公文处理培训课件

广州海事局办公室2021年5月第一节公文概述

狭义上的公文党和国家行政机关正式规定的文种，一般指?党政机关公文处理工作条例?中规定的15种公文。广义公文狭义上的法定公文

普通事务性文书：规章、方案、总结、简报、合同、启事、书信、证明专业公文：外交公文、司法公文、经济公文、军事公文

?中国共产党机关公文处理条例??国家行政机关公文处理方法??党政机关公文处理工作条例?2021年1996年2002年公文种类主要有〔15种〕：决议、决定、命令〔令〕、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。公文的定义：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和标准体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的特点：一、极高的权威性和法定性。二、鲜明的政策性和指导性。三、较强的时效性和针对性。四、严格的程序性和标准性。五、文风的朴实性和严密性。公文的作用：一、领导与指导作用。二、标准与约束作用。三、联系与知照作用。四、宣传与教育作用。五、凭据和记载作用。

任何机关、团体和企事业单位都离不开公文，尤其是管理党和国家行政事务的党政机关，对公文的依赖程度非常高。标准公文的必要性依法行政的需要代表党政机关水平与形象党和国家非常重视公文标准第二节公文的写作

公文写作是机关制发文件的第一个工作环节。公文写作基本要求充分表达制文意图政策思想保持连贯

提炼观点准确精炼直笔写作开门见山

整体符合标准要求如何写好一篇公文掌握意图明确主旨调查研究收集材料谋篇布局勾画框架落笔起草拟写正文认真检查反复修改谋划总体布局精心设计提纲划好层次段落注意开头结尾公文写作步骤公文写作常见问题公文写作常见问题包括格式、文种、行文关系、标题、数字符号、语言、结构、文风等方面。1.公文格式不标准○公文要素不完整。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。○公文要素格式不标准。

○发文字号标注不标准。

正确标注方法是“机关代字〔4位数年份〕实位序号〞。正确：穗海事函〔2021〕6号病例：穗海事函【13】06号穗海事函[2021]第6号○纪要未列出席人员。○附件标注错误。批转、转发、印发和发布的内容应视为正文，不能当作附件处理。附件名称后加标点符号文中未提及附件表述有误与说明不符19十月2023主体版头份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号标题主送机关正文页码主体版记附件说明印章成文日期附注抄送机关印发机关印发日期发文机关署名附件：XXXXXXXXXXXX上行文：请示、报告平行文：函下行文：命令〔令〕、决定、决议、通知、通报、批复泛行文:公告、公报、通告根本行文规那么意见可用于上、平、下行文。2.公文文种错误

报告和请示的区别行文目的行文时间行文内容请示“办件”，需要上级批复事前不排除含有一定的情况汇报报告“阅件”，不需要上级答复事中和事后不能夹杂请示事项病例1××海事处关于申请增加车辆运行费的报告应改为：××海事处关于增加车辆运行费的请示病例2××海事处关于上报第一季度通航平安分析形势的请示报告〔结尾：特此报告，请批示！〕应改为：××海事处关于第一季度通航平安分析形势的报告○请示和函的混用如某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加农业科研基金；南沙区政府给广州市教育局写了一份请示，申请增建一所小学。请示当做函的特例一方面是行文单位地位不对等，另一方面是处于尊重希望这样有利于申请事项获得批准。○公告、通告当广告、启事用。

