合同管理措施

合同管理措施第一节合同管理的依据•业主与承包单位签订的施工承包合同文件。•国家和当地有关法令、法规和规定。•业主与承包单位在施工过程中签订的补充协议。•有关规范、标准和规程。•业主、监理和承包单位在施工过程中产生的有关文件或记录。•第三方对工程做出的科学结论等。第二节合同管理的原则合同管理的总原则是全面监督、重点控制、专项管理。监理控制的重点是工程变更、工程转让与分包、工程延期和费用索赔，对其要实施专项管理。一、 合同原则监理工程师对合同事宜的处理应严格遵循合同文件确定的范围、原则、方法和程序。二、 以事实为依据的原则监理工程师对合同事宜的处理，应以发生并确切记载的事实为依据。三、 科学和公正原则监理工程师对合同事宜的处理，应做到科学和公正。第三节工程变更一、 一般规定任何对原工程形式、数量、质量和内容的改变，统称工程变更。业主、监理和承包单位都可以提出工程变更，但任何工程变更都必须以监理工程师签发的经业主批准的工程变更通知和工程变更令为准，并由监理工程师监督承包单位实施。工程变更应符合国家现行规范、规程和技术标准，且要求内容表示准确、图示规范。监理工程师只对总承包单位签发工程变更通知，涉及分包单位的工程变更由总承包单位转发。工程变更的内容应及时反映在合同工程施工图纸上。工程变更涉及的费用增减按照合同文件有关规定办理。二、 工程变更程序目的控制工程变更按合同文件实施，变更费用按合同规定支付。要求设计变更、工程洽商无论由谁提出，均需按设计变更、工程洽商的基本程序进行处理。设计变更、工程洽商记录必须经监理单位签认后，承包单位方可执行。设计变更、工程洽商记录的内容应符合有关规范、规程和技术标准。设计变更、工程洽商记录填写的内容必须表述准确、图示规范。设计变更、工程洽商的内容应及时反映在施工图纸上。分包工程的设计变更、工程洽商应通过总承包单位办理。设计变更、工程洽商的费用由承包单位填写《工程变更费用报审表》报项目监理部，由监理工程师进行审核后，总监理工程师签认。设计变更、洽商的工程完成并经监理工程师验收合格后，按正常的支付程序办理变更工程费用的支付手续。第四节工程延期一、一般规定由于承包单位自身原因所造成或合同文件约定不允许提出延期的项目，监理工程师不予受理。在延期事件发生后，承包单位须按照监理工程师要求的内容和方式，将可能发生的损失控制在最小范围内，否则，监理工程师有权根据合理情况评估延期。承包单位向监理工程师提交的所有证据和资料必须真实，否则监理工程师有权根据自己掌握的证据进行评估。在监理工程师进行现场取证时，承包单位应予以配合。延期事件发生后，承包单位应在合同规定的期限内向监理工程师提交书面工程延期意向，否则，监理工程师有权不予受理。要确认延期，必须延期事件属实，合同条款运用准确，延期事件发生在被监理和业主批准的网络计划关键路线上。二、工程延期管理工作要求1.目的及时受理工程延期项目，使工程延期造成的影响和损失降至最小。2.要求发生工期延期事件，并有持续性影响时，承包单位填报“工期延期申请表”。为证明延期项目的成立，承包单位应及时收集相关证据，做好有关记录。延期申请报告内容：延期的合同依据，延期事件的描述，申请延期时间，申请延期时间的计算资料，有关延期的其他资料、文件、记录。项目监理部审查同意后，签发“工程延期审批表”。经项目监理部审批的最终合理工期经建设单位批准后将作为新的合同工期，并严格执行。第五节费用索赔一、一般规定由于承包单位自身原因所造成或合同文件约定不允许索赔的项目，监理工程师不予受理。在索赔事件发生后，承包单位须按照监理工程师要求的内容和方式，将可能发生的损失控制在最小范围内，否则，监理工程师有权根据合理情况评估索赔。承包单位向监理工程师提交的所有证据和资料必须真实，否则监理工程师有权根据自己掌握的证据进行评估。在监理工程师进行现场取证时，承包单位应予以配合。索赔事件发生后，承包单位应在合同规定的期限内向监理工程师提交索赔意向，否则，监理工程有权不予受理。费用索赔涉及的费用在中期支付中办理。二、索赔办理程序受理索赔意向书费用索赔事件发生后，在合同规定的期限内，承包单位应向监理工程师提交索赔意向报告，详细阐明索赔的原因、依据、范围等，并抄报业主。否则，监理工程师有权不予受理。签发监理指令在接到承包单位提交的索赔意向书后，监理工程师应立即以书面形式指令承包单位立即采取相应措施，将索赔可能造成的影响和损失降低到最小，并指令承包单位提供或连续提供该索赔意向的有关证明资料。搜集整理证明资料为证明索赔项目的合理性，承包单位应在索赔意向书发出规定的期限内，向监理工程师提交说明索赔款额的具体细节账目，并准确说明索赔申请所依据的合同条款。如果索赔事件具有持续性，上述证明资料应认为是暂时的，承包单位应按监理工程师要求的合理间隔时间，不断提交说明累计索赔数量进一步发生的账目与资料。