SA8000文件控制程序

SA8000文献控制程序1目的为了对体系文献的编制、审批、发放、修改、保管进行有效控制，使文献内容符合原则及法律法规的规定，使体系运行使用现在有效版本，特制订本程序。2范畴合用于我司SA8000覆盖的全部职能部门。3职责3.1最高管理者负责审批公司方针政策；管理者代表负责审批SA8000中除健康和安全之外的程序文献和部分规章制度；健康与安全代表负责健康与安全方面的程序文献、规章制度的审批。3.2品控部负责SA8000手册、部分程序文献、部分规章制度的编制，全公司涉及SA8000的全部文献和资料的发放、保管、修改。3.3品控部、生产部负责供应商评定管理涉及的文献和资料的编写。3.4生产部负责操作规范及健康与安全类文献的编制。3.5办公室、生产部、财务部共同负责薪资管理制度方面的文献编写。4程序内容4.1文献和资料的分类4.1.1SA8000体系工作手册4.1.2SA8000程序文献及涉及的公司规章制度4.1.3法律法规文本及国家主管部门的批复等外来文献4.1.4公司存档保管的其它文献和资料4.1.5文献和资料分为受控文献和非受控文献，受控文献需加盖“受控”印章作为识别标记。4.2文献的编号4.2.1体系工作手册的编号形式为LY-SA-SC/CX-X-A/Y；LY表达联益，SA为社会责任，SC表达手册，CX表达程序文献，X表达次序代号，A表达第A版，Y表达修改次数。4.2.2体系涉及的规章制度编号形式为LY-SA-ZD-X-A/Y，其中ZD表达制度文献。4.3文献的编写4.3.1社会责任体系文献的编写根据有SA8000原则、国家和地方有关法律法规、公司正当的管理实践经验。4.3.2品控部负责编写工作手册和部分程序文献及规章制度。4.3.3生产部门、设备部编写各工种〈生产安全操作规范〉。4.3.4采购部、生产部编写《供应商评定管理程序》。4.3.5办公室、生产部、财务部共同编制〈薪资管理制度〉。4.4文献的审批4.4.1工作手册及方针政策由管理者代表审核，最高管理者同意。4.4.2涉及健康与安全的程序文献、规章制度由健康与安全代表负责审批。有效版本按照4.6条规定在管理部备案归档。4.4.3公司存档的其它文献根据其具体业务流程决定审批人。4.5文献的发放4.5.1体系文献经授权审批人审批后提交品控部，由品控部档案专人进行发放，规定高层管理人员、各部门负责人、工会、工人代表为文献持有者，并给定受控号。品控部档案专人发放文献时，文献持有者在“文献发/回收记录表”上签收。4.5.3当文献持有者的文献因破损需要更换时，在品控部办理更换手续，仍沿用原受控号，品控部档案专人在“文献发/回收记录表”上登记此事项，持有者签字确认，原破损文献由档案专人按4.6.6条予以销毁。4.5.4当持有者因丢失需要补领新文献时，应填写“文献领用/借阅申请单”交品控部，品控部沿用原受控号补发新文献，注明丢失补发字样，原文献持有者签字确认。4.5.5经修改并获原审批人同意的文献，由品控部按照原“文献发/回收记录表”的持有者名单发放，发放的同时收回作废文献，由品控部档案专人按4.6.6条予以销毁。4.5.6当上述4.5.3～4.5.5所属状况只是更换文献的某一页，品控部要在“文献发/回收记录表”上注明更换的页次。4.6文献的修改4.6.1体系文献不限于下列因素需要进行修改 原则版本的更新、法律法规颁布新规定、管理评审和内部审核提出修改文献的纠正方法、公司管理体制和方针政策发生变化、其它需要修改的因素出现。实施修改的部门应填写“文献修改申请”，注明修改因素和修改内容，报品控部。