企业档案管理制度（汇编3）

档案管理制度总则为对本公司各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司经营管理服务，特制定本制度。本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作，适用于本公司的档案管理。本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。档案分类及编号公司档案依据《工业企业档案分类试行规则》，以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和档案内容及其形成特点进行分类。档案的类别共分为七个大类,即：公司运营类、经营管理类、人事行政类、会计档案类、研究开发类、仪器设备类、工程建设。档案分类应用于对本公司档案的进行整理、组卷、编号、装订、填写分类目录，方便查阅、检索等。档案分类（见附表）管理责权公司办公室（总经办）为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的归档工作。公司所有档案统一放置公司档案室，由专人管理。办公室指定专门或兼职人员（档案管理员）负责公司档案管理。档案管理职责：做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。档案建档及保管文件归档各部门在各项生产、经营活动中形成的，已办理完毕，具有保存价值的文件材料（包括照片、录音、录像、广告带、电脑软件等）。文件材料归档的基本要求：文件材料齐全、完整、清晰。归档方式可区分年度的，按年度为单位，依据属类，把文件资料进行装订归档；跨年度的或不能明确区分年度的文件材料，用卷宗装存建档，各卷宗按序号标识；归档时间：产品开发、基建工程、有关技术项目，在任务完成之后要将归档文件材料及时交办公室归档。属重要的批文、合同、图纸应及时将原件归档。每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间。各部门均应指定本部门的兼职档案员做好归档收策、移交工作，送公司办公室统一归档。本公司的基建完工验收；产品研制、定型、鉴定；新购置的设备、仪器验收等的资料及时跟踪归档。各课室移交的档案必须是原件。〔无原件的请附注原件的去处〕电子档案的保管档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。属部门保管的电子档案由档案管理员根据公司《保密制度》进行严格管理。严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。非电子档案的保管公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。档案室管理档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。档案的保密 档案保密分为：绝密、秘密、一般绝密：科技成果、产品工艺关键配方、股东会会议记录。机密：公司重要会议记录、客户档案、商务合同等重要文件。

一般：非保密性的文件。档案保密要求凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。非档案管理人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处。档案利用档案借阅公司管理人员〔含技术人员〕因工作需要，可查阅与工作有关的档案。因工作需要查阅其他部门档案的，必须经办公室主任同意，方可查阅。属工艺处方等绝密档案的查阅，必须经公司总经理批准，方可查阅。查阅档案应办理借阅手续，一般随查随还。如需借出的，应经档案员同意方可借出，借出时间为3—5天。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。外单位需阅本公司档案的，应持有单位介绍信，并给公司总经理批准，方可借阅。凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。档案鉴定、销毁档案鉴定根据《档案法》，结合公司生产经营实际情况，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。档案销毁销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。档案分类标识企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序（字母I、Z、O易于1、2、0数字混淆不予使用）标识目录大类名称(一级)；采用1位阿拉伯数字标识项目分类（二级）；采用1位阿拉伯数字和英文字母标（标识顺序为：1、2…9、A、B…Z）识内容分类（三级）名称：出库单年份：2010卷号：B63-2010-01档案实体排架和编号要反映名称：出库单年份：2010卷号：B63-2010-01档案的具体排架、分类及编号按附表执行。