文书及档案管理制度及办法

----------------------------精品word文档值得下载值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------文书及档案管理制度及办法一、工作制度（一）文书处理制度1、根据《国家行政机关公文处理办法》，结合委内实际切实做好文书处理工作，加强科学管理，使之规范化、制度化、科学化，提高文书处理工作的效率和公文的质量。2、坚持及时、准确、安全的文书处理原则，行文要规范，要注意效用，要少而精。3、收文。每天的收支由内收发负责签收、拆封、登记后、交办公室负责处理文件的主任或副主任，按委领导分工，科室职责及时提出拟办意见，做到不积压、不漏办，不错办。领导和各科室收到的文件，报告、会议材料，要主动交办公室统一按规定登记处理。拟办和批办文件要坚持做到，如何办理有意见，领导阅后有批示，阅者有签名，办理结果有记载，做到件件有交代，事事有着落，急件急办，文件送各科室承办后，文秘人员要根据领导的批示，按要求及时检查、督促办理。承办人员应在规定时间内办完，如不能办完，需说明情况对重要文件和急件，领导应亲自督查。建立健全催办、督办制度。根据文件的时限要求和轻重缓急，办公室负责同志和文秘人员要进行督办，催办，急件要及时催办，防止积压漏办。一时不能答复的文件应向来文单位说明理由。文件的传阅。需传阅的文件按传阅范围经登记后，由文秘人员直接传递，避免漏传、误传和延误，并严格履行签收和注销手续，阅者签名，以示负责。凡传阅的文件一般应在三天之内退还收发室，确因工作需要要延长时间的，应及时办理借阅手续，任何人都不得抽留或横传文件。4、发文。公文一般由发文机关、秘密等级、急缓程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。（1）拟稿。文件的起草要做到全面，准确地反映客观实际情况。符合国家的法律、法规，符合党的路线、方针、政策，能完整准确地体现本机关领导的意图。语言要通顺，文字要规范、精炼，书写工整，标点准确。（2）公文标题民。文件标题一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成。标题一定要新颖、简炼、突出主题。（3）核稿和审签。凡是以委的名义上报、下发的文件，各科室拟稿并由科室负责人审查后，送综合科立，最后送交委办公室负责人核稿，由办公室按领导分工送批。（4）草拟公文应用拟稿头页，必须有拟稿人、核稿人、审签人签名并注明时间。文件主签人要签署自己的意见，以示负责。（5）拟制文件时，除综合性的计划、报告、总结和指示外，应严格执行“一文一事”制度，避免“一文数事”和“报告”中夹带请示事项。任何文件均应写明发文机关的全称和发文的年月日。（6）罔以委名义发出的文件，统计报表、资料、简报等，应统一由办公室分别编叫、登记。几个部门联合行文，应将主办机关排列在前，标明主办机关的发文字号。有关科室应认真审核并签名，以示负责。（7）打印文件要清晰、整齐、美观，要求规范化。校对文件要一丝不苟，认真负责，保证文件质量。文件的校对装订、分发由拟搞科室负责。行署大院各部门文件由科室送达，其它各部门和各县文件交办公室收发人员统一寄送。（8）印间和用印，印章要妥善保管，保障安全。用印要坚持原则，除正常工作用印外，其他方面的用印需经办公室主任同意或请示委领导批准。印章要端正、清晰地盖在发文机关名称上，印间昨落款的机关名称要一致，否由文件无效。对外用印须有登记和签名。5、建立健全会议纪录制度。会议纪录可以反映机关活动的历史面貌，必须认真坚持做好各种会议纪录。6、建立健全文书立卷归档制度（1）为了搞好一年一度的文书立卷归档工作，必须收集齐全反映本机关职能的各种载体的具有考查利用价值的文件材料（文字、图表、照片、录音、录像、电报等均属于归档范围）。