某公司采购申请管理办法

某公司采购申请管理办法第一节总则第一条

目的为加强XXXX有限公司（以下简称“公司”）采购管理工作，规范采购申请的填写和审批，明确各部门在采购申请工作中的职责，提高采购质量和采购工作效率，结合公司实际情况，制定本办法。第二条

适用范围本办法适用于公司对于生产所需物资材料及设备，使用部门应按照本办法填写采购申请并上报审批。（一）所需货物指：设备配件、设备维修、整套机电设备、修理用配件、技改项目、零星材料和劳保等。（二）公司基建项目所涉及的物资。第二节释义第三条

解释（一）采购周期：指从供销管理部收到采购申请至货物运送到仓库或指定地点的时间，包括合同周期、供应商供货周期和物流周期（注：服务采购周期仅指合同周期）。（二）合同周期：指从合同签字盖章生效之日起至合同履行完毕止。（三）供货周期：指从合同双方约定的时间内将标的物的所有权完全转移至需方。第三节职责第四条

使用部门职责使用部门是公司采购申请的需求部门。（一）使用部门应于每月25日前制定下月物资需求计划，注明使用日期和本部门负责人报公司领导审批。（二）确定需求内容和技术要求。提交相关服务或货物的采购技术参数。（三）如采购需求涉及库存，应待仓库管理部门核对库存后，提交采购申请。且采购申请提交前，还应充分考虑采购周期、近似库存替代使用的可能性等，提前计划、合理安排提交采购申请。（四）如需紧急采购应填写紧急采购计划单，经分管领导和总经理审批后提交供销管理部执行。（五）使用部门负责人对其部门提交的采购申请的合理性和必要性负责。（六）按公司统一流程计划单模板要求填报和提交采购申请，对不符合规定被暂停的采购申请，进行澄清、修改和完善。第五条

设备动力部职责设备动力部是负责相关采购需求技术审核的责任部门，应对生产用物资设备质量严格把控。（一）起草、完善或审核相关采购需求的技术要求。（二）拟定招标文件技术部分、评价投标书技术部分、组织技术评标小组进行技术评标、负责评标过程的技术澄清、拟定技术评标报告、提供合同谈判的技术支持。（三）对采购需求的合理性、指定供应商采购的必要性进行审核，并出具审核意见。第六条

仓库管理员职责（一）对使用部门的采购需求，进行库存查询，确定最终采购申请需求数量。（二）经查询发现有使用需求近似型号的多余库存时，应与使用部门探讨使用需求的可替代性。第七条

供销管理部职责（一）供销管理部牵头负责各部门年度采购计划的汇总和编制，应当结合库存储备、资金等情况进行，并完成采购计划表的更新和审批上报工作。（二）审核采购申请资料是否齐全且符合要求。（三）举荐供应商。第四节采购申请管理程序第八条

采购申请管理（一）需求计划公司各部门应于每月25日前制定下月采购需求计划，需求计划应包括更新改造项目、大修项目及长期维护保养服务的内容，以及主要材料清单和服务，主要设备需求的初步信息，并注明使用日期和本部门负责人报公司领导审批。（二）技术审核技术审核相关部门负责起草、完善或审核相关需求的技术要求，对采购需求的合理性、指定供应商采购的必要性等进行审核，并出具审核意见。（三）库存审核如采购需求涉及库存，仓库管理部门应首先查询库存情况。存在近似型号的多余库存时，应与使用部门探讨替代使用的可行性，并尽量消耗多余库存。最终确定采购申请数量，由使用部门提交采购申请。第九条

采购申请流程（一）采购申请提交范围1.设备配件、设备维修、整套机电设备、修理用配件、技改项目、零星材料由使用部门或设备动力部门提出。2.化验类物资计划由质检部提出。3.劳保用品物资计划由综合管理部和安全环保部共同提出，由安全环保部汇总后报供销管理部。4.常用物资五金、工具、水暖、钢材、日常生产常用消耗物资等由仓库管理部门提出，根据实际消耗进度和库存最低限额按月编制计划。第十条