档案案卷要有封面、目录页。封面样式见右图本管理制度如有未尽事宜，可由办公室另行修改、补充规定。封面样式图年份：2010封面样式图年份：2010卷号：B63-2010-01本管理制度的最终解释权由办公室。附表：一、企业经营类目录分类二级项目分类三级内容分类档案分类编号公司运营类AA1公司股东A11公司设立公文；A12公司章程；A13股东会会议资料；A14董事会会议资料；A15股东资料；A19其他它文件内容分类内容分类项目分类目录分类A11——2010——年代号01卷号A2运营资质A21营业执照；A22组织代码证；A23税务登记证；A24进出口经营权证；A25海关/商检资质证；A29其他证A3战略运营A31战略规划（目标）A32战略合同/协议A33顾问合同（法律、财务、技术、管理）A4政府机关和事业单位批文、通知、证书奖牌A41批文/通知；A42证书；A43扁牌A5知识产权A51商标申请；A52商标证书；A53商标对外授；A54专利申请；A55专利证书；A56专利对外授权；A57专利年费；A58商标专利维权A6公司文化A61公司介绍；A62公司大事记载；A63公司理念精神、行为准则二、经营管理类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号经营管理类BB1商务合同/协议B11销售类；B12采购类（采购主合同、质保协议、环保协议）；B13委外加工类；B14财务类(借款、租赁)；B15技术开发协议；B16物流运输类内容分类内容分类项目分类目录分类B11——2010——年代号01卷号B2企业经营B21中长期经营目标/计划；B22年度经营目标/计划；B23经营分析报表；B24经营总结报告；B25经营会议记录B3信息管理B31网站、邮箱；B32企业经营系统软件；B33网络会员资料B4采购管理B41供应商基础档案；B42供应商考核档案；B43报价单；B44订单；B45对帐单；B46不良退货单据；B47送货单据；B48来料送检B5销售管理B51客户档案（含授权资料）；B52客户订单（含评审记录）；B53营销广告；B54市场分析；B55客户满意度调查；B56客户使用意见/报告；B57产品定价；B58会议记录；B6物流管理B61物流供应商资料；B62入库单；B63出库单；B64盘点报表；B65库存台帐；B66领料单据；B67借料单据；B7品质管理B71证书（质量体系、产品检测、型试试验等）；B72质量体系；B73政府监督；B74客户审查；B75检验基准书；B76制程检验记录；B77出货检验记录；B78来料检验记录；B79客户投拆对策；B7A品质异常处理记录；B7B产品试验报告；B7C会议记录B8生产管理B81生产计划表；B82产供销协调会议记录；B83物料需求计划；B84制造通知单；B85领料单；B86老化记录表；B87生产日报表；B88仪器设备点检表；三、行政人事类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号行政人事类CC1规章制度C11人事行政制度；C12财务制度；C13销售制度；内容分类内容分类项目分类目录分类C11——2010——年代号01卷号C2人力资源C21员工档案（证件、面试、聘用、合同、调动、调薪等）；C22公告通知；C23薪资福利发放；C24人力配置计划及需求申请；C26招聘记录；C27出勤记录；C28工伤记录；C29签呈/联络单C3教育培训C31培训计划及需求申请；C32培训教材；C33培训记录及考核；C34资格证书；C35培训合同/协议；C4行政管理C31行政类合同协议；C32办公类资产购置（报价、合同等）；C33办公类资产维修、保养和报废记录；C34建筑物维修记录；C35办公用品出入库记录；四、财务会计类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号行政人事类DD1原始单据D11凭证；D12发票；D13银行支票；D14收据；D15签收表；D16客户开票资料；D17出入库凭证；D18部门提交报表；D19签呈内容分类内容分类项目分类目录分类D11——2010——年代号01卷号D2审计报告D21财务审计；D22税务审计；D23专项审计；D24银行审计D3对外报表D31银行；D32税务；D33统计报表（科技局、经发局、发改委等）D4分析报表D41经营报表五、研究开发类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号研究开发类EE1基础研究E11技术研究；E12材料研究；E13工艺研究；E14结构研究内容分类内容分类项目分类目录分类E11——2010——立项年号01卷号E2科技项目E21国家级项目（立项、可行性分析、试验、总结鉴定、成果申报、推广应用）；E22省级项目；E23市级项目；E24区级项目E3科技成果E31成果查新；E32成果鉴定