程序文件文件控制程序

程序文件GB/T19001-山东**发展有限公司二○○二年五月九日山东**发展有限公司程序文献文献控制程序Q/FHC.CX.01-版本：A第0次修改第1页共4页1目的对质量管理体系文献的同意、发放、更改善行控制，确保文献规范、合用、充足、有效，为质量活动的正常、有效开展提供精确的根据。2范畴合用于山东**发展有限公司质量管理体系规定的任何媒体形式的质量管理体系文献、技术文献的控制，涉及适宜范畴的外来文献。3职责3.1质量工作小组是质量管理体系文献的归口管理部门，负责质量手册、程序文献及其有关文献的控制。3.2公司办公室是管理性文献的归口管理部门，负责制度、方法和法律法规类外来文献及电子文献的控制。3.3设计部负责建筑原则、规范、设计图纸等技术性文献的控制。3.4各职能部门负责本部门文献的控制。4工作程序4.1文献类别：4.1.1按其性质分为下列几类：a)质量方针和质量目的；b)质量手册；c)程序文献；d)制度、方法、作业指导书等管理性文献；e)规范、原则、图样等技术性文献；f)有关外来文献；g)质量统计表式等。4.1.2按其载体分为：a)书面文献；b)电子文献；c)样本文献。4.2文献编制与审批4.2.1管理者代表负责组织质量方针、质量目的、质量手册的编制，由总经理同意公布。Q/FHC.CX.01-版本：A第0次修改第2页共4页4.2.2质量工作小组负责组织程序文献和其它体系文献的编制，由管理者代表签发。4.2.3各职能部门负责专用文献的编制，由主管领导审签，到文献归口管理部门登记备案。4.2.4外来文献中的法律、法规、条例由公司办公室拟定分发范畴，原则、规范由设计部拟定分发范畴，并报主管领导审批。4.2.5全部需要编号的文献，均由发放部门按《质量管理体系文献分类及编号规定》进行统一编号。4.2.6全部文献应清晰、精确、充足、适宜，可操作性强。4.3文献发放与管理4.3.1质量方针、质量目的、质量手册、程序文献等体系文献，由质量工作小组加盖“受控”章和分发号后，按分发范畴发放，接受部门和接受人员在《文献发放/回收记录表》上对应栏内签字。4.3.2制度、办法、作业指导书等管理性文献，由公司办公室加盖“受控”章和分发号后，按分发范畴发放，接受部门和接受人员在《文献发放/回收记录表》上对应栏内签字。4.3.3原则、规范、图样等技术性文献，由设计部拟定分发范畴，办公室加盖“受控”章和分发号后，按分发范畴发放，接受部门和接受人员在《文献发放/回收记录表》上对应栏内签字。4.3.4各职能部门的专用文献，加盖红色部门行政公章及分发号作为受控标记，按分发范畴发放，接受部门和接受人员在《文献发放/回收记录表》上对应栏目内签字。4.3.5外来文献由公司办公室加盖红色部门行政公章及分发号作为受控标记，按分发范畴发放，接受部门和接受人员在《文献发放/回收记录表》上对应栏目内签字。4.3.6各使用部门若需进行二次分发，应建立本部门《文献收发/回收记录表》。4.3.7各部门均建立《文献清单》，方便控制。4.3.8需保密文献，加注密级标记，并在《文献发放/回收记录表》和《文献清单》备注栏内注明密级。Q/FHC.CX.01-版本：A第0次修改第3页共4页4.3.9质量统计表式不必加盖“受控”标记。4.3.10以公文系统或磁盘发放的电子文献，由主管领导对发放范畴确认、在审批表上签字后，由公司办公室执行，并应“加密”，只限规定人员阅读。4.3.11各类文献均由分发单位负责管理和控制，确保在使用场合获得合用文献的有效版本。4.3.12需临时借用或复制文献，由文献发放部门在《文献借阅/复制记录表》上登记，收回时在备注栏中统计。原始文献一律不外借。保密文献借阅，须经发放部门负责人同意。4.3.13当文献破损程度影响到使用时，应及时到文献发放部门进行更换，交回破损文献，补发新文献。