（2）健全平时的归档制度。由办公室按所制定的案卷类别，指导各科室做好平时的归档工作，以保证文件材料的齐全完整、安全，便于查找利用，为年终立卷归档工作打好基础。（3）立卷、归档必须按照《机关档案工作业务建设规范》要求，对需要归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷。案卷标题要简明确切，根据内容和作用，确定其保管期限。案卷必须保证质量，认真填写卷内目录和备考表，装订整齐、牢固、美观。每年的六月应完成上年的文书资料的文卷归档工作。各科室在三月份前应提定专人完成本科室的文件资料的清理、清退及组卷工作，办公室档案人员应指导和参与科室立卷工作。7、每年剔除的勿需文件，为便于工作需要，妥善保存两年后，在收文登记簿让逐份清点注销，统一销毁。（二）档案管理制度1、档案必须按类别和内容装入档案柜。2、档案库房管理应坚持“以防为主，防治结合”的原则，科学管理好档案，使档案处于安全、整洁、完好的状态。3、档案的收进、移出、借阅要认真办理登记手续，借阅归还时当在销。4、档案管理人员应刻苦钻研档案保护技术，不断提高管理水平。对破损、褪变的档案及时修补、复制或作其它技术处理。5、随时保持库房清洁卫生，坚持箱柜内放置杀虫和防毒药物，注意更换失效药品，无虫毒滋生。6、坚持对温湿度进行综合分析，采取适时通风去湿，密闭调控等措施。7、档案管理人员要严格遵守党和国家有关档案安全、保密的规定，非相关人员，不得随意进出档案库。8、随时注意检查库房内电源、门窗的开关、上锁和档案柜钥匙存放，确保库房的安全。9、库内保存的全部档案应一年检查核对一次，发现问题及时汇报处理，维护档案的完整与安全。（三）工作制度1、积极完成委领导交办的工作，做到当天能办的绝不拖到第二天，一天能干的事情绝不用两天干，严禁懒惰、拖拉和敷衍，做到任何一英工作都要有回音。2、严格正常的工作秩序。上班时间内不得从事与工作内容无关的各种活动，不得办私事，下象棋、打扑克、看小说，不得在微机上玩游戏。要热情接待来人来访，礼貌待人，树立单位的整体良好形象。无论领导还是一般干部上班时间内外出，均须向办公室科室领导说明。（四）请销假制度1、凡计委工作人员因病因事或其它情况，不能坚持工作的应请假。2、请假不论何种情况和假期长短，都应事先写假条，特殊紧急情况下可事后补写假条。3、假条应按程序报请有关领导审批。一天内假由科室领导审批；一天以上的必须由科室负责人签署意见后，送办公室由值班领导或分管领导审批。科室负责人请假不论长短均由委领导审批。4、请假同意后，科室应将请假的性质、时间纪录在平时工作纪录内，审批同意的假条由办公室存查。5、根据所存假条，办公室的人事干部每年年终公布全委工作人员的出勤情况。6、未请假又不上班的均以旷工处理，由科室领导通知办室，并对缺旷者予以教育。7、因故需推迟上班或提前下班的，须向科室领导报告，否则以迟到和早退处理。8、公休假由科室领导根据工作情况提出安排意见后送办公室。由办公室汇总平衡报委领导审查同意后公布执行。9、无论何种假。均应按规定办理销假手续，不办理请销假手续者以旷工论处。（五）机关作息制度全委都应严格按行署规定的作息时间上下班，做到不迟到，不早退，并由所在科室将情况作出发纪录，于下月初交办公室存查。（六）请示报告制度1、各科室了解的重要情况、重大突发事件，需及时准确报告，对较大的工作决策和部署事前必须请示，若因拖延时间或因未经请示而贻主工作造成重大损失的，要追当事人的责任。2、职工参加上级和其他部门召开的会议，到基层调查，外出办公等，回单位后要及时将会议精神、调查情况、办事结果向科室领导汇报，科室领导认为需向委领导汇报的，在汇报前要通过研究并提出本科室的竟。属科室领导参加上级或其它部门召开的会议，或外出调查，办公事等，回单位后，要将情况向委分管领导汇报，重大事项须向主要领导汇报。