电子公司管理中心行政部职能、职责、流程手册

管理中心行政部职能行政部主要职责前台文员岗位职责总务岗位职责保安岗位职责行政办事员岗位职责司机岗位职责办公设备维修程序车辆使用程序车辆使用的有关表格文具申购程序宿舍管理条例来访登记管理规定办公室管理规定会议室管理规定空调管理规定行政部奖罚管理条例深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次9OF2000管理中心行政部职能1行政部主要职责：1.1公司规章制度、员工手册、职能流程的制定、宣传与贯彻、监督与执行；1.2为转正员工签订劳动合同、办理养老保险及医疗保险；1.3办理员工工作证、深圳特区暂住证；1.4公司双月刊《研发人》的编制，出版与发放；1.5组织公司员工节假日的活动；1.6公司办公环境的改善，办公设备的增添；1.7电梯、空调、配电柜的维护与管理；1.8公司行政事物纠纷的妥善处理；1.9公司宿舍的管理；1.10办公用品的批准与发放；1.11企业文化的管理与加强；1.12公司车辆的管理；1.13接待来访客人及与需会见员工的联络；1.14公司财产安全的维护；1.15公司劳动年审、工资年审相关事项的办理；1.16公司各种相关性证件的办理；1.17公司会议室的管理；1.18将XXX科技各部门职能、职责、流程手册作出评估或修正。2前台文员岗位职责2.1时刻坚守岗位，并遵守公司各项相关规章制度，做好本职工作；2.2接待来访客人进入公司，应做到大方得体，礼貌待人，问清对方来意及找哪位，及时与需会见职员取得联系，征得对方同意，方可安排接待地点并及时上茶水，做到落座有茶，客走撤茶。接待来访客人需注意以下事项：礼貌地接待来访客人，并请对方出示有效证件（身份证、暂住证或工作证）及在〈来访客人登记表〉上详细登记后，通知有关部门或人员；不得让闲杂人员（如送盒饭者）进入公司办公区域；如无业务、工作之必要，公司职员在上班时间会见亲友，应取得总经理的特别准许；凡进入公司办公区域的来访客人，须以有效证件作抵押，发贵宾卡，作为进入公司办公区域的通行证件；客人离开公司时，须以贵宾卡换回其有效证件后，方可放行；若有关部门或人员不能立即会客，前台工作人员应带客人进入会客室等候。深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2.制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次10OF2002.3认真做好内部人员上班期间出入情况的记录，并收取出入单存档并录入电脑；2.4及时、准确的接、转电话，语言应礼貌、简洁、清晰。接电话统一用语：“你好！XXX！请问找哪位……，请稍等！”2.5对接收的特快专递及挂号信做好登记，做到出入分明；2.6每天中午下班后，必须待值班人员交接后，方可离去。3总务岗位职责3.1公司办公环境的改善，办公设备的增添；3.2电梯、空调、配电柜的维护与管理；3.3公司宿舍的管理；3.4办公用品的批准与发放；3.5公司车辆的管理；3.6公司会议室的管理。4保安岗位职责1公司财产安全的维护；2新员工的军训；3保证员工和来宾私人财产不带入办公区；4保证公司财产和商品未经书面指准任何人不带出；5认真填写《保安岗位出货入货周登记表》，并于每天周六交予财务中心总监或分支机构第一负责人审核。（见附表）5行政办事员岗位职责5.1为转正员工签订劳动合同、办理养老保险及医疗保险；5.2办理员工工作证、深圳特区暂住证；5.3公司劳动年审、工资年审相关事项的办理；5.4公司各种相关性证件的办理。6司机岗位职责6.1根据行政助理开具《派车单》的出车安排准时、安全地出车，出车过程中遇到突发事件应及时联络公司行政部；6.2做好车辆的维护、保养工作，车辆维护公司必须同本公司签合约才允许报销；6.3每日按规定办理车辆的交接工作，并将《交接清单》及时交至当班保安受理。涉及文件《车辆使用管理规定》；6.4及时办理车辆的年审、保险工作，并将年审和保险有关手续到行政部备案，作为办理费用报销的凭证，行车违章罚金自理；6.5每次出车回公司后到行政助理处签到；6.6按规定登记行车记录并按时交行政助理；6.7完成行政助理临时交代的其它任务。深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2.