恒大招标采购管理模式

恒大招标采购管理模式总则★一、采购管理范围本规程是公司购买原材料、物资、零部件、设备、办公用品、劳动保护用品以及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。★二、采购管理原则按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。采购管理机构和采购管理体制★一、采购管理机构●负责使用部门及工程方面日常物资、材料、设备采购；●负责物资采购的询价、议价、比质、比价及招标；●负责采购合同的拟订、签订；●负责按时、按质、按量地采购使用部门所需各种物资；●负责物资采购管理制度和各岗位职责的制定；●负责物资采购员的监督与管理；●负责对供应商的开发与管理；●负责与使用部门、仓管部门的沟通与协调；●采购工作的监督管理机构，专司采购监督管理职能；●配合采购部制定和完善各项采购工作制度、流程；●会同采购部定期参与大宗物资、材料的招标、评审以及供应商的甄选；●定期收集采购信息需求，严把采购价格关、质量关、实用关，及时向管理层反馈意见；●严格执行各项采购工作纪律。☆采购监督机构1、工程部2、综合部3、财务部4、经营部●事前价格审核；●参与大宗物资材料的采购；●监督采购价格，控制采购成本；●采购纪律检查。☆验收机构1、库管员2、使用部门3、项目经理●各类物资、材料的验收、管理，建立台帐和材料数据库；●及时反馈物资使用信息，按月统计物资使用情况。二、采购管理体制☆（一）采购决策管理1、建立健全物资采购决策程序，根据采购物资类别和金额的大小，实行分级分权管理，明确各级管理者、各有关部门及人员的权限。健全供应商管理制度，建立合格物资供应商数据库，及时更新合格供应商信息，通报对违反规定的供应商的处罚。方便查询供应商的最新物资价格、交易记录、信誉等级、售后服务水平，以利于各公司做出相应调整，避免因信息不畅，致使公司利益受损。★三、采购信息数据库的统计分析工程部每月定期向公司提交当月各类物资进销存明细及使用情况，由采购部根据汇总数据及供应商最新动态，对当月采购信息数据进行汇总和统计分析，按照物资材料的采购价格进行由高到低排序，生成物资采购汇总数据库。★四、财务审计部门的有效监督为保证采购信息数据的真实、准确、有效，物资采购监管委员会应加大监督力度，管理部门可以根据采购信息数据库保留对采购人员责任的追溯权。通过采购信息数据库的公布和统计分析，加上采购监管委员会的有效监督，保证了采购数据的真实、准确、有效，有利于采购成本的降低，使公司实现了材料核算、成本分析、材料管理和财务管理的一体化，由此实现“阳光采购”平稳运行。采购管理规定★一、采购工作基本要求1、未经审核批准的申购物资一律不得采购；2、在同等质量，同等价格的情况下，应选择就近采购；3、对长期订货和大额款项的采购，应通过签订合同和实行银行结算；4、在比价过程中，严格执行同类企业比质量，同等质量比价格，同样价格比信誉，择优确定供应商；5、对于先试用后采购的物资，不得在试用鉴定前采购。6、大宗物资实行集中采购，以邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和定点、定向等多种方式采购。凡进行大宗材料物资的采购活动，必须实行三方参与的原则，即在公司统一领导下，由采购部、使用部门、采购监管委员三方共同参与大宗物资（设备）的采购。★二、物资采购管理1、日常办公用品及大宗物资的采购，实行按月上报采购计划。各单位编制采购计划时，要从实际经营需要出发，避免盲目提报，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由申购公司/部门负责人承担责任。2、如临时需要应急采购的，则应至少提前3小时并经公司领导批准下使用企业备用金采购，由相关采购人员负责采买。3、计划外急需采购的物资，由使用部门填制《急需物资申购单》，部门负责人签字，公司分管领导签署意见。经总经理批准后报采购部根据所需物资的单价及数量比照既定标准进行采购，采购部应向使用单位明确到货期限，如未能按既定时间到货需向使用单位说明原因并积极配合解决。4、使用部门在填写相关申购单时，务必写清所购物资的品名、规格、型号、单位、数量等信息，如因申购单填写不清，而影响采购进度的，后果由本部门自负。5、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。6、采购部备有一定数额的采购备用金，用于应急采购与需现付的零散物资采购。备用金所购应急物资，购入后仍需补齐相关手续，方可予以报销。