公司预付账款管理实施细则

［源自央企］公司预付账款管理实施细则（适用于各类企事业单位）<i>本制度适用于各类企事业单位预付账款管理，对付款流程、审批限额、合同管理、复核对账等均做了要求。</i>公司预付账款管理实施细则第一章总则第一条为加强公司预付账款管理的需要，有效控制和降低预付账款风险，缩短资金占用时间，加快资金周转，提高资金使用效率，结合公司实际情况制定本实施细则。第二条本细则适用于公司各类预付账款的管理。第二条本细则所称的预付账款包括：货物未到或费用未发生而先付款产生的实际预付账款和货物己到或费用己发生但发票未到而先付款产生的账面预付账款两种。本细则所称的货物或费用包括：业务部门采购的药品、行政部门采购的固定资产、装修改造工程、仓储部门采购的物资以及其他部门发生的各种经营类费用。第四条参考依据（一） 《公司资金计划管理办法》（二） 《公司内部控制管理办法》第二章管理职责与分工第四条预付账款的管理工作由业务部门、财务部、法律风控部分工负责。业务部门是预付账款的直接责任部门，业务经办人是直接责任人，负责与供应商的联系对账、督促供应商发货、应退回款项的催收。财务部负责预付账款的核算、对账和信息反馈，以及预<i>本制度适用于各类企事业单位预付账款管理，对付款流程、审批限额、合同管理、复核对账等均做了要求。</i>付款项支付控制。法律风控部负责逾期预付账款的预警、为催收款项提供法律支持以及相关考核奖惩。第五条公司可视情况成立由业务分管领导牵头，以业务部门为主，财务部、法律风控部配合的清欠小组，对于逾期的预付账款及时催收处理。第三章预付款项合同的签订第六条凡是需要预付款的项目，必须签署合同且经法律风控部和财务部审核。财务部必须核查付款是否严格按照合同条款执行。第七条业务部门是合同签订、执行的具体部门，主要负责合同签订前的市场调查、供应商信息管理、招投标管理、合同谈判；合同文本的起草、签订、履行、变更、解除、纠纷的处理；合同台账、合同档案的管理等活动。第八条业务部门因业务或市场因素的需要签订预付款合同的，事先必须对客户进行资信调研，摸清实力和信誉，并出具书面资信调研报告报部门负责人或分管领导审批，作为合同审批的重要依据。第四章预付款项的支付第九条所有的业务合同签订后，经办人需要立即或在第一次支付合同款项时提交一份合同原件或电子扫描件给财务部。若暂无法提供合同原件或扫描件的，需总经理确<i>本制度适用于各类企事业单位预付账款管理，对付款流程、审批限额、合同管理、复核对账等均做了要求。</i>认方可付款。第十条预付款项的支付必须按照合同约定严格执行，严禁合同外付款。第十一条预付款项经办人需提供以下单据备查《采购订单》或是《采购计划申请单》（确定货物部门归属和审批手续）；《价格确认单》或能确认价格经审批的文件（确定货物价格经过相关审批）特种专项物资审批单如《固定资产采购申请单》（确定专采购已经办理专项手续）；其他能证实相关业务已经在进行的单据如预付运费时的《送货单》等；第十二条支付审批程序（一） 药品采购类支付金额不超过10万元经办人-财务预审-申请部门负责人审核-分管领导审核-总经理审批-财务部长审核-出纳付款支付金额超过10万元但不超过500万元经办人-财务预审-申请部门负责人审核-分管领导审核-总经理、财务总监联签-财务部长审核-出纳付款支付金额超过500万元必须经总经理办公会同意后按照“支付金额超过10万元但不超过500万元”的流程进行付款。（二） 固定资产、工程、经营费用类<i>本制度适用于各类企事业单位预付账款管理，对付款流程、审批限额、合同管理、复核对账等均做了要求。