E4产品开发E41开发资料；E42产品BOM表；E43设计图；E44PCBLAYOUT；E45研发试验报告；E46生产工艺流程图；E47作业指导书；E48工程图纸；E49检查基准书开发资料包括：项目立项资料、项目设计方案书、项目开发周期评估表、项目可行性评估报告、DVP实验、评审会议记录、DFMEA、控制计划、PFMEA、供应商部品承认书、PPK管制图、量产移交一览表、样件检验报告、APQP及PPAP资料提交一览表等内容分类内容分类项目分类目录分类E11——Q90——产品型号01卷号六、仪器设备类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号仪器设备类FF1生产设备（含模具）F11设备档案（报价、合同、验收、操作说明）；F12维修保养及报废记录内容分类内容分类项目分类目录分类F11——0001——设备编号01卷号F2运输设备F21设备档案（报价、合同、验收、操作说明）；F22维修保养及报废记录F3试验设备F31设备档案（报价、合同、验收、操作说明）；F32维修保养及报废记录；F4工装冶具F41档案（图纸、报价、合同、验证、操作说明）；F42维修记录F5量规仪器F51档案（报价、合同、验收、说明书、出厂校准报告）；F52校验记录七、工程基建类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号工程基建类GG1建筑工程G11文档(合同、招标、报价、验收)；G12图纸（总图、效果图、施工图、水电图、消防图）；内容分类内容分类项目分类目录分类G11——0001——立项年号01卷号G2装修装饰G21文档(合同、招标、报价、验收)；G22图纸（效果图、施工图、水电图、消防图、竣工图）；八、电子档案类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号电子档案类HH1电子档案H11照片；H12录音带；H13录像带；H14光盘；H15硬盘；H16软盘；H17磁带内容分类内容分类项目分类目录分类H11——2010——内容年份01卷号

实验室档案管理制度一、实验室综合目标责任书、实验室管理人员和实验技术人员岗位责任制、考核办法及年度考核结果都应留档备存。二、实验教学文件和技术资料，如实验讲义、实验指导书、实验报告、实验课记录以及实验设备说明书都应妥善保存。三、建立实验仪器设备、器材帐卡档案，实行定人、定物、定点管理，并定期检查，作到帐、物、卡相符。四、要求仪器设备技术档案和原始记录齐全，包括仪器设备、安装调试、验收、使用、交接记录、损坏故障及维修养护等技术资料。五、大型精密仪器及较复杂的仪器设备，应建立较详细完整的技术档案、操作规程、工作情况记录。

档案管理制度第一章总则第一条为加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，特制定本制度。第二条各有关部门都应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料的完整、准确、系统和安全。第三条协会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷移交综合部集中统一保管。第二章档案管理制度及职责第四条协会档案实习统一管理，分工负责。综合部负责协会档案管理，并设专人负责；各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。第五条综合部档案管理工作的职责：1、贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度；2、负责督促、指导、协助各部立卷归档工作；3、负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；4、严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。第六条各部门档案管理工作职责：及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，每年3月底交至综合部存档；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。第三章档案管理第七条各部应做好档案材料的收集工作，建立平时归卷制度，提高立卷工作效率和案卷质量，是材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的档案移交综合部。第八条综合部的档案管理人员对各部送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的卷案要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁的档案，必须编写销毁清单及全宗介绍材料。第十条建立档案、材料的借阅制度。