7、签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确标的、数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式。注明保修年限、保修期结束后的零配件提供及价格、年限等事项，签订合同各方经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先到货验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经相关负责人批准。8、对短缺物资，采购员应及时反馈信息，并征求使用部门意见，经使用部门同意后方可采购代用品，并做好存档备案。否则，出现后果由采购员负责。9、采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成经济损失的，均由采购人员承担责任。12、因特殊原因，采购员未能及时完成采购任务或无法按周期采购物资的，应及时告知采购部门负责人并说明异常原因，提出相应意见方案。采购部负责人应及时与申购部门反馈和沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。采购监管委员会★一、组织机构设置组长：XXX委员：XXX★二、采购监管委员会与采购部的关系采购监管委员会在公司董事会的领导下，负责对采购部定期进行采购信息反馈和监督管理，是服务与监督的关系。★三、采购监管委员会主要职能详见第二章“采购管理机构”★四、采购监管委员会工作制度1、会议制度。每月月底召开由组长主持的采购监管委员会会议，听取各委员工作书面汇报，形成会议纪要。2、信息反馈制度。采购监管委员会应及时加强采购信息交流沟通，达到采购信息资源共享，货比三家，物美价廉之功效。采购监管委员会每月将工作开展情况向采购部通报，并向总经理及时汇报。3、采购物资验收把关制度。采购监管委员会负责对采购物品价格、质量验收、审核把关，对供应商因质量、价格产生的欺诈行为及时向采购部通报，并提出对供应商的惩罚意见。供应商管理规定为了促进供应商与我公司建立健康、和谐、稳定的供需关系，促使供应商保证产品质量、降低成本、供货及时，提高服务水平，对供应商管理做如下规定：★一、凡是有可能或已经与我司发生业务往来的供应商，并具有与其所承担的供应物资相应的经济实力和资信等级的供应商都在本规定的范围。★二、各相关部门职责☆（一）使用部门职责1、对工程材料、专业材料和设备等物资，须由各专业技术指定责任人到场进行物资验收工作，以确保质量。2、负责提供物资在使用过程中的实际情况及出现的问题。☆（二）库房职责1、负责对供应商到货物资的验货、收货工作，办理入库手续。2、及时将供应商交货期限、产品质量、服务水平向采购部反馈，并提出意见。3、每月定期向采购部提交当月各类物资进销存明细及使用情况。☆（三）采购部职责1、做好供应商的开发工作，积极寻找货源，开辟新的供货渠道，对于同类产品，应至少备有两家以上供应商，以便做到价格互补、货源互补。2、做好供应商的管理工作，及时对违反合同规定的供应商进行处理，不定期抽检供应商送达的货物，到收货现场监督验货，督促供应商货物配送的及时性，以确保使用部门的正常供应。3、负责收集和建立供应商信息数据库，考察评估供应商的资质，建立《合格供应商名册》，随时为开辟新的供货渠道做好准备。4、负责定期对供应商进行评估、考核和甄选工作。每月依据供应商交货的产品质量、交货期限、服务态度、产品价格及履约能力等方面进行评分并通知供应商。5、与常用物资供货商签订相关的《供货承诺书》。★三、对供应商的奖惩规定。1、对于履约能力强，信誉好、送货及时、提供高性价比物资的供应商，给予及时结帐，并将其列入次年的合作对象。2、对于存在“以次充好”、“以少充多”行为的供应商，将予以坚决打击、制止，应扣罚其相应部分的货款，并取消供应商供货资格。3、对于无法与各公司良好配合、出现重大问题无法改善的或经评定连续数月未达标的供应商将取消供货资格。因无法找到替代的合格供应商，暂时保留其供应商资格，但须将评鉴结果通知供应商并责令其改进。4、货物配送由供应商送货的，应在订立合同时谈定预交信誉保证金与质量保证金。供应商未能在指定时间将所订物资送抵指定地点的，扣缴一定数额的信誉保证金；供应商所送物资质量因不符合同所约定的，应扣缴一定数额的质量保证金。★四、加强物资供应商的信息管理工作。1、加强与供应商的信息沟通，及时了解重要物资生产厂家的价格变化趋势及产品更新动态。2、定期开展供应商调查活动，根据供应商返回的《供应商调查表》，建立供应商资质等相关内容的《合格供应商名册》。