证照类档案管理办法

10证照类档案治理方法〔试行版〕第一局部 总则第一章目的第一条为明确集团、区域、工程的证照治理权责，提高证照档案的真实性、完整性、准确性，确保工程合法合规开发，特制定《证其次章适用范围其次条本方法适用于集团全部工程在开发过程中形成的证照及图纸档案的治理，具体分类标准如下表所示。区域办公室归档范围一级二级类目序归档范围和条款保管类目号期限01营业执照永久02资质证书永久03成交确认书、挂牌出让公告永久04国有土地出让/转让合同永久05建设用地规划许可证永久06国有土地使用证永久开07竣工档案接收证明书永久发工程开发08立项批复/核准意见永久证重要证照09环境影响报告书的批复永久照010110建设工程规划许可证永久0111建筑工程施工许可证永久12商品房预售许可证永久13规划验收合格证永久14消防验收意见书/消防范案受理凭证永久15环保验收批复永久16竣工验收备案表/证永久17股权收购资料永久区域办公室归档范围一级 二级 序类目 类目 号

保管归档范围和条款期限01土地款发票永久02承租土地合同永久03建设工程选址意见书及审批表01土地款发票永久02承租土地合同永久03建设工程选址意见书及审批表永久04建设工程选址规划审定通知书永久05投资打算立项申请永久06工程可行性争论报告的批复永久07建筑地名命名批复永久08排污许可证/排水许可证/噪声排放许可证永久09地质工程勘察合同/工程勘察合同/建筑工程合同永久10修建性详规/具体规划核准申请/具体规划审定通知永久11防空地下室易地建设意见书永久12诚信手册永久13防雷装置检测报告/防雷装置检测合格证永久14施工图设计审查文件永久15人防验收意见申请永久16河道治理工程申报审批表永久17商品房价格备案登记表永久18门牌编订批复/街名地址编号备案资料永久19商品房预售款监控专户证明/专用帐号监管协议建设永久20政府事项交办通知书/标准批复永久21工程设计审核意见书永久注：由于各个地方政府部门对证件办理要求不一，因此移交的档案包含但不限于上述档案。区域工程技术部归档范围一级 二级 序类目 类目 号

