浅谈高等学校学生学生的地籍管理

浅谈高等学校学生学生的地籍管理

高等教育的主要任务是培养具有创新精神和实践能力的高级专业人员。高校的一切工作都必须紧紧围绕这个中心来开展。学籍管理是高校学生管理的重要组成部分,是高校教务管理部门一项非常重要的常规性工作,学籍信息则是学校的一项重要数据资源。学生学籍是指一个人属于某高校的一种合法资格,一个学生具有某校的学籍,就应该履行该校规定的各项义务,享有该校各项规定的权利。学籍管理是一个多方面、多层次、多因素的动态过程,包括学生入学与注册、转专业与转学、休学与复学、退学、成绩考核与记载、毕(结)业与肄业等等,关系到学生的学习资格、学习状态及学习结果的认定。学籍管理带有很强的政策性与法规性,建立健全的学籍管理制度及严格实施,是学校维护正常教学秩序,保障教学质量的重要手段。但是随着招生规模的不断扩大、学历证书电子注册制度的实施以及学年制到学分制管理模式的过渡,高校学籍管理面临着严峻的考验。如何平稳地渡过难关,并实现学籍管理的办公科学化、自动化、信息化,是目前高校学籍管理发展的新课题。一、电子注册是高校持续学分制管理的一个重要方面,但同时也自1999年以来,各高校纷纷扩大招生规模,每年入学与毕业的学生数量出现严重的不均衡现象,致使各高校在校生人数迅速增长。以西华大学(原四川工业学院校区)为例:2002年10月在校生为15000余人,2004年10月在校生为20000余人,两年内净增5000人。学生基数急速增大,给学校带来多方面的压力,如师资、教室资源、实验室资源、宿舍资源等等,也给学籍管理带来了诸多困难。在课程考核、成绩登载保存及学籍异动管理方面,工作人员必需处理较以往数倍的工作。虽然工作量增多,工作难度增强,但是管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、时效性却是必须保证的,对待所有的工作细节均不能有丝毫懈怠。所以,要保证学籍管理达到繁而不乱、条理清楚、准确快捷的效果,学生基数的急增是当前面临的第一个挑战。图示的流程走向是必须严格遵守,不可逆置的。高等学校必须对学生的休、复、降、转等学籍异动进行严格管理。学生学籍异动必须符合国家和学校的规定,并且应发放正式文件给予通知学生。电子注册对学生基本信息要求全面、准确,这无疑是对高校学籍管理的一个考验。首先,学校招办录取数据须是准确齐备的,不足的信息在新生注册之前要进行收集补充。其次,在新生注册后,学生姓名、学籍发生异动均要做好原始资料的收集整理。最后,在进行毕业生学历证书电子注册时,须向省教育厅提供当届毕业生的所有基本信息,不得有遗漏和错误现象,且所有与新生注册信息不符的均要提供原始资料。从电子注册的整个过程可以得出结论:电子注册是规范高校学籍管理,督促高校依法治校的一杆标尺。近年来,为主动适应高等教育发展和社会需求的变化,充分调动和发挥教与学双向的积极主动性,国内各高校已逐步实行学分制管理。西南交通大学自1995级起施行学分制,浙江大学自2001级起施行学分制,华中科技大学和西华大学自2002级起施行学分制。学分制作为一种灵活、弹性的教学管理制度,较之学年制,学生有了更多、更大的自主权,在学习年限、课程设置及学生对课程对教师的选择等方面有了更大的弹性,年级班级概念均已淡化,导致学校对学生学习过程的约束力大大减弱。学籍管理员在工作时,务必要分清楚学年制和学分制管理办法的不同之处,不能出现错误。二、研制“户籍管理信息系统”,强化信息共享快速增大的办学规模及学历证书电子注册制度的实施,对高等学校学籍管理的信息化、自动化提出了新的要求。在学生基数大的情况下,若仍沿用原来的传统管理方式(手工、纸质),显然费时费力,而且准确性差,达不到理想的要求,各高校必须在短时间内,迅速正确地整理好电子注册所需的数据信息。高校学籍必需借助计算机来实现教务管理办公自动化、现代化,并逐步实现信息网络化。一般学籍管理人员采用excel电子表格或VF数据库都能很好地完成一般本地数据的管理任务,使学籍管理达到信息化程度高、准确度高,实现方便快捷的效果。但是要实现网络化、信息化,是必须要有完善的“学籍管理信息系统”、网络服务器、终端计算机等网络软硬件资源及相应计算机水平的学籍管理人员。学校可结合自身情况购买或自行组织研制“学籍管理信息系统”。该系统应满足以下几个条件:第一,必须达到与《普通高等学校学籍学历管理系统》所要求的电子注册数据兼容,减少整理电子注册数据时的工作量。第二,应有校、院两级版本,实现数据共享,分散工作强度,减少数据冗余,达到集散合理,强化数据准确度。如西华大学自2002级起,本科学生管理就采用了西南交通大学研制的“学分制管理信息系统”。该系统实现了学籍管理中学生基本信息的网络信息化和成绩登载的计算机自动化,从根本上解决了学生信息共享和降低成绩登载出错率等问题。从而也为西华大学学历证书电子注册工作取得优秀成绩作了充分准备,在2004年的学历证书电子注册工作中,西华大学因工作成绩尤其突出,受国家教育部表彰。