物业文件控制工作程序

物业文件控制工作程序本文提要：在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

1.0程序目的

通过对与管理处质量有关的文件(包括外来文件,如适用的国家、行业、地方标准、业主提供文件和上级发文等)的管理控制,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定,使管理处的各项工作依据正确的指示进行。

2.0适用范围

适用于管理处所有与管理工作有关的文件的管理与控制。

3.0主要职责和权限

3.1管理处客服中心文员负责公司管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。

3.2各部门负责人负责本部门文件的管理和控制。

4.0程序内容

4.1文件的编制、审核、批准

文件的编制、审核和批准按下述规定执行:

文件类别编制审核批准

4.2文件的归属、分类、编号

4.2.1管量处所有的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类,由管理处统一编号。

4.2.2管理处所有已审批的外来文件,根据类别交管理处客服中心文员和各部门负责人进行归档、分类。

编号方法如下:

(1)JYHT-QP-□□(程序文件)

(2)JYHT-□□-□□(工作手册)

(3)QR-□□-□□(操作表格)

4.3管理文件的有效性控制

4.3.1为确保管理处管理体系的有效性能够得到控制,对所有文件及表格采用版次来控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、第二次修改。

4.4管理体系文件发放

4.4.1程序文件的发放由管理处客服中心文员将程序文件复印,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。

4.4.2部门工作手册的发放,由管理处客服中心文员复印后,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。

4.4.3操作记录空白表格作为规范填写方式的文件,其发放由各部门责任人制定《操作记录表格一览表》,进行统一管理和控制。

4.5管量体系文件的保管和借阅

4.5.1管理体系文件由各部门责任人负责统一归档保管,严禁复印。

4.5.2如管理处内部员工需要暂借阅某种管理体系文件和资料,应到相关部门办理借阅和归还手续,并填写在《管理体系文件借阅登记表》。

4.6管理体系文件的更改

4.6.1在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,.并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

4.6.2管理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批,如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时,该部门/人需获得审批所需依据的背景资料,以保证修改之适宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与管理处。

4.6.3管理处客服中心文员接到已审批《质量体系文件更改申请表》和更改文件后,应更新文件原版,复印更改的管理体系文件后,按《文件发放/回收记录表》发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。

4.7管理体系文件的作废

4.7.1对于已作废的管量体系文件,由管理处客服中心文员或相关部门文件管理员统一保管,其上应注明“作废”字样,并在《管理处保留作废管理体系文件登记表》上登记。

4.8外来文件的管理

本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等。

4.8.1编号由收文部门对外来文件进行编号,编号方法为:

1)发文单位有统一的原编号时,保持原编号。

2)单位无统一编号时,由收文单位按收文

本文提要：在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

时间先后编号。

4.8.2外来文件的有效性控制

1)外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等,由文件归口部门填写《外来文件登记表》。对国家、行业、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件,并经审批后生效。

2)文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本,填写在《外来文件登记表》中,及时获取、更新和发放最新版本外来文件,确保公司使用的外来文件为最新有效版本。

4.8.3外来文件的发放

1)与物业服务质量有关的、有强制性要求的外来文件,由归口部门发放,同时,让接收人在《文件发放/回收记录表》上签收。

2)理性文件由行政人事部按公司领导批示传阅,不需编制文件控制清单。

5.8.4外来文件的保管

外来文件由归口部门分类造册,归档保管,借阅文件时应填写《管理体系文件借阅登记表》

5.0支持性文件

《操作记录控制程序》

6.0质量记录

6.1《外来文件登记表》

6.2《管理体系文件借阅登记表》

6.3《管理体系文件更改申请表》

6.4《管理处保留作废质量体系文件登记表》

6.5《文件发放/回收记录表

篇2：物业公司程序文件控制工作程序

物业公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.1物业公司程序文件控制程序页码:1/3

1.目的:

建立程序文件控制系统,明确文件的审批、分发、更改、借阅的程序。

2.适用范围:

适用于公司程序文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1公司“推行ISO9002标准工作小组”负责编写程序文件,由副总经理批准。

4.2综合办公室负责程序文件整理归档和日常借阅的管理。

4.3由综合办公室负责程序的发放,各部门存放一份相关的程序文件副本并遵照执行,并由各部门主任负责文件的保管。

4.4公司程序文件的更改必须经过副总经理签字认可,才能执行,综合办公室负责文件更改的换版。

5.工作程序:

5.1文件标识:

5.1.1所有程序文件应有以下标识:公司名称、标准、文件号、文件名、版号、发放编号、修改记录。

5.2文件的发布:

5.2.1公司各部门可根据各部门的实际需要建议发布新文件。公司各部门也可根据所使用文件在实际工作的应用情况,及时记录文件与实际工作不适的方面并提出改进意见。

5.2.2凡属本公司的员工都可以根据实际工作需要提出发布一个新程序文件,或改版某个已发布程序文件的要求,由部门负责人将草案上报管理者副代表审核，管理者代表批准。

5.3首版文件发布前,每一个文件必须进行校对,并审查文件是否合理及是否符合质量方针要求,只有经管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能确认是正式颁布。

5.4程序文件的借阅:

5.4.1公司所有程序文件的借阅都应经过管理者副代表批准,并在综合办公室填写《文件/资料借阅登记表》,方可借阅。

5.5程序文件的修改:

5.5.1程序文件的修改必须由申请人提出《文件修改报批单》,经过副总经理批准。修改文件的发布程序同首版文件发布程序。

5.5.2修改文件只有经过管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能被认为已正式发布并生效。

5.6首版文件和修改文件的发放:

5.6.1程序文件必须建立一个发放文件的主清单,主清单中应包括有发布文件的文件名、编号、发布日期、最新版本和分布发放范围,交副总经理审批。

5.6.2综合办公室主任依据副总经理批准的《程序文件主清单》,将程序文件副本盖受控文件专用章后分发到需要执行使用的部门,并要求收领文件人在《文件/资料发放登记表》上签字。

5.6.3部门负责人持有指导其部门工作的相关程序文件。

5.6.4改版程序文件由综合办公室主任负责在批准后三天内发放到原首版文件持有人或部门。

5.6.5所有程序文件必须加盖公司受控文件专用章后即视为有效文件,未加盖受控章和复印受控章文件为无

篇3：花园小区业主委员会工作文件控制程序

花园小区业主委员会工作文件控制程序

1目的

为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。

3引用文件

YJ-002(09)《北京市朝阳区YJ花园小区业主大会议事规则》

YJ-003(09)《北京市朝阳区YJ花园小区管理规约》

4术语

4.1提案：由业主委员会委员就某一问题提出的建议。

4.2决议：符合《北京市朝阳区YJ花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。

4.3公告：向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。

4.4公文：就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。

4.5外来文件：与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。

4.6受控文件：需要始终关注其有效状态的文件。

5职责

5.1业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决;

5.2业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档;

5.3业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。

6工作程序

6.1文件的编制和发布

6.1.1业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项;提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿;

6.1.2提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿;

6.1.3业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。

6.2文件的编号方法

6.2.1所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号;

6.2.2业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理;

6.2.3外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号;

6.2.4文件类型的简写如下：

业主大会决议：YJ

业主委员会决议：YT

公告：GG

公文：FW

收文：SW

合同：HT

6.3文件的收发和登记

6.3.1对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档;

6.3.2业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。

6.4文件的归档、保存和共享

6.4.1业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记;

6.4.2业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存;

6.4.3业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存;

6.4.4纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存;电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。

6.5文件的评审、更改

6.5.1业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审;

6.5.2经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废;

6.6文件的移交和销毁

6.6.1每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改;

6.6.2业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁;文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。

6.7文件的查阅

6.7.1业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责;

6.7.2前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。

7记录

7.1《提案/决议清单》

7.2《发文登记表》

7.3《收文登记表》

篇4：小区业主委员会工作文件控制程序

文件控制程序

1目的

为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。

3引用文件

YJ-002(09)《北京市朝阳区Z花园小区业主大会议事规则》

YJ-003(09)《北京市朝阳区Z花园小区管理规约》

4术语

4.1提案：由业主委员会委员就某一问题提出的建议。

4.2决议：符合《北京市朝阳区Z花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。

4.3公告：向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。

4.4公文：就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。

4.5外来文件：与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。

4.6受控文件：需要始终关注其有效状态的文件。

5职责

5.1业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决;

5.2业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档;

5.3业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。

6工作程序

6.1文件的编制和发布

6.1.1业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项;提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿;

6.1.2提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿;

6.1.3业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。

6.2文件的编号方法

6.2.1所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号;

6.2.2业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理;

6.2.3外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号;

6.2.4文件类型的简写如下：

业主大会决议：YJ

业主委员会决议：YT

公告：GG

公文：FW

收文：SW

合同：HT

6.3文件的收发和登记

6.3.1对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档;

6.3.2业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。

6.4文件的归档、保存和共享

6.4.1业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记;

6.4.2业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存;

6.4.3业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存;

6.4.4纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存;电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。

6.5文件的评审、更改

6.5.1业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审;.

6.5.2经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废;

6.6文件的移交和销毁

6.6.1每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改;

6.6.2业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁;文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。

6.7文件的查阅

6.7.1业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责;

6.7.2前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。

7记录

7.1《提案/决议清单》

7.2《发文登记表》

7.3《收文登记表》

篇5：E物业文件控制工作程序

E物业文件控制程序

1目的

对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3．1总经理负责批准发布质量手册、各部门工作手册。

3．2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。

3．3各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。

3．4质管部负责组织对体系文件的管理、控制。

3．5管理部负责对公司行政管理性文件及与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。

3．6工程部负责工程技术类文件的管理、控制。

3．7各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。

4程序

4．1文件分类及保管

4．1．1质量手册（包含了所有服务过程控制的程序文件），由质管部备案保存。

4．1．2公司第二级质量管理体系文件分为两类：

a）部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等），工作标准（岗位责任制和任职要求等），技术标准（国家有关的法律法规、服务规范、服务提供规范、质量控制规范等），部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报质管部备案存档；

b）其他质量文件：可以是针对特定服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

4．1．3公司级管理性文件，如各种行政管理制度，物业、业主和住户档案，部分外来文件，包括政府主管部门发出的文件等，由管理部保存。

4．2文件的编号

4．2．1质量管理体系文件的编号

a）质量手册：公司名称-ZS-版次，手册中各章以章节号区分；

例如：××-ZS-01，表示公司质量手册第1版；

b）质量记录：主管部门-质量手册中的文件章节号-记录编号，例如：ZG-5．4-01，表示质管部在质量手册中第5．4章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件；

c）各部门其他质量文件：部门-文件顺序号-年号，例如：GL-05-2000，表示管理部于2000年发放的第5号文件。

4．2．2各部门规定如下：

管理部：GL，质管部：ZG，工程部：GC，财务部：CW，保安部：BA，绿化部：LH，清洁部：QJ。

4．3文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。

a）质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放；

b）各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放；

c）各部门业务范围内的文件由相关人员编写，部门经理审批，由部门资料员登记、发放；

d）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4．4文件的受控状况

文件分为："受控"和"非受控"两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

4．5文件的更改

a）质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录；

b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

c）所有被更改的原文件必须由其主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4．6文件的领用

a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用；

b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，

并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。

4．7文件的保存、作废与销毁

4．7．1文件的保存

a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；

b）各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查；