保管归档范围和条款期限基建工程020102基建工程020202

工程质量检测报告/室内环境质量检测报告 永久工程质量监视报告 永久绿化工程竣工验收表 永久电梯安装检验合格证/电梯移交表 永久竣工综合验收合格证 永久总平面及竖向规划图 永久修建性具体规划图 永久房屋宗地平面图 永久规划证附图 永久规划验收附图 永久防雷核准图 永久绿化系统规划图/道路系统规划图 永久消防报建图 永久施工审查图 永久10 人防施工图 永久注：由于各个地方政府部门对证件办理要求不一，因此移交的档案包含但不限于上述档案。第四条集团运营中心档案治理职责：〔一〕负责档案治理制度体系建设及档案治理标准制定。〔二〕负责审核证照档案的真伪。〔三〕负责档案系统的维护、工程建档及区域、工程人员档案系统权限设置及培训指导。〔四〕负责审核各工程在系统内移交的证照及备份。〔五〕对工程实体档案的治理状况检查督导。〔六〕对区域档案治理状况开展考核评估。第五条区域档案职责〔一〕负责落实集团档案治理要求。〔二〕建立完善各工程证照治理流程。〔三〕对工程移交的实体档案准时建档并做好借阅归还登记。〔四〕负责对区域内各工程的证照治理状况进展检查督导。第六条工程证照档案治理员职责〔一〕负责落实集团及区域档案治理要求。〔二〕准时将真实的证照按要求移交档案系统。〔三〕准时完整移交实体档案至区域档案治理部门。〔四〕对重要电子证照进展本地存档。〔五〕对保存在工程的实体档案准时建档并做好借阅归还登记。第七条正确处理好利用与保密的关系，增加保密观念，机密资识。第八条档案室为公司重要工作场所，任何无关人员未经许可不得进入；档案室内一切设备、设施，未经许可不得使用。第九条档案借阅者应严格遵守治理规定，依据范围查阅档案，不得随便翻阅其它未经同意查阅的档案资料。第十条公司在职工作人员调离时，需按档案室要求整理已形成的档案资料，并退还所借档案，档案员审查无误签字后，才能调离。档案治理员调离，应由部门经理监视办理，档案交接完毕后，方能调离。其次局部电子证照治理方法第一条治理范围〔一〕权限申请：催促工程、工程人员变更后准时申请档案治理权限。〔二证照档案。其次条档案系统治理〔一〕登陆指引BIP〔二〕证照治理范围序号证照名称序号证照名称1营业执照11建筑工程施工许可证2资质证书12商品房预售许可证3成交确认书、挂牌出让公告13规划验收合格证4国有土地出让合同14消防验收意见书5建设用地规划许可证15环保验收批复6国有土地使用证16竣工验收备案表7竣工档案接收证明书18公司章程〔合作工程〕8立项批复19公司年报〔合作工程〕9环境影响报告书的批复20工程月报〔合作工程〕10建设工程规划许可证21〔合作工程〕第三条移交要求〔一〕依据“档案系统证照移交要求及模板”内各证件模板移交证件。〔二pdf的白边、黑框、黑边、杂物等。〔三〕电子档案如施工证，左右连着的档案，正文两页要作为一理，保证档案原貌。〔四〕移交更改件时，必需在系统内备注。〔五〕特别状况先取得复件后取得原件时，准时告知相关人员。第四条电子备份〔一〕取得档案原件/复件时，需准时对所取得证照扫描/拍照，利用文件效劳器或共享文件夹实现档案电子档的安全保存及共享。〔二存放电子版文件。〔三〕负责治理电子档案并供给利用。第三局部实体档案治理第一条档案保管〔一〕开发过程中证照原件区域自行设定保存地点〔可在区域办公室统一保管也可工程自行保管〕〔二〕各工程实体档案在竣工后三个月内需移交至区域办公室或区域工程技术部统一保管。其次条档案汇编〔一〕档案资料整理1、档案需进展系统整理，依据“一案一卷或数卷”的原则，将不同类型的档案材料分成不同的案卷。2、档案整理期间，应按工程及档案数量按实际状况进展分类。少，可按开发流程与其它档案类型编制在同一全宗内。3、档案及图纸应准时按标准建档，同一全宗内的各类证件应进展注销、存档。4、整理档案必需做到完整、准确、系统；字迹清楚，制止使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料。5订书针等)，用细线或对纸张无损害的粘合剂将同一份材料的各页重缝〔粘〕A4A416幅面的用A46、卷内文件排列挨次。卷内文件材料排列的原则是：结论性材译文在前，原文附后；其它在办案过程中形成的材料，按内容的重要程度或时间先后排列。7、档案编目。每个资料盒均建立卷内名目，并依据卷内名目的有序号的资料柜中妥当保管。8水书写或黑墨打印，要求字迹标准清楚、真实准确。卷内名目待一页写满后整页打印替换手写版。9打印脊背。〔二〕图纸治理1、竣工图承受手风琴式折叠，大小为四号图幅。2、编制图纸名目后，按挨次装入资料盒。第三条档案归档〔一〕开发过程中使用的资料可参考工程总办现行使用的打孔文件夹，档案装入打孔文件保护袋后归档。〔二〕竣工资料归档统一使用标准的纸质资料盒。〔三〕资料盒装不下涉及文件或记录时，可承受一样标识的几个资料盒进展，同时应依据报建的工程工程分别建立、收存。〔四〕归档档案一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专属需全都性。〔五〕归档的文件、材料、图件应完整、准确。文件书写和载体材料能耐久保存、整理符合标准。〔六归档的纸质档案原则上应与相应的电子档案一并存档保存。〔七〕归档档案应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件归档后不得更改。第四条档案图纸移交〔一〕档案移交1、工程或组团原则上竣工三个月内，应将全部档案收集齐全，妥当整理，按类别、名目挨次号排列整理后移交。〔二〕图纸移交1、移交范围：规划报建、施工报建、消防、防雷等报建或各项〔指有政府部门盖章的批复图纸〕。2、移交要求：图纸移交需附上图纸移交清单〔用A4〕，并在图纸袋正面、侧面分别注明图纸名称、苑区名称及期数、图纸类型、型号〔按挨次〕、份数等内容。3、移交数量：图纸移交不超过一式一套。〔三〕移交要求1、检查档案资料的完整、准确性后，编制移交清册，移交档案。重要工程的文件材料移交时应编写归档说明。2、接收移交档案时应全面检查归档资料的质量和数量。3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式两份，交接方各留一份以备查考。第五条借阅治理〔一发和治理中的作用。〔二〕档案及图纸的相关借阅手续1、档案图纸借阅时，工程人员持员工证借用，出示《员工证》借出，同时填写附表1后由工程部负责归还。2、假设需借阅档案只有一份原件，需复印一份存档。3、借件人需做好借阅登记。4、假设借用证件数量较多或档案用于紧急事务时，应提前通知区域办公室档案员。5、未经档案员同意，不能擅自进入档案室；借或复印档案时，需确保其安全性，严禁撕毁转借、折叠、污损、拆散、抽出、折皱和丧失或剪裁资料；不得在档案资料上划线、圈点、打叉、涂改，更不得带走原文件。6、因治理不善造成档案资料损坏、丧失或觉察特别问题，应准时报告相关档案员。〔三〕档案的变更、注销1、假设证件、资料由于某些缘由需办理变更、注销手续的，借用人提交变更后的有效证件，同时告知相关档案员。〔四〕外借档案定期追还1、外借档案使用后应马上归还，双方当面核对无误后注销借件记录。2、档案借阅实行季度清零，每季度将借阅出去的全部档案都追还至档案室。3、档案在归还期内尚未使用完毕，应进展续期借用。第六条档案室治理1、档案保管必需有专用房间或铁质箱柜，保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防盗、防尘、防霉、防高温、防虫鼠等要求，为档案的安全保管和供给利用制造必要的条件。2、档案员应常常对档案进展保管状况的检查。如觉察问题要准时报告，同时应实行补救措施，削减档案的损失。3、