此外,要提高学历证书注册的通过率,一方面要保存好新生电子注册数据,即高考考生号、学号、姓名、出生日期、专业等基本信息,另一方面要加强学籍管理过程,对发生学籍异动的学生作好电子资料的备注和原始资料的整理收集,确保学生学籍信息的有效性和完整性。制度是实施管理的依据,建立健全完善的学籍管理制度是促使学分制改革顺利推进的重要前提,很多高校都作出了努力。比如:浙江大学《浙江大学本科学生学籍管理办法(试行)》(2002);西华大学于2004年8月出台了《西华大学本科生学分制学籍管理规定》。这些规定部分是对原有的学籍管理规定进行修订的,部分是根据具体情况新制定的,目的是使学籍管理的每一个环节都能与教育教学有机结合并能正常运行。新学籍管理规定在课程修读方面作了更灵活、更人性化的规定。浙江大学学业优良、自学能力强的学生,可以自修部分课程。西华大学学生如因特殊原因不能如期参加考试者,可办理缓考。学分制学籍管理规定取消了留、降级,对那些在专业学制年限内无法修完规定学分的学生,可申请延长学习时间;淡化专业、年级、班级界限,因学分制实行选课,同一行政班的学生均有不同的上课时间安排。学生试读、退学等学籍处理均不再按不及格课程门数计算,而是根据未取得的学分数占所修读课程总学分数的对应比例或绝对学分数进行计算。制度建立后,要注意宣传和实施,学生和相关管理人员对新制度必须有一个清楚的认识。三、关于提高学生管理水平的意见1.计算机化制度的应用基础一所高校学籍管理信息化、自动化程度低,可能有两方面原因。第一,该校领导不予重视,电脑、网络等硬件配备不足,没有完整的学籍管理系统;第二,该校学籍管理员自身计算机应用操作水平低。习惯传统的手式方式,对excel、word、VF等计算机实用软件掌握不熟练,不会上网收发E-mail电子邮件、查询通知等。只有学校领导和学籍管理人员一起努力,才能使学籍管理更快实现计算机化,适应现代教学改革。但值得一提的是学籍管理员应该注意及时保存数据,虽然计算机管理准确率高、速度快,但如果没有备份数据的习惯,则可能会因为粗心或电脑病毒等原因常常弄丢数据,造成不可弥补的损失。2.提高管理人员的整体素质学籍管理工作是一项具体、细致、繁忙、复杂、要求准确无误的工作,工作人员应具有较高的业务素质和思想素质。学籍管理工作中出现的一些问题,除了管理制度本身的科学性与合理程度欠缺以外,也可能出在管理人员的素质问题上。有的学籍管理员是对学籍管理制度理解不够;有的学籍管理员对学生学籍管理重视程度不够,时而把信息弄错,时而把数据丢失;有的学籍管理员在学籍管理过程讲人情,没有一颗公平公正的心。因学籍管理不当,可能引起一些不必要的纠纷,更重要的是可能对个别学生造成无法补救的后果。所以在每次新的规章制度出台后,学校教务部门应对学籍管理员进行培训,安排集中学习,加强其对管理规定的认识。在年终教学考核中将学籍管理工作质量纳入对学院教学考核内容,并在同行中进行评估打分,最好有竞争上岗的制度。只有每个学籍管理员把好自己那一关,才能保证整个学校的学籍管理公正、正确。3.“教”与“学”学年制到学分制的过渡,加大了学籍管理难度。虽然新制度已出台,但实际上不能一刀切,两种管理制度需要一个整合过程,绝大多数高等学校采用的是“老生老办法、新生新办法”。在学籍管理时,一定要分清楚学生适合哪类管理办法,不能出现对学生学籍处理错误。比如西华大学现状是:正处于学年学分制、完全学分制、学年制等三种教学管理制度的整合时期(校本部:2001级本科为学年学分制,2002-2004级本科为完全学分制,2002-2003级专科为学年制,2004级专科为学年学分制)。就“试读”一词,在目前的西华大学,它就有两种完全不同的含义:A.对2001级本科学生和2002-2003级专科学生,因成绩原因达到退学要求,并已作退学处理后,学生可申请试读,试读期为一年,试读期间各科成绩考核合格,方可恢复学籍。B.对2002-2004级本科学生,经考核取得的学分不达要求,学校给予试读,试读期间不达要求者,学校给予退学处理。学籍管理员只有在自己对这些规定了解得十分透彻的条件下,才可能对实际操作过程中遇到的事件作出正确处理。四、强化管理理念、增强第二,着力提升高校对学2005年2月4日新的《普通高等学校学生管理规定》出台,自2005年9月1日起正式施行。本规定较1995年颁发的《普通高等学校学生管理规定》更具有科学化、法制化、人性化和个性化的特点,是为适应我国政治、经济、科技、文化的巨大发展而制定的高等学校学生管理规定教育法规。本规定体现了国家对高校学生管理重心下移的理念,扩大了高等学校在教育管理中的自主权,明确了学生的权利和义务。在新的管理规定中,教育部在对学生“转专业、休学次数和年限、在校学习最长年限、退学处理”等学籍管理方面减少了具体的规定,多处明确批示按“学校规定”办理,突出和强调了高等学校在学生管理中的主体地位,加大了高等学校的办学自主权。学校必须仔细研究新的《普通高等学校学生管理规定》,领会精神,根据新规定结合学校自身情况制定能促进学校优化发展的校级学生管理规定。校级管理规定出台后,学校应组织相关人员学习,把新