合同管理办法

移动通信有限责任公司合同管理方法总则第一条为加强移动通信有限责任公司及其下属各分公司（下列分别简称“区公司”、“市公司”和“县（市）公司”，合称“公司”）合同管理，防备经营风险，保护公司正当权益，根据《中华人民共和国合同法》、《移动通信有限责任公司章程》、中国移动通信集团公司和中国移动（香港）有限公司的有关管理规定及有关法律法规，并结合公司实际状况，制订本管理方法。第二条本管理方法合用于公司对外订立的各类合同及含有合同性质的意向书、备忘录、框架合同等规定含有法律效力的文献，涉及但不限于采购合同、建设工程合同、广告宣传有关合同、聘任合同、服务合同、商标使用许可合同、租赁租用合同、房屋装修合同、保密合同、技术开发合同、委托合同、赠与合同等。第三条公司订立合同所进行的资信调查、意向接触、商务谈判，以及合同订立、推行、变更、解除及争议解决等活动，按照本管理方法的规定执行。第四条公司的各类合同属于商业秘密，任何人不得私自披露。自合同准备到订立、推行过程中必须恪守中国移动（香港）有限公司有关信息披露的规定和公司的保密规定，在合同中应附加保密条款或另行订立保密合同，有关条款或合同应遵照区公司合同范本的样式。第五条公司订立合同应当遵照自愿正当、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则。第六条区公司负责建立、健全各项合同管理制度，并对合同订立及推行状况进行管理和监督。第七条本管理方法合用于移动通信有限责任公司本部及下属的全部市公司和县（市）公司。合同管理、承接部门及职责第八条本管理方法涉及的职能部门分三类：合同管理部门、合同协助管理部门和合同承接部门。合同管理部门指区公司的发展方略部以及市公司的综合部；合同协助管理部门是区、市公司财务部、区公司综合部；合同承接部门是主办合同谈判、草拟、修改、送审、推行等事项的部门。第九条合同管理部门在合同归口管理工作中承当下列职责：（一）宣传、贯彻《中华人民共和国合同法》及与合同有关的法律、法规和规章；（二）草拟公司的合同管理制度，归口管理公司对外订立的合同；（三）参加公司重大合同项目的可行性研究、谈判和合同文本的修改工作；（四）根据本管理方法对公司订立合同的正当性、有效性进行审查，并提出审查意见；（五）办理公司法定代表人的授权委托；（六）根据公司有关管理规定，市公司综合部负责我司及下属县（市）公司承接合同的盖章、归档工作。(七)提供与合同有关的法律咨询，跟踪合同的推行状况；（八）协助解决合同纠纷，归口管理争议解决；（九）外聘律师及其它法律服务部门的管理；（十）其它有关的合同管理职责。第十条合同协助管理部门应分别承当下列职责：（一）区、市公司财务部1、协助审查合同项目年度财务计划中的资金来源；2、对合同商定的付款方式的合理性及经济风险进行分析、审查；3、按照财务制度的规定审查合同有关条款；4、就会签审查同意的合同预先进行资金筹措及安排；5、其它合同协助管理职责。（二）区公司综合部1、根据公司有关管理规定，负责区公司各部门承接合同的盖章、归档工作。2、其它合同协助管理职责。第十一条合同承接部门的职责：（一）负责合同项目建议及可行性研究，按照公司有关规定进行送审报批；（二）调核对方当事人的法人资格、经营范畴、资信状况、履约能力以及法定代表人或委托代理人的资格，拟定备选方案，并报公司领导同意；按照公司有关规定应当进行招投标的，应按照招投标的有关规定拟定对方当事人；（三）负责合同谈判及其它有关事宜；（四）负责拟订合同文本，公司编制有合同范本的，根据公司编制的合同范本草拟合同文本，在不含有范本的条件下根据有关状况拟定合同文本或修改对方当事人提供的合同草拟稿；（五）负责将合同送审稿按照本管理方法的规定报审，并根据合同有关审查部门的意见，修改合同草拟稿；（六）负责合同的具体推行，解决合同推行中出现的问题；遇有合同纠纷，应及时报告公司领导，并告知合同管理部门；（七）负责合同的台帐管理、资料整顿和文本送归档；（八）其它有关的合同管理职责。