文件与资料管理程序

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文件与资料管理程序

1.目的：

对本中心质量管理体系文件进行有效管理，以便能快速精确     地供应最新、有效的文件，并防止文件的不当使用。

2.范围：

适用于本中心质量管理体系文件之管理。

3.权责：

3.1质量手册由总务部拟定、管理代表审核、校长核准。

3.2程序文件由相关部门各主办人员拟定、部门主管审核，管理代表核准。

3.3标准类文件由相关部门制定人员拟定，部门主管审核，部门主管核准。

3.4文件管理员负责各类文件的分发、收回、作废及各类原始文件的管制。

4.定义：

4.1质量手册：全部质量管理体系文件中最高阶指导文件。

4.2程序文件：程序书，用以说明各项管理职能的作业流程及管理要点。

4.3标准类文件：规范作业性质量管理活动的文件，如作业标准书、技术指导书、操作说明书等三阶文

件。

4.4文件：指有制定、审核、核准，属于强制性要求执行的，包括磁盘、音像等媒体形式的文件。

4.5外来文件：法定标准（ISO9001标准、国家标准、客户合约）。

5.作业内容：

5.1质量手册以四段分：

5.1.1目的

5.1.2适用范围

5.1.3权责

5.1.4管理重点

5.2程序文件编写格式：

5.2.1流程图：展现作业的过程使阅读者能由图而知整个作业流程。

5.2.1.1.〇：表示作业开头或结束。

5.2.1.2.□：表示作业或活动。

5.2.1.3.

：表示推断或决策。

5.2.1.4.↓：表示作业流向。

5.2.2格式：分为七段，流程图依实际需要而定。

5.2.2.1目的：具体说明该程序文件之目的。

5.2.2.2范围：说明程序文件的适用范围。

5.2.2.3权责：说明与程序文件参考到的其他相关文件。

5.2.2.4相关文件：指本程序文件参考到的其他相关文件。

5.2.2.5定义：指该程序中需作特殊说明的名称所代表的意义。

5.2.2.6作业内容：具体说明完成程序所需之步骤，以便员工能通过阅读,而了解该项工作。

5.2.2.7质量记录：各类相关作业的记录。

5.3文件编码规章：经核准通过之文件由文件管理员依文件编码规章统一编号管理，同时保持文件编码

的唯一性，避开重复编码，文件编码方式如下：

□□□□□□

分序号

文件起草部门编码

文件属性

（注：文件属性：质量手册用“MM”表示，程序文件用“MP”，标准书用“WI”表示，表单记录用“FM”）

5.4机密等级：

A表示绝密；

B表示机密；

C表示隐秘；

D表示一般。

（注：技术性文件及关系中心利益之文件[如：合约]定为C；其余的一般为D；机密等级在此未作说明的，由部门主管依实际打算级别。）

5.5版本说明

5.5.1文件的原始版本为“1.0”，前一为数为文件版本，后一位书为版次（表示修改次数），中间的

点为分隔符号。

5.5.2文件作小范围修改或个别字词的增删只作记录，若有重大内容或条款的整个增删可直接更换

该页版次。

5.5.3文件各页皆有修改的，换版本。

5.6文件处理流程：

5.7影印文件的管理：

5.7.1各类文件由各使用部门指派专人集中管理。

5.7.2使用部门不得影印正式文件（空白表格除外）。

5.7.3文件管理员定期按最新版次文件与各使用部门核对，以确保所使用文件为最新资料。

5.7.4除作特殊说明外，任何人不得在文件上作标识及涂改。

5.8外部文件的管理：

5.8.1各部门接收之外部文件，由各部门主管核准，若有部门主管不能解决之事项，再逐级向上呈

报，最终核准后,其分发参照5.6流程图之分发。

5.8.2各部门接收之外部文件，需作修订的（如：合约），由接收部门承办，部门主管核准。

5.8.3外部文件之原件由文管员统一管理，任何人未经许可不得擅自影印外部文件。

5.9电脑文件的管理：

各部门接收或制作之电脑文件，经部门主管核准后，交由文管员管理，任何人不得擅自拷贝，其制作、修改、使用可参照5.7部分。

5.10传真件的管理：

中心所接接收的与质量相关传真文件之管理参照5.8部分。

5.11各部门编码：

市场部：YW教学部：JX总务部：ZW财务部：CW

6.相关文件：

质量手册

7.质量记录：

7.1文件处理申请单FM-JX-05

7.2文件使用申请单FM-JX-06

7.3文件一览表FM-JX-07