根据使用部门反馈的产品的质量、服务水平等信息，及时做出相应的调整，以便更好地处理在供需中所存在的问题。3、分管的采购人员应详尽记录本人经办的采购物资使用部门反馈信息，为评价供应商提供相关信息资料支持。恒大房地产公司招标管理办法总则★一、公司建立全面的招标管理制度，以公正、公平、公开的原则评估选择业务承包单位，在合理公平的原则下追求公司利益最大化，以确保各项承包业务满足规定的质量、进度和成本控制要求。★二、凡单项合同额10万元以上（含）分包（采购）业务，必须纳入招标系统进行控制，包括但不限于：1、材料设备采购类；2、工程施工类；3、服务类：包括勘察、测绘、设计、监理、造价咨询、工程检测、物业中介、宣传推广、模型制作等单位选择。★三、为加强招投标工作的管理力度，公司规定出各类招标工作的操作流程和责任划分，各部门和分公司必须遵照执行。招标（采购）分类★一、根据承包工程、采购材料设备的种类和性质的不同，按《招标工作责任界定》的具体规定，招标（采购）工作按以下四类方式进行操作：1、集中采购及总承包（公司经办）；2、第一类招标（公司组织或经办的招标）；3、第二类招标（公司所属公司经办的招标，公司参与或监督）；4、第三类招标（所属部门及分公司独立负责的招标）。★二、当地政府主管部门规定公开招标的工程发包项目，公司所属部门应做好与政府主管部门的沟通协调工作，按主管部门要求申报，公开招标前应执行公司规定的招标流程，选择意向单位参加投标。★三、在上述四类招标（采购）中，符合直接委托条件的发包或采购业务，可按直接委托方式选择确定供方，但必须执行业务发包直接委托控制指引的规定，由业务经办部门办理相应申请、审批手续。不符合直接委托条件的发包或采购业务，如申报，原则上不予批准，并将作为公司执行制度考核的重要内容。★四、公司将逐步推行网上招标（采购）。★五、经营部应在年初制定集中采购目录,报总经理审定后，由采购部牵头组织，相关部门配合，实行集中采购，以达到最大限度发挥公司规模采购优势、有效降低成本和保证产品质量的目的。★六、对于管理体系成熟高效、执行制度严格的分公司，报总经理批准后，经营部可对该公司的招标业务进行授权，具体授权的工作范围、操作模式、时间期限等采用授权通知书的形式。招标（采购）计划★一、为防止肢解发包工程来回避公司招标管理规定，以及避免计划编制的随意性，公司应分阶段编制和修订招标(采购)计划，在《项目经营策划书》中一并上报项目总招标（采购）计划。招标（采购）计划必须科学、合理、严肃，允许每季度末20日前对下季度招标（采购）计划进行一次修订，报经营部审批后严格执行，公司对计划的执行严格监控，也作为执行制度考核重点内容之一。★二、公司编制和修订的招标（采购）计划应包含集中采购及总承包、第一类、第二类、第三类及拟定直接委托的内容。★三、招标（采购）计划的编制内容和要求包括：1、招标（采购）计划中的成本估算额，与该项目的目标成本比较，若有较大超支时，应考虑从优化设计上研究解决措施；2、工程部根据项目的进度，确定招标项目技术资料的提供时间和材料设备定板的时间，并按时提供相关资料；3、材料设备采购计划应明确采购材料设备的数量、成本估算额、招标方式、标段划分、供货方式、定板完成时间，以及发标、开标、定标和进场时间。4、各类专业工程招标计划应明确各类专业工程的内容、技术条件、标段划分、成本估算额、招标方式、发标、开标、定标和进场时间。★四、公司编制和修订的各阶段招标（采购）计划经各公司相关业务部门会审、总经理批准后实施。★五、对于上报的招标（采购）计划内容，经营部可根据各项目招标计划和集团的实际情况，提出审批意见，各公司遵照意见进行调整。招标过程控制要点★一、招投标领导小组及组成集中采购和总承包招标需成立领导小组，其组成由常务总经理、分管副总经理、总经理助理、审计部部长、经营部部长、财务总监、采购部长组成（特殊情况可以增加相应人员）。招标工作领导小组组长由常务总经理担任。★二、招标工作小组的组成每个招标（采购）项目在招标前，由招标工作小组负责整个招标工作。1、与投标单位有利害关系的人员不得作为招标工作小组成员。2、招标工作小组人数必须为奇数，且不少于（含）7人，原则上不多于9人。招标工作小组专业技术人员不得少于2人。3、除集中采购及总承包外的所有招标（采购）项目，公司业务经办部门和经营部相关的专业技术人员应全过程参与招标工作。★三、招标文件1、所有招标（采购）项目必须达到发标的技术条件方可报批招标文件。2、标准招标示范文件：▶①经营部负责组织拟定标准招标示范文件，由公司法务律师等分别就相关内容履行审批，报总经理批准后正式发布。