合同管理合同准备第十二条公司多个合同的订立必须按照公司的有关管理规定获得同意。第十三条公司合同的订立，应采用书面的形式。书面形式是指合同书、合同书、信件等能够有形的体现所载内容的形式。第十四条合同准备阶段，合同承接人员必须审核对方当事人的法人资格、经营范畴、资信状况、履约能力以及法定代表人或委托代理人的资格，发现疑点的不得签约。合同草拟第十五条合同承接部门应就合同双方谈判达成的共识以书面形式草拟合同文本。（注：核心往来文书中，未明确内容应标明“有待在合同中确认”，以避免不必要的法律责任。）第十六条区公司编制有对应合同范本的，合同文本应尽量遵照区公司编制的合同范本格式。在不含有范本的状况下，合同的内容由订立各方商定并具体拟定，但应当包含以下内容和条款：（一）合同名称、合同各方的全称、法定住所地及联系人，订约的目的和根据；（二）合同标的、数量、质量、范畴或规定；（三）合同的价款、酬劳或使用费，其付款方式和规定；（四）合同的推行计划、进展、期限、地点和方式；（五）违约责任和争议解决条款；（六）按照国家及公司有关规定应当保密的合同，在合同中应当明确保密责任和规定保密条款；（七）合同合用的法律，以及根据国家法律、法规的规定必须含有的条款，以及合同双方当事人规定必须规定的条款；（八）合同订立人姓名、职务及其订立日期。第十七条与技术有关的合同，除以上第十七条的有关条款之外，还应含有：（一）技术成果的归属和收益的分成方法；（二）有关情报和资料的保密责任和义务；（三）验收原则和办法；（四）有关的名词和属于的解释或定义。第十八条与境外国家和地区的法人、自然人及其它组织订立的合同，在我国境内订立或推行的，应当使用中文；其它不在我国境内订立或推行的合同，可中、外文并用或使用外文。使用外文的，应当有中文译文。前述规定以外的合同，必须使用中文文本。第十九条合同承接部门不得在合同正式订立前，与对方当事人仅通过口头合同等形式提前推行合同。第三节合同审查第二十条合同初步拟定之后，合同承接部门负责填写《合同审批表》，由部门负责人订立意见后，连同合同文本及其它有关资料一并交由合同协助管理部门、合同管理部门及公司领导审查（审查流程按本文附件三、四进行）。第二十一条审查通过的合同文本由合同管理部门进行页签。经页签后的文本作为合同文本的正式样式。第二十二条合同管理部门和合同协助管理部门对合同进行审查、会签时，视具体状况可规定合同承接部门提供下列文献资料，合同承接部门应予配合。（一）有关法律文献：对方当事人身份证明，涉及法人营业执照、经营许可证等其它资质、资格证明；（二）有关决策文献：同意合同事项的签报、会议纪要、领导批示等；（三）作为合同构成部分的其它文献，涉及双方往来信函、电报、电传、图表等。合同承接部门不能提供上述文献资料的，应就不能提供资料的因素、报送审批时的有关状况等作书面具体阐明。第四节合同授权第二十三条根据合同的价款和种类，合同订立的分级授权范畴以下：（一）区公司各部门承接的合同，凡金额在人民币叁佰万元下列（含叁佰万元）的，由合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，由本部门的主管公司领导负责订立。（二）区公司各部门承接的合同，凡金额在人民币叁佰万元以上，叁仟万元下列（含叁仟万元）的，由合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，由公司法定代表人负责订立。