第十一条检查核对制度：检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。检查要下期进行，每年3、6、12月26日核查，并做好核查记录；但发生下列情况，也要及时进行核查，并及时补救：1、突发事件之后。如被盗、遗失或水灾、火灾之后；2、对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失；3、发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。第十二条各部门以协会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后叫综合部存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定、自行归档、保存和管理，并接受综合部的检查、指导。第四章文件材料的立卷归档第十三条：按照《文件材料的立卷归档》，将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。第十四条档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动中形成的文件材料。第十五条归档案卷的种类：文书文件卷案，重大会议（活动）案卷、职员档案案卷、固定资产案卷、分会（部门）活动案卷等。第十六条归档案卷质量要求：组卷遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值，案卷提档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本。第十七条立卷归档时间：档案立卷要求及时，文件形成后3天存档；事件结束后15天交至综合部档案室。第五章档案的保管期限、鉴定和销毁第十八条档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。第十九条对保管期满的档案，由协会领导、综合部和有关业务部组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。第二十条档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。由监督销人员在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。第六章档案的移交第二十一条案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。第二十二条各类活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交综合部。第七章附则第二十三条本办法由协会秘书处负责解释。第二十四条本办法自发布之日起执行。

档案借阅管理制度1、本单位各科室借阅档案，必须办理借阅手续；2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经本单位主管领导签字批准，方可查阅，不读抄录或借出；3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理；4、查阅档案应在档案室内进行，不得划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁。特殊情况需借出的，须经单位负责人批准，借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办理续借手续，确保档案的完整与安全；5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；6、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

车辆维修档案管理制度档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、防火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放算处清洁卫生。不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。根据档案的内容、性质和时间等特征，对档案进行分类整理、存放、归案，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。维修车辆实行一车一档制，二级维护及以上作业的车辆档案内容包括维修合同、检验记录、维修人员和质量检验人员名单，竣工出厂合格证副页、结算凭证。档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。维修行业安全生产管理制度厂区内不准吸烟，发现吸烟者必须立即制止，各清洁管辖区不得有烟头、油污、垃圾和影响安全生产的杂物。