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文档简介
采购管理供应商流程图供应商资讯搜集供应商资讯搜集基本资料意问卷基本资料意问卷调查申请调查申请年度复查年度复查实行调查实行调查不合格评估不合格评估合格合格列入合格名列列入合格名列采购采购辅导实行交货辅导实行交货评鉴评鉴淘汰不合格需辅导淘汰不合格需辅导合格合格合适之奖励合适之奖励供应商管理制度P852供应商开发文献编号:GA01版本号:生效日期:共页第页总则1.1制定目的为规范供应商开发流程,使之有章可循,特制定本规章。1.2合用范围我司新厂商之开发工作,除另有规定外,悉依本规章执行。1.3权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。供应商开发程序2.1供应商开发权责采购部负责供应商开发主导工作。开发部负责供应商样品确实认。品管部、生技部、生管部、采购部构成厂商调查小组,负责供应商的调查评核。2.2供应商资讯来源新供应商资讯来源一般有下列方式:多种采购指南。新闻传播媒体,如电视、广播、报纸等。多种产品刊登会。各类产品展示(销)会。行业协会。行业或政府之记录调查汇报或刊物。同行或供应商简介。公开征询。供应商积极联络。(10)其他途径。2.3供应商问卷调查2.3.1问卷设计问卷设计由采购部主导,品管、开发等单位协助。设计应注意的事项有:依我司需要设计内容及格式。应尽量掌握、理解供应商的资讯。易于填写。通俗易懂。便于整顿。2.3.2供应商基本资料表应由厂商填写《供应商基本资料表》。该表包括下列内容:企业名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联络人。企业概况,如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。设备状况。人力资源状况。重要产品及原材料。重要客户。其他必要事项。2.3.3供应商问卷调查表供应商问卷调查表,一般包括下列内容:材料零件确认。品质验收与管制。采购协议。请款流程。售后服务。提议事项。2.4供应商开发流程寻找供应商。填写供应商基本资料表。与供应商洽谈。必要时作样品鉴定。供应商问卷调查。提出供应商调查评核之申请。2.5后续工作依《供应商调查》规定,由调查小组对供应商作实际调查评核,以确定其可否列入合格供应商之列。附件[附件]GA01-1《供应商基本资料表》[附件]GA01-2《供应商问卷调查表(范例)》供应商基本资料表厂商编号:年月日名称地址法人联络人电话传真E-mail网址公司概况资本额万元机器设备名称台数厂牌规格购入时间购入成本性能建厂登记日期年月日营业执照往来银行开始往来时间停止往来时间所属协会团体合力工厂数合力工厂运用率平均月营业额材料来源材料名称供应厂商备注员工职能人数干部数员工数大学高中以上平均月薪重要产品名称比例名称比例重要客户名称比例名称比例确认:审核:填表:[附件]GA01-2供应商问卷调查表(范例)供应商名称:年月日项目调查项目内容理解程度状况材料零件确认1.您对开发部门样品确认流程与否理解?□理解□不理解□祈求当面沟通理解2.您对我司开发部门认定之材料交货根据的规格及样品与否理解?□理解□不理解□祈求当面沟通理解3.您对开发部门承认之样品与否有保留,以作后续品质管理之用?□有保留□未保留□祈求当面沟通理解品质验收管制1.您对我司品管部质检查原则与措施与否理解?□理解□不理解□祈求当面沟通理解2.3.采购协议1.贵企业目前产量足以应付我司需求吗?□可以□不可以□需设法弥补2.3.请款流程1.您对我司的付款条件、手续与否理解?□理解□不理解□祈求当面沟通理解2.3.售后服务1.您对品质有疑问时,会积极找哪一部门或主管?□品管□开发□采购□总经理2.3.提议事项您对我司的提议事项【注】本表由供应商填写。供应商管理制度P861供应商评鉴文献编号:GA03版本号:生效日期:共5页第页总则1制定目的为规范对合格供应商之平常评鉴,使供应商管理更合理公正,特制定本规章。2合用范围仍在采购之合格供应商的评鉴,除另有规定外,悉依本规章执行。3权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。供应商评鉴程序2.1评鉴项目供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下(满分100分):品质评鉴:40分。交期评鉴:25分。价格主鉴:15分。服务评鉴:15分。其他评鉴:5分。2.2评分措施2.2.1品质评鉴由品管部依进料验收的批次合格率评分,每月进行一次。计算:进料批次合格率=(检查合格批数/总交验批数)×100%评分:得分=40×进料批次合格率2.2.2交期评鉴由采购部依订单规定的交货日期进行评分,方式如下:准期交货得分25分。延迟1~2日每批次扣2分。延迟3~4日每批次扣5分。延迟5~6日每批次扣10分。延迟7日以上不得分。本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均,得出该月的交期评鉴得分。