（三）区公司各部门承接的合同，凡金额在人民币叁仟万元以上（不含叁仟万元）的，由合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，经公司董事会书面同意后，由公司法定代表人负责订立。（四）南宁、柳州、玉林、北海、桂林市公司及其下属县（市）公司订立的合同，合同金额在人民币壹佰万元下列（含壹佰万元）的；梧州、河池、百色市公司及其下属县（市）公司订立的合同，合同金额在人民币伍拾万元下列（含伍拾万元）的，市公司合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，由市公司总经理负责订立。市公司每月月底将合同金额超出人民币贰拾万元（不含贰拾万元）以上的合同复印件汇总报区公司发展方略部备案。（五）市公司及其下属县（市）公司订立的合同，凡合同金额超出本条第（四）项规定范畴的，经市公司总经理核准后由市公司合同承接部门上报区公司主管部门，由区公司有关部门审查、会签完毕，并经区公司法定代表人专项授权后由市公司总经理负责订立。（六）区公司逐年核定下发县（市）公司合同授权金额原则。县（市）公司在正常的经营活动中可在授权金额范畴内直接对外订立顾客入网合同、顾客服务合同、房屋租赁合同、营销代理合同和土地使用合同，除此之外，县（市）公司不得对外订立其它合同。（七）不涉及金额的保密合同、与技术有关的开发、转让、委托合同等，由公司合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签后，报公司主管领导书面同意后，方可订立；虽不涉及金额但会对公司的生产经营造成重大影响的合同，如合作合同、商标使用许可合同、特许经营合同等，必须按合同审查、会签流程由区公司进行订立。第二十四条公司法定代表人可向区公司副总经理或市公司总经理按年度在本管理方法第二十三条规定的金额分级授权范畴内一次性授权委托。获得授权委托的市公司总经理如因出差、休假、培训、医疗等事由，离开其分公司所在地五个工作日以上（含五日），无法亲自订立合同的，可事先向公司法定代表人提交书面申请，进行转授权委托给该市公司的副总经理。第五节合同订立及保存第二十五条区公司对外订立合同必须以区公司名义进行，市、县（市）公司对外订立合同应以其名义进行，由法定代表人订立或授权委托的代理人在其授权范畴内代为订立。第二十六条经公司领导审批同意的合同，根据本管理方法的规定，经公司法定代表人或授权委托的代理人签字（章）并加盖公章后生效。第二十七条法定代表人授权委托别人代为订立合同的，应签发《授权委托书》。《授权委托书》应载明受委托人、授权范畴、使用期限等基本内容。任何人员严禁超越授权范畴、授权期限或未经授权订立合同。受委托人遇有不能推行授权委托或推行授权委托碰到障碍等情形时，应及时向合同管理部门提出更换被委托人并交回上述《授权委托书》。第二十八条《授权委托书》须一式两份。其中一份由合同管理部门留存，另一份由受委托人留存。对方当事人需要《授权委托书》的，由受委托人负责提供，应为复印件。第二十九条公司对外订立合同必须加盖公司印章（按第二十三条规定的分级授权委托范畴分别加盖区公司合同专用章、市公司合同专用章和县（市）公司公章）。第三十条普通订立的合同原件最少为一式二份，如多方订立合同，多一方就应多订立一份合同原件。合同订立完毕后，合同承接部门应将合同原件、《合同审批表》、页签合同文本送公司综合部存档，合同承接部门、财务部门保存合同复印件。第三十一条合同生效需要推行有关政府部门报批、备案手续或需要公证、鉴证的，应经公司领导同意并出具授权许可，由合同承接部门负责办理上述有关手续。