4.6.2体系文献的修改由品控部组织原编写部门根据修改因素、修改根据拟定修改内容，并进行修改，经品控部报送审批人审批后，由管理部按4.5.5条进行发放。4.6.3若文献修改未获得同意或经纠正后表明仍需进一步修改的，重复4.6.2环节。4.6.4当法律法规等外来文献内容或规定发生更新时，品控部应同时对手册附件[法律法规摘要]，进行更新，必要时按照〈培训与发展管理制度〉增加临时培训。4.6.5对于破损更换或文献修改时收回的旧文献，由品控部档案专人统一予以销毁。4.7文献的借阅和归档4.7.1除了必须由各部门负责保存的文献以外，全部文献原件均由品控部档案专人负责保管，并列在“文献归档清单”上。4.7.2品控部保存的文献按照项目归属进行管理，有电子文献的应保存对应的磁盘，并每年将新文献整顿后刻制成光盘，光盘上要根据文献的项目归属设立不同的文献夹，文献按照归属存于文献夹当中，以保持清晰的检索途径。4.7.3各部门收到的外来文献统一将原件交品控部存档保管。4.7.4涉及公司机密的重要文献应当设定阅取权限（普通为高层管理人员可阅），含有权限的人员借阅时，品控部档案专人提供文献副本。4.7.5SA8000体系文献不设定阅取权限，公司内部人员或利益有关方需要借阅时，可在管理部、工会、工人代表处阅取副本，并在“文献阅览、借阅登记薄”上签字登记。4.7.6借阅文献的均应在“文献阅览、借阅登记薄”上登记，并拟定偿还日期，逾期未还时，借阅部门有权向借阅人索要。5.有关文献5.1《供应商/分包商评定管理程序》5.2《统计管理控制程序》5.3〈薪资管理制度〉5.4〈生产安全操作规范〉6统计6.1文献发/回收记录表6.2文献清单统计控制程序1目的为了验证公司按照原则规定实施各项社会责任活动，特制订本程序。2范畴本程序合用于公司SA8000社会责任体系所覆盖的公司全部职能部门。3职责各职能部门在体系统计上的职责，分条描述。4程序内容4.1统计编号和形式4.1.1各部门对体系涉及的统计进行编号，统计的编号规则为：SA-MM-X,SA表达社会责任；MM表达部门两位字母缩写；X表达次序号。4.1.2统计形式有但不限于：公司按照原则和法律法规规定自主拟定的统计、国家主管部门规定的社会责任实施统计或证明材料、现场管理的统计（涉及照片等）。4.2统计的填报各职能部门填制的统计规定为：国家主管部门有固定格式的按照该格式规定执行，无固定格式的，按照公司SA8000社会责任体系规定的格式执行，规定填写时笔迹工整、填报及时，统计的内容要保持真实性。4.3统计的收集、装订、保管、销毁4.3.1各部门按照手册、程序文献、规章制度的归口管理规定实施归口管理，由统计的填报者按月整顿收集并装订填报的统计（填报周期超出1个月的，按照实际生成的周期执行）。4.3.2各部门整顿收集并装订的统计由该部门保管，存留期限按照“统计清单”上规定的保存期限执行；超出期限的统计予以销毁，销毁方式可锅炉房火烧、或是碎纸机粉碎等，销毁时普通应有2人同时执行，在“统计清单”中销毁栏中进行销毁统计并签名。4.4统计的验证4.4.1统计的验证方式不限于管理评审、内部审核的方式进行。4.4.2当管理评审或内部审核中发现的不符合，按照《纠正、赔偿方法控制程序》中