○非法定文种当公文使用。

?××海事局关于印发网站管理方法的通知?、?××海事局关于2021年工作总结和2021年工作方案的报告?载体

3.行文关系错误请示主送领导个人多头主送请示越级行文越权行文行文级别不对等涉及相关部门工作，必须协调一致经相关部门会签前方可行文。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。直属局、分支局、海事处的对应，省属单位、市属单位、区属单位的对应314.公文标题错误。○事由偏跑。?×××关于举办运动会的请示?应改为?×××关于解决运动会经费的请示?○题大义小。?XX关于加强水上交通平安监管的通知?应改为?XX关于加强船载危险货物运输平安监管的通知?○题窄义宽。○提炼不精。?××海事局关于印发会议管理方法、会议室管理方法、消防平安管理制度、机关大楼平安管理制度的通知?可修改为?××海事局关于印发会议管理方法等制度的通知?○隶属不清。★“批转〞具有“批准转发〞之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。★“印发〞那么主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。★“转发〞主要用于转发上级机关和其他机关的文件。○用词重叠。如?××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于印发党政机关公文处理条例的通知的通知的通知的通知?。解决用词重叠问题，可采用“简化法〞、“直转法〞、“替代法〞进行处理。355.数字和符号运用错误。公文中的数字，除局部结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，其他的一般用阿拉伯数字。36○结构层次序数。结构层次序数依次应为一、〔一〕1.〔1〕37使用汉字的情形定型的词：五星红旗、二万五千里长征成语：三心二意、七上八下习惯用语：星期三、第四季度、正月初三、十八届一中全会特定节日或事件：八月十五中秋节、五四运动相邻数字概数：三四天、五六岁、七八十年代“几〞字表示约数：几百年、十几天

38使用数字的情形年代、年、月、日、分、秒：90年代、10月1日、12时30分统计数值：235、、1:300、1/8、65%物理量量值：300kg、15cm文件编号、证件号码、其他序号：90号汽油、T38次列车引文标注：见?毛泽东文选?，第2卷，132页。汉字和数字的使用还要照顾到上下文，求得局部整体保持一致。39标点符号的使用—层次序数：第一层“一、〞〔作为小标题时句尾无标点〕；第二层“〔一〕〞〔作为小标题时句尾标点可有可无〕；第三层“1.〞〔无论是否作为小标题，要有标点〕；第四层“〔1〕〞〔必须有标点〕。

40—公文标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号。病例：××海事局关于印发?创先争优活动方案?的通知—分号的使用从层次上看，句号＞分号＞逗号＞顿号；分号不用在普通单句中；分号一般用在并列复句里，被分号隔开的各分句中，至少应当有一组内部有逗号。

党中央有关部门，国务院各部委、各直属机构，全国人大常委会办公厅：党中央有关部门、国务院各部委、各直属机构、全国人大常委会办公厅：

—不同主送机关之间不是并列关系时，主送机关之间用逗号不能用顿号。常见问题—“一逗到底〞。整篇或整大段只有末尾一个句号，其余都是逗号。—在一些题序后面误用了顿号。例如：第一、首先、第一，首先，—省略号与“等〞、“等等〞并用。船舶种类：客船、货船、集装箱船…等等。船舶种类：客船、货船、集装箱船等等。船舶种类：客船、货船、集装箱船…—语气舒缓的祈使句、陈述句和反问句中使用叹号。可否，请批示！可否，请批示。—时间表述有误。15：43时1543时或15：43—不同层次的停顿都使用顿号，混淆了结构层次。中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平、中共中央政治局常委、国务院总理李克强出席大会。中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平，中共中央政治局常委、国务院总理李克强出席大会。—引文末尾标点位置混乱。古人云：“活到老，学到老〞。古人云：“活到老，学到老。〞

—并列分局中夹杂句号。我局加强中秋节平安监管，主要采取以下举措。一是加强重点船舶平安监管。加强危险货物载运船舶、中小海轮、高速客船平安检查；二是加强平安提醒。充分利用VTS、CCTV、AIS等信息化手段，加强危险天气预警；三是积极开展专项行动。稳固深化打击船舶超载、低闪点燃油整治等行动。一是加强重点船舶平安监管，加强危险货物载运船舶、中小海轮、高速客船平安检查；二是加强平安提醒，充分利用VTS、CCTV、AIS等信息化手段，加强危险天气预警；三是积极开展专项行动，稳固深化打击船舶超载、低闪点燃油整治等行动。一是加强重点船舶平安监管。加强危险货物载运船舶、中小海轮、高速客船平安检查。二是加强平安提醒。充分利用VTS、CCTV、AIS等信息化手段，加强危险天气预警。三是积极开展专项行动。稳固深化打击船舶超载、低闪点燃油整治等行动。

