办公室日常事务-时间管理（秘书业务培训课件）

值班工作（一）值班的含义值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。（二）编制值班表值班室平日需要有人值班的办公室节假日值班办公室为完成某项任务的值班室值班表的内容（1）列出值班时限和具体值班时间。（2）按照要求填入值班人员姓名。（3）标明值班的地点。（4）标明负责人姓名或带班人姓名。（5）有时须用简明的文字标明值班的工作内容。（6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。某集团公司国庆放假值班表值班时间值班人员姓名值班地点值班电话带班领导值班任务10月1日张××办公室总经理1、接听和处理电话，保证联络渠道畅通。2、接待和指引来访人中。3、接收分发文电邮件和书报杂志。4、处理临时发生的事情。5、注意安全，防火防盗。10月2日李××办公室副总经理10月3日王××办公室副总经理10月4日郭××办公室行政办主任注意事项1、值班时间：每天上午8天至下午5点30分2、做好值班记录。3、值班人员不得缺席，确因病因事不能值班，请提前联系办公室，以便及时调整人员。任务陈总：“小王，‘五一’劳动节就要到了，集团准备放假三天，你去编制一份值班表，然后给我看看。”王丽：“好的，陈总！”问题：假如你是王丽，你该如何编制这份值班表？人文创新集团“五一”放假值班表值班日期值班人值班地点值班电话带班领导带班领导联系方式5月1日钟苗行政部8364566王凯5月2日王丽行政部8364566金耀5月3日张济行政部8364566李皓（三）工作的内容、任务1、负责信息沟通和通讯联络2、负责公务接洽和来访接待3、处理突发事件确保安全4、做好值班记录保持工作连续1、负责信息沟通和通讯联络（1）认真接听并记录电话（2）接受并登记紧急文件（3）收受并转送电报（4）送有关领导阅读处理（5）通知有关部门或人员处理因公来联系工作的外地客人2、负责公务接洽和来访接待妥善安排好食宿，根据对方来访的业务内容转达到有关部门或人员反映情况、提出建议和要求的人虚心听到客人的反应，并尽可能满足客人合理的要求。不能满足其不当要求的，也应当给予耐心地说明、解释。（１）外来人员登记表序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注（２）来访接待记录表编号：值班人：来访人姓名来访人单位接待时间年月日时分至年月日时分内容拟办意见：领导意见：处理解惑：值班人签名3、处理突发事件确保安全（1）了解情况。值班中如遇生产、交通事故、火灾、盗窃或暴雨、地震等突发事件,值班人员首先要保持冷静,要通过各种渠道对突发事件、紧急情况的时间、地点、影响范围、损失大小等了解清楚,掌握信息、综合分析,对事物的变化发展进行预测3、处理突发事件确保安全（2）具体办理。如立即向领导报告，接受领导指示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险；或依靠邻近单位或部队；或保护事故现场；或配合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到最低程度，在领导人未批示前可采取临时应急措施。4、做好值班记录保持工作连续值班记录主要包括值班登记及值班日志。值班登记主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班日志是将值班过程中接收的任务及完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事后查考。（3）值班日志年月日星期值班人：承办事项：1、2、3、待办事项：处理结果（4）值班工作的要求1.热情服务，照章办事

2.问明情况，做好记录

3.重要情况，及时报告

4.完成工作，办理交接

1.热情服务，照章办事

值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。2.问明情况，做好记录

无论什么时候接到的电话，不论事情大小，都要问明情况，如来电者姓名、单位、职务（职业）、来电时间、反映情况的内容等，并一一认真做好记录。有条件的还可配备录音电话。3.重要情况，及时报告

所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速按领导