使用部门应明确需求范围和技术要求，具体包括所需物资和服务的使用位置、工况、交货期和工期的要求，是否有特殊的健康安全环保要求。第十一条

使用部门在提交需求描述时，不能仅根据某一家产品的技术参数或者型号作为描述内容，简单拷贝，需对比已沟通过或使用过的供应商的产品技术参数要求提出。第十二条

采购申请必须满足的通用技术参数。如提炼有困难，可找设备动力部做技术评估支持，以便于采购人员根据通用技术参数，寻找其他品牌产品做对比。第十三条

确定需求内容和技术要求。将采购申请的技术要求提交设备动力部，由设备动力部审核技术要求，设备动力部是负责相关采购需求技术审核的责任部门，起草或完善相关采购需求的技术要求。第十四条

如采购需求涉及库存，使用部门应和仓库管理员核对库存后，提交采购申请计划单。采购申请提交前，还应充分考虑采购周期、近似库存替代使用的可能性等，提前计划、合理安排提交采购申请。第十五条

使用部门负责人对其部门提交的采购申请的合理性和必要性负责。第十六条

采购申请应按公司出具的模板进行填报包括物资名称、材质、购置原因、单位、规格、型号、数量、图纸、参考图片、预计费用等。第十七条

使用部门认为需要以单一供应商的方式进行采购，应就单一供应商采购的必要性、合理性从技术角度形成书面说明，附在采购申请单后报公司领导审批。第十八条

使用部门在制定月度、年度采购需求计划时，注明使用日期，经本部门负责人、分管领导审核，总经理、董事长审批后报供销管理部。第十九条

使用部门每月25日前上报物资采购计划，应根据当月生产计划及使用部门申请用料的基础上，作为当月物资采购的依据经公司领导审批后，由供销管理部按采购分类管控原则实施。第二十条

供销管理部应当结合库存储备、资金等情况，负责牵头各部门年度采购计划的汇总和编制，并完成采购计划表的更新和审批上报工作。第二十一条

供销管理部收到各部门年度采购计划单后，在编制公司年度物资采购计划时，应依据本年度物资设备消耗情况，以及下年度生产经营计划实际需要提出。第二十二条

年度物资采购计划的编制应按物资分类分别核定各类物资的最高库存限额，最低库存限额及合理库存额，耐用备品备件一般保持2个月库存，常用材料一般保持1个月库存。第二十三条

年度物资采购计划的编制应根据库房实际库存，掌握物资动态，选用材料在保证质量的前提下，既要保证生产经营的正常进行,又要以减少库存为主。第二十四条

供销管理部将各部门年度物资采购计划进行汇总填写预估价格后，由主管领导召集有关部门会同审核，报总经理办公会议审批后，由供销管理部统一按采购分类管控原则实施。第二十五条

未列入月度、年度物资设备采购计划的生产需求计划，应重新提报采购计划单附情况说明，由供销管理部备案备查。第二十六条

生产急需的计划外紧急采购，使用部门提出采购需求填写《紧急采购申请》提交至分管领导审核，总经理、董事长审批后将《紧急采购申请》抄送至供销管理部。第二十七条

供销管理部每月一次汇总紧急采购项目清单报财务管理部及公司总经理，公司组织对紧急采购的合理性进行评估，如发现紧急采购是由于人为因素引起，将通报并要求整改或者对责任人处罚。第二十八条

采购申请审核（一）供销管理部负责人应在收到经批准的采购申请单后完成采购申请的分配。（二）供销管理部收到采购申请后，应仔细阅读，发现采购申请有以下情形之一的，可以暂停采购，使用部门应在收到暂停采购通知后，进行澄清或按要求补充、修改、完善或取消采购申请。1.物资设备变更或生产计划变更；2.技术参数或技术方案出现重大变化；3.采购事项的可行性有待进一步论证；4.采购需求描述不清。第二十九条

其他规定（一）采购申请的修改1.使用部门需要对已批准的采购申请进行修改的，以纸质申请的形式将变更内容及时发给供销管理部。2.使用部门提出的修改使采购需求发生本质性变化的，应申请取消原采购申请，重新提交采购申请。3.使用部门需要增加采购数量的，应就增加部分重新提交采购申请进行审批。4.如使用部门对已批准的采购申请因规格型号发生变化，需要重新提交申请，但未及时取消原采购计划，导致供销管理部以原计划采购的，需对相关责任人进行追责。（二）使用部门主动提出采购申请的暂停使用部门要求暂停采购申请的，应得到分管领导和总经理的批准，及时以书面形式通知供销管理部并告知暂停原因；如果后续恢复采购，使用部门以书面形式上报公司领导审批后，采购申请交供销管理部。（三）采购申请的取消使用部门要求取消采购申请的，应得到分管领导的批准，及时以书面形式通知供销管理部并告知取消原因，同时上报采购申请审批人。（四）采购申请评价1.使用部门需定期将已提交的紧急采购申请进行统计分析，提高自身的采购计划性；供销管理部不定期对使用部门提交的紧急采购申请进行统计分析，按所占比重评价使用部门对采购申请计划工作的管理水平。2.供销管理部对使用部门提交的采购申请的准确性、可行性和完整性，及提交的采购申请暂停、取消情况进行分析，以评价使用部门提交采购申请的质量。第五节附则第三十条

