合同管理办法

协议管理措施1目的为依法维护企业的合法权益、规范协议管理、加强风险防备，保证依法签订、履行、变更和解除协议，最终保障经营活动的顺利进行，根据《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国协议法》等有关法律、法规规定，结合我企业实际状况，特制定本措施。2合用范围（1）本措施所称协议是指我司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面协议。（2）本措施所称协议管理，是指对协议的起草、审查、审批、签订、履行、变更、续订、解除、纠纷处理、编号、档案管理、检查等全过程的管理工作。3职责划分3.1归口管理部门职责行政综合部是企业协议归口管理部门，履行下列职责：（1）对协议实行综合归口、分类专题管理：企业协议原件存档属财务部，行政部对仅对复印件进行存档、立案。（2）负责制定协议管理制度并进行规范、监督、检查。（3）参与企业对外交易文献中协议文本的谈判、制定、审查等。（4）参与协议纠纷的协调、处理，办理协议纠纷的仲裁、诉讼等法律事务工作。（5）参与审查所有协议，负责审查下列内容：a协议内容、形式与否合法；b协议条款与否完备、严密、精确；c协议附件与否完备、严密、精确；d有关程序与否符合本措施的规定；e行政综合部认为应当审查的其他内容。（6）负责协议信息的记录、分析，并组织制定、修订企业各项业务原则协议文本。3.2协议承接部门职责协议承接部门，是根据工作和业务需要，负责协议立项、谈判、起草、履行、归档等工作的职能部门及各子企业。履行下列职责：（1）调查并跟进协议当事人资信状况，对资信调查成果负直接责任。资信调查内容包括：a营业执照及其有效性，法定代表人身份证明书，授权委托书等；b商业信誉及经营业绩等；c承担该协议业务必须具有的其他资质条件等；（2）承担协议立项、谈判、起草、履行、归档等工作；（3）审查协议的经济性、可行性、完整性、项目合法性、价款合理性及协议与项目规定的一致性；（4）负责处理未进入诉讼或仲裁程序的协议纠纷，参与处理进入诉讼或仲裁程序的协议纠纷；（5）建立协议档案及管理台帐,将正式协议文本精确归档;并及时按规定向行政综合部报送有关台帐和报表等资料;（6）按行政综合部规定检查、汇总协议履行状况并及时汇报；（7）负责搜集、保管协议争议、纠纷的有关证据、材料等资料。3.3财务管理部门职责（1）参与审查所有协议，尤其是重大协议及所有波及资金收付的协议。详细审查下列内容：a协议条款与否符合国家财经法规，与否符合企业财务规定；b协议资金来源与否符合预算计划；c协议支付条款与否合法、合规、合理，账户信息与否完备、精确；d担保事项与否符合国家及企业有关规定；e财务管理部门认为应当审查的其他内容。4协议的签订和履行4.1一般规定（1）必须以企业的名义对外签订协议，不得以本部门名义对外签订协议。（2）协议附件应当包括营业执照（个人应附身份证复印件）、项目同意文献、资质证明、图纸、技术协议书、会议纪要等与协议项目有关的资料。（3）协议项目未纳入企业年度预算或超过预算的，应当在起草协议前获得法定代表人的书面同意。（4）各部门应当在项目实行前签订协议，不得在协议实际履行后才签订协议。（5）协议必须严格按照本措施规定的起草、审查、审批、签订、生效程序签订。未按上述规定执行的，协议风险由承接部门承担。（6）协议经双方签字盖章后正式生效。已生效协议的变更解除或未生效的协议需变更或取消的，按本章第5节执行。4.2协议起草与审批（1）协议承接人负责协议基本信息的起草。（2）协议条款一般应当包括当事人的名称或者姓名和住所、数量、质量、价款或者酬劳、履行期限、履行地点和方式、违约责任、处理争议的方式等内容。（3）协议文本规定文字体现精确、简洁、不得有模棱两可，体既有歧义的语句出现；协议必须有反商业贿赂条款：不得以任何形式贿赂我方的业务人员、高管人员等与协议履行有关的人员，如有收受贿赂现象，我方有权视受贿方的行为严重影响协议继续履行和损害我方的合法权益，即属违约，我方有权单方面解除协议。同步，将永久性取消再次合作机会。构成犯罪的，我方将向司法机关报案，追究受贿及其有关人员的刑事责任。（4）协议经承接部门内部审核后，由协议审查部门根据本措施4.1、4.2、4.3的规定，按照【协议审批表】流程，及时对协议进行审查。（5）协议承接部门原则上应当按照协议审查部门的意见进行修改及补充对应材料，有特殊状况无法修改的，应当阐明详细原因。（6）经协议各审查部门审查同意的协议，协议承接人负责打印、装订协议，由对方签订盖章后，附上【协议审批表】，办理协议签订盖章手续。4.3协议签订与履行（1）签订协议应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵照平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。（2）企业签订协议应当使用企业公章。盖章流程按企业印章管理制度执行。（3）企业对外签订协议应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。（4）严禁无权代理。