浅谈合同管理在工程项目管理中的应用

浅谈合同管理在工程项目管理中的应用

鉴于金融危机滞后的经济形势，国家采取了一系列经济政策，鼓励企业积极“离开”。这对中国参与国际工程合同的公司来说是一个很好的机会。但是另一方面我们也应该看到,我国从事国际工程承包的企业还存在很多不足之处,特别是在合同管理方面,这些问题往往会给企业带来很大的损失,所以如何加强对合同的管理,建立起适合企业需要的合同管理制度体系,是所有从事国际工程承包的企业所亟需解决的问题。1.合同管理中的问题1.1同遵守合同的意识不强我国从事国际工程承包的项目管理人员大多数都具有国内工程项目管理的经验,受到国内一些习惯做法的影响,对合同的认识比较肤浅,重视合同遵守合同的意识不强。项目管理工作有时并不是以合同为唯一的依据,而是以业主的命令为依据。对合同管理工作不够重视,对于项目进行过程中由于业主的原因造成的损失没有按照合同规定来维护自己的权益。而在国外,合同管理是项目管理的核心工作,贯穿于项目的全过程,合同管理的好坏将直接影响到项目的成败,项目管理的一切问题都将以合同为依据来解决。如果对合同管理工作没有引起足够的重视,项目将很难取得成功。1.2从规范的角度来看,对合同条款的修改、调整、加在当今国际工程承包领域,FIDIC合同条件是一种使用比较普遍的标准合同条件,也是公认的相对公平合理的合同条件,但即使如此,业主还是可以在专用条件中结合项目和自身要求进行修改、调整,增加一些对自己有利的合同条款。我国的承包商往往对于合同条款的理解还不够充分,对于一些国际惯例以及合同中的默示条款没有引起足够的重视。例如,在我国一般认为施工单位只要照图施工,就不承担任何设计图纸错误的责任。而在西方的工程合同也明示地规定承包商不承担业主提供的设计图纸错误的责任。但在西方大量的判例中却规定承包商有对设计图纸错误警告的默示义务。因而,如果承包商对于一个合理的胜任的承包商应能发现的图纸错误而未警告业主时,则承包商不能获得由此带来损失的赔偿。1.3对要求更高的要求国际工程承包是一个复杂的过程,涉及工程技术、经济、法律等各个方面,因此对合同管理人员也提出了更高的要求。但是由于我国建筑市场整体发展水平与发达国家还有不小差距,再加上东西方文化传统习惯的差异以及语言能力、法律合同知识及实践经验和技巧不足,这些都制约着我国企业合同管理的发展,也造成了我国专门从事国际工程承包合同管理工作的人才的匮乏。1.4超标合同条款事项的管理在国际工程的实施过程中,由于受到潜在的外部环境不确定因素的影响,再加上规划设计的变更和人为的干扰,使项目的工期和造价等方面都存在着变化的可能,超出合同条款规定的事项可能层出不穷,从而使得对工程变更及索赔的管理变的尤其重要。我国的国际工程承包企业在遇到可以索赔的机会时往往反应比较迟钝,索赔文件的编制速度比较缓慢,再加上承包商由于语言、风俗习惯等的差异,往往不能与业主方进行有效的沟通协调,对于索赔过程中遇到的争议问题双方不能达成一致意见,并且即使索赔成功,索赔的资金也很难及时到位,从而在一定程度上造成了项目资金的紧张状况。1.5未建立实践的合同管理机构未能建立起一套合理、严谨的合同管理制度体系。未能在总部、分公司和各个项目部分别设立专门的合同管理机构或者是虽然分别设立了专门的合同管理机构,但是未能对合同的审核、签订、履行、变更、终止、考核等全过程进行系统化、规范化的管理。2.提出建议2.1合同意识不强合同管理工作是工程项目管理工作的重要组成部分,贯穿于工程实施的全过程,对整个工程的实施起到控制和约束的作用。在现代工程中,没有合同意识,则项目管理目标不明确。没有合同管理,则项目管理难以形成系统,难以有高效率。因此要提高全体员工的合同管理意识,对项目实施的全过程和各个环节进行有效的合同管理。2.2全程参与合同签订与履行过程中参与协商规范化加强对FIDIC合同条件等标准合同条件的学习研究,同时在实际合同的签订与履行过程中要安排专门的合同管理人员全程参与,全面分析和正确理解合同文件,明确我方的权力与义务,对于一些不合理的合同条款要在合同签订之前主动向业主提出,并且争取对自己有利的条款。2.3提高企业管理人员的专业素质可以外聘一些法律、语言和合同管理方面的专家到企业任职,就合同管理中遇到的实际问题对其进行咨询。同时也要从企业内部挖掘潜力,对合同管理人员进行定期或不定期的培训,包括建筑、法律法规、合同、管理等专业知识,提高其相关专业知识水平,同时鼓励合同管理人员深入建设工程现场,密切联系实际,不断积累合同管理的实践经验,力争培养出对工程、法律、语言比较精通的合格的合同管理人才。2.4明确的索赔依据在国际工程市场,索赔管理是合同管理必不可少的一部分,是承包商保护自身正当权益、弥补工程损失、提高经济效益的重要手段。据统计,有些国际工程项目通过成功的索赔能使工程收入的改善达到工程造价的10~20%,有些工程的索赔额甚至超过了工程合同额本身。因此如何做好索赔工作,已经引起了承包商的高度重视。要做好索赔管理,必须熟知相关的法律法规及合同条款,以合同为依据进行索赔。要有主动索赔的意识,在出现索赔机会时,及时充分的收集索赔的证据资料并妥善保管,整理后提交工程师与业主。对于索赔过程中的争议事项,要积极与业主进行沟通,说明索赔的合理性和可行性,争取业主在费用和工期上的补偿,以维护自己的利益。2.5建立合同管理组织体系与运行体系首先要建立和完善与合同管理相关的管理制度,通过制度来规范协调各方的工作,使合同管理有关各方做到分工明确、职责清晰,相互配合完成合同管理的工作。其次要自上而下的建立合同管理的组织体系与运行体系,配备相应的有合同管理经验的人员到各个岗位,然后对合同管理的任务进行分解,具体落实到组织中的每一个成员。同时在组织运行过程中,做到信息传递及时准确,决策迅速,遇到问题及时沟通以便能够