会议管理制度

会议管理制度第一章总则第一条为规范会议程序，加强会议纪律，提高会议质量，健全决策机制，提升运营水平，特制订本制度。第二条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。第三条本制度强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项基本要求。第四条公司各类会议在职权范围内形成的会议决议具有高度的权威性和行政约束力，相关分公司、部门或人员必须严格遵照执行。第五条本办法适用于集团总部及所属分公司、部门。第二章会议的种类第六条本制度所指的会议包括董事会会议、公司高管会（即高层经营管理人员会议，以下简称“高管会”）、公司例会（即公司中层以上经营管理人员会议，以下简称“公司例会”）、专项工作会议、分公司（部门）例会、对外接待会议、集团年度工作会议。第七条董事会会议（一）每半年召开一次，具体时间由董事长根据工作需要决定。（二）由董事长召集并主持，或委托其他董事主持。（三）参加人员：董事会成员。非董事会成员的公司高层经营管理人员，根据董事长要求列席会议。（四）会议内容：研究决定公司经营管理方面的重大事项。主要包括：1、研究制定《公司章程》及其修改方案；2、研究制定公司规章制度，决定公司组织机构设置与调整；3、研究决定公司的经营计划、投资方案、利润分配方案、弥补亏损方案以及年度财务预算方案、决算方案；4、研究制订公司增加或者减少注册资本、公司重大收购以及合并、分经理助理和指定人员接待。（四）参加人员：相关部门负责人。（五）会议内容：根据具体情况确定。第十三条集团年度工作会议（一）原则上每年1月下旬召开，具体召开时间由董事长或总经理决定。（二）由董事长或总经理主持，或委托其他公司高层经营管理人员主持。（三）参加人员：原则上公司全体员工参加。（四）会议内容：1、各分公司（部门）负责人代表所在分公司（部门），作上年度工作总结和本年度工作计划报告；2、总经理代表集团公司总结上年度工作，安排本年度工作；3、董事长代表集团公司董事会作重要讲话。第三章会议的组织与会议程序第十四条公司董事会会议、高管会、公司例会、集团年度工作会议的组织工作由公司行政部负责；来宾级别较高、涉及公司全局的对外接待会议的组织由公司行政部负责，其他对外接待会议由相关分公司（部门）负责；专项工作会议的组织由相关分公司（部门）负责；分公司（部门）例会的组织由所属分公司（部门）负责。第十五条会议程序（一）拟定议题，安排会议日程。公司级会议议题及日程由会议的组织部门根据公司领导指示及工作实际提前拟定，并报公司董事长、总经理或委托主持会议的公司高层经营管理人员审定。（二）办理会议报批手续。公司专项工作会议，由相关部门填写《会议计划表》（附表1），经主管领导审核后，报总经理或董事长审批。（三）发会议通知。《会议计划表》经批准后，由会议组织部门发出《会议通知单》（附表2）。（四）准备会议文件和材料。公司级会议的文件、材料，由公司行政部或相关部门负责准备。（五）会议签到。为了准确掌握与会人员的出席情况，应由与会人员在入场时填写《出席会议人员签到表》（附表3）。会务人员要及时准确地把出席、列席及缺席人数统计出来，必要时报告会议主持人。（六）会议过程的服务。公司行政部会同相关部门应做好公司级会议过程中的服务工作，如灯光、音响、茶水及展示板等，确保会议顺利进行。（七）会议记录。会议的组织部门应指定专人负责会议记录。（八）会后工作。会议的组织部门应做好会议的收尾工作，包括会议记录的整理、会议决议、会议纪要的签名、盖章等工作。第四章会议要求第十六条与会人员在接到会议通知后要做好参会准备，如有提交会议研究的议题，应在会前提交会议组织部门，并提出初步意见供会议研究。第十七条会议建立考勤记录，与会人员应准时参加会议，并提前十分钟到场，做好会议准备。第十八条与会人员要遵守会场纪律，按照会议议程集中精力、积极发言，并认真做好记录，不得私自议论与议程无关的事项。第十九条会议期间原则上应关闭手机或设置为静音状态，非紧急情况一般不得接打电话。第二十条与会人员应严格遵守公司的保密制度，根据工作需要选择具备保密条件的会议场所，确定会议内容是否传达及传达范围，并依照保密规定使用和管理会议文件。第五章附则第二十一条本制度由公司行政部负责解释。第二十二条本制度自公布之日起执行。附表：1．《会议计划表》2．《会议通知单》3．《出席会议人员签到表》附表1：公司会议计划表会议名称会议时间会议主持会议地点议程参会人员列席人员组织部门负责人联络电话协办部门负责人联络电话记录员预计经费会议组织部门意见：主管副总经理（总经理助理）意见：总经理意见：董事长意见：附表2：会议通知单存根办会号：根据公司统一安排，拟于年月日至年月日在举行会议，请您届时务必准时参加。议题如下：会议通知单办会号：根据公司统一安排，拟于年月日至年月日在举行会议，请您届时务必准时参加，同时，请您就以下几个议题做好充分准备：附：报到时间：报到地点：（会议组织部门）年月日附表3：出席会议人员签到表会议