与些同时，监理工程师应立即责令有关监理人员搜集与本索赔有关的各种监理文件、指令、纪要和记录，及时全面准确掌握有关证据，并进行整理分析。受理索赔申请报告在索赔事件结束后7日内或合同规定的期限内，承包单位应向监理工程师提交正式的索赔申请报告，并附所有有关的文件和资料，否则，监理工程师有权依照现有记录和资料核定索赔数额直至不予索赔。索赔申请报告的主要内容包括索赔所依据的合同条款、索赔费用金额、各项费用清单、费用测算说明及其它有关文件和证明资料等。监理工程师受理索赔的前提是索赔事件由非承包单位原因所造成；事件发生后，承包单位在合同规定期限内向监理工程师提交了索赔意向报告；对于连续事件，承包单位已经按照合同规定向监理工程师提交了后续有关详细证明资料。索赔评估监理工程师在收到承包单位提交的费用索赔申请报告后，在合同规定的期限内，应对费用索赔申请报告的以下五方面内容进行有效性、全面性、真实性、合理性的初评估，然后编制费用索赔评估报告。费用索赔评估报告包括以下五个方面：费用索赔申请的程序、时限符合合同要求；费用索赔申请报告的格式和内容符合规定；费用索赔申请资料真实、齐全、手续完备；费用索赔申请的合同依据、理由正确、充分；索赔金额的计算原则与方法必须合理、合法。费用索赔评估报告的主要内容包括受理承包单位索赔申请的时间；评估综述；确认的索赔依据；最终确定的测算方法；最终确定的索赔金额和结论；承包单位提交的费用索赔申请报告等有关证明资料附件。确认索赔监理工程师在确认其结论之后，应签发《费用索赔审批表》予以确认，并附费用索赔评估报告。第六节信息管理基本要求一、 人员及职责监理项目部应设专岗负责信息管理工作，确定信息人员的岗位职责，确保统计及时、准确。该岗位的主要职责应包括：建立文件管理办法，负责部门文件的收办、发送及日常保管；制定信息标识办法并贯彻执行；负责信息收集、整理及统计分析工作；按业主的要求组织整理竣工文件等。二、 信息分类及标识监理工作信息可分为合同类（包括监理合同、合同条件、工程量清单及其说明、技术规范、工程变更令、索赔评估报告、分包审批单等）、图纸类、文件类（往来文件、会议纪要等）原始记录（各类审批单、验收单、计量单、监理日志、旁站记录、监理指令单等）、台账、月报及其报表等。按照文件产生部门、文件类别、产生时间、序号等分级方式，授予每一份文件唯一标识号。监理的文件或报告还应有印章和签字。应建立文件阅办制度、签发审批制度、日常保管和借阅制度。第七节信息资料的日常管理信息的日常管理指从信息产生、办理并形成结果至建立台账进行统计分析的一系列工作。信息管理人员应按要求，及时、完整、真实、规范地完成各项工作。二、合同类合同类文件是监理活动的主要依据，应妥善保存和管理。建立合同文件清单，其主要内容包括文件名称、类别、编号、有效期、下发部门等，该清单应能动态地反映合同文件的变更或修改情况。对合同文件进行适当的分类，并对每一份合同文件进行唯一性标识。对于合同文件的变更或修改，应作出明显的标识，并及时书面通知相关的人员。二、 工程图纸建立图纸的收发登记。建立本部门的图纸清单，对图纸进行编号标识。图纸的变更应在图纸上进行准确的标注，并及时通知有关人员。三、 文件类监理应建立文件往来管理办法，明确行文范围、格式和要求，规范有关各方的工作。建立收文阅办制度，并根据文件的不同来源建立文件清单。所发文件应用统一的文头纸和规定统一的文号。行文应有明确的文件标题，宜一事一文。文件抬头写明文件的主送单位，落款日期上加盖监理部印章。文件末尾写明文件主题词、抄报、抄送部门和文件份数等内容。四、原始记录审批单应按类别、段落分类，标注编号后与所报送的文字材料一同保存。交验单与验收单应按不同的施工或监理段落、层次、部位、产生时间等逐级分类，统一编号后与文字材料一同保存。应该强调的是：监理工程师验收不合格时，应在交验单上签署不合格意见，并保留一份存档。对于混凝土工程等不能立即确定验收结果的项目，应在强度等结果报出后立即封闭相应的验收单。监理员必须保证原始资料的真实性、完整性，禁止将承包单位提供的资料挪作监理验收资料。竣工移交证书和中间计量单应按工程划分、产生事件等分类，采用统一格式编写，分类保存。编号应具有连贯性。监理指令单应按部门或段落分类保存、编号标识，并建立指令单清单。应监督检查指令单的执行结果，并封闭记录。监理日志应采用规定格式，客观、连续记录监理活动。日志栏目必须填写清晰、准确，不使用模棱两可的语言。对于监理工作中发现的问题，必须在日志中描述最终的处理结果。监理日志应每月末收回统一检查、统一标号，分类保存。旁站记录应采用规定格式，客观记录旁站过程和结果。监理工程师应按照技术规范的要求，对所旁站项