6.语言不标准、不准确建议使用全称○称谓不标准。—主送机关未使用全称或标准化简称。—同一公文简称不统一。—称谓过简或过繁。—称谓前后不一致。○公文引用不标准。引用公文应完整，先引标题，后引发文字号。“根据穗海事通〔2021〕87号文?开展水上交通平安检查行动的通知?〞应改为“根据?关于开展水上交通平安大检查行动的通知?〔穗海事通〔2021〕87号〕〞。○会议纪要中的“纪要〞指的是记录要点的文字,在写作会议纪要时,可以考虑使用“会议确定了以下事项〞“、会议确定〞等，或“纪要如下〞。○语法错误—词性误用。如：广东海事局领导为我们义务讲座。〔“讲座〞是名词，应改为动词“讲课〞。〕—数量表达混乱。去年，有6个海事处规费收入超过千万元以上。〔“超过〞〞后面应该是确定的数，而“千元以上〞是不确定的。〕—指代不明。对于违法超载船舶绝不姑息。这对于维护水上交通平安是不利的。〔“这〞指代的是前面的句子。结果句子的意思和作者要表达的正好相反。〕—虚词使用不当。现场参会人员对领导讲话报以了热烈的掌声。〔“以〞是介词，后面不能有助词“了〞。〕—搭配不当。青岛港货物吞吐量与广州港的差距进一步减少。〔“减少〞和“差距〞不搭配。可以把“减少〞改为“缩小〞。〕—不合事理。如果违反航行规那么，就会造成水上事故。这次的事故一定是船长违反航行规那么造成的。—前后不一。前面讲：“主办部门要坚持依法行政〞，下文那么说“主管部门应主动与有关部门协商〞。○近义词混用截止和截至，必须和必需，定和订，反响和反映，启用与起用等。○使用错别字战略部〔布〕署，兴高采〔彩〕烈，检察〔查〕院，一刹〔霎〕那，万古长〔常〕青，相形见绌〔拙〕，川〔穿〕流不息，串〔窜〕门，大名鼎鼎〔顶〕，度〔渡〕假村，成绩斐〔蜚〕然，省份〔分〕，年份〔分〕，股份〔分〕，水分〔份〕，分〔份〕量，名分〔份〕，分〔份〕内，随声附和〔合〕，内讧〔哄〕，变幻〔换〕莫测，融会〔汇〕贯穿，候〔后〕补委员，不假〔加〕思索，汗流浃〔夹〕背，佼佼〔姣〕者，尽〔仅〕管，不胫〔径〕而走，抉〔决〕择，中肯〔恳〕，再接再厉〔励〕，流〔留〕芳百世，贸〔冒〕然，弥〔迷〕天大谎，唯唯诺诺〔喏〕，呕〔沤〕心沥血，山清〔青〕水秀，旅游胜〔圣〕地，各行其是〔事〕，招工启事〔示〕，追溯〔朔〕，鞭挞〔鞑〕，煤炭〔碳〕，提〔题〕纲，铤〔挺〕而走验，走投〔头〕无路，高品位〔味〕，任人唯〔为〕贤，安详〔祥〕，销〔消〕声匿迹，别出心〔新〕裁，锦绣〔秀〕河山，栩栩〔诩〕如生，应酬〔喧〕，主旋〔弦〕律，徇〔循〕私，神采奕奕〔弈〕；予〔于〕以表扬，世外桃源〔园〕公文错别字多因为打字手误。有些是用拼音打的，就成同音字，五笔打的就成形近字，如列席打成例席，收集打成。启动防暴雨三级响应通知：预计未来3小时雨势将加强，黄埔区防暴雨三级预警生效…鱼珠社区三防小姐。请相互转告。〔2021〕5号缺发文机关阿拉伯数字阿拉伯数字一、引用不标准部缺主送机关二、阿拉伯数字缺主送机关署名渡

改为，标点不一致印发机关印发日期页码527.结构问题〓结构不严密。〓层次混乱。〓段落结构不合理。〓过渡脱节。53XX关于XX工程进度情况的函XX公司：XX工程现尚余10%工程量，不能按原方案完成。如天气晴朗，将在7月底完成。因前段时间恰逢下雨，根据地质情况，每逢雨后必须经过两个晴天才能施工，故不能按原方案进行。