第三十二条公司实施合同编号管理制度，区公司各部和分公司应设立兼职合同管理员，负责合同的编号管理、统计报表等工作，合同承接部门对合同的保管宜作专人保管，并需作日常登记。第三十三条为便于检索和管理，公司实施合同基本要素摘录制度，同时规定合同承接部门在合同正式订立完毕后的五个工作日内向合同管理部门提供最后合同的电子版本（含电子扫描版本）进行存档。第三十四条合同的存档保管期限按国家有关档案保管的期限执行。第六节合同推行第三十五条合同承接部门应严格按照国家法律法规、公司有关规定及合同规定，全方面实际推行合同，及时监督或实地调核对方的推行状况，并负责妥善保管合同实际推行过程所涉及的多个文献资料、单据。合同承接部门发现对方当事人有不推行合同的情形，应及时提出异议，并根据合同规定进行妥善解决。合同承接部门发生变更时，原合同承接部门根据本管理方法应当推行的职责，由变更后的合同承接部门承当。第三十六条合同的付款，需由合同承接部门填写公司内部请示表格，并附有关票据及合同有关内容复印件，由财务部会签后，根据本管理方法第二十三条规定的分级授权委托金额范畴报对应的公司主管领导审批后，方可付款。如最后付款价格与原订立之合同有异，合同承接部门必须书面对公司主管领导和财务部解释因素。第三十七条合同承接部门在合同推行过程中发现法定或合同商定的变更、解除条件发生时，应按照原合同的审批程序和形式规定报公司主管领导同意同意，并与合同相对方协商变更或解除该合同。合同的增补、转让和中断由合同承接部门参考上述规定办理。第三十八条合同推行过程中发生争议，合同承接部门应及时向公司领导报告，并告知合同管理部门。合同管理部门可应合同承接部门的规定提供解决合同争议的法律服务。遇有重大且需谈判解决的合同争议，合同承接部门应最少提前5个工作日告知合同管理部门，并同时提供下列有关资料：1、合同编号；2、有关票证、单据；3、财务凭证及帐目；4、产品质量原则、鉴定报告等；5、有关违约的证据材料；6、其它与合同纠纷有关的资料。第三十九条合同争议以协商解决为原则。合同双方就解决争议达成一致的，应订立书面合同。不能协商解决的，可按照国家有关法律规定或合同规定的争议解决条款解决。第四十条解决合同争议，需要申请仲裁或提起诉讼的，由合同承接部门提出申请事由，合同管理部门负责拟定仲裁或诉讼方案，报送公司主管领导同意。根据公司领导批示意见，合同管理部门归口聘任律师参加合同争议的解决。第四十一条合同管理部门、合同承接部门为解决合同争议进行的必要调查和证据收集，其它有关部门和人员应当主动协助配合。第四十二条解决合同争议时，遇有证据可能丢失或后来难以获得的状况，合同承接部门及其它部门有义务采用对应保全方法；遇有对方当事人或利害关系人有隐匿、转移财产、销毁证据等情形的，合同承接部门及其它部门应及时告知合同管理部门，经公司主管领导同意，由合同管理部门向有关机关提出证据或财产保全方法的申请。第四十三条合同承接部门负责跟踪已正式生效的，解决合同争议的有关法律文书的推行或执行状况，并告知合同管理部门。该款所述法律文书涉及解决合同纠纷合同书、调解书、仲裁裁决书和法院判决书等。遇有对方当事人在上述生效的法律文书规定的推行期限内仍未推行或执行的，合同承接部门应及时将有关状况告知合同管理部门。第四章廉政合同第四十四条为了保护合同当事人的正当权益，维护社会经济秩序，增进公司党风廉政建设，确保公司资金的安全、有效使用以及投资效益，根据中共中央、国务院有关法律法规、廉政规定，凡合同金额超出一定金额的合同（简称“主合同”），在订立时应同时订立廉政合同（简称“从合同”）。第四十五条廉政合同的归口管理部门为区公司党群工作部和市公司综合部，设立兼职廉政合同管理员，负责廉政合同的审查、页签、归档工作。