我国外语院校图书馆文献采选制度与文献需求的探讨

我国外语院校图书馆文献采选制度与文献需求的探讨

决定购买（pda）也被称为需求支持购买（dda），是近年来美国高校图书馆发展起来的一种文学资源采购方式。2011年，张佳和胡晓静在中国图书馆推广。读者决策采购是指图书馆依据读者对文献的直接诉求或间接诉求,将读者诉求量化为数据指标,以是否达到一定的标准或参数触发对某一文献购买指令的资源建设新模式。读者决策采购的基本流程是:①将符合馆藏要求的书目信息经过筛选后建立预设文档并上传到联机公共目录查询系统;②设定读者决策采购的激活指标,如书目信息点击次数、访问人数、访问者身份、文献价格等信息;③当某一书目信息达到设定的激活指标时,自动触发图书馆采购该书目信息所对应的文献;④文献以最快的速度向读者提供借阅,馆员确保做好实现借阅各环节的服务。1图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆图书馆合作模式的建设在美国高校图书馆界,读者决策采购已被广泛应用于电子图书的采购、馆际互借,部分研究型图书馆已经开始尝试纸本图书的读者决策采购计划,还有些高校图书馆运用读者决策采购模式合作开展馆藏建设工作。1.1电子图书读者决策采购电子图书读者决策采购是美国高校图书馆采购电子图书的重要方式,丹佛大学、约翰霍普金斯大学、杜克大学、威尔斯利女子学院等高校图书馆已先后采用读者决策采购模式采购部分电子图书,并取得较好的效果。杜克大学图书馆于2009年起在Ebrary电子图书平台上试点实行电子图书读者决策采购。其做法是:采访馆员通过纲目购书筛选出符合该馆入藏要求的书目信息导入OPAC(OnlinePub-licAccessCatalogue,联机公共目录查询系统),并且设置了自动购买指标。购买指标规定,Ebrary电子图书平台提供的电子图书经读者10次点击与浏览后自动触发购买。威尔斯利女子学院图书馆也进行了电子图书读者决策采购的尝试,更加注重合作电子图书供货商(以下简称书商),MARC(Machine-ReadableCataloging,机器可读目录)记录的完整性、与本馆自动化系统的兼容性、文献是否同时拥有纸版和电子版等问题。1.2馆际互借,有利于形成合理的图书价格馆际互借的高昂成本是促使美国高校图书馆实施读者决策采购的原因之一,有时馆际互借的成本甚至超过了图书本身的价格。从成本控制角度看,图书馆根据馆际互借的信息直接购买该种图书成为更为合理的方式。以普渡大学图书馆为例,根据本校读者馆际互借请求,凡是近3年内出版的、价格在150美元以内、且一周内书商可供货到图书馆的学术类图书,无需馆员审核,一律以购买代替从其他图书馆借阅。1.3读者在报纸和书籍中的决策。1.4馆校合作建设美国一些高校图书馆和公共图书馆开始尝试基于读者决策采购模式的馆际资源建设合作。法布罗大学图书馆与多所高校图书馆、公共图书馆开展馆藏资源合作建设。从与帝国州立学院图书馆一对一的读者决策采购合作,到与纽约州立大学图书馆联盟、西纽约图书馆资源协会的一对多的读者决策采购合作,这一系列的创新做法有效降低了法布罗大学图书馆图书采购和馆际互借的成本,极大地提升了读者满意度。1.5读者决策采购是用户需求的驱动美国高校图书馆读者决策采购模式对我国高校图书馆文献资源建设具有积极的借鉴意义。首先,读者决策采购在一定程度上改善了图书馆传统的由采访人员、学科馆员为主导的采访模式,由图书馆员决定采访内容或由学科馆员反馈用户需求转为直接由用户决定采访内容,提高了资源建设的针对性,有助于提高馆藏资源利用率。其次,读者决策采购是用户需求驱动的采购,有助于缓解文献采购经费不足与读者需求增加之间的矛盾。