公文写作知识要点

第七讲文书根底公文的含义与制发公文的格式文种辨析公文拟写第一节公文的含义与制发公务文书的概念公文的制发程序一、公务文书的概念定义——行政机关的公文〔包括电报，下同〕，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人公文必须是在管理过程中形成并使用的公文必须是按照统一的体式〔格式〕，经过一定的处理程序制成的信息载体公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具范围二、公文的制发程序又叫发文办理——以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序草拟〔领导人或单位的发文意图条理化〕、审核〔审查、核对、修改〕、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发第二节公文的格式公文的各要素划分为眉首、主体、版记三局部——新标准公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等局部组成——新方法公文用纸及印装格式公文眉首格式公文主体格式版记〔文尾〕格式公文的特定格式一、公文用纸及印装格式公文用纸采用A4型公文用纸采用A4型，成品幅面210mm×297mm公文用纸天头〔上白边〕37mm±1mm公文用纸订口〔左白边〕28mm±1mm版心156mm×225mm〔不含页码〕公文印装要标准公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字从左自右横写横排〔民族自治地按其习惯〕左侧装订，不掉页张贴用纸大小根据实际需要二、公文眉首格式公文眉首，又叫文头，按规定由以下要素组成发文机关标识公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文字号签发人红色反线发文机关标识发文机关标识，又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居中排列公文份数序号发文字号签发人秘密等级和保密期限紧急程度红色反线三、公文主体格式公文主体格式包括：公文标题、主送机关、公文的主体〔正文〕格式、附件及附件说明、印章、签署、成文日期、附注四、版记〔文尾〕格式

主题词抄送机关印发机关和印发日期版记中的反线和标记的位置五、公文的特定格式信函式会议纪要式命令式第三节文种辨析文种，是公文种类的简称，是公文标题三要素中不可缺少的要素之一；行政机关公文的主要种类有13类〔种〕：命令〔令〕；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要；一、命令〔令〕适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和个人国家行政机关公文的最高级形式二、决定与决议

比较相同决策性文种；上级机关意见；下行文不同使用范围不同形成方式不同内容不同格式不同决定的拟写适用范围——对重要事项或重大行动做出安排种类：约束力、篇幅长短指令性——重大行动〔强〕宣告性——重要事项拟写指令性——决定依据或原因；决定事项；本卷须知或实施要求。〔决定事项：分类式、条款式、摘要式、结合式〕宣告性——情况介绍；决定内容；期望或号召三、公报与公告相同对外公开宣布、告知；庄重严肃不同适用范围不同——党政；政内容详略不同——详细具体；简要四、公告与通告相同——告知性〔媒体、张贴〕不同——适用范围不同〔行政〕、制发者的级别不同〔公告：行政系统的领导机关〕、内容的重要性不同、告知的范围不同通告的写作适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；分为周知性〔事项完整、要求具体、、可行、留有余地〕、法规性〔内容合法、层次清楚〕两种。正文的拟写：结构——标题〔醒目〕、正文〔清楚、有条理；文字严谨易懂〕、印章或发文机关名称〔骑年压月、清晰可辨〕、发布日期〔汉字写全年月日〕五、通告与通知相同——传达上级意图、要求不同——告知范围不同〔普遍、特定〕、格式不同〔有无主送、抄送机关〕、行文渠道不同〔内、外〕通知的写作指示型通知——通知原因、应知事项“发布〞型通知——发布通知本身、发布对象“批转〞型通知——批转对象、通知本身“转发〞型通知任免通知六、通知与通报