委托代理人签订协议的,必须由法定代表人签发“法人授权委托书”,委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容，同步加盖我司公章和法人代表私章生效。委托代理人代表企业签订协议,必须在授权范围及有效期限内行使代理权,严禁滥用代理权、超越代理权。（5）签订协议前,协议承接人员必须按企业协议的审批流程，组织企业领导和有关部门对协议草案进行审批，各部门对波及各自业务范围内有关协议条款的合法性、可行性和履约能力做出明确判断,应对协议的主体、内容、形式与否合法、条款的完备性等提出书面意见并对此负责。（6）签订协议需要担保时，应当签订书面担保协议。担保人必须是可以承担经济责任、具有法人资格的经济实体；对方以财产进行抵押的，抵押物必须是抵押人的合法财产，并提供其产权证明，按规定办理有关手续。未经企业董事会决策通过，企业不对外提供协议担保。（7）当协议对方不履行或不完全履行协议步，协议承接单位除催促对方继续履行或依法采用措施，督促协议各当事方全面、及时、实际履行。应立即将对方不履行或不完全履行协议的状况及时汇报主管领导和协议管理部门。5协议的变更和解除5.1当事人可依法变更协议（1）企业发生需要变更协议的状况时，应当书面告知对方，并阐明理由。（2）企业在接到对方规定变更协议的告知时，应当立即审查对方的理由与否合法，假如符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。因变更导致经济损失的，应当及时向对方提出索赔。5.2当事人可依法解除协议（1）发生需要解除协议的状况时，应通过征询企业法律顾问后，以书面形式告知对方，并阐明理由。（2）在接到对方解除协议的告知时，应当立即审查解除协议的理由与否合法，并联络企业法律顾问处理；假如因解除协议而损害了自身利益，应当及时向对方提出书面索赔祈求。6协议纠纷的处理（1）对外签订的协议在发生经济纠纷时，首先要协商处理，形成书面协议，并加盖双方单位公章后执行，如协商不成，应完整保留协商时的多种资料，汇报企业领导和企业法律顾问研究决策，采用必要措施。（2）未进入诉讼或仲裁法律程序的协议争议或纠纷，由协议承接部门负责处理，企业行政综合部和主管部门提供必要的协助。（3）进入诉讼或仲裁法律程序的协议争议或纠纷，交由企业法律顾问全权处理，行政综合部及协议承接部门应当提供充足的配合和协助。）（4）发生协议争议或纠纷时，协议承接部门应尽快搜集有关证据并在争议或纠纷发生后五个工作日内向行政综合部报送纠纷汇报。7协议档案管理（1）协议管理人员对已生效的协议，要及时建立我司的协议管理台帐及各类报表，实行分类管理。（2）与协议有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、汇报、指示等）应当附在协议卷内存档,协议履行终止后，统一存档保管。（3）使用统一的协议编码，协议审批后根据协议性质进行编号。详细见《协议分类编码规则》。（4）协议正式签订后，承接部门应整顿下列档案资料并妥善保管：a完整的协议纸质文本、协议附件、资信材料；b《协议审批表》；c协议纠纷汇报单及处理状况记载；d其他有关资料。（5）在协议正式签订后3天内，（需寄送签订方地区盖章的，增长寄送时间），协议承接部门应将协议电子文本归档，协议正本（纸质文档）、《协议审批表》及与协议有关档案资料移交财务部归档。8协议的监督检查（1）行政综合部应会同协议承接部门组织有关部门定期（每六个月）检查协议的执行状况，发现问题，及时汇报，同步提出处理意见，并注意保留书面记录和证据，尽量减少或防止损失。（2）协议监督检查的重要内容:a协议管理台帐及报表建立状况；b协议的签订和履行状况；c协议纠纷的处理状况；d协议管理人员的教育培训状况；e对于在签订、履行和管理经济协议工作中，因违反协议管理制度，导致重大经济损失的人员的责任追究状况。（3）行政综合部履行监督检查职责时，有关人应当如实提供与检查事项有关的文献、资料，并对有关检查事项波及的问题做出解释和阐明。（4）协议管理部门根据检查状况，可以向被检部门提出如下意见：对于未按规定执行协议管理制度，或者贯彻制度有重大漏洞的，责令限期改正；对于在签订、履行协议中，因违反协议管理制度，导致重大经济损失的部门或者个人，提议追究其有关法律责任；对于在协议管理工作中成绩明显，为企业防止或者挽回经济损失的部门和个人，提议按有关规定予以表扬或奖励。（5）被检部门应当自收到检查意见书之日起日内将贯彻状况书面汇报协议管理部门。9奖励和惩罚（1）协议管理部门及承接人员有下列体现的，应视不一样状况授予荣誉证书、记功、发给奖金等奖励：尽职尽责，使企业所签订的协议得以全面履行，为企业获得重大经济效益，工作成绩明显的；在处理协议纠纷中，起到重大作用，为我司获得较大经济效益或免受重大经济损失的；按上级协议管理部门的规定定期上报我司协议管理资料，在协议档案管理工作中体现突出的；（2）协议管理部门及承接人员有如下状况之一，视情节轻重分别予以不一样的行政处分、经济惩罚，构成犯罪的移交司法机关处理。在以法人名义进行的经济活动中，应签订书面经济协议而没有签订，给企业导致经济损失的：协议承接人员，在签订、履行协议过程中未尽职尽责，导致经济损失或违反法律规定导致协议