▶②公司可根据各自项目的具体技术条件、地方差异性，对标准招标示范文件的相关内容进行调整，编制每项业务的招标文件。报批时应注明与标准招标示范文件差异之处。如上报之招标文件与发布的招标示范文件内容无实质性改变，报经营部审批；如内容出现实质性改变需报集经营部、法务部审批。3、非标准招标示范文件：▶①总承包招标文件由经营部拟定，经招标工作小组成员会签后，转律师审核后，报总经理审批。▶②集中采购招标文件,需经法务律师审核后,方可报总经理审批。i)经营部对招标文件总体把握负责；ii)工程部对技术条件和要求负责，包括产品技术标准、设计方案、设备选型的确定；iii)财务部对付款条件和要求负责；▶③第一类、第二类、第三类的招标文件由集团所属公司经办部门拟定，履行内部审批手续，其中必须经法律顾问和总经理签字确认。i)经办部门对招标文件总体把握负责；ii)规划部门（公司所属开发设计人员或规划研究院）对技术条件和要求负责，建造标准与公司审批结果一致；营销部门、招商部门对相关招标文件中的技术要求负责；iii)工程部对工程管理条件和要求负责；iv)经营部对商务条件和要求负责；v)财务部对付款条件和要求负责；4、公司所有招标（采购）业务信息应有计划地提前在媒体公开发布，且不少于2次，在公司网站建成后需将招标（采购）业务信息在网上及时发布，公司招标经办部门负责供方资料的收集整理并定期将招标（采购）项目信息上报经营部。5、公司部门经理及以上管理人员和招标工作小组成员，原则上不允许推荐投标单位，如因业务需要推荐投标单位的，应不以任何方式影响评标、定标工作正常进行。6、集中采购相关信息在公司网站上发布。★四、投标单位入围1、入围单位或材料设备的品牌和质量应在同一水平线上，具有可比性和竞争力。2、各类招标项目且每个标段有效投标单位应不少于（含）三家。如有效投标单位不足，需报总经理批准。投标单位优先从合格供方名录中选择，合格供方名录中没有或数量不够时，才可从其它途径选择投标单位。3、各类招标（采购）项目选择供方前，由公司经办部门或所属公司拟定入围标准，招标经办部门根据审批后的招标（采购）项目的入围标准初步选择拟定入围单位。4、在入围单位选择阶段，招标经办部门应将招标（采购）项目的概况、规模、标段划分原则、付款方式、工期要求、评标基本办法等核心商务和技术条件与拟定入围单位充分沟通、交流，以使对方的投标行为更加理性，从而保证招投标工作的质量。5、在上述工作基础上，筛选出符合入围标准的足够数量投标单位入围。6、招标经办部门对筛选出的单位发放投标邀请函，并及时接收对方的投标承诺函，以收到的承诺函为准整理出入围单位。7、集中采购和项目工程总承包的入围单位名单（含入围标准）经招标工作小组会签后，报集中采购和总承包招标领导小组审定。★五、发标1、根据招标（采购）项目的实际情况，招标文件审批部门（人员）在招标文件中明确发标地点、发标人员。2、发标时发标人员应做好书面记录，招标文件发放登记时，需在不写明领取单位名称的前提下，由领取人签字，待所有领取人签字完毕且离场的情况下，由经办人填写领取单位名称。3、现场踏勘由招标工作小组中的经办部门人员负责组织，其他部门视实际需要指派人员配合。4、招标答疑如投标单位对招标文件内容无法理解或招标文件存在模糊、错误、遗漏等问题，招标工作小组根据情况，以答疑会或招标文件补遗的形式解答。无论何种方式，均应以招标工作小组会签、审批通过的会议纪要或招标补遗文件为准。★六、开标1、根据招标(采购)项目的实际情况，招标文件经办部门（人员）在招标文件中明确开标地点。2、招标工作小组组长或其授权委托的招标工作小组成员主持公开开标工作，现场拆封，该过程和内容需作好记录，参加开标的全体人员签字确认。3、开标时，财务部人员必须到场鉴别投标保证金票据（银行保函、支票等）的合法性、真实性和有效性。4、开标时，经办部门、成本控制人员必须到场。5、开标后，招标工作小组组长组织相关人员进行标书的分析，以便于进一步的评标定标工作。★七、评标、定标、中标1、工程类招标项目的技术标打分权重不得超过20%，装修、装饰、景观、材料设备类招标项目的技术标打分权重不得超过35%。服务类招标项目的技术标打分权重不得超过50%，规划、建筑设计方案、广告、标识、小品等设计招标项目的技术标打分权重不得超过60%，确需突破的，需经总经理审批。2、招标工作小组组长主持招标项目的评标工作，为保证评标的严肃性和公正性，在整个评标过程中招标工作小组成员应全部出席。如确因特殊情况（如出差等）无法参加，须授权胜任人员参加评审，授权必须采用书面（即授权委托书）形式（若出差在外，则传真或事后补授权委托书），禁止未经授权的人员