第四十六条应当同时订立廉政合同的主合同范畴为：（一）区公司的合同，合同金额超出人民币壹佰万元及以上的；（二）市公司及其下属县（市）公司订立的合同，合同金额超出人民币伍拾万元及以上的；（三）虽不涉及金额但会对公司的生产经营造成重大影响的合同，如合作合同、商标使用许可合同、特许经营合同。属本管理方法第二十三条第（六）项规定的县（市）公司可直接订立的合同不必附加订立廉政合同。第四十七条廉政合同的范本由区公司党群工作部拟定。廉政合同由合同承接部门送廉政合同管理部门和区公司纪检组长审查（审查流程按本文附件三、四进行）确认后方可订立。第四十八条廉政合同经廉政合同管理部门页签后由主合同签字人订立并加盖公司合同专用章。第四十九条廉政合同的推行、争议解决及送归档等按本管理方法对主合同的规定执行。第五章合同的责任第五十条仲裁裁决或法院判决拟定公司在合同争议中有过失的，应当查明因素，分清责任，分别按人事管理、纪检监察等有关规定进行解决。第五十一条合同订立及推行过程中的有关人员有下列行为之一的，按其情节轻重，应承当公司内部的行政责任和/或经济责任，予以对应的行政处分和/或经济处分；涉嫌犯罪的，应移交国家司法机关依法追究刑事责任：（一）合同承接人员和审查人员违反公司保密规定，泄漏公司重要机密，致使公司遭受损失的；（二）合同承接人员在订立、推行合同过程中，因失职和/或故意订立合同、违约、和/或引发合同纠纷，致使公司遭受损失的；（三）违反规定程序或超出权限订立合同的，即使没有造成直接经济损失或后果，为严肃内部控制制度的执行效果，也将予以必要的批评或处分；（四）合同审查人员因疏忽审查，对明显不当的合同条款没有提出法律意见，致使公司遭受损失的；（五）合同有关人员因违反规定索要或收取不正当利益的；（六）运用公司失去的生意机会，并从中获取私人利益的；（七）丢失合同及函件、图表、电报、传真、单据等造成经济损失的；（八）合同纠纷发生后，不及时向公司领导报告、不追究对方责任，造成公司遭受损失的；（九）其它违法、损害公司利益的行为。第五十二条公司与“关联方”订立合同的，应恪守国家和中国移动（香港）有限公司有关关联交易的管理规定。合同承接人员应在订立合同前向公司领导报告，并告知合同管理部门，公司领导同意同意后方可订立。任何部门和人员不得私自披露关联交易。私自与关联方订立合同、私自披露关联交易或故意隐瞒关联交易的，公司将对责任单位及负责人员予以处分。第五十三条区公司逐年对各市、县（市）公司的合同管理状况进行评定，并对成果进行通报和酌情奖励。第六章附则第五十四条本管理方法由移动通信有限责任公司发展方略部负责解释。第五十五条本管理方法自公布之日起执行，公司以前公布的规定与本管理方法相冲突的，以本管理方法规定为准。本管理方法未予明确的事项，公司另有规定的，从其规定执行。附件：一、移动通信有限责任公司《合同审批表》二、移动通信有限责任公司《授权委托书》三、移动通信有限责任公司区公司合同管理流程图四、移动通信有限责任公司市公司合同管理流程图附件一移动通信有限责任公司合同审批表（年月日）合同编号合同名称合同标的合同价款（大写）人民币主办单位受委托人联系人联系电话承办部门审核意见年月日财务部门审核意见年月日廉政合同管理部门审核意见年月日法律事务管理部门审核意见年月日公司主管领导意见年月日附件二授权委托书委托单位：移动通信有限责任公司法定代表人：陈德兴 职务：董事长兼总经理 地址：南宁民族大道90号受委托人姓名： 职务： 现授权委托作为我公司代理人与 订立 。 代理人的代理权限为：代为订立以上合同（合同）。委托期限：日。委托单位：移动通信有限责任公司 法定代表人： 受委托人：年月日年月日附件三移动通信有限责任公司区公司合同管理流程图注：法定代表人或授权委托