按规定的地方存放油料，易燃易爆和有毒物品，车间，工作间不得存放。板金车间不准用油，其他车间不准用火，确实需要用油用火作业的，必须向有关部门申请同意后，保持安全距离，做好防范措施，方可作业。焊接带油污的部件，压力容器、油箱和其它危险物品时，必须严格按照安全操作规程作业。掌握消防知识、熟悉消防队器材的使用方法，消防器材按规定挂放在明显位置，定期检查、保养，失效的应及时申报更换。严禁违章作业和违章操作使用各种用电设备及各种机机件设备。须维护和增加用电设施的，必须先申请同意，指派专业人员施工作业，严禁私拉乱接。公司任何员工都有义务和权利制止、拒绝和揭发违反安全生产的一切行为。有义务积极参加灭火、救灾、应急突发事件。严禁少年儿童进入工作场所，否则因此而造成的一切后果公司概不负责。处罚：有违反以上规定的，每次罚款50元/100元，造成经济损失和人员伤害的，赔付一切经济损失，造成重大责任事故的，作出处理，并送司法部门追究其刑事责任。维修企业设备管理制度设备操作作工在独立使用设备前，须掌握该设备的操作技能。设备使用应定人定机，对公用设备由专人负责保养。操作工要养成自觉爱护设备的习惯。班前班认真擦拭设备及注油润滑工作，使设备经常保持良好的润滑与清洁。操作工在遵守设备操作规程，合理使用设备，管好设备附件。对私自操作操作设备人员，进行严肃的批评教育，由此发生的一切后果由私自操作者负责。设备管理员应根据设备维护要求以及设备技术状况制定设备和测量装置的保养细则、保养周期和检定同期。设备保养人应严格按照常规维修设备检查保养周期进行保养，做好记录设备交设备管理员验收。设备维修以外修为主，本单位操作人员配合，设备管理员做好维修记录。设备发生故障应及时停机，使用部门应及时通知设备管理员或单位领导，请修理人员检查排除故障。当修理人员在排除故障时，操作人员应积极协助修理人员排除故障。对设备使用年久，部件严重损坏，又无法修复和没有改造价值的，中办理报废手续报请经理批准。对设备的检查、保养、修理应做好所有记录，由设备归档，以便检查。质量管理及质量保证期制度依照国家规定，对竣工出厂的车辆实行质量保证期制度。质量保证期按以下规定执行：a汽车和危险货物运输车辆整车修理或总成修理质量保证期为车辆行驶20000公里或者100日；二级维护质量保证期为车辆行驶5000公里或者30日；一级维护、小修及专项修理质量保证期为车辆行驶2000公里或者10日。b摩托车整车修理或者总成修理质量保证期为摩托车行驶7000公里或者80日；维护、小修及专项修理质量保证期为摩托车行驶800公里或者10日。C其他机动车整车修理或者总成修理质量保证期为机动车行驶6000公里或者60日；维护、小修及专项修理质量保证期为机动车行驶700公里或者7日。以上质量保证期中行驶里程和日期指标，以先达到者为准。质量保证期从车辆竣工出厂或签发竣工出厂合格证之日起开始计算。d质量保证期内，因维修质量原因造成机动车无法正常使用进厂返修的车辆，免返修工料费。e在质量保证期内，机动车因同一故障或维修项目经两次修理仍不能正常使用的，负责联系其他机动车维修业户，并承担相应修理费用。以上质量保证期仅适用于车辆竣工出厂后，托修方严格执行驾驶操作规程和车辆走全期规定，合理使用、正常维护的情况下出现的质量问题。维修企业人员培训制度企业员工的培训工作由主要领导负责，厂（公司）工会或其它职能部门（人员）负责具体措施落实。企业每次组织一次集中政治学习，及时向员工贯彻落实党和国家的方针、政策以及相关规定。企业的相关部门（人员）应结合生产情况，适时开展技术学习和技术练兵活动，使员工不断吸取新知识、新技术，为生产经营服务。充分利用企业内部设施，开展多种形式的学习活动，营造“人人刻苦钻研技术，个个争当生产能手”的浓厚氛围。鼓励职工开展自学、互帮互学活动，对学有成就的视情作适当奖励。坚持持证上岗制度，对有资质要求的岗位，应组织人员参加专业培训和考核，在取得相应资格证书后，方可安排上岗工作。

信用评级档案管理制度第一章总则第一条为规范信用评级档案管理工作，充分发挥档案在公司信用评级工作中的作用，做好信用评级的信息管理和信息保密工作，为企业信用数据库建立和发展提供有效基础，根据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理办法》，结合本公司实际情况，特制定本办法。第二条信用评级档案管理的主导责任部门是公司综合部。综合部应当督促和监督业务部门按规定程序和标准，规范日常操作过程中的资料信息建档工作，指导和检查业务部门和人员的资料信息归档工作。第三条公司设立专门的档案存放、保管场所和设施；综合部配备专人管理档案，确保档案的安全。第四条公司信用评级部门和人员是信用评级档案管理的第一资料信息提供者和保密者，应当严格执行信用评级资料信息的采集、整理、移交、使用、补充、保密的规定，并在评级过程中将获得的任何评级资料先办理《资料归档记录》手续，然后再办理《档案使用记录》手续使用评级资料。