2.2.3价格评鉴由采购部供应高之价格水准评分,方式如下:价格公平合理,报价迅速:10分。价格尚属公平,报价缓慢:8分。价格稍微偏高,报价迅速:6分。价格稍微偏高,报价缓慢:3分。价格甚不合理或报价十分低效:0分。2.2.4服务评鉴2.2.4.1埋怨处理评分由品管部对供应商之埋怨处理予以评分,评分如下:诚意改善:8分。尚能诚意改善:5分。改善诚意局限性:2分。置之不理:0分。2.2.4.2.退货互换行动评分由采购部对不良退货互换行动评分:按期更换:7分。偶尔迟延:5分。常常迟延:2分。置之不理:0分。2.2.5其他评鉴由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、埋怨,予以评分,满分5分。2.3评鉴措施供应商之评鉴每月进行一次。将各项得分汇入《供应商评鉴表》,并合计总得分。每六个月平均一次厂商得分,计算方式为:六个月平均得分=每月得分总和/评鉴月数2.4评鉴分等供应商评鉴等级划分如下:平均得分90.1~100分者为A等。平均得分80.1~90分者为B等。平均得分70.1~80分者为C等。平均得分60.1~70分者为D等。平均得分60分如下者为E等。2.5评鉴处理A等厂商为优秀厂商,予以付款、订单、检查之优惠奖励。B等厂商为良好厂商,由采购部提请厂商改善局限性。C等厂商为合格厂商,由品管、采购等部门予以必要之辅导。D等厂商为辅导厂商,由品管、采购等部门予以辅导,三个月内未能到达C等以上予以淘汰。E等厂商为不合格厂商,予以淘汰。被淘汰厂商如欲再向本公供货,需再通过供应商调查评估。附件[附件]GA03-1《供应商评鉴表》供应商评鉴表年eq\o(\s\up6(上),\s\do3(下))六个月厂商名称厂商编号地址采购材料评鉴项目品质评鉴交期评鉴价格评鉴服务评鉴其他合计得分时间月月月月月月得分总和平均得分评鉴等级处理意见:主管:采购:主管:品管:采购流程图采购管理制度P871采购计划与预算文献编号:GB01版本号:生效日期:共页第页总则1.1制定目的为制定采购计划与预算编制流程,配合企业预算制度的推行,特制定本规章。2合用范围我司每年度之采购数量计划资金预算,除另有规定外,悉依本规章处理。3权责单位总经理室负责规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。采购计划编制之规定2.1采购计划的作用编制采购计划有下列作用:预估用料数量、交期、防止断料。防止库存过多、资金积压、空间挥霍。配合生产、销售计划之到达。配合企业资金运用、周转。指导采购工作。2.2采购计划之编制2.2.1销售计划企业于每年年终制定次年度之营业目的。业务部根据年度目的、客户订单意向、市场预测等资料,作销售预测,并制定次年度销售计划。2.2.2生产计划生管部根据销售预测计划,本年度年终估计库存及次年度年终估计库存,制定次年度之预测生产计划。物控人员根据生产预测计划,BOM、库存状况,制定次年度之物料需求计划。各单位根据年度目的,生产计划预估次年度多种消耗物品的需求量,作成预估计划。2.2.3采购计划采购部汇总多种物料、物品之需求计划。采购部编制次年度采购计划。2.2.4采购计划编制注意事项采购计划要防止过于乐观或保守,应注意的事项有:企业年度目的到达也许性。销售计划、生产计划之可行性和预见问题。物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。物料原则成本之影响。保障生产与减少库存之平衡。物料采购价格和市场供需之也许变化。采购预算编制规定3.1一般原则采购预算分为用料预算与购料预算。财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。本年终估计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算,但不列入购料预算;次年度估计库存不列入用料预算,但应列入购料预算。购料单价特殊物料外,应以年度成本减少目的预估(如以上年度平均采购单价之95%计算)。3.2用料预算物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。同类物料不必细分(如不一样颜色之塑料米)而以总用量预算。物料之损耗率应计入用料预算,但应以年度损耗率目的制定,一般可略高于原则损耗率而低于上年度平均损耗率,低于或等于年度损耗率目的。财务部负责汇总工作。3.3购料预算采购部负责次年各购料预算明细之编列。购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。购料预算应以付款月份为编列根据。购料预算应考虑安全库存与最大库存,符合年度库存周转率之目的。购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。