项目档案及其验收

-.z.第三条工程档案是工程建立、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。

第四条

工程档案验收是工程竣工验收的重要组成局部。未经档案验收或档案验收不合格的工程，不得进展或通过工程的竣工验收。

第五条

工程建立单位(法人)应将工程档案工作纳入工程建立管理程序，与工程建立实行同步管理，建立工程档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第二章验收组织第六条

工程档案验收的组织：

(一)国家开展和改革委员会组织验收的工程，由国家档案局组织工程档案的验收；

(二)国家开展和改革委员会委托中央主管部门(含中央管理企业，下同)、省级政府投资主管部门组织验收的工程，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织工程档案的验收，验收结果报国家档案局备案；

(三)省以下各级政府投资主管部门组织验收的工程，由同级档案行政管理部门组织工程档案的验收；

(四)国家档案局对中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织的工程档案验收进展监视、指导。工程主管部门、各级档案行政管理部门应加强工程档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预检。

第七条

工程档案验收组的组成：

(一)国家档案局组织的工程档案’验收，验收组由国家档案局、中央主管部门、工程所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

(二)中央主管部门档案机构组织的工程档案验收，验收组由中央主管部门档案机构及工程所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

(三)省级及省以下各级档案行政管理部门组织的工程档案验收，由档案行政管理部门、工程主管部门等单位组成。

(四)凡在城市规划区围建立的工程，工程档案验收组成员应包括工程所在地的城建档案接收单位。

(五)工程档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第三章验收申请第八条

工程建立单位(法人)应向工程档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报"重大建立工程档案验收申请表"(1)。工程档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日作出答复。

第九条

申请工程档案验收应具备以下条件：

(一)工程主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；

(二)工程试运行指标考核合格或者到达设计能力；

(三)完成了工程建立全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

(四)根本完成了工程档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第十条

工程档案验收前，工程建立单位(法人)应组织工程设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照"重大建立工程档案验收容及要求"(2)进展全面自检。

第十一条工程档案验收申请报告的主要容包括：

(一)工程建立及工程档案管理概况；

(二)保证工程档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

(三)工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

(四)档案在工程建立、管理、试运行中的作用；

(五)存在的问题及解决措施。

第四章验收要求第十二条

工程档案验收应在工程竣工验收3个月之前完成。

第十三条

工程档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进展。

第十四条

工程档案验收组全体成员参加工程档案验收会议，工程的建立单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第十五条

工程档案验收会议的主要议程包括：

(一)工程建立单位(法人)汇报工程建立概况、工程档案工作情况；

(二)监理单位汇报工程档案质量的审核情况；

(三)工程档案验收组检查工程档案及档案管理情况；

(四)工程档案验收组对工程档案质量进展综合评价；

(五)工程档案验收组形成并宣布工程档案验收意见。

第十六条

检查工程档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为工程前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

第十七条

工程档案验收应根据DA／T28—2002"国家重大建立工程文件归档要求与档案整理规"，对工程档案的完整性、准确性、系统性进展评价。

第十八条

工程档案验收意见的主要容包括：

(一)工程建立概况；

(二)工程档案管理情况，包括：工程档案工作的根底管理工作，工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及平安性评价，档案验收的结论性意见；

(三)存在问题、整改要求与建议。

第十九条

工程档案验收结果分为合格与不合格。工程档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

第二十条

工程档案验收合格的工程，由工程档案验收组出具工程档案验收意见。

第二十一条

工程档案验收不合格的工程，由工程档案验收组提出整改意见，要求工程建立单位(法人)于工程竣工验收前对存在的问题限期整改，并进展复查。复查后仍不合格的，不得进展竣工验收，并由工程档案验收组提请有关部门对工程建立单位(法人)通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

工程档案验收容及要求：一、工程档案的根底管理工作1.工程建立单位〔法人〕认真执行国家档案工作法律法规，建立健全工程档案工作各项规章制度，建立了切合实际的工程档案工作的管理体制和工作程序。2.工程建立单位〔法人〕对工程档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进展有效的监视、指导，确保工程档案工作与工程建立同步进展。3.工程档案工作实行领导负责制，确定了负责工程档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。4.工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。6.采用先进信息技术，实现工程档案管理的信息化。7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。二、工程档案的完整、准确、系统情况1.按照DA/T28-2002"国家重大建立工程文件归档要求与档案整理规"，结合工程产生文件材料的实际情况，检查工程档案的完整性、准确性、系统性。2.工程文件材料的收集、整理、归档和工程档案的整理与移交符合DA/T28-2002"国家重大建立工程文件归档要求与档案整理规"及GB／T11822-2000"科学技术档案案卷构成的一般要求"。三、工程档案的平安1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。4.采取有效措施保证档案实体和信息平安。工程档案资料管理制度工程文件的收集标准第一条：工程文件的形成和积累工程文件产生于工程建立全过程。其形成、积累和管理应列入工程建立方案和有关部门及人员的职责围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。第二条、工程建立各阶段文件的收集及其责任1、工程准备阶段建立单位各机构负责收集、积累和整理工程前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建立单位档案部门提交有关设计根底资料和设计文件。2、工程施工阶段工程实行总承包的。由各分包单位负责其分包工程全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建立单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包工程的全部文件；工程监理单位负责收集，积累工程监理文件。建立单位委托的工程监理单位负责监视、检查工程建立中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建立单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。3、工程试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：工程器材供给、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承当工程的器材供给和财务管理中形成的文件。第三条、收集围1、反映与工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建立工程档案。2、工程文件归档围和保管期限见附表1第四条、收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或工程完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建立单位或承受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。第五条、工程文件质量要求1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料〔红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等〕书写、绘制。3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及结实程度应符合设计标定质量的要求。4、录音、录像文件应保证载体的有效性。5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。工程文件的整理与归档标准第一条、工程文件的整理1、建立工程所形成的全部工程文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进展整理。2、建立单位各机构形成或收到的有关建立工程的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、容分别按年度、工程的单项或单位工程整理3、勘查、设计单位形成的根底材料和工程设计文件，应按工程或专业整理。4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计、变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。第二条、工程文件的组卷1、组卷要遵循工程文件的形成规律和成套性特点，保持卷文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。2、工程施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、构造、专业组卷：工程竣工图按建筑、构造、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或工程依据性、根底性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。3、案卷及卷文件不重份；同一卷有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。第三条、案卷与卷文件的排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。4、竣工图按专业、图号排列。5、卷文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，在后；印件在前，定〔草〕稿在后。第四条、卷编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档案管理制度第五条、声像材料整理声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等容进展著录。第六条、工程文件的归档1、建立单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建立工程完成后，将经整理，编目后所形成的工程文件按合同协议规定的要求，向建立单位档案管理机构归档。2、根据根本建立程序和工程特点，归档可按阶段分期进展，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反响建立工程的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反响工程建立过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合工程文件质量要求的规定。4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。5、外文资料应将题名、卷章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。第七条、工程文件的归档审查施工单位在工程竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进展审查或三方会审，经建立单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建立单位档案管理机构。第八条、工程文件的归档时间1、除受委托进展工程档案汇总整理外，各施工承包单位应在工程实体完成后三个月将工程文件向建立单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。即：在其工程鉴定、竣工后或财务决算后三个月归档，周期长的可分阶段、单项归档。2、外购设备仪器或引进工程的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档〔任务完毕后一周向上级档案室移交〕。3、电子文件的逻辑归档实时进展，物理归档应与纸质文件归档时间一致。4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作完毕后及时归档〔一周〕。5、以下文件材料应随时归档：5.1、变更、修改、补充的文件材料；5.2、矿部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；5.3