XXXXX年X月X日XX关于XX工程进度情况的函XX公司：因前段适逢雨季，根据地质情况，每逢雨后必须经过两个晴天才能施工，故XX工程不能按原方案完成，现尚余10%工程量。如天气晴朗，将在7月底完成。XXXXX年X月X日改一下，顺畅了54当前我局开展不平衡、欠账多、任务重的阶段性特征依然存在，水上交通每年发生一两宗重大事故的现象还无法杜绝，基层海事处和根底设施装备建设任重道远，海事内设机构不合理，机关与基层的事权有待明晰，内部运行效能有待加强，局部海事人员的作风及素养有待提高，党风廉政建设存在着一些不容无视的潜在风险。去年我们辖区水上平安形势保持稳定，效劳经济社会开展效果明显，集中精力办好一系列大事、难事，受到各级领导高度肯定。当前重点在水上源头治理、平安隐患排查、平安事故预防上下功夫。坚持通航平安形势定期分析评估，加强规律性研究，促进科学监管。积极保障电煤、原油、粮食、钢铁等重点民需物资高效运输，大力助重大涉水工程提供优质海事效劳。积极实施“走出去〞战略，利用临近港澳的地缘优势，学习香港、澳门等海事管理机构的先进理念以及先进管理模式。定期组织应急演练，提高水上应急快速反响能力和战斗力。抓好海事船艇的建造管理，通过资源整合、优化配置，提高船艇使用效率，修改制定车辆管理方法。去年我们辖区水上平安形势保持稳定，效劳经济社会开展效果明显，集中精力办好一系列大事、难事，受到各级领导高度肯定。在充分肯定成绩的同时，也要清醒地看到，当前我局开展不平衡、欠账多、任务重的阶段性特征依然存在，水上交通每年发生一两宗重大事故的现象还无法杜绝，基层海事处和根底设施装备建设任重道远，海事内设机构不合理，机关与基层的事权有待明晰，内部运行效能有待加强，党风廉政建设存在着一些不容无视的潜在风险。我们必须保持清醒头脑，采取必要措施，认真加以解决。重点做好以下几方面工作：一、强化平安监管力度重点在水上源头治理、平安隐患排查…二、强化海事效劳积极保障…三、强化业务建设积极实施“走出去〞战略…四、强化应急管理大力推进包括政府职能部门…五、强化装备提升推进船舶管用养修精细化管理…55各直属单位：为贯彻落实上级有关会议精神，进一步明确相关工作任务和要求，决定召开2021财务管理工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议时间2021年4月9日〔星期二〕下午1400时开始。二、会议地点局机关第一议室。三、参会人员〔一〕局主要领导和分管局领导。〔二〕财会处、计基处、技装处、信息办全体人员。〔三〕各直属单位分管领导。四、会议内容回忆总结2021年财务工作，部署安排2021年财务工作。五、相关要求〔一〕请参会人员统一着海事制装，于4月9日下午1345时前进场就座完毕。〔二〕请各参会单位、部门于4月8日下午1600时前将参会人员名单以邮件方式报办公室内网邮箱。联系人：××，：。各直属单位：为贯彻落实上级有关会议精神，进一步明确相关工作任务和要求，决定于4月9日〔星期二〕下午1400时在局机关第一议室召开2021财务管理工作会议，要求局主要领导和分管局领导，财会处、计基处、技装处、信息办全体人员，各直属单位分管领导参加会议。会议回忆总结2021年财务工作，部署安排2021年财务工作。请参会人员统一着海事制装，于4月9日下午1345时前进场就座完毕，并于4月8日下午1600时前将参会人员名单以邮件方式报办公室内网邮箱。联系人：××，：。568.公文文风问题明显篇幅过长，空洞无物。虚张声势，假话真说。瞻前顾后，八方照顾。穿靴戴帽，套话较多。闭门造车，思路老套。XX局关于开展财务知识竞赛的通知局属各单位：“十二五〞以来，我局高度重视财务管理工作，科学合理开展预算管理，相继开展了会计标准化检查、“小金库〞整治等一系列重大行动，取得重大成果和突出成效，财务管理水平取得大幅提升，开创立局以来最好局面，得到各级领导的高度肯定和广泛赞赏。主要表达在…〔此处省略500字〕为深入落实党的十八大精神，全面贯彻科学开展观…，决定今年5-6月份开展财务知识竞赛…。一、指导思想坚持以党的十八大精神为指引，贯彻落实科学开展观…二、竞赛目的三、竞赛组织机构成立“财务知识竞赛工作领导小组〞及其办公室…，成立仲裁委员会…四、竞赛规那么……..〔此处省略500字〕五、竞赛实施方案……..〔此处省略500字〕六、竞赛有关要求……..〔此处省略500字〕特此通知58〔三〕如何防止公文处理中的错误59●提升学习意识。●提升责任意识。●提升换位意识。●提升总结意识。〔四〕常见公文写作要点○报告一般采用以下三段式写法。A．情况——做法——问题〔意见〕；B．做法——问题——今后意见；C．情况——问题——今后意见；D．情况——原因〔责任〕——下一步打算；E．情况——原因——责任及处理意见；F．情况——问题——建议等。