附件[附件]GB01-1《材料采购计划》[附件]GB01-2《采购现金预算表》[附件]GB01-1材料采购计划NO:材料名规格单位整年采购量单价金额每月采购计划1月2月3月4月5月6月7月8月9月…数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额…日期:同意/日期:审核/日期:编制:采购现金预算表序号物料类别一月二月三月四月五月六月七月八月九月新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期确认:审核:填表:采购管理制度P871定购采购流程文献编号:GB03版本号:生效日期:共页第页1、总则1制定目的为贯彻物料、零件采购作业管理,保证采购工作顺畅,特制定本规章。2合用范围我司物料、零件之订购、采购管理业务。3权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。请购规定2.1请购的提出2.2请购核准权限2.2.1国内物料采购核准权限2.2.2国外物料采购核准权限2.3请购的撤销已开具请购单,并经核准后因多种原因需撤销请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转采购部理解,必要时应先口头知会采购部。请购部门回收各联请购单,并加盖“撤销”章。采购部门接获告知后,立即停止一切采购动作。未能及时停止采购时,采购部应告知原请购部门并协商善后工作。采购规定3.1采购方式我司采购方式一般有下列几种:集中采购合约采购一般采购除(1)(2)以外之物料,采用随需求而采购之方式。3.2国内采购作业规定3.2.1询价、议价采购人员接获核准后之《请购单》,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。供应商提供报价之物料规格与请购规格不一样或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。采购议价采购交互议价之方式。议价应注意品质、交期、服务兼顾。3.2.2呈核及核准采购人员询价、议价完毕后,于《请购单》上填写询价或议价成果,必要时附上书面阐明。原则拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。采购核准权限规定,不管金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。3.2.3订购作业采购人员接获经核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。3.2.4验收与付款依有关检查与入库规定进行验收工作。依财务管理规定,办理供应商付款工作。3.3国外采购作业规定3.3.1询价、议价参照国内采购作业方式进行。3.3.2呈核及核准参照国内采购作业方式进行。3.3.3订购作业采购部接获核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以传真或E-mail形式确认交期。需与供应商签订长期协议者,应事先办妥有关事项,并呈核示。附件[附件]GB03--1《订购单》订购单NO:日期:请购单号厂商编号地址电话订购内容项次物料名称料号单位订购数量单价金额交货日期数量123456合计合计金额(大写)万仟佰拾元交货地点交易条款交期承制厂商须依本订单交期或我司采购部以电话或书面调整之交货期,若有延误,每逾一日扣该批款的%。品质根据图纸规定。进料检查:依MIL-STD-I05DII抽样检查,AQL依我司规定。不良处理经检查后之不合格品,应于三日内取回,逾时我司不负责。如急用需选别,所产生之费用,依我司之索赔原则计费。附件1.产品图纸:张2.检查原则:份总经理经理课长承接人承制厂采购管理制度P885采购价格管理文献编号:GB04版本号:生效日期:共页第页总则1制定目的为保证材料高品质低价格,从而到达减少成本之宗旨,规范采购价格审核管理,特制定本规章。2合用范围各项原物料采购时,价格之审核、确认,除另有规定外,悉依本规章处理。3权责单位价格审核规定2.1报价根据开发部提供新材料之规格书,作为采购部成本分析之基础,也作为供应商报价之根据。2.2价格审核供应商接到规格书后,于规定期限内提出报价单。采购部一般应挑选三家以上供应商询价,以作比价、议价根据。采购部主管审核,认为需要再深入议价时,退回采购人员重新议价,或由主管亲自与供应商议价。采购部主管审核之价格,呈分管副总审核,并呈总经理确认同意。副总、总经理均可视需要再行议价或规定采购部深入议价。2.3价风格查已核定之材料,采购部必须常常分析或搜集资料,作为减少成本之根据。我司各有关单位,均有义务协助提供价格讯息,以利采购部比价参照。已核定之物料采购单价如需上涨或减少,应以《单价审核单》形式重新报批,且附上书面之原因阐明。单价涨跌之审核流程,应同新价格审核流程。采购数量或频率有明显增长时,应规定供应商合适减少单价。采购成本分析3.1成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本之合理性。一般包括如下项目:直接及间接材料成本。工艺措施。直接及间接人工成本。制造费用或外包费用。税金。