本办法由供销管理部负责解释、修订。第三十一条

本办法自印发之日起执行。附件：备品备件购置计划单XXXXXX有限公司材料、备件购置计划单申请部门：年月日编号：序号物资名称规格型号单位数量参考价格备注12345678910部门负责人：年月日设备动力部审核：年月日分管领导审核：年月日供销管理部审核：年月日总经理审核：年月日董事长审核：年月日第二章采购执行管理办法第一节总则第一条

目的为加强XXXXXX有限公司（以下简称“公司”）对采购执行过程的管理，坚持公平、公正、诚实信用的原则，保证采购质量，控制采购风险，节约采购成本，提高采购效率，结合公司实际，制定本管理办法。第二条

适用范围本办法适用于公司生产运营涉及到的物资、设备及服务，基建项目涉及到的物资材料和设备的购置。第三条

编制依据《采购申请管理办法》。第二节释义第四条

解释（一）竞争性采购：指竞争性报价的采购形式，通过与多家供应商（不少于3家）进行沟通、报价，最终确定中标单位。竞争性采购主要采用招标、询价、竞争性谈判的方式进行。（二）非竞争性采购：由于时间、技术等条件限制，考虑产品的特殊性等原因，通过与两家或以下供应商进行沟通，最终确定中标单位。原则上公司的采购活动应坚持竞争性采购的原则，属于以下情况之一的，可采用非竞争性的方式进行采购。1.紧急采购：是指由于出现涉及安全运营或影响生产经营和项目建设的紧急情况，致使急需某项货物或服务，且按照正常采购周期无法及时获得该项货物或服务，经公司领导审批同意，采用的特殊采购方式。2.原厂采购：是指需要原生产厂提供售后服务或备品备件的情况下，直接向原生产厂采购的方式。3.重复性采购：（1）新的货物或服务的采购需求与已执行或正在执行的合同采购项目相同，且供应商确认本次价格下浮或者不变情况下，或价格增长在合理范围内的，出于效率考虑，与原供应商签订用于新需求的合同；（2）根据框架协议的规定，按批次签订订单的，按重复性采购处理。4.单一来源采购：是指基于公司对市场信息的了解，考虑产品及服务的特殊性，以及供应商的意愿等因素，在现有条件下难以采用竞争性采购方式签订合同，导致能恰当满足公司采购需求的供应商仅为一家的采购方式。第三节职责第五条使用部门职责（一）举荐供应商。（二）配合供销管理部进行供应商筛选，与供应商进行技术沟通与需求澄清。（三）参与技术评审方案。（四）参与技术方案的评估与确认。（五）提供采购货物/服务的相关验收标准、条件、技术文件资料等。第六条

设备动力部职责（一）应根据国家相关规定起草、完善或审核相关采购需求的技术要求。（二）审核采购需求是否充分满足非竞争性采购的条件。（三）拟定技术评审方案。（四）负责技术方案的评估与确认。第七条

供销管理部职责（一）判断、选择采购方式。（二）整理、提交采购相关资料文件。（三）举荐供应商,确定供应商。（四）询价、比价、合同签订、合同执行等。（五）定期整理非竞争性采购项目历史清单，及时回顾小结，分析审核。第四节竞争、非竞争采购管理程序第八条