最后,制定严格、精确的参数标准是保证读者决策采购的馆藏资源质量的关键,在实践中应结合本馆资源建设需求和问题,分层次、有重点地开展,切忌全面铺开。2藏书藏书情况近年来,在文献资源建设经费普遍增加的大背景下,外语院校图书馆千方百计地采购大量的中外文图书以满足读者的阅读需要。然而,“每本书有其读者”的美好愿望并未实现,许多外语院校图书馆出现了大量的零借阅率藏书。零借阅率是指图书馆在一定时期内(通常为一年)购入的图书中,未发生借阅的藏书量占所有入藏图书量的比例。以北京第二外国语学院图书馆(以下简称我馆)为例(见表1),在2008—2012年新增图书中,超过2/3的图书未被借阅过;外文图书(日文图书除外)的情况尤为糟糕,某些语种(如阿拉伯文、俄文图书)的馆藏零借阅率达90%以上,外文图书的采购策略亟待优化。我馆多年来一直采用外文原版图书由专家圈选目录荐购的采访策略,但由于征订目录揭示的图书内容不够详备,且外文原版图书采购周期过长、到货率低,致使藏书质量并不理想。如表1所示,我馆藏文献利用率低下,无法有针对性地满足用户需求,文献采购质量有待提高。2.2读者荐书量少读者推荐购书是高校图书馆采编部门了解读者需求的重要渠道,几乎所有高校图书馆都通过不同的方式鼓励读者推荐购书。我馆自2001年开始接受读者推荐购书,读者通过读者荐书处填写荐书表、OPAC荐书、读者论坛荐书、E-mail荐书、新书展现场荐书等多种渠道反馈需求。我馆规定馆员对每条荐书建议积极、审慎对待,在满足馆藏发展政策的前提下尽可能满足读者的需求。然而,我馆的读者荐书工作并没有形成规模,每年购书建议约200条,仅占购书总量的1%,对于图书馆文献资源建设的帮助非常有限。读者荐书量少的原因涉及二方面。一方面,图书到馆周期过长。一条购书建议需经过接收建议、确定是否购买、查重、发订、到馆验收、分编、典藏、流通等多个流程才能到达读者手中,完成这一过程中文图书需要数天,外文原版图书则需要数月时间,满足读者需求的效率较低,影响读者荐书的积极性。另一方面,荐书读者群相对固定。荐书工作缺乏科学、完整的量化指标,图书馆以职称限定读者是否有荐书资格,规定副教授以上职称可以圈选外文原版图书征订目录,这进一步影响了读者荐书热情、限制了荐书的读者群范围,同时副教授以上职称的读者时间、精力有限,难以保证荐书的数量和频率。2.3文献采购模式单一政府采购制度是一种规范化、法制化的采购制度,可使有限的文献资源建设经费发挥更大的效益,从制度层面规范文献采购工作,杜绝腐败行为的发生。国内绝大多数图书馆已采用招标采购方式购买文献资源。但对于外文图书的采购来说,目前的政府采购模式无法有效满足外文图书的采购需求。一是因为,外文原版图书价格高、利润空间有限、到货时间长、供货商维护供货渠道的成本较高。二是因为,文献资源招标采购模式固化了图书馆的合作供货商,难以覆盖拟采购的全部资源。一旦合作供货商无法采购到需求的文献,图书馆则难以购买到该文献。此外,供货商之间的“价格战”压缩了利润空间,致使供应商不愿意提供成本较高的文献,图书馆文献采购的选择空间越来越小。3外语大学图书馆为读者制定了购买模式的讨论借鉴美国高校图书馆读者决策采购成功案例,外语院校图书馆的文献资源建设读者决策采购模式可以分为线上模式和线下模式。3.1在线模式3.1.1解决目前文献资源建设政策之争美国高校图书馆电子图书读者决策采购方案大同小异,外语院校图书馆可以参照其模式选择国内外1~2家电子书商开展试点。尤其是外文原版图书,到书周期长一直是外语院校图书馆难以回避的问题,严重影响外文原版图书的效用,采取外文电子图书读者决策采购的方式或许可以解决这一矛盾。需要注意的是,决策者需要根据自身图书馆的文献资源建设政策制定科学、合理、可操作性强的指标参数。