4.3.9条执行。4.4.3日常发现的其它的不符合，由发现部门填制“不符合报告”，并提交管理部，由管理部组织出现不符合的部门按照《纠正和/或赔偿方法控制程序》中4.2条规定制订纠正、赔偿方法并进行验证。5有关文献5.1《纠正、赔偿方法控制程序》6统计6.1统计清单纠正、赔偿方法控制程序1目的为了对违反原则或体系文献规定的事项采用有效的纠正或赔偿方法，更加好地进行持续改善，使体系保持与原则的符合性、有效性，特制订本程序。2范畴合用于我司SA8000社会责任体系覆盖的全部职能部门。3职责3.1管理者代表、办公室、品控部分别通过管理评审、内部审核的手段组织各部门制订纠正、赔偿方法，并组织整治效果验证。3.2工会、办公室就员工反映或公司发现的违反原则的问题，采用调查解决的手段制订纠正、赔偿方法，并监督该方法的实施。3.3各部门在管理者代表、办公室、品控部、工会组织下制订纠正赔偿方法、，并予以实施。4程序内容4.1制订方法的需求来源：解决员工疑虑、员工反映、内部审核、管理评审、外部审核。4.2制订方法的操作环节4.2.1搞清晰事项的核心内容，分析出问题产生的重要因素。4.2.2查找原则及体系中有关法律法规的规定，拟定采用纠正、赔偿方法后应达成的目的。4.2.3责任部门在涉及这类问题的范畴进行排查，将相似或类似的状况全部甄别出来。4.2.4根据排查检索反映出来的现状与应当达成的目的之间的距离，组织责任部门制订纠正和/或赔偿方法，并拟定所需的整治期限，需要予以赔偿的，要拟定赔偿方式及正当的赔偿额度。4.2.5纠正、赔偿方法的实施成果以统计的形式体现“不符合项报告”的实施成果栏中，整治期满时，由管理者代表组织有关职能部门巡逻验证。4.2.6采用的任何纠正、赔偿方法应考虑法律法规、问题的严重程度、实施客观条件三个方面。4.3各要素纠正、赔偿方法4.3.1当发现公司存在童工现象时，按《童工核查补救方法控制程序》的4.3.3～4.3.4条规定执行。4.3.2当发现或员工反映公司存在强迫劳动现象时，管理者代表规定管理部协同工会进行调查解决，制止该行为，并对负责人按照〈员工手册〉规定对负责人进行行政处分，在全公司通告，以避免该现象再发生。4.3.3对有妨碍员工正常的结社和参加工会的行为，由工会主席与责任部门或负责人进行交涉，确保员工的结社自由。4.3.4歧视：如公司发现员工在工作过程中，如原则所述各项存在差别待遇时，员工能够向工会或管理部投诉，工会和管理部应协同调查并予以纠正，有关负责人就此行为向受歧视员工道歉，必要时公司就此差别向该员工实施赔偿。4.3.5健康与安全4.3.5.1当出现工伤或在工伤解决上出现不符合时，按照《避免工伤和工伤解决控制程序》的规定执行。4.3.5.2环保、消防、职业健康等事项上出现不符合时，要与国家主管部门进行协调，制订纠正方法、实施整治、验收，公司予以必要的投入（如兴建设施等），因这些因素给员工身体造成伤害的，公司按照4.3.5.1条及对应法律法规予以必要的赔偿。4.3.5.3职工生活管理出现不符合的，属于员工个人问题的，由所在部门安排人员监督整治，属于公司问题的，办公室组织人员予以必要的设施改造，品控部进行验证。4.3.6性侵犯：公司对发生的性侵犯行为，视行为性质严重程度和当事人个人意愿，由公司出面调解或交到公安司法部门解决。4.3.7当公司在工作时间、薪资待遇、社会保险（涉及健康与安全涉及的工伤、医疗保险）等问题出现不符合时，管理部根据合用的国家、吴江市法律法规，组织责任部门制订纠正和/或赔偿方法；普通工作时间问题，以补休或发放足额加班费形式予以赔偿；薪资核算、社会保险普通采用补发工资、补缴社会保险等赔偿方法。4.3.8当公司采购部门、生产部门在对供应商评定管理上出现不符合时，由品控部监督这些部门，按照《供应商评定管理程序》中4.4.4条重新进行评定；对于供应商违反原则的事项时，采购部、生产部能够按照4.2条的环节制订纠正方法，并按照《供应商评定管理程序》进行整治和验证。