竞争性采购管理程序（一）使用部门制定采购需求计划，仓库管理部门查询库存情况；使用部门提交采购申请。（二）技术审核相关部门起草、完善或审核需求的技术要求，提交技术文件，包括所有相关的技术规格书、数据表、图纸、工期进度、质量控制要求、健康安全环保要求等，并拟定技术评审方案。（三）供销管理部判定采购项目是否进行招标。对于采购项目单一金额大、总体金额大或按公司规定要求进行招标的采购项目，由供销管理部配合股东单位进行招标。（四）判定不需进行招标的采购项目，供销管理部选择采购方式，整合采购计划表。举荐供应商，进行询价、比价。要求至少对3家供应商进行询价，并按公司要求及规范，编制《询价汇总表》，股东单位对子公司采购的询价、比价进行审核，确定供应商。（五）供销管理部参照股东单位询价评审结果执行采购工作。第九条

非竞争性采购管理程序（一）紧急采购管理程序。1.使用部门提出采购需求。紧急情况填写《紧急采购申请》提交至分管领导和总经理审批。2.总经理审批通过后，使用部门将《紧急采购申请》提交至供销管理部，由供销管理部负责人向财务管理部报备，供销管理部自行采购，留档备案备查。（二）重复性采购管理程序。1.供销管理部在收到使用部门提交的重复性采购需求后，判断、选择采购方式。应首先了解市场供应情况及价格水平，确定采用重复性采购还是竞争性采购。如确定采用重复性采购方式，拟新签合同的单价不高于原合同，供销管理部可直接提交合同并在合同审批表中说明相关情况。若拟新签合同的单价高于原合同，供销管理部应在合同审批表中说明涨价原因并进行合理性分析。2.重复性采购合同签订（含续签）期限超过一年的，供销管理部需对现有供应商及市场供应情况、价格等因素进行评估，如符合公司要求的，经过商谈后，可继续合作；不符合要求的，考虑竞争性采购方式。3.重复性采购的合同应采用新的合同编号，供销管理部应在合同审批表中说明与该供应商签订的历史合同情况。（三）原厂采购及单一来源采购管理程序。1.属于原厂采购的，供销管理部应将询价、报价以及合同谈判过程在合同审批表中进行说明，并办理后续合同审批手续。2.属于单一来源采购的，使用部门应从技术角度分析其必要性、合理性形成书面报告提交供销管理部。如果举荐的供应商属于备选供应商或潜在供应商，应在单一来源采购的原因中对该供应商情况进行介绍，并说明选择的原因。第十条

合同审批管理程序（一）所有物资设备采购合同的签订需严格依照公司《合同管理办法》等有关规定执行。（二）采购合同须遵照公司合同文本执行，有特殊要求的，按公司合同管理相关规定办理并上报备案。（三）签订合同时应做好合同的履行和风险控制工作，按合同有关规定，明确物资名称、规格、价格、交货时间、交货地点、运输方式、验收标准、货款支付方式和违约处理等事项。（四）合同签订前应对合同内容履行会审、审批程序。由供销管理部上报公司OA系统走审批流程。（五）在订立、履行合同的过程中，应本着诚实信用的原则办理相关业务。发生法律纠纷的，应按公司相关规定及时移交相关部门。（六）合同一律采用书面的形式签订，公司留存四份，由供销管理部申请盖章流程。（七）双方合同签字盖章后正式生效，供销管理部及时跟踪所需物资生产加工周期，催促供货商尽量提前交货并及时索要发票，同时按合同严格执行付款计划。同时建立供货商资质文件，合同履约、付款、发票及到货情况等台账。第十一条

审批过程要点（一）供销管理部在判断、选择、审核采购方式时，需严格按照公司规章制度执行，充分考虑、验证采购方式的合理性、效益性及效率性。（二）严格审核文件资料是否符合公司要求模板。（三）审核中还应考虑采购策略、采购渠道、时间、进度对价格的影响。第五节附则第十二条

本办法由供销管理部负责解释、修订。第十三条

本办法自印发之日起执行。第三章供应商管理制度第一节总则第一条

为加强我公司供应商管理，规范供应商的储备、选择与日常维护，明确操作细节，保证物资按需及时供应，本着供应商开发管理的基本原则，实行战略合作、动态管理、定期评估、廉洁自律等管理措施特制定本制度。第二节

