公司文件档案管理制度

PAGEPAGE1公司文件档案管理制度第一篇：公司文件档案管理制度公司档案管理制度总则为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二．档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。三．档案借阅1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。4．归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四．档案销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五．档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、议论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。第二篇：公司文件档案管理制度公司文件档案管理制度在现在社会，很多地方都会使用到制度，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编帮大家整理的公司文件档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。公司文件档案管理制度1为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二、档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。三、档案借阅1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四、档案销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五、档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、议论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。公司文件档案管理制度2一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员公司文件档案管理制度31目的规范分公司档案资料的管理工作。2适用范围适用于分公司所有档案资料的管理工作。3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。4.1.3在专门业务活动中形成的.各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。4.2文件、资料归档的要求。4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。4.2.2归档的文件材料要完整齐全。4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。4.3档案资料的保管。4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。4.3.5每年一季度,对上一的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。4.3.7质量记录保存期为二年。4.4档案资料借阅管理。4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。4.5档案鉴定和销毁4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。4.5.2档案鉴定小组的任务:4.5.2.1负责制订档案保管期限表;4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。4.5.3确定保管期限原则4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。4.5.6销毁档案的程序包括:4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。5相关文件和质量记录表格5.1《档案管理制度》5.2《保密规定》5.3《文件发放登记表》5.4《文件借阅登记表》第三篇：公司文件档案管理制度公司文件档案管理制度为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。六、文件资料档案的保管、查阅。1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。九、本制度从0000年00月00日起执行。0000年00月00日第四篇：公司文件档案管理制度公司人事档案及技术档案管理制度总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。一.文件的收集公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）6.公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）15．公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）16．公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）17．公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）18．公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）20XX司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）21.各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。二．立卷归档文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。1.平时归卷1.1各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。1.2归档的文件材料必须按立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。1.3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。1.8卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。三．档案保管1．档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2．胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。3．底图入库要认真检查，平放或卷放。4．库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。四．档案借阅1．借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。2．借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。3．借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。4．归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。5．凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。6．底图一般不予外借。五．档案销毁经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案