（七）保密制度和安全保卫制度1、保密制度。要加经密教育，增强保密观念，严格遵守国家机关工作人员的十条保密规定和保密纪律，各科室下班要注意收好各类文件、材料，关锁好门窗、用电开关，防止各类意外事故的发生。2、安全保卫制度。要按照守好自己的门，管好自己的人的社会治安综合治理的原则。委里要经常进行安全保卫教育，增强安全意识，人人要遵纪守法。维护社会公德。严禁本委职工参与黄、赌、毒，严禁打架斗殴、酗酒、无理取闹。（八）其它工作制度1、注意维护公共场所、办公室、走廊、楼梯的环境卫生。不得随地吐痰、乱扔果皮、纸屑、烟蒂、堆放杂物，每天要清扫办公室，坚持每一、四上午上班前集体打扫本委的公共环境卫生区域，维护机关整体形象。2、为提高办事效率，节约机关办公经费，全体同志都要严格控制因私事使用公用电话，严禁在上班时间内用电话闲聊。3、加强自身行业的廉政建设，坚持实事求是，服务基层的工作方法，深入实际调查研究，为政清廉、秉公办事，不得利用手中权力谋取私利，顾大局、识大体，为基层，为群众多办实事，办好事。4、为保证本委各项工作的顺利开展，全体同志都应严格执行《国家机关公务员暂行条例》，规范遵守本科室的工作职能和岗位职责，树新风、立正气，努力营造团结、紧张、严肃、活泼的工作环境，按质按量完成好各科室各岗位的工作。5、增强集体观念。主动参加单位组织的各种集体活动，积极参加地委、行署及工、青、妇和临沧县政府等各级组织的植树造林、爱路护路、防洪、保护生态环境等各种公益活动，人人争做社会主义精神文明建设的排头兵。二、公共财产管理制度（一）本委的一切公共财产管理权都属计委、办公室行使管理、分配、调拨使用权，并建立有关严格的领用制度。损坏遗失，由负责人或责任人照价赔偿。（二）全委干部职工应树立“爱护公物、人人有责”的思想，根据需要，经批准统一调配科室和个人使用的物品或因上级部门配发、下拨的设备，由科室领导具体负责，并以科室和个人为单位建立财产登记卡进行登记，办公室定期进行清点、核对。（三）各科室负责管理使用的大件专业办公用品，如电视机、收录机、照像机、微机、电话机等，必须有专人保管和使用，未经领导批准，不得随意外借。（四）各科室和个人使用的公物应看护管理好，不得遗失，损坏或转借，定期清点，按期归还，人为损失或遗失的应及时报告，照价赔偿。调离本单位或退休时，凭登记卡清点移交清楚，方能办理有关手续。（五）机关办公用品本着节约的原则，由办公室拟出计划，交委领导审核后按购置，并建立领用制度进行统一管理，根据工作需要发放。（六）机关宿舍区内已按房改政策出售的住房，购者拥有部分产权。住房个人按房改政策满五年需转让的必须征得单位同意和批准，不得私自转让和出售。（七）已售的公有住房，个人可以装饰，但不得私自变动房屋结构，否则，后果自负。三、财务管理制度（一）为严肃财经纪律，加强财务管理，合理安排和使用好经费，保证机关工作的正常运转，特制定财务管理制度。（二）当家理财，人人有责，全委干部职工要树立勤俭节约、艰苦奋斗的思想，自觉遵守和维护财经纪律。（三）严格执行各项开支标准。差旅费、会议费，严格按财政部门规定的标准执行，不得擅自扩大开支标准和开支范围。（四）工作人员因公出差，必须先到办公室填写派出单，科室负责人签注意见后交委领导审批，财务人员根据领导批准的出差时间、目的地及乘坐的交通工具核定应预支的差旅费。预支差旅费1500元以下的由办公室领导审批，1500元以上的由值班领导或主要领导审批。（五）每次出差预支的差旅费，除特殊情况外，必须在出差归来一周内按有关规定报销清楚。如上次出差借款未报，下次出差不预支差旅费。（六）业务科室外出接待费必须科室领导签注意见，分管领导和主要领导签字批准后方能报销。（七）从严控制会议费用。必须开的会议由科室提出经费开支预算报告交主任办公会研究，办公室按规定报销。（八）零星报销和开支要严格控制。