制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次11OF200保安岗位出货入货周登记表日期单号出货/入货物品出货/入货经办人签名保安签名总务审核：财务中心总监/分支机构第一责任人审核：备注：1、此表由保安填写以后每周六上交2、此表适合公司总部、工厂、各分支机构3、填写人必须如实填写并核实实物深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次12OF2007办公设备维修程序②内部可解决工程部②内部可解决工程部行政部①需求部门① ①④确认需求部门③维修行政部内部不可解决维修单位不可解决④确认需求部门③维修行政部内部不可解决维修单位不可解决填《办公设备维修申请单》行政部根据情况作不同处理将维修完毕的设备交要求部门原设备管理人员确认已维修好 深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2.制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次13OF2008车辆使用程序统一派车填写用车申请单要求填写规范,用车时间,行车路线、事由须填写清楚；必须经部门主管及行政部门同意；用车单一式两联，行政部保存白联以备后查，红联司机留用，当次用车费用票据附于其后，做报销凭据；司机必须按派车单出车，不得私自将车用于它用，违者月三次以内扣工资50%或月三次以上开除，不准说情。行政部门批准部门主管批准统一派车填写用车申请单要求填写规范,用车时间,行车路线、事由须填写清楚；必须经部门主管及行政部门同意；用车单一式两联，行政部保存白联以备后查，红联司机留用，当次用车费用票据附于其后，做报销凭据；司机必须按派车单出车，不得私自将车用于它用，违者月三次以内扣工资50%或月三次以上开除，不准说情。行政部门批准部门主管批准深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次14OF2009车辆使用的有关表格深圳市XXX电子有限公司车辆保管交接单司机车型车牌号交接时间AM/PM以下由司机自检后填写：车辆停放位置：车内有否货物：□有□否是否已锁好车辆：□有□否以下由保安员检查后填写：停放位置是否正确：□是□否车内货物是否已处理完：□是□否挡位锁是否锁好：□是□否方向盘锁是否锁好：□是□否车轮锁是否锁好：□是□否车门锁是否锁好：□是□否防盗锁是否锁好：□是□否车辆钥匙是否已移交妥善：□是□否异常情况记录：司机：保安员：巡视情况：保安员：保安队长确认签字确认时间年月日AM/PM深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次15OF200车辆交接清单移交人交车日期交接时间移交内容（由交出司机填写）：①是否有档位锁□是□否②是否有方向盘锁□是□否③是否有车轮锁□是□否④是否已锁好车辆□是□否⑤车内是否有货□是□否⑥是否已锁防盗锁□是□否⑦是否已交行驶证□是□否⑧是否已交车钥匙□是□否接收司机确认：以上情况属实以上项不符，具体情况为：。 签名：深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次16OF200XXX科技行车记录表日期出车时间事由到达地点返回时间司机用车人深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次17OF200签到表日期出车时间返回时间司机签名日期出车时间返回时间司机签名深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次18OF200收放办公用品文具用品领用人填写办公用品领用单采购品交办公用品保管人并入办公用品库总务采购不给予采购并说明原因不同意同意总务审收放办公用品文具用品领用人填写办公用品领用单采购品交办公用品保管人并入办公用品库总务采购不给予采购并说明原因不同意同意总务审核部门经理签字确认填写办公文具用品申购单注：蓝色笔不准采购，违者自负深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次19OF20011宿舍管理条例(本条例适合于分公司宿舍)11.1凡住公司宿舍的职工，必须是我公司在职员工并履行必须的手续；11.2公司宿舍仅供职工本人居住，任何员工不得擅自留外来人员和私自调换房间，违反者，一经发现，处以不低于50元之罚款，经教育后再犯者，立即辞退；11.3亲属来访，经员工提出书面申请，公司行政部同意后，可短时间内留舍（3天）；11.4为使员工有充足的睡眠以保证有饱满的精神状态工作，公司特制定如下宿舍作息制度：早上：6：30之后起床；晚上：12：00之前熄灯，周六、周日可适当延长；如有特殊情况晚上超时才能回到宿舍的或有事晚上不回宿舍的，必须事先通知舍长，不然按违反宿舍作息制度处理；11.5为不影响他人休息，电视机最迟必须在晚上11：30分关闭（节日可延长至12：30分）11.6住宿人员请自觉让来访者在晚上10：30分离开；11.7住宿人员必须严格遵守宿舍作息制度，以保障安全和不影响他人休息，违反作息制度者，视情节轻重作不同处理；11.10宿舍人员必须服从舍长安排，每天轮流值日，搞好宿舍内外卫生；11