办公室运行手册

目录1．办公室1.1组织结构及人员编制1.2管理范围1.3岗位职责2．操作程序2.1员工入职操作规程2.2员工离职操作规程2.3办理入住操作规程2.4业主服务查询程序2.5业主意见征询操作程序3管理制度3.1室钥匙管理规定3.2计算机使用管理规定3.3办公用品管理办法11.办公室1.1.组织结构及人员编制办公室主任1人,文员1人1.2.管理范围1.3.工作范围1.3.1.拟定公司组织架构、负责人员招聘、解聘各环节的工作，并按公司的要求做好综合体系文件的编辑、整理、修改、执行、检查、监督、整改工作。1.3.2.对员工的人事及行为档案进行管理，按时统计、填报各类人事报表。1.3.3.严格按照《运行手册》的有关规定做好员工的奖惩工作。1.3.4.制定公司年度、月度培训计划并有效落实。1.3.5.负责制定所管理区域内业主的资料收集、统计、归档、整理、补档等工作。1.3.6.负责处理行政日常业务，收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、分送、承办、催办、归档等工作及公司各部门档案编目的收集和统一管理。1.3.7.根据公司整体形象设计、制定员工制服及工作牌式样并组织制作。1.3.8.办公室负责监督、检查员工执行公司各项规章制度的情况1.3.9.协助公司领导处理日常事务性工作，负责公司内部协调及对外联络工作。岗位职责1.3.10.办公室主任报告上级：物业经理联系部门：保安部、保洁部、维修部、营业部1.3.10.1按质量管理体系的要求对文件进行有效控制，确保质量管理体系有效实施、保持和改进。1.3.10.2.负责临时人员招聘、解聘各环节的工作，并按公司的要求做好综合体系文件的编辑、整理、修改、执行、检查、监督、整改工作。1.3.10.3.负责制定所管理区域内业主的资料收集、统计、归档、整理、补档等工作。1.3.10.4.严格按照《运行手册》的有关规定做好员工的奖惩工作。1.3.10.5.协助公司领导处理日常事务性工作，负责公司内部协调及对外联络工作。1.3.10.62各部门的岗位职责和权限形成书面文件。1.3.11.文员报告上级：办公室主任1.3.11.1负责处理行政日常业务，收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、分送、承办、催办、归档等工作及公司各部门档案编目的收集和统一管理。1.3.11.2协助办公室主任处理日常性事务工作。1.3.11.3负责有效落实办公室主任制定的年度、月度培训计划。1.3.11.41.3.11.5负责园区内海报的策划、设计、绘制工作。1.3.11.6负责公司员工的考勤工作。1.3.11.7负责协助办公室主任做好资料收集和业主满意度的调查。1.3.11.8负责对业主来电、来访的接待、登记、回访、沟通工作。1.3.11.9完成上级领导安排的其他工作。2操作程序2.1员工入职操作规程2.1.1目的通过制定本规程，确保公司聘用人员的质量。2.1.2范围本规程适用于公司各级员工的录用。2.1.3职责办公室主任负责办理公司所有人员的聘用手续。2.1.4工作程序2.1.4.1办公室依据编制及各部门用人需求，制定招聘计划。2.1.4.2通过各种途径进行人员招聘。2.1.4.3进行招聘及评选工作A、采取一定形式收集应聘人员资料。B、相关部门对人员资料进行挑选。2.1.4.4挑选合格者由办公室主任审验应聘人员相关有效证明原件材料包括：（1）毕业证书（3）特种岗位证书（4）如需要应提供的《职业病健康证明》（5）身份证。由应聘人员填写《应聘人员登记表》。2.1.4.53办公用品、工服等。2.1.4.6办公室主任对新员工进行入职培训并负责指导新员工向部门报到。2.2员工离职操作规程2.2.1目的通过办理员工离职操作程序，确保员工离职操作有序进行。2.2.2范围本规程适用于公司所有员工的离职操作。2.2.3职责办公室主任负责，其它各部门配合。2.2.3.1员工自动辞职的由员工填写《辞职申请书》。2.2.3.2经部门主管、办公室主任、经理批准后，方可办理离职手续。2.2.3.3会签单》。2.2.3.4按照《员工离职会签单》上开列的内容办理交接手续并由相关人员签字确认：2.2.3.5员工所在部门需要交接的工作A、员工在本部门将工作交接完毕，并让主管、经理签字确认。B、部门主管确认离职员工离职月的考勤后上报办公室。2.2.3.6办公室需要交接的工作A、员工将办公用具等交回所在部门、办公用品交回办公室，并由部门主管人员签字确认。B、员工将工牌、办公室钥匙等交回办公室，并由办公室主任签字接收。C、由部门主管、办公室主任、业务部计算完违约金、补偿金等费用后核算离职人员工资,最后通知离职人员结算。