1000元以下由办公室领导审批，1000元以上由委值班领导或主要领导审批。（九）车辆修理要本着节约的原则，需修理时，由驾驶员提出修理意见报办公室签注意见后根据所需修理费金额，按前条规定的审批权限审批。同意后方能修理。出差途中如遇机械故障，必须及时修理后方能行驶的，可由随同出差的领导批准就地修理，出差回来后说明原因，由出差领导或随同出差人员签字证明后按规定审批报销。（十）各科室的办公用品，打扫卫生所需的物品及驾驶员的劳保用品，由办公室按规定发给科室和个人。未经批准，科室和个人不得擅自购买。四、学习制度（一）加强政治理论的学习，全委同志都必须努力学习马列主义。毛泽东思想和邓小平理论，学习党的各项路线、方针和政策，坚持四项基本原则，严格遵守国家的法律、法令和各项规章制度。（二）自觉学习科学科学文化知识，刻苦钻研本职业务，虚心学习，不断接受新知识，开拓视野，努力掌握全心全意为人民服务的本领，以适应工作需要。（三）坚持集体学习制度。在坚持自觉学习政治理论、法律、法规、业务知识的同时，每月由办公室统一组织集体学习两次，上半月的第一周星期五下午和下半月第一周星期五下午为集体学习日。特殊情况可提前或推后。要改进学习方法，通过学习交流，提高思想政治业务水平。五、会议制度（一）坚持生季度召开一次机关党组会议，研究决定本委重大问题。过好民主生活会。（二）坚持每月召开一次主任会议，由委领导集体讨论决定当前工作的重大事项。（三）坚持不定期召开主任办公会议。根据工作需要由委领导召集各科室负责人，听取各科室工作汇报，研究讨论全区国民经济和社会事业发展年度计划和中长期规划及经济社会运行情况，研究产业结构调整，产业政策及项目的可行性研究，安排和部署委内阶段性工作等。（四）坚持每季度召开支部党员大会、支委会、党小组会各一次，组织全体党员学习党在新时期的各项路线、方针、政策，学习党章和党的历史，民主评议党员，开展批评和自我批评，对照检查，找出差距，加以改正，起好先锋模范带头作用。讨论吸收新党员。过好民主生活会。（五）每月召开一次职工会议。由委内所有干部、职工参加，由办公室负责组织，学习贯彻上级有关文件精神和党的路线、方针政策，通报委内工作情况，进行工作交流，布置安排工作，进行工作总结等。根据工作情况，可提前或推迟。六、机关车辆管理及驾驶员考核暂行办法（一）为利于加强机关小车的管理及驾驶员的考核，特制定本暂行办法。（二）用车制度及管理1、为搞好服务，减少矛盾，车辆实行统一管理，由办公室统一安排车辆。2、未经领导和办公室同意，驾驶员有权拒绝出车。驾驶员出车返回后，应及时到办公室报到，并报告出车情况。不允许未经同意私自出车，否则，造成肇车事后果自负。3、科室负责人和工作人员出差。除特殊情况外，原则上不派车，因工作需要出差，三人以上且车辆允许的情况下可以派车。4、本委的同志及其直系亲属，因病等特殊情况紧急情况，需要用车时，可以派车。本单位干部私人用车，长途必须经委领导批准同意，短途由办公室视情况安排。5、驾驶员的劳保用品由财务人员统一购买，办公室配发。每人每年给劳保服费100元，年终兑现。6、驾驶员出车返回后，出车时间较长的休息一天后应及时清洗车辆进行保养维修。除出差和修理车辆时间外，平时应按时到办公室上班，参加委内的学习和集体活动，主动承担力所能所的工作。（三）驾驶员职责1、努力学习党的路线和、方针、政策及交通法规，热爱本职工作，遵守职业道德，自觉服从调配，安全、准确、优质、高效地完成服务工作任务。2、不出车时，积极参加全委性的政治学习和集体活动。自觉遵守纪律和规章制度，不开违章车，不开违纪车。3、驾驶员和乘车人员要精心爱护所驾驶车辆，勤保养、勤清洁，爱护车内卫生，每次出车前后，对车辆要进行检查维护，保持车况良好，车辆内外清洁卫生。4、牢固树立节约意识，坚持励行节约，自觉从俭养车。5、自觉遵守道路交通法规，严格遵守