3.2成本分析之运用如下情形时,应进行成本分析:新材料无采购经验时。底价难以确认时。无法确认供应商报价之合理性的。为提高议价效率时。3.3成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有两种:由供应商提供。由采购部编制原则报价单或成本分析表,交供应商填妥。3.4成本分析环节成本分析意在减少成本、价格、其环节一般如下:确认设计与否超过规格规定。提出改善提议并检讨。检讨加工措施、加工工程。选定最合适之设备、工具。就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。3.5成本分析注意事项运用自己或他人之经验。应用会计查核手段。提高议价技巧。采购管理制度P890采购品质管理文献编号:GB05版本号:生效日期:共页第页1、总则1制定目的规范采购过程的品质管理规定,使采购品质管理有章可循。2合用范围我司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理,除另有规定外,悉依本规章执行。3权责单位品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。采购品质管理规定2.1文献资料规定物料订购前,我司应提供下列文献资料,或在订购单、采购合约内予以明确规定:订购物料之规格、图纸、技术规定等。产品技术精度、等级规定。多种检查规范、原则或合用规格。2.2合格供应商之选择物料采购,除经总经理特准外,均需向合格供应商订购。合格供应商一般规定符合下列条件:经我司供应商调查,列入合格供应商名列。经我司供应商评鉴,资讯等级在C级以上。同业中之佼佼者。2.3品质保证之协定物料之采购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,我司规定供应商承诺下列品质保证:供应商品质管理体系需符合我司指定之品质保证系统、如ISO9000或QS9000体系等。供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。供应商产品出厂前应有逐批作抽样检查。供应商应随货送交其出货品质检查合格之记录。接受我司必要之供应商调查、评鉴及辅导。2.4进货验收之规定供应商提供之物料,必须通过我司仓库、品管、采购等部门人员之有关验收工作,重要包括下列几项:确认订购单确认供应商确认送到日期确认物料的名称与规格清点数量品质检查处理短损退还不合格品对检查合格物料,入库后应予以明确标识,以保证后续品质之可追溯性(如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检查人员等级料之标注,以便追溯、辨别、使用之以便)。2.5品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等状况之处理流程统称为品质纠纷处理。详细规定如下:2.5.1处置根据以双方事先约定之品质原则作为处置根据,并于订购单上详细阐明,其中波及交货时间、检查原则、包装方式等的,原则上以我司之规定为根据。2.5.2国内采购物料退货与索赔拟退回之采购物料应由仓管员清点整顿后,告知采购部。采购部经办人员告知供应商到指定地点领取退货品。订制品之退货,原则上规定供应商重做或修改至合格为止。确属无法修复或供应商技术能力局限性时,可取消订单,另觅供应商。退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。2.5.3国内采购其他索赔规定由供应商原因导致之交货延迟,以实际导致我司之损失向供应商索赔。破损短少情形,由供应商补足合格物料,若由此导致我司之损失,依实际发生状况索赔。因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良,导致我司之损失,依实际发生状况索赔。2.5.4国外采购物料退货与索赔因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下:规定供应商储运更换合格物料或将不合格品退供应商修复。退货或补运之费用由供应商负责。由此导致之我司损失,依双方合约向供应商索赔。2.5.5国外采购其他索赔规定发生破损短少情形,向保险企业索赔或航运企业索赔。发生短卸情形,向航运企业及保险企业索赔。发生短装情形,向供应商索赔。附件[附件]GB05-1《损失索赔告知书》损失索赔告知书NO:企业:我司于年月日向贵企业采购之下列货品:,因贵企业产品□品质不良□交期延迟,导致我司蒙受元的损失,兹检附:□损失计算表份;□品质检查汇报份;□我司客户索赔函复印本份,连同原采购合约复印本共份,望贵企业予以谅察赔偿,其赔偿金额,敬请贵企业同意。□由其他货款中扣除□以现金支付顺颂商祺!股份有限企业采购部年月日采购管理制度P895采购交期管理文献编号:GB06版本号:生效日期:共页第页总则1制定目的为了保证购用物为之交货期限,使交期管理更为顺畅,特制定本规章。2合用范围我司采购之物料的交期管理,除另有规定外,悉依本规章执行。