文件和记录管理控制程序

WISIN-QPGL-001-2023A0文件编号青岛维思佰特工业科技版本页码/页次生效日期1页WISIN-QPGL-001-2023A0文件编号青岛维思佰特工业科技版本页码/页次生效日期1页年9页文件和记录治理把握程序文件名称月日目的用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能准时获得最最正确的文件。适用范围公司各部门治理文件的编制、管制方法。供方及客户文件〔如技术图纸、测试报告、使用说明书等〕的把握方法。〔。确保对质量筹划和运行所必要的外来文件得到识别，并把握其分发。适用于本公司质量治理所要求的全部文件、记录的治理和把握定义注释受控文件：但凡直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。文件：质量方针：由组织的最高治理者正式公布的该组织总的质量宗旨和方向质量目标：在质量方面所追求的目的。〔过程。具体说明。它是程序文件的支持性内容。范围。职责总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。治理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。治理部负责空白表单、记录的治理。部门负责各自部门相关联记录的治理。文件把握职责表一二文件类别编写三作业指导书相关部门审核治理者代表批准保存代表治理部四五表单随相关二、三级文件一同审批文件作业程序挨次号部门代号文件类别挨次号部门代号文件类别公司代号XXX〕注释：WISIN文件类别：质量手册—QM；程序文件—QP；作业文件—QWSOP；表单记录—QR挨次号：001～999。各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。外来文件的编码以外单位编码为准。各标题内小标题挨次如下格式：5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1(a)以此类推受控文件把握的一般要求A/0A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推.同一类受控文件要求承受标准格式，以便于制定、保存。5.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。文件制定/修改/废止作业准后执行。修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/修订后将最版本文件提交治理部存档。的图纸原稿交治理部存档。录表》中。文件分发与回收文件制定/修改后，治理部依文件编写原则对文件进展编号和制定版本号，并受控文件分发要求：质量手册的发放以质量手册把握为准；《程序文件》发放至公司各职能部门；各部门所制定的三级文件，发至使用部门，其它部门假设需要再申请。中予以把握。相关部门。在文件分发过程中，治理部须收回原有的旧版文件，并应在《文件分发/回收记录表》中签收。版本。文件的保存容，原稿统一交到治理部存档备份。文件原稿由治理部存档治理。每个工程/生产使用的受控图纸、BOM文件的增补/图纸//执行。文件的借阅把握还。非工作需要借阅质量文件与外来文件，保存部门有权拒绝.意方可.外来文件的治理来文件进展明确的标识和理解。如：检验报告单及客户订单，技术图纸等.品管部应猎取与产品品质相关的法律、法规、行业标准等。(d)其它相关的部门应收集与本部门业务相关的各项外来文件。外来文件的标识与治理为便利使用与取阅应将外来文件进展明确的标识，分类摆放。全部的外来文件必需填写于“外来文件清单”中，以便查阅。从外部猎取的外来文件，应依据其性质和变更的特点，由总经理或其授权人监视进展定期(半年或一年/一次)向外来文件的所属单位追询其版本状况，以便能准时更或作废。记录治理程序记录的分类与质量治理治理有关的记录主要有：与培训记录、设施治理记录、产品和过程监视和测量记录等等。与选购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有：统计技术的应用记录、顾客投诉及效劳记录等等。〔如：书面的表格形式、报告文件形式等、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。记录表格的设计、审批、印制和领用。权人审批后交人事部印制。印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门依据需要从仓库领用。记录的填写记录由开展该项活动的直接责任人按要求准时填写，填写要求如下：不任凭涂改。需更改的局部实行划改，但需更改人签字并注明更改时间。准时：按规定时间填写、传递，觉察问题应马上订正。画“记录的治理记录的编号各种记录表格也是治理文件的一局部，其编号与对应的文件章节相关联。 质量记录的编号构造如下：版本号修改次挨次号版本号修改次挨次号表格代号部门代号公司代号XXX〕编号含义：公司代号: XXXXXX表格代号：作业指导类文件：QW/SOP:QR/JL3〕部门代号:总经办：ZJL；市场部SC；治理部GL；技术部JS；品质部QC；供给链治理部GYL；挨次号:为表格序列号，以数字编号，数字取值范围是“01~99”版本号:为文件版本号，以字母编号，取值范围是“A、B、C…”修改次:为表格修改次数号,以数字编号,取值范围是“0-9”记录的收集、归档、储存和保管易于查找。治理部负责建立“公司记录表格清单”。编写名目，建立台帐，以便检索和查阅。c〕记录的储存与保管，必需防火、防潮、防霉、防虫蛀，常常检查，避开丧失。d〕文件记录的查阅、借阅和复制查阅文件记录，原则上在保管文件记录的部门进展，不得外借，不得涂改、加批和办理相关手续。其他人员需借阅或复制质量记录的，应经相应部门负责人批准。文件记录的处理下予以销毁。电子文档需要由治理部专人定时备份、定时杀毒和定时整理归档；并保存〔建立档案室。由治理部专人相关文件《公司文件清单》《文件∕图纸∕技术资料申请单》《文件分发∕回收记录表》《文件修订记录表》《外来文件清单》《文件制订∕修订∕废止申请单》(g)8、附件文件印章：受控文件章、外来文件章、作废文件章9内部受控文件工作流程图文件编制〔初稿〕文件编制〔初稿〕提出文件制订文件审核提出文件修订文件批准提出文件作废文件发放文件签收、使用文件回收文件治理文件归档外来受控文件流程图文件收录文件收录文件批准〕文