、每月月末由各分店结算内部利润、每月上旬将结算的利润上交总部。总部将分店的利润汇总扣除总部本身的费用及不需分摊的属分店有关费用后，即为真正的利润总额。税金的核算及管理连锁店税金的核算及管理全部由总部统一核算、统一交纳。各分店仍实行售价核算办法。对消费者来说仍然是价内税。总部根据各分店的报表汇总出销售总额，计算销售税金。又根据各业务部及分店的采购发票的抵扣联进行汇总，计算出进项税金，然后根据销项税进项税再计算出应交增值税。总部设置应交税金总账、明细账，根据总账、明细账编制有关报表向财政申报交纳、清算。商品的折价折让管理。商品的折价折让是促销手段之一。总部对折价折让商品品种、范围、折价的时限和幅度，都有严格的规定。由总部统一策划，在各分店同期推行。凡经总部批准折价折让的部分，总部对其考核时，视同销售额完成。加强连锁药店财务管理的措施建立健全适合连锁药店发展的财务控制系统（一）实行全面预算管理。“全面预算”就是对企业的一切经营活动全部纳入预算管理范围。具体的做法是在每年的粘末对当年的财务预算执行情况作全面地分析，在此基础上，超市总总部会同有关部门和门店对下一年的企业目标进行研究，然后根据上报的业务预算和专门决策预算进行修正补充，便财务预算初稿，最后由经理室通过后下达。财务预算在执行过程中，要突出预算的刚性，管理的重点要落实过程控制。财务部门要及时掌握经济运行动态，发现情况，及时查找原因，提出解决问题的方法。对由于预算原因造成的偏差，要修正预算指标，使预算真正起到指导经济的作用。（二） 积极参与投资决策参与投资项目的可行性研究分析，完善投资项目管理。投资项目决策的前提是可行性分析。由于业务和财务考虑问题的角度不同，财务从投资项目初期参与，共同进行研究分析，可以使投资方案更趋完善。（三） 加强结算资金管理加强资金管理是财务管理的中心环节。大型连锁药店具有货币资金流量大、闲置时间短、流量沉淀多的特点。因此，财务应根据这些特点，科学合理调度和运用资金，为企业创造效益。（四） 加强存货控制。加强库存管理有利于企业进一步降低运行成本。连锁药店商品具有周转快、流量大、品种多和规格齐的特点；在销售形式上，以敞开货架陈列和顾客自选为主。鉴于这些特点，企业要在进货环节、储存环节、退货环节加强对商品的管理。（五） 健全内部控制制度主要在两个方面：一是岗位责任，即明确规定各个岗位的工作内容，职责范围、要求，以及部门与部门、人员与人员间的衔接关系。二是规范操作流程，无论是大的项目，还是小的费用开支，都要规定操作流程程序，明确审批权限。建立计算机分析和管理系统（一）实行会计电算化连网管理。目前的超市不再是孤立的、单一的卖场，而是一种以集约、连续、跨地域经营为特色的卖场。总部对各门店联网后，可以通过远程查询功能进行即时监控。（二） 建立财务信息互换中心（财务MIS系统）。对财务内部而言，由于连锁药店店多、面散，总部经常有很多信息需要即时通知门店；反之，门店也有许多信息需要反馈总部，因此建立一个高速、便捷的双向信息交流平台即财务MIS系统，很必要。（三） 建立财务资金电子审核系统。由于连锁药店门店地域的分散性和总部资金集中管理的特性，往往给门店用款的审核和支付造成不便，利用电子审核系统则可以避免以上矛盾。审批人无论在何时何地均可以登上系统进行审批，电子签名、审批通过后的“单证”流向财务部，财务部在根据“单证”上的期望付款日安排资金统一支付，这