</i>支付金额不超过5万元经办人-财务预审-申请部门负责人审核-分管领导审核-总经理审批-财务部长审核-出纳付款支付金额超过5万元但不超过10万元经办人-财务预审-申请部门负责人审核-分管领导审核-总经理、财务总监联签-财务部长审核-出纳付款支付金额超过10万元必须经总经理办公会同意后按照“支付金额超过5万元但不超过10万元''的流程进行付款。第十三条各部门于每周五下班前将下周需预付账款的相关单据提交至财务部，财务部审核审批程序符合财务规范才能按规定时间安排付款。第五章预付账款的监控第十四条原则上，公司先款后货的采购业务合同发货时间不能超过十五天。因业务拓展需要，发货期限超过十五天的，作为特殊业务合同对待，应提高或供应商的资质等级要求，要求其提供足额有效的担保，并由法律风控部进行专项监控。第十五条经营预付款项支付后，业务部门必须在货物收货后十五日内取得发票并到财务办理入账手续，未及时办理入账的纳入部门绩效考核。工程预付款项支付后，须及时按合同约定开具发票到财务办理入账手续，未及时办理入账的纳入部门绩效考核。其他性质的预付款项支付后，必须及<i>本制度适用于各类企事业单位预付账款管理，对付款流程、审批限额、合同管理、复核对账等均做了要求。</i>时开具发票到财务办理入账手续，付款后一个月内无理由未及时办理发票入账的直接转为经办人员个人借款从当月工资中扣除，不足扣除的将从部门主管工资中扣回，直至足额扣回为止。第十六条业务部门应跟踪供应商的发货情况，对未按期发货、提交发票的供应商应及时联络催促解决。第十七条业务部门应建立业务台账及相关管理表格，逐笔、详细、动态反映每个供应商的预付账款（或收发货情况），以及债权余额情况。业务部门每周应编制供应商债权报表报送给财务部、分管领导、总经理。第十八条财务部要及时对预付账款进行账务处理。为避免将既有“预付账款”又有“应付账款”的公司入账错误，财务部每月要对账户进行重分类调整，每月结账后，要对“预付账款”和“应付账款”进行重分类。将“预付账款”的贷方重分类至“应付账款”的贷方，将“应付账款”的借方重分类至“预付账款”的借方，从而得出正确的“预付账款”余额，编制《预付账款余额明细表》（附件1）。并与采购部核对，对问题款项需查明原因。第十九条业务部门必须加强对对方客户的跟踪与评估。每月8日前财务部门将“截止上月底需分析评估预付账款客户清单（主要包括预付账款金额较大、期限较长的客户广提供给业务部门，由业务部门15日前对每笔预付账款由相关业务经办人提交月度风险评估报告。风险评估报告必须包括：1.预付款项合同的签订情况；2.预付款项支付的情况；3.预付<i>本制度适用于各类企事业单位预付账款管理，对付款流程、审批限额、合同管理、复核对账等均做了要求。</i>款项合同的执行情况；4.发票入账情况；5.合同执行需防范的风险点及可能己经存在的风险；6.防范或解决风险的具体措施以及此业务直接责任人、相关主管。第二十条财务部应于每月8日前向法律风控部提供上月预付账款账龄明细表。对账龄超过三个月的预付账款，法律风控部应向业务部门提出书面预警。第六章责任追究第二十条预付款项支付后，因各种原因给公司造成损失，公司有权追究相关责任人和主管领导的责任。损失包括以下三个方面：1.预付款项支付后货物或设备未到而形成的坏账损失；2.货物或设备己到但无法获得发票而损失的税款;3.与处理该项损失而发生的各种费用。第二^一条建立公司预付账款责任追究措施因主观故意与供应商勾结给公司造成损失的行为由公司按处理，并上报司法机关依法追究法律责任；因失察、责任心不强等原因造成预付账款损失的，依公司员工管理相关规定处理。由于不可抗力，如各种自然灾害及国家政策影响造成的，责任部门应汇同公司法务部门详细研究应对，尽最大可能降低公司损失，原则上不追究责任。以上三种情况的认定由公司业务经办部门提出报告，由总经理办公会审议决定。<i>本制度适