4.3.9管理评审、内部审核中发现的不符合，均按照本程序4.2条规定制订纠正和/或赔偿方法；并分别按照《管理评审控制程序》、《内部审核控制程序》进行纠正、赔偿方法验证。4.4全部违反原则、手册、法律法规的事项，均以“不符合报告”的形式体现，该表中重要涉及：不符合事实描述、不符合点根据、产生因素分析、采用的方法、纠正、赔偿方法验证几个部分，该表及全部纠正、赔偿材料作为统计，由品控部保存。4.5因采用纠正、赔偿方法而引发文献修改的，由品控部组织责任部门按照《文献和资料管理控制程序》的规定进行修改。4.6针对上述不符合项，办公室、品控部适宜增加培训或以张贴宣传材料的方式进行宣传，以避免同类不符合各项再次出现。5有关文献5.1《童工核查补救方法控制程序》5.2《供应商评定管理程序》5.3《避免工伤及工伤解决程序》5.4《管理评审控制程序》5.5《内部审核控制程序》5.6《文献控制程序》5.7<员工手册>6统计6.1不符合报告沟通控制程序1目的为了使公司与全部利益有关方就SA8000社会责任体系实施绩效进行有效的宣传，展示符合社会责任规定的公司形象，表明公司自愿接受利益有关方监督的态度，增进整个供应链符合或靠近SA8000社会责任原则的规定，特制订本程序。2范畴本程序合用公司SA8000社会责任体系所覆盖的全部职能部门。3职责3.1管理层、各职能部门、基层人员均应自觉学习体系和法规的规定，建立各自与利益有关方的沟通渠道。3.2管理层重要就公司方针政策及体系实施后提高管理水平的效果与利益有关方进行沟通。3.3各职能部门重要就体系运行效果、体系实施经验、纠正、赔偿方法的实施效果与利益有关方进行沟通，其中在提高对外沟通效果上，办公室还应协助责任部门就沟通方式、沟通内容提出改善方法。3.4工会重要就维护职工权益、工会及职代会工作的经验与利益有关方对等部门进行沟通。3.5基层人员重要就体系实施后职工权益有关问题的解决效果、解决经验等方面，随工会或自行联系的渠道，与利益有关方基层人员或主管人员进行沟通。4程序内容4.1对外沟通的方式及沟通对象4.1.1对外沟通普通按照高层、职能部门、基层三个层面进行，每个层面普通与利益有关方对等部门或人员进行沟通，利益有关方重要涉及：客户、供应商、国家主管部门、新闻媒体、社会公众等方面，沟通的方式灵活多样，有但不限于：正式场合的见面、洽谈、电话、传真、快递、电子邮件等。4.1.2高级管理层重要与利益有关方对等人员进行社会责任实施绩效沟通；各职能部门中：采购部重要面对客户反馈公司社会责任管理的实施状况；采购部、生产部、品控部重要面对供应链上的供应商；工会、办公室重要面对上级主管部门、新闻媒体，必要时办公室与供应商对等部门进行沟通；基层人员重要面对日常接触的公众群体、新闻媒体或供应商的同阶层员工。4.2公司对外沟通的内容有但不限于4.2.1就方针政策及贯彻方针政策后公司的社会责任管理水平提高的状况。4.2.2公司社会责任体系运行与原则的符合度及纠正和赔偿方法的实施效果。4.2.3公司的社会责任目的及实施效果（涉及管理评审作出的绩效评价及成功范例）。4.2.4公司社会责任体系运行过程中在改善生产环境、保障员工正当权益等诸事项上的具体实践。4.2.5明确了合理的成本线后，在拟定管理目的、形成实施方法上有哪些增进。4.2.6多个新闻载体上有关社会责任问题有价值的信息。4.3获取信息无论公司哪个层面，都不限于以接受培训的途径，自觉学习原则、体系及法律法规的规定，始终关注社会责任体系运行的效果，不停获取公司实施社会责任体系所获得的绩效，这些绩效能够用文字、数据或图表等多个形式呈现。