相同——告知性、下行文不同——发文目的不同、内容不同、发送对象不同通报的写作适用范围——表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况表述方法——直述、转述正文——倾向性导语、通报的事实〔事件〕、对事实〔事件〕的认定与分析、处理意见七、议案专用文种八、请示与报告相同——上行文；行文对象是直接上级机关不同行文目的不同写作结构不同结束语不同处理方式不同内容宽窄不同发文时机不同报送制度不同失误后责任划分不同报告的写作适用范围——汇报工作、反映情况、答复询问分类——工作报告、情况报告、调查报告、报送报告拟写——导语、内容、结束语请示的写作适用范围——下级向上级请求指示或批准分类——请求指示、请求批准、请求审批拟写——请示原因、请示事项、结束语本卷须知——不滥用、一文一事、目的明确、理由充分、勿多头主送九、批复适用范围——答复下级请示分类——只送报送请示的一个下级机关、大量抄送各有关机关拟写标题正文——批复引语、批复内容、结尾用语本卷须知一事一批及时态度明确有依据针对性强篇幅短小措词准确十、意见适用范围——对重要问题提出见解和处理方法。行文方向不定文种。分类——要求下级贯彻、要求上级批转或转发、供平级或不相隶属机关参考拟写上行——理由〔目的、原因、背景〕、见解〔方法、措施〕下行——提出意见或建议，要求批转或转发理由〔依据、原因〕、措施〔方法〕、结语三种处理方式：资料；同意并批准；批准同意并转发平行文的意见类似于函十一、函适用范围——平行文分类——商洽函、问复函、请准〔审批〕函拟写商洽函——商量接洽问复函——问的清楚，答的明白请准〔审批〕函——类似于批复本卷须知用语谦敬，尊重对方格式特别，注意区分结语固定，据事选择十二、会议纪要与会议决议相同——记录会议成果、传达会议精神不同使用范围不同内容不同写法不同形成过程不同现实效用不同会议纪要的写作适用范围——记载、传达会议情况和议定事项特点——全面反映会议内容、表现形式可灵活多变、行文方向不固定格式——“文件〞式、“会议纪要〞〔简报〕式正文写作——会议概况、会议精神、会议决定事项或结语分类标项式新闻报道式记录摘要式指挥命令式第四节公文拟写文章要素公文的表达方式一、文章要素材料——事实、依据材料占有——途径：亲历、调查、阅读材料鉴别〔去伪存真〕——分析比较材料选择〔去粗取精〕——围绕主题、典型、真实准确、生动新颖材料使用——顺序恰当、详略得当主题〔主旨、发文意图〕主题——主旨、发文意图确立主题的依据——写作目的、材料本身的意义结构：严谨、自然、完整、统一标题——公文式、文章式开头——概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、无开头式层次——思想内容的表现顺序〔总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式等〕段落——提行式、条款式、篇段合一式过渡——过渡词、句、段照应——首尾照应、文题照应、行文前后照应结尾——强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式公务文书专用词语：准确、简洁、平实开头用语——介词：为、据、照、于、兹承启用语——连词：引述用语——悉批转用语——批转、转发、印发称谓用语——我、贵、你、本、该经办用语——经、拟、行、审表态用语结尾用语用于请示：当否，请批准用于函：请研究函复；盼复；盼函告；尽快见复用于报告：请指正；请审阅用于批复、复函：此复；特此专复；特此函复用于知照性公文：特此公告〔通告、通知、通报〕二、公文的表达方式以实用为目的，很少使用抒情、描写，多用表达——六要素；人称；方式〔顺叙〕议论——三要素；立论、驳论；论证方法说明——方法第八讲事务文书常见事务文书〔一〕、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺信〔电〕、请柬、简报常见事务文书〔二〕会议记录、意向书、定货单、产品说明书市场调查报告方案总结述职报告招标书投标书合同可行性研究报告第一节常见事务文书〔一〕

备忘录事务性通知邀请信感谢信贺信〔电〕请柬事务性通知

事项通知——知照、了解〔沟通〕平行、下行实用性强、时效性短、政策性弱开宗明义，直叙其事非正式公文类通知启事型凭证型会议通知——开门见山、直述其事〔简洁、清楚、周密〕会议根据、原因；会议名称；会议主持单位；会议内容或目的；与会人员〔个人、范围〕；会议地点、报到时间地点；对与会人员的要求；联系单位〔个人〕、联系等感谢信特点——真实性、感召性结构——标题、称谓、正文、落款、成文日期写法本卷须知表达事情要真实、具体表达事实要简练、精当情真意切第二节常见事务文书〔二〕简报会议记录意向书定货单产品说明书一、简报概念与特点结构与写法报头——简报名称、期号、编印单位、印发日期报核——按语、标题、导语、主体、结尾报尾本卷须知文字简练，篇幅简短内容真实、准确、典型会议记录概念与特点结构与写法标题正文——首部〔会议概况〕、主体〔议题、发言人及内容、决议〕、结尾〔另起行，“散会〞及时间〕尾部——“主持人〞、“记录人〞本卷须知记录速度快，记录内容真实，及时整理。意向书概念与特点——协商性、灵活性、简略性结构与写法本卷须知语言准确，表达清楚，忠实于洽谈内容。产品说明书概念与特点——指导性、科学性、通俗性结构与写法正文——产品性能、特点；规格、型号；使用方法；技术参数。本卷须知语言简洁、通俗；有侧重点。第三节市场调查报告市场调查报告的概念和特点市场调查报告类型市场调查报告的结构和写法第四节方案方案的概念方案的特点针对性预见性方案的结构和写法结构——文章式、表格式标题正文——前言、主体〔目的和任务、措施和步骤应注意的问题〕、结尾〔执行方案的要求、展望前景〕尾部本卷须知指导思想明确、从实际出发简洁明了，朴实自然；以说明为主，不必议论。第五节总结总结的概念总结的类型综合性——全面专题性——单项总结的结构和写法标题——公文式、非公文式正文——前言、主体〔过程式、经验式〕、结尾本卷须知正确的指导思想实事求是总结出规律分清主次，突出重点语言简洁准确第六节述职报告述职报告的概念和特点陈述履行职责的报告个人性、真实性、通俗性述职报告的结构与写法标题称谓正文——开头、主体、结尾本卷须知实事求是突出特点语言简洁第七节招标书投标书招标说明书投标书第八节

合同合同的概念与特点契约——合法性、合意性、效益性合同的根本内容标的；数量和质量；价款或报酬；履行期限、地点和方式；违约责任。合同的类型合同的结构与写法标题当事人正文落款合同的要求内容合法；遵循平等互利、协商一致、等价有偿原那么；格式标准；内容具体完备；语言精确严谨。第九节可行性研究报告可行性研究报告的概念经调查研究、科学预测、技术经济论证，评价建设工程的技术先进性、经济合理性、建设可能性可行性研究报告的类型性质——综合性内容——经济建设、事业建设可行性研究报告的结构独立成册——封面、摘要、目录、图表目录、术语表、正文、结论和建议、参考文献、附件报告正文——标题+署名+主体文+落款+成文日期