3权责单位交期管理规定1保证交期的重要性交期管理是采购的重点之一,保证交期的目的,是必要的时间,提供生产所必需的物料,以保障生产并到达合理生产成本之目的。2.1.1交期延迟的影响交期延迟导致的不良影响有如下方面:导致制造部门断料,从而影响效率。由于物料交期延迟,间接导致成品交期延迟。由于效率受影响,需要增长工作时间,导致制造费用的增长。由于物料交期延误,采用替代品导致成本增长或品质减少。断料频繁,易导致互相配合的各部门人员士气受挫。2.1.2交期提前太多的影响交期提前太多也有不良之影响,重要有:导致库存成本之增长。导致流动资金周转率下降。由于交期常常提前,导致库存囤积、空间局限性。2.2交期延迟的原因2.2.1供应商责任因供应商责任导致交期延误的状况:接单量超过供应商的产能。供应商技术、工艺能力局限性。供应商对时间估计错误。供应商品质管理不妥。供应商经营者的顾客服务理念不佳。供应商欠缺交期管理能力。2.2.2采购部责任因采购部责任导致交期延误的状况:供应商选定错误。业务手续不完整或耽误。价格决定不合理或勉强。下单量超过供应商之产能。更换供应商所致。付款条件过于严苛或未能及时付款。(10)其他因采购原因所致的情形。2.2.3其他部门责任因采购以外部门导致交期延误的状况:请购前置时间局限性。技术资料不齐备。设计变更或原则调整。订货数量太少。供应商品质辅导局限性。点收、检查等工作延误。2.2.4沟通不良所致之原因因我司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况:未能掌握一方或双方的产能变化。指示、联络不确实。技术资料交接不充足。品质原则沟通不一致。单方面确定交期,缺乏沟通。初次合作出现偏差。2.3保证交期要点2.3.1事前规划制定合理的购运时间确定交货日期及数量理解供应商生产设备运用率请供应商提供生产进度计划及交货计划准备替代来源2.3.2事中执行提供必要的材料、模具、技术支援给供应商理解供应商生产效率及进度状况交期及数量变更的及时联络与告知尽量防止规格变更加强交货前的稽催工作2.3.3事后考核对供应商进行考核评鉴依供应商评鉴措施进行考核,将交期的考核列为重要项目之一,以督促供应商提高交期到达率。对交期延迟的原因进行分析并研拟对策保证反复问题不再发生。检讨与否更换供应商依供应商考核成果与配合度,考虑更换、淘汰交期不佳之供应商,或减少其订单。执行供应商的奖惩措施必要时加重违约的惩罚力度,并对优良厂商予以合适之回馈。附件[附件]GB06-1《物料订购跟催表》[附件]GB06-1物料订购跟催表分类:跟催员:订购日订购单号料号(规格)数量单价总价供应商(编号)计划进料日实际进料日123采购管理制度P907委托加工管理措施文献编号:GB08版本号:生效日期:共页第页总则1制定目的为规范委外加工管理,使之推行顺畅,特制定本措施。2合用范围我司直接用于生产的原物料、半成品的委外加工,悉依本措施执行。3权责单位采购部负责本措施制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本措施制定、修改、废止之核准。委外加工管理规定2.1定义本措施所指的委外加工,是指我司将生产工程的一部分委托其他企业(下称合力厂商)代为加工的做法。2.2委外加工时机在决定与否委外加工时,应考虑下列各原因:我司的生产能力局限性时须运用我司所没有的设备、技术时。特殊零件无法购得,又不能自行加工时。委外加工品质更好时。委外加工成本更低时。认为比我司自行加工更有利时。2.3委外加工程序2.3.1需求提出委外加工的决定、变更或中断,须由生管部将原因、目的、规格、计划数量、预算等,以书面方式呈部门主管核准后,转呈总经理裁示。总经理核准后,转采购部联络洽询合力厂商或核定之合力厂商。2.3.2厂商开发与调查采购部参照《供应商开发》规定,对合力厂商进行洽询工作。由采购部、生技部、品管部、生管部构成厂商调查小组,参照《供应商调查》之规定,对合力厂商进行调查评核。调查评估合格之厂商列入合格厂商名列。除总经理特准外,不可将工程委托非合格之厂商加工。2.3.3委外加工协议的签订由采购部代表企业与合力厂商签订《委外加工协议》,协议应就下列事项作必要之约定:委外加工产品及数量。加工单价与总价。交期。品质规定及验收原则。付款方式。保密工作。其他双方认为必须约束之事项。2.3.4验收工作视同采购物料作进料检查与点收工作。2.4合力厂商奖惩参照《供应商管理》中对供应商之奖惩方式进行。2.5合力厂商辅导对合力厂商之辅导应较供应更为深入,将合力厂商视同企业制造部之一单位加以辅导,重要内容有:品质管理组织的健全、规范与建立。品质原则、品管措施、检测设备使用的训练。观念培训、教导。协助制程改善。其他有益双方合作之事项。2.6保密我司不可将合力厂商应保密的事项向第三者汇露,合力厂商亦不可将我司应保密的事项向第三者泄露。合作协议期满或合作解除后,亦不可违反(1)条之保密规定。双方的责任者应将保密事项的重要性向有关人员传达,以保证保
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