新文献的分发号仍沿用原文献的分发号。4.3.14若文献使用人将文献丢失，应写出书面申请，重新领用。文献发放部门给出新的分发号，在收发登记本中注明原分发号作废。4.3.15临时性文献应注明有效日期，由各部门负责人审批签字，以审批人签字作为受控标记，超出有效日期后，自行作废。4.4文献修改4.4.1文献如需修改，文献使用部门或编写部门填写《文献修改申请表》。4.4.2《文献修改申请表》由修改申请部门负责人审批后报文献管理部门核准，并经原审批人审批。4.4.3文献修改意见同意后，由文献发放部门在规定执行日前按原发放范畴下发《文献修改告知单》，并依此对各个质量活动场合的文献进行修改，修改可采用下列方式：a)文献使用部门可根据告知单规定在原文上修改。b)当文献修改幅度较大或一页上修改次数多于5次时，可采用换页。因文献修改引发页数变化时，增加的页数依次为nA、nB…（n为原来页码）；页数减少时，原来页码保存空白页。c)文献多次修改，已影响到正常使用，或需要大幅度修改时，应进行换版。新版文献在执行日前予以发放，并在执行之日收回旧版文Q/FHC.CX.01-版本：A第0次修改第4页共4页件，旧版文献收回后，由文献发放部门负责人同意予以销毁；有保存价值的文献，由发放部门负责人同意，文献管理员标注“作废”标记后，方可保存，并在《文献作废统计》中统计。d)电子文献由文献发放部门根据《文献修改告知单》进行更改发文，并覆盖原文献。4.4.4各部门根据修改告知单规定修改完毕后，应在文献清单及发放记录表对应文献的备注栏中注明修改单号和实施日期。对于全文修改的需做好对应的作废、发放统计。4.5文献评审4.5.1质量方针、质量目的、质量手册、程序文献在每年的管理评审时进行一次评审；其它文献在内审时一并进行评审。4.5.2遇有核心过程重大改组、组织机构重大调节，对有关文献的充足性、适宜性由文献管理部门及时组织评审。4.5.3通过评审需对文献进行修改或更新的，按4.4执行。5有关文献5.1《文献分类及编号规定》5.2《档案管理规定》6质量统计6.1《文献发放/回收记录表》6.2《文献清单》6.3《文献修改申请表》6.4《文献修改告知单》6.5《文献借阅/复制记录表》6.6《文献作废统计》6.7《文献解决单》文献控制流程文献更改单公布文献使用有效版本无有无更改公布到使用场合文献评审审批文献编制文献文献分类有文献更改单公布文献使用有效版本无有无更改公布到使用场合文献评审审批文献编制文献文献分类有更改评审收回失效、作废文献更改评审收回失效、作废文献更改审批有无保存必要更改审批有无保存必要有无有无销毁标记销毁标记存档存档FHC.JL.001质量管理体系文献发放/回收记录表文献名称：编号：序号发往部门版本分发号份数发放记录回收记录备注分发日期发放人接受人签回日期注：文献丢失、作废及其时间等在备注栏中注明FHC.JL.002质量管理体系文件清单内部□外来□部门：第页文件名称编号版本发放范围实施日期备注FHC.JL.003申请表更改文献□物业交接验收□设计□合同□固定资产购置□材料□申请部门部门负责人申请事项修改或申请内容：理由：主管部门意见：审批人经办人：申请日期：年月日FHC.JL.004通知单更改文献□工程整治□审查意见□设计□交付使用□安全检查□合同□材料□项目名称及编号存在问题或需更改条款及内容审查意见整治方法或更改后条款及内容期限审查审批人备注1.本告知内容自年月日起执行。2.本告知按原文献发放方式发放，发放范畴：3.原文献由发放部门收回。4.本告知及附页共页。发出部门：年月日FHC.JL.005质量管理体系文献借阅/复制记录表第页文件名称编号借阅/复制人份数审批人借出/复制时间偿还时间备注FHC.JL.006质量管理体系文献作废纪录