综合办公室工作内容

综合办公室工作内容完成领导安排的临时性工作；如外出或请假需要交接工作给其他同事时，或其他部门有工作需要交接代办时，填写好《工作交接清单》（见附表一）如期完成；外出办事时填写“员工外出申请”（见企业微信），并提醒部门主管审批后方可外出，如遇领导不便，则短信知会部门领导，等领导方便时第一时间审批；开公车外出人员，填写用车记录，外出返回后，及时归还车钥匙；如本人资料（联系电话、有效证件、家庭地址、紧急联系人）发生改变时，在第一个工作日内告知办公室，并将复印件上交一份存档；上下班按时打卡（见企业微信）；下班后关闭电脑、电源。人事工作：以下表格都需在5号上交总部行政部：、根据上月打卡记录、请假记录及调休单，统计员工上月考勤，并记录《考勤统计表》（见附表二），考勤人员，上报考勤记录、统计当月新入职人员（见附表四）；、统计当月转正人员（见附表五）；、统计当月离职人员（见附表六）；、统计每月生日人员（见附表七）；、根据当月加班申请，统计员工加班总数，记录到《考勤统计表》、统计每月满年限的人员(见附表九)；、最新员工花名册电子版一份（见附表十）；根据公司效益及工资调整方案，每年1月统计员工加薪，呈报总经理审批，接到员工调岗、调薪申请，呈报总经理审批，记入《员工工工资统计表》审核员工提报的的请假、加班单，核对请假单是否符合规定，以《考勤管理制度》为依据员工请假到期，需电话确定该员工是否正常上班，并在该员工请假申请单上写明正式上班时间，以员工考勤卡为依据；将员工提交请假申请（见企业微信）逐级签批，普通员工三天以上、主管级1天以上，提交你的主管、经理，抄送考勤员。申请人要注意批复结果各部门岗位说明书编制、修订，并提交行政部审核、批准人才市场或网络收集招聘人员简历，审核后安排面试（保证面试人员符合公司任职资格）；初试：面试者根据公司《人员需求申请表》，跟面试者面谈，然后根据情况安排复试，不符合者淘汰，以岗位说明书为依据，需填写《人员面试记录表》复试：跟用人部门领导协商复试时间后，通知面试者复试；面试合格者通知上班时间、需准备的资料；新员工报道：填写《员工入职登记表》、《保密协议》；由新员工在《员工入职薪酬表》上薪资一栏签名确认薪资，并发放《员工手册》，带领新员工去任职部门报到，并介绍新员工跟全体员工见面、相互介绍；新员工入职一周内进行企业文化、《员工手册》、《岗位说明书》、企业微信及相关工作流程培训；新员工入职培训后一周内，安排考核将新员工介绍给各个部门员工，并告知新员工各部门人员的相关工作内容，将相关的工作流程发放给员工；试用期到的员工人力资源部安排填写《员工转正申请表》，由用人部门领导约员工面谈；如新员工不能转正，要求用人部门领导在《员工转正申请表》上写明原因，并找该员工面谈；每月5号将上月所有《员工转正申请表》、《员工调薪申请表》等需要签字的资料递交行政部领导审核签批；离职：接到部门主管递交的本部门员工《员工离职申请表》后，找该员工面谈了解离职的原因，并记录在《离职员工面谈记录表》上；如用人部门领导同意离职请求，在《员工离职申请表》上注明离职日期，并通知申请人离职日期，并交代该部门做好交接工作填好《员工离职工作交接表》及工作交接清单；如用人部门领导不同意离职请求，立刻通知申请人告知不同意的原因，并做申请人思想工作，确保申请人能保持良好的心态上班；每日核实打卡记录，明确员工在岗情况；记录不明。要及时联系核实。员工外出，要及时通知厨房，外出人数；新入职员工一周内建立档案，每个员工一个独立的档案袋，员工档案由人事部予以记录并保管。如有员工资料更改需及时更新。离职人员的档案保存至少两年（自离职之日算起）；所有员工入职需签订劳动合同、保密协议；行政工作：起草通知、通传类文件，行政类文件呈报总经理、董事长；涉及款项的文件呈报副总、总经理、董事长；公司会议、通知的传达，确保无误及准时（会议后第1个工作日内传达）；新员工入职时，如需入住宿舍，向“英之创”申请，“英之创”审核该员工入住资格后，安排宿舍号及床位，通知该宿舍长，告知该员工入住时间；员工退宿舍时，需向“英之创”申请，“英之创”办理退宿，结清各款项起草、修订各类管理规定，经领导审核通过后发放执行；有新的管理条例公布时，第一个工作日内更新规章制度并发放执行；各部门如需临时购买办公用品，填写《办公用品申购单》，注明物品到货时间，交本部门主管/经理审核签批，将申购单递交行政部，行政部必须在使用人规定的时间内购买回员工活动的组织及活动期间的员工安全、考勤、纪律的监督；跟踪印制名片的进度并发放给相应人员；办公室：考察或参观人员的接待、用餐酒店的预定、事先点好菜、酒水、接待费用的申请报销；外来客人在公司吃工作餐，提前通知厨师，吃饭人数及菜的数量和时间每月审核会所收支情况及耗材采购费用每周抽查来客等级记录，抽查周末加班情况审核员工通讯录的资料（电话、职务、部门）是否无误每月统计本月的用餐人数上报“英之创”，每天将用餐的变动人数通知厨师安全工作：制定《安全管理制度》，并上报行政部审批、公布实施制定《消防安全应急预案》，并上报行政部审批、公布实施每周检查工厂安全，隐患及时整改，重大问题登记在《安全检查表》内消防通道是否通畅，有无杂物堆积；安全出口处的应急灯、出口指示灯是否能正常使用；地面安全出口是否通畅，有无杂物堆积；工厂内用电设施是否安全，有无线路乱搭放的情况；车间、仓库内人员是否按照安全规定有无吸烟；仓库的物品摆放高度、位置是否符合安全规定；消防设备（灭火器）是否能正常使用；有无按时点检安全检查人员的接待，协助安全检查人员巡查工厂安全情况，并记录；如安全不符合需整改，填写《整改报告》并跟进整改情况；文控工作：负责编制受控文件的编号，在接到新文件编号申请后，按编号规则编号发放受控文件首次发放由文控提出发放范围发放，总经理批准后，由文控依单发放；文件领用人应在《文件发放/回收记录》上签收。新版的受控文件发放时，负责旧版受控文件的回收并记录在《文件发放/回收记录》表内各部门将文件的原稿交到文控，由文控登记在《文件总览表》，各部门有新文件存档时，更新《文件发放总览表》文件更改时，由更改申请者填写《文件更改申请单》，经原审批部门同意，总经理批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的《文件更改申请单》交至文控，由文控按原发放清单进行发放，同时收回相应作废文件，在《文件发放/回收记录》上做相应记录，并填写《作废文件记录表》作废文件的原稿加盖“作废文件”印章，产品的技术、生产和检验文件保存期