.11垃圾请用袋装后放到指定垃圾桶内，不得堆放在公共过道上，不按规定执行者，舍长有权通过舍监向行政部反映，并对有关人员处以不低于50元的罚款；11.12全体住宿人员必须提高警惕，牢固树立安全防范思想，防火、防盗，防止意外事故发生，警惕盘查来历不明的人；11.13住宿人员要养成节约用电、节约用水的良好习惯，离开房间时定要检查好电器插座和门窗；11.14辞工人员必须交出宿舍钥匙，经舍长检查签字后方可办理一切手续；11.15住宿者每人交押金100元，不住时退还；如有公用财产人为损坏则按一定比例扣除；11.16水、电、管理费用办法：每套宿舍由公司负担250无，超支部分由居住员工均摊；11.17凡违反以上规定者，每位住宿人员有权向公司反映，公司将根据调查结果，处罚违例者和奖励检举人员；11.18本规定自即日起生效，凡有与本规定不符的，以本规定为准；11.19本规定的解释权、修改权归公司行政部。深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次20OF20012来访登记管理规定12.1前台工作人员应有礼貌地接待来访客人，并请客人出示有效证件（身份证、暂住证或工作证）及在《来访客人登记表》上详细登记后通知有关部门或人员；12.2前台工作人员不得让闲杂人员（如送盒饭者）进入公司办公室工作区域；如无业务、工作之必要，公司职员在上班时间会见亲友应取得部门经理同意并将是时间控制在15分钟之内；12.3非预约的客人来访，前台工作人员应先通知有关部门或人员，取得同意后准许其进入公司办公室工作区域；12.4凡需进入公司办公室工作区域的来访客人，须以有效证件作抵押，由前台工作人员发给贵宾卡，作为进入公司办公室工作区域的通行证件；12.5客人离开公司时，须以贵宾卡换回其有效证件后，前台工作人员方可放行；12.612.712.8本规定自公布之日起生效，凡有与本规定不符的，以本规定为准；12.9本规定的解释权、修改权归公司行政部。13办公室管理规定13.1办公环境的5S管理：办公场所使用的物品必须是能够使用的，不能用的物品应及时清理，不得停放办公室现场；办公桌面的电话、文具、文件夹须提放整齐并做好标记，避免造成杂乱现象；办公场所地面禁止有杂物，废纸等垃圾一律放于废纸篓，不可随处乱扔；下班要养成整理办公桌面的习惯，离开座位时须保待桌椅整齐。13.2办公纪律遵守上、下班时间，工作专心，不擅自离开工作岗位；上班时，工卡要佩戴在襟前；上班时间不闲聊、不串岗，不打扰他人工作；严禁用公司电脑玩游戏；工作时间不打私人电话，接听私人电话最长不超过5分钟，需打长途电话的员工请持个人的200卡或IP卡；工作时间禁止阅读与工作无关的书籍，报纸应放于报夹上，禁止随处乱放；除因工作需要经主管批准外，员工不得携带公司物品离开公司；深圳市XXX电子有限公司文件名称部门职能、职责、流程手册文件编号A-2-007版本1.2制订部门管理中心制订日期2017/3/26页次21OF200不得在公司内饮酒、赌博、吵架、打架、工作时间不得吃零食、打瞌睡；办公场所不得吸烟（含下班时间），非加班时间不得在公司吃早、中、晚餐；不得利用业务或工作上的方便，贪污公司的财物或搞有损于公司利益的行为；在职期间不得接受其他公司的雇用或私下从事的报酬的工作；不得私自利用公司的设备、工具、汽车等获取私人利益。13.3个人素质及修养员工每天早上上班初次相见，要礼貌热情点头致意，互问“早上好”；下班离开时互相道别；对待新进员工须发扬团结助人的公司文化，从工作、生活上给予热诚帮助和指导；有客户或外宾来访时，如相遇，应微笑点头致意并礼让来宾先行，不得怠慢来宾，不得无礼观望、议论，应体现XXX人的礼貌修养；办公时间应避免谈论与工作无关事宜，不背后议论是非、发牢骚，对公司或某人、某事存在不满情绪，应通过沟通合理渠道反映解决；员工上班必须衣着整齐大方，办公场所严禁穿背心、超短裙、拖鞋，有工作服的部门上班时必须穿戴工作服，注意团队的面貌和精神，言行举止应体现文明礼貌；工作认真严谨，树立高度责任心，领导交办的事情要迅速处理并及时汇报，以便领导随时掌握事情的动态，避免因疏忽而造成损失；对本职工作要尽职尽责，密切配合相关部门的工作，经常保持沟通，同事间应互相尊重。下级应严格服从上级的安排，上级应多关心、体贴下属，提倡尊重与沟通；每位员工都应爱护公司的设备、物品、工具等，公司提倡节约（如用单面纸打草稿等），反对浪费；接听电话要迅速、热情礼貌、语言清晰得体。对于打错的电话要耐心说服，切忌生硬回绝；对于投诉电话，任何员工接听都必须非常诚恳，代表公司向客户致歉后转相关负责人给予尽快处理；不搞小团伙，拉帮结派，不讲不利于公司团结的话，不做不利于团结的事，提倡团结协作，集体奋斗精神；加强学习和积极进取，钻研业务，努力提高自身综合素质；忠诚老实，不利用工作机会谋求私利，假公济私，贪污腐化；遵守职业道德，不随