4.3.1建立渠道4.3.1.1无论公司哪个层面，都应在日常工作过程中，按4.1条所述的沟通对象，与所接触的利益有关方建立沟通渠道；涉及利益有关方的联系方式、联系人、职位、工作范畴等内容，列成“沟通通讯录”。4.3.1.2管理层重要通过与利益有关方的业务洽谈或其它社交活动建立沟通渠道。4.3.1.3采购部、品控部、生产部可在对供应商进行评定管理时建立沟通渠道；办公室在体系实施过程中，根据社会责任事项的主管归属，与有关上级主管部门建立沟通渠道；工会、办公室、基层员工需要与供应商/分包商进行对等沟通时，由采购部负责引见而建立渠道；办公室协助基层员工引见，建立与国家主管部门、新闻媒体的沟通渠道。4.4沟通操作4.4.1无论公司哪个层面，在日常工作接洽过程中，寻找对的的沟通切入点，把对社会责任问题的关注变成共同的话题，如此往复，当公司出现有关对外沟通涉及的信息时，按照4.1条所列的沟通方式、4.2条所列的沟通内容，在第一时间或及时与利益有关方进行宣传。4.4.2公司各层面对外沟通的频次每年不少于1次。4.4.3办公室与主管部门的初次沟通，往往是社会责任管理事项的规范性确认，要通过发出确认申请、主管部门实施检查、制订纠正和赔偿方法、主管部门实施验证等环节，此后普通为年度审验，在审验过程中进行沟通。4.5总结报告在每次管理评审之前各部门要对对外沟通的实施状况总结成“对外沟通实施报告”，报品控部备案，作为在管理评审会议上对对外沟通绩效进行评价的输入材料。4.6绩效评价4.6.1对外沟通绩效的体现4.6.1.1带动供应商提高社会责任管理的热情，同时也提高了他们社会责任实施能力。4.6.1.2增进了供应链上彼此之间的互相理解，树立了良好的公司形象，形成紧密的战略合作伙伴。4.6.1.3在具体社会责任管理事项上提供实施经验，协助供应商获得成功，通过认证。4.6.1.4上级主管部门对具体社会责任事项确实认明确了具体执行的原则尺度。4.6.1.5与社会公众和新闻媒体的沟通，更有助于扩大公司影响力，增强接受公众监督的抗风险能力。4.6.2各层面不限于以管理评审的形式，按上述4.5.1条所列内容对对外沟通绩效进行评定，可随时提交给品控部，品控部每六个月整顿1次，并宣传对外沟通绩效。4.6.3非沟通时间长短的因素，公司对外沟通绩效不明显时，不限于以管理评审、内部审核的方式，由管理部协助责任部门改善沟通方式或沟通内容，按照上文所述条款执行。避免工伤及工伤解决控制程序1目的为了贯彻“安全第一、防止为主”的安全生产原则，避免和减少工伤事故，以维护员工的正当权益，保障员工的人身安全，特制订本程序。2范畴本程序合用于公司社会责任体系所覆盖的公司全部职能部门（重要是生产部门）。3.职责重要是办公室、品控部、生产部门在此程序中的职责3.避免工伤3.1避免工伤普通不限于采用下列防护方法：3.1.1工作环境温度的控制方法。3.1.2安全操作规程、现场安全标记的宣传方面的具体方法。3.1.3劳动保护用品使用和管理。3.1.4强化生产现场的安全操作，规范化学品的使用，严格执行设备维护制度。3.1.5全部职工每年进行一次健康检查，特殊岗位上岗应有上岗证或对应证书。3.1.6现场应放置急救箱，准备应急药品；现场主管人员负责，品控部每七天检查一次。3.2各部门或岗位应组织防护方法培训和急救方法培训。3.3发生工伤后，现场主管应立刻组织现场急救并告知总经理；经现场解决后仍需要进一步治疗的，按下列工伤解决流程解决。4.工伤解决流程4.1接