2.2.3.7需要交接的工作A、由财务人员确认离职员工有无借款及未清项目。B、由经理审阅签字后，员工方可离职。2.3办理入住操作规程2.3.1目的规范入住程序的办理，为业主提供准确、迅速、周到、方便的服务。2.3.2范围4适用于物业公司办理业主入住的管理。2.3.3职责办公室负责业主入住各项手续的办理，其他各部门配合。2.3.4操作规程2.3.5入住手续的办理2.3.5.1.入住建档：办公室在接到项目经理发出的《入住通知单》后，首先确认以下内容并建立业主档案。2.3.5.2入住日期。2.3.5.3入住位置（楼栋、楼层、房号、面积）。入住业主姓名、电话、工作单位、家庭成员、车辆及饲养宠物等情况。2.3.5.4办理入住2.3.5.5文员对证件进行核实,并将购房合同复印。2.3.5.6填写《入住登记表》，由业主填写《承诺书》、《合同书》、《家《安全防火责任书》、《装修管理协议》。2.3.6.7验房收楼，安排相关人员在业主交完入住费用后带业主验收房屋，并请业主将房屋存在的问题填入《房屋验收交接单》。2.3.6.8文员将业主资料存入业主档案并协助办公室主任进行统一管理。2.4业主服务查询程序2.4.1目的及时准确地解答业主疑问，使业主了解公司各种服务及设施设备的使用。2.4.2范围适用于业主所提出的各种咨询的解答。2.4.3职责办公室文员负责业主查询解答。2.4.4操作规程2.4.4.1业主查询方式：电话查询、来访查询。2.4.4.2电话查询2.4.4.2.1办公室文员接到业主电话查询时，要问清业主姓名、住址及查询内容。2.4.4.2.2针对业主查询问题，准确无误予以回答。若不清楚的问题，请业主留下联络方式，并向相关人员咨询后再回复。52.4.4.2.3式，并通知专业人员协助予以答复。2.4.4.2.4对重点的“业主来电查询”，需在《来电/来访登记表》上进行登记。2.4.4.3来访查询2.4.4.3.1文员负责来访查询业主的接待。2.4.4.3.2文员要仔细听取业主查询的内容，并予以回答，对不清楚的事情要进行记录。技术性强的问题应联络相关专业人员共同为业主进行解答。2.4.4.3.3不能立即解答的问题，请业主留下联络方式。待问题搞清楚后再予以回复。2.4.4.3.4对所有业主的来访，要做好记录。2.5业主意见征询操作程序2.5.1目的通过对业主意见的收集，了解服务效果，使服务信息得以及时反馈，确保服务效果满足公司的要求。2.5.2范围适用于对公司提供的服务控制。2.5.3职责督办、具体落实。2.5.4操作规程2.5.4.1的意见征询或调查表，由办公室主任编制，公司经理签批。2.5.4.2办公室负责公司《业主满意调查表》的发放和回收。2.5.4.3文员将业主意见汇总，并根据实际情况进行筛选分类后，对有效的相关部门在签收后负责公司对本部门所提意见的解决和处理。2.5.4.4业主进行沟通，了解问题的解决、落实情况。2.5.4.5门主管对问题进行分析判别，并对业主做出明确合理的解释。2.5.4.6办公室对回收的《业主满意调查表》进行统计分析，并将统计结果以书面形式上报经理。63管理制度3.1办公室钥匙管理规定3.1.1办公室所有钥匙必须指定专人管理。3.1.2公司各部门的所有办公用柜、办公桌抽屉、房间门（内部）、库房的钥匙，必须进行统一编号并将备用钥匙集中统一放在各部门指定地点进行封存。3.1.3各部门钥匙封存的指定地点的备用钥匙由保安部进行统一管理。3.1.4办公室文员负责将公司所有钥匙登记在《钥匙清单》中，并进行管理。3.1.5办公室主任每年对公司所有钥匙对照钥匙清单进行盘点、核对。3.2计算机使用管理规定3.2.1所有员工在使用计算机时需遵守本规定。3.2.2计算机只供本公司员工使用，初学计算机的使用者在操作中遇到难题，不得擅自处理，应向主管领导汇报并向相关技术人员求助。3.2.3在使用过程中，因事暂时停止使用时，应保存文件，并退出应用程序。3.2.4使用完毕计算机后，必须退出应用程序，以防止意外造成对机器的损害。3.2.5各部门使用计算机进行文件编辑处理时应建立部门子目录，避免在根目录下直接处理管理文件。3.2.6子目录的命名用各部门名称，如属个人专用文件应另设子目录进行处理。3.2.7文件名称使用汉字，要基本反映文件内容。3.2.8电脑文件处理应在硬盘上操作，并由公司设专人定期将所有文件进行备份。3.2.9用其它外部设备时应确保其中没有病毒，否则在使用前应进行病毒检查。3.2.10软盘、光盘中存储文件时应在软/光盘上做出标记，便于使用查阅。3.2.113.2.123.2.13遵守软/光盘的使用保护规定，防止软/光盘损坏时文件丢失。公司计算机维护由公司设专人负责。7理等。3.2.14工作时间禁止在计算机上