把握好请示的内在逻辑。一份请示不管文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示〞和“请示什么问题〞两大层次组成。注意其他文种的目的句，通常置于开头，唯独请示是在第二层次之首。一文一事。不能多头请示。○请示△叙事清楚，说理有节。△短小精悍，注意技法。

○函△明确会议宗旨，突出中心。

△讲究用语，注意条理。

△忠实于会议精神，做好记录。

○纪要—适用范围不同。通告功能单纯，用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项；通知那么可以指示、要求、转文、任免等等，适用范围比通告要大得多。—受文对象不同。通告对象广泛，有时无法限定，因而具有普遍告知性，一般没有主送单位；而通知对象明确，范围有限，因而具有特定专指性。—目的要求不同。通告的事项只需知晓和遵守即可；通知一般需要办理和执行。—发文形式不同。通告一般通过媒体公开发布，也可以在公共场所张贴；而通知那么一般以文件形式下发。●通知与通告的区别—内容范围不同。通知告知的主要是一般事项，以及需要遵守执行的事项；通报那么是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。—目的要求不同。通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容具体，有严格的约束力；通报的目的主要是交流、了解情况，通过正反面的典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。—表现方法不同。通知的表现方法主要是陈述，表达具体，语言平实；通报的表现方法那么常用表达、说明、分析和议论，有较强感情色彩。●通报与通知主要区别命令、决定和通报三个文种用于奖励时，各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。命令一般单位不能使用:决定偏重于表彰、授予称号：通报那么更偏重于宣传先进事迹。●命令、决定和通报用于奖励时区分公文无主送的几种情形：〔1〕面向社会发布的公告、通告。〔2〕“令〞、“决定〞视发送范围、对象确定是否标明主送机关。面向社会的“决定〞、“令〞无主送。〔3〕会议纪要不标主送，分送单位一般写在纪要末页的下端。内设机构不能做主送机关。◆主送机关

排列要美观。在标题排列上应做到醒目、美观、得体，多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。还要注意保持词语的连贯和完整性。◆公文标题的处理××海事局关于举办2021年度船舶载运危险货物申报员和集装箱装箱检查员培训班〔初次培训〕的通知××海事局关于举办2021年度船舶载运危险货物申报员和集装箱装箱检查员培训班〔初次培训〕的通知××海事局关于举办2021年度船舶载运危险货物申报员和集装箱装箱检查员培训班〔初次培训〕的通知××海事局关于举办2021年度船舶载运危险货物申报员和集装箱装箱检查员培训班〔初次培训〕的通知反响公文的主要内容。事由概括应简要，不可过长过于重复。防止模糊不清和歧义。如?XX海事处关于经费的请示?，?XX海事局关于汽车问题的报告?，均属表述不清，看了不知道发文机关的意图。转发层次较多时，可直接转发最高一级的文件。交通运输部海事转发?交通运输部办公厅?关于转发<关于严禁中央和国家机关使用“特供〞“专供〞等标识的通知>的通知?的通知XX海事处转发?广州海事局转发?广东海事局转发交通运输部海事转发?交通运输部办公厅?关于转发<关于严禁中央和国家机关使用“特供〞“专供〞等标识的通知>的通知?的通知?的通知?的通知交通运输部海事转发关于严禁中央和国家机关使用“特供〞“专供〞等标识的通知XX海事处转发关于严禁中央和国家机关使用“特供〞“专供〞等标识的通知转发性标题的处理。—当原标题中含有“关于〞、“对〞等介词，且文种是“通知〞时，可采用“发文机关〔可省略〕+转发+原标题〞的形式。