第五条公司全体人员有协助采集或补充完善信用评级资料信息、资料归档的义务和资料保护责任。在评级过程中任何人随时采集或者收到或者获得相关评级资料时，都必须及时办理《资料归档记录》手续，将资料移交综合部。第二章信用评级的建档范围第六条信用评级资料按照评级程序确定建档范围。第七条信用评级合同档案资料，包括但不限于《评级委托协议》等合同类资料。第八条信用评级对象信息档案资料，包括但不限于：（一）评级对象填写的《信用评级资料报告书》；（二）评级对象提供的原始资料；（三）评级对象签署的《信用评价初评结果反馈意见函》；（四）评级小组查询的评级对象的信用监管记录。至少应当有浙江省信用中心“信用浙江”网的信用提示记录；（五）评级小组采集的受评对象的信用相关信息资料；（六）评级小组所作的尽职调查计划、提纲和记录等。第九条信用评级分析信息档案资料，包括但不限于：（一）评级小组的《信用评级报告》；（二）评级小组的信用评级测算与分析结果；（三）《信用报告审核单》；（四）相关的信用评级评审资料等。第十条信用评级发布信息档案资料，包括但不限于：（一）信用等级通知书；（二）信用等级证书；（三）评级结果公示资料；（四）评级结果公告资料等。第十一条信用跟踪评级信息档案资料，包括但不限于：（一）跟踪期间的补充资料；（二）《跟踪评级报告》等。第十二条涉及信用评级的其他具有利用和保存价值的资料信息。第十三条建立档案的资料信息介质包括：（一）纸质资料；（二）电子（包括光盘、移动硬盘）资料；（三）音像资料；（四）其他可以收集存放的介质资料等。第三章建档分类和编号第十四条信用评级档案分为评级工作档案和评级对象档案两大类第十五条评级工作档案包括以下信息资料：（一）信用评级和信用服务的收文和发文；按照公司文件档案管理的规定执行档案管理，不列入评级档案管理范围；（二）信用评级和信用服务的外部会议、培训、交流等活动的资料，按照公司工作档案管理的规定执行，不列入评级档案管理范围。（三）公司内部的评审会议资料以及与评审会议相关的资料作为评级工作档案，按照会议届次单独建册立卷（四）评级合同作为工作档案，按照季度单独建册立卷后移交公司财务部。第十六条评级对象档案（一）评级对象档案由本制度第八条至第十二条的资料范围组成。（二）评级对象档案是评级档案的重要和基本档案，按照评级对象分别立卷，一企一卷。（三）评级对象明确指示为商业机密的信息资料须另行单独立卷。第十七条评级对象档案的编号由总号和序号组成（一）总号，按照公司评级业务的顺序进行累计编号，以其位阿拉伯数字表示，从第0000001号开始编制；表示档案和评级业务的延续数量（二）序号，由公司代号加年度顺序号编列，表示当年档案和评级业务的数量。1.公司代号为HXP；2.年度顺序号由当年年号加当年顺序号码组成，如2007001；3.评级对象档案的完整编号格式如：“HXP2007001”；4.续评（同一评级对象进行第二次、第三次等等评级）的档案，应当在该档案总号后缀评级的次数。如某企业进行第二次评级，其总号格式为第0000036-2，表示该评级档案为第36个评级业务，该企业是第2次评级。第十八条档案编号置于档案卷册封面的右上方和卷宗外部的侧立面。第四章建档的基本规定第十九条评级小组应当在《信用评级报告（建议稿）》完成后的十个工作内做好评级资料整理，编制资料目录，并将整理完成的纸质和电子版资料交由综合部准备建档第二十条综合部的建档责任是：（一）收到评级小组移交的资料，在五个工作日内完成评级对象档案的立卷装订和目录汇总；（二）在评审会议完成的五个工作日内，完成评审资料的建档；（三）在评级结果公告后的五个工作日内，完成发布资料的建档。第二十一条评级对象档案除纸质建档外，同时将相应的电子版档案按一企一卷的原则建档，与纸质档案分离保存；第二十二条电子版档案一式二份，一份由综合部保管；一份由公司档案库保管；必要时应当刻录为光盘备份保存。第二十三条档案立卷的卷内目录（每卷档案的内容目录）应当复印一式二份，一份存于档案库备阅；一份交公司备查。第二十四条跟踪评级的资料单独建档，建档程序和方法与上述规定相同。第五章档案的使用维护第二十五条信用评级档案长期保管。第三十六条信用评级档案一般在公司内部现场使用，须借离公司使用时，由公司领导批准。第三十七条属于商业机密单独立卷的档案，须经公司领导批准方可查阅。第三十八条档案借阅者不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁档案，如发现档案损失或污染时，应及时上报并追查。第三十九条综合部每年对档案进行一次检查。（一）做好档案存放设施的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等维护；（二）对破损和褪色的材料进行修补和复制。第六章附则第三十条公司逐步完善档案信息化管理系统，提高管理效率。第三十一条本办法经总经理批准颁行，由综合部解释。

档案室管理制度档案保管制度一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。二、档案按档号排放，档