管理原则第二条

公司对供应商本着公平、公正、公开、全面客观的管理原则。第三条

公司对供应商的储备实行准入审核制度，建立公司管理和合格供应商库。除非另行审批同意，公司采购活动所使用的供应商必须从合格供应商库中选用。第四条

公司对供应商采用动态管理的方式，采取日常评价和年度复审相结合的方式，增添供货服务质量好、信誉高的潜在供应商，淘汰不能满足公司要求的供应商。第五条

公司积极发展与综合能力强、供货服务质量好、管理规范、信誉高的供应商建立战略合作伙伴关系，不断拓宽和完善公司采购供应渠道，优化公司的供应商体系。第六条

公司建立供应商考评体系，以优化公司的供应商资源，保持和促进竞争。第七条

合格供应商名单及其相关文件、资料属于公司机密，未经公司领导同意，任何人不得将供应商名单等资料透露给其他人员。第八条

原则上每类物资取得供货资格的供应商不得少于3家（特殊物资除外）。第三节

供应商储备及认证第九条

供应商的开发、储备主要通过以下方式：（一）互联网搜索。（二）同行介绍。（三）公开征询。（四）供应商的主动问询和介绍。第十条

供应商准入必须具备以下基本条件：（一）具有法人资格或依法在工商行政管理部门登记。（二）代理商（贸易商）需提供代理证书等。（三）具有良好的商业信誉，近三年经营活动中无违法记录。（四）具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业及公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况。（五）供应商的基本情况、设备情况、产品情况、人员情况、供应能力符合我公司要求等。（六）公司要求具备的其他条件。第十一条

供应商准入除提供明确项目外，还需提供必要的资质资料，包括：（一）营业执照副本及复印件,相关资质证明（生产许可证、检验报告等）等必要文件。（二）具备国家和相关部门颁发的质量、安全、环保及其他生产经营资格、许可证、质量认证等。（三）特殊行业的强制认证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证、专业产品证书。（四）提供相关年度财务报告及近三年业绩报告,其他能证明该单位供应实力的资信文件。第十二条

对供应商基本条件及资质文件初审后，完成《供应商信息调查表》的填写，并评判是否对该供应商进行实地考察，若需要，组织有关部门一同前往，并及时完成《供应商考察报告》的编制。第十三条

供销管理部将供应商资料初审结果及《供应商信息调查表》、《供应商考察报告》等文件提交总经理办公会对其进行最终评选评定是否合格。可对考评供应商进行实地抽查。第十四条

最终评定合格的供应商纳入我公司合格供应商库，按供货/服务类别分类管理，以备选择。供销管理部严格限定合格供应商许可供应范围，不得向其采购可供应范围以外的产品。第十五条

评定合格的供应商，有效期为一年，每年12月份审验一次，期满后复审。复审合格的留用；不合格的，要求整改或取消合作资格。第十六条

供应商发生以下情形之一的，可取消其合格供应商资格：（一）因主体资格、经营状况等情况发生重大变化，或市场形势发生变化影响其供货或服务能力，已不适合或已不能向公司提供符合要求的货物或服务的。（二）供应商为法人或其他组织时，被解散、终止或被依法停止营业的。（三）不遵守合同签订及履行、售后服务等应尽义务。（四）产品质量有严重问题。（五）出现违反公司廉洁合作等行为。第四节

供应商的选择第十七条

供应商选择（一）采购活动所需要使用的供应商，应从储备的合格供应商库中按供应类别筛选使用。选择时，应考虑供应商是否具备足够的能力及充足的资源来提供所需的货物或服务。（二）在选择供应商过程中，技术审核相关部门配合使用部门审核供应商的技术能力、资质等是否满足采购需求要求。（三）对于需要提供样品试用的供应商须签订试用合同，应要求其提供样品，交由使用部门或技术审核相关部门进行样品测试，并提供产品试用结果。（四）组织满足要求的供应商开展比价与谈判工作。（五）对于单一来源采购，专业性强、质量要求高或货物品种繁杂且金额较小的，为降低公司总体成本、提高工作效率，可选择与最佳合格供应商签订长期合作框架协议进行采购。（六）与最优秀的合格供应商建立战略合作关系。（七）如特殊情况，供应商库中无满足条件的，应及时开发新供应商且对其进行准入审核。第五节

供应商评价管理第十八条

供应商评价分为日常评价、半年度和年度评价。日常评价是对供应商供应过程中的产品质量、合同履约、交货、售后服务等做出的即时或阶段性评价。半年度和年度评价是对供应商的综合实力、日常供应情况、总体价格水平等做出的定期评价。第十九条

使用部门在一个结算周期结束后，按照《供应商日常评价表》的评价标准和日常评价分工，对公