广州海事局关于精简会议文件的通知XX海事处转发〔广州海事局〕关于精简会议文件的通知

—当原标题中不含“关于〞、“对“等介词，可采用“发文机关+关于+原标题+的通知〞的形式，其中原文文种前有“的〞字的，应省略“的〞字。例如“?××海事局关于转发直属海事系统“十二五〞开展纲要的通知?〔×海事办〔2021〕×号〕〞，该标题的原标题为?直属海事系统“十二五〞开展纲要?。○公文开头与结尾的撰写。引叙式。即以援引依据或引叙对方来文式开头。援引依据多用“根据……〞、“遵照……〞一类句子开头；假设为事实依据，那么常用“近来……〞、“……以来〞等时序性词语引出；答复性公文开头常用引叙式来文方式，如“你局……收悉。经研究，……〞目的式。即在公文开头时交代缘由、事由、目的，一般用“为了……〞、“由于……〞之类句子开头。概述式。即开头概括介绍全文的主旨。情况报告等常用这种方法。说明式。即在公文开头时说明相关事项的重大意义，以统一思想，引起重视。?国务院关于加强统计工作的决定?开头就是这种方式。结尾总结式。正文结束时，对文中的主要观点和问题作出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。

强调式。正文结束时，对文中的主要观点作强调说明，以引起读者的重视。

要求式。正文结束时，提出要求、希望或号召。

照应式。结尾时，以程式化方式显示文种，如：“以上请示，妥否请指示〞之类词语。○公文常用的习惯用语开头用语有：“按照〞、“为了〞、“根据〞、“鉴于〞、“依照〞、“据查〞、“关于〞、“报告悉〞、“电悉〞、“奉〞、“查〞、“前奉〞、“据〞、“……报称〞、“……电称〞、“制定〞、“特派〞、“任命〞、“兹聘〞、“派〞、“惊悉〞、“阅悉〞、“谨悉〞等。结尾用语有：“望〞、“请〞、“特此函告〞、“为盼〞、“是否可行〞、“当否〞、“请批示〞、“祈请批复〞、“盼回复〞、“望遵照执行〞、“特此通知〞、“请批转……执行〞、“特此布告〞、“此复〞、〞此致〞、谨呈〞、“谨报告〞、“特此电陈〞、“此令〞、“此批〞、“此布〞、“为荷〞等。过渡用语有：“为此〞、“为此……特……〞、“比照……〞、“为……〞、“结合……〞等。表时间的模糊词语有：“最近〞、“近期〞、“适当时候〞、“现在〞、“将来〞、“曾经〞、“同时〞、“有时〞、“一直〞等。表范围的模糊词语有：“有关〞、“各部门〞、“乡(县、市、省)内外〞、“国内外〞、“左右〞、“上下〞等。表条件的模糊词语有：“在可能的情况下〞、“在……情况下〞、“在……根底上〞、“符合一定条件〞、“在特殊情况下〞等。表数量的模糊词语有：“许多〞、“多数〞、“广阔〞、“某些〞、“有此〞，“一些〞、“个别〞、“局部〞等。

表程度的模糊词语有：“很〞、“一般〞、“更加〞、“进一步〞、“根本上〞、“显著〞、“一定……〞、“较〞等。

表频率的模糊词语有：“经常〞、“不断〞、“有时〞、“反复〞、“再三〞、“屡次〞、“偶尔〞等。

称谓用语。即一般对本机关和受文(来文)机关的称谓用语。如“我局〞、“本局〞、“你部〞、“你局〞等。下对上或不