电子图书读者决策采购建设初期,采访馆员应增加主动干预的频次,根据建设情况做好数据统计工作,完善指标参数。随着电子图书读者决策采购方案的不断优化和读者认识的提高,实现馆员少干预、无馆员干预的自动购买。3.1.2读者决策采购纸本图书读者决策采购施行的重点和难点是争取与国内知名网上书店的合作,利用网上书店资源优势实现读者决策采购。目前,国内超大规模网上书店有3~4家,每年的销售业绩惊人,如当当网2012年实现图书销售收入为32.525亿元。超大规模网上书店的优势在于:①海量的文献资源为读者决策采购提供了物质基础。超大规模网上书店资金实力雄厚,文献资源数量庞大,如京东商城公布的2012年图书销售数据表明,京东商城图书品类包括中文图书120万种,英文原版图书、港澳台图书12万种,音像制品8万种。②成熟的网络技术为读者决策采购提供技术保障。超大规模网上书店的网站提供与OPAC相同的检索、揭示图书的功能,如图书封面、简介、目录、关键词等,有的还提供部分全文。③网上书店更注重用户与网站、用户与用户之间的互动。这种互动表现在用户评分和评价、用户群讨论、用户问答系统、添加关注度、分享到微博等多个方面。④发达的物流系统为读者决策采购提供了时效保证,超大规模网上书店拥有独立的物流体系,在某些一、二线城市从下单到送达仅仅需要一天时间。基于以上优势,超大规模网上书店与图书馆合作实施纸本图书读者决策采购可通过以下步骤:①图书馆与超大规模网上书店签订读者决策采购协议,制定预设文档,包括出版时间、类目、价格上限等;②在读者允许的情况下与超大规模网上书店分享读者信息,并确定个人用户与图书馆的关系,形成关联关系;③读者登录超大规模网上书店预购买的图书符合图书馆预设的采购范围时,网上书店提示用户此图书可由图书馆购买;④读者申请图书馆购买,待超大规模网上书店向图书馆发送读者决策采购信息并得到确认后,购买程序完成;⑤读者得到图书并完成借阅手续,借期不超过21天;⑥图书返回图书馆,添加复本、完成分编、典藏流程,如图1所示。3.2在线模式读者决策采购的线下模式的实现主要依托外语院校图书馆已经开展的读者推荐购书工作,以读者决策采购的理念和方式加以改进。3.2.1读者,政府领导,学生财政总成本计算书商在图书馆设立新书样本室的初衷是为了给图书馆采访人员提供看样选书的基地。书商根据图书馆纲目购书计划把最新出版的新书置于样本室供读者在馆内阅览、推荐。新书样本室的图书因所有权不归属于图书馆,故不可外借,只能阅览。读者决策采购模式下的新书样本室不仅可提供读者阅览服务,也可以提供外借服务。服务流程为:①图书馆根据本馆文献发展政策制定入藏新书样本室的图书应遵循的参数标准;②书商根据参数标准选择最新出版的图书上架以供借阅;③读者在阅览的过程中若发生外借请求,则触发自动购买指令;④待借图书直接推送至采编部门,采编和流通部门用最短时间(验收、分编、典藏的周期不得超过3天)做好分编、典藏工作并办理借阅手续;⑤借出图书回馆后完成复本添加工作。3.2.2定期举办或举办相关图书科学展外文原版图书巡展是图书进出口公司承诺的服务项目,目的是便于采访员采购和读者推荐。外文原版图书特别是小语种图书的采购难度大,到货率低,书商的征订目录无法满足专家圈选图书的要求。读者决策采购模式下的外文原版图书巡展可以从源头上控制参展图书质量,通过馆藏的借阅数据的分析结果有选择性的邀请实力较强的学术出版社参展。笔者建议书商分语种定期举行外文原版图书巡展,使之更具有针对性。巡展上的图书被选中后读者可以在图书馆简单登记后借出。由于外文原版图书分编的难度较大,工作人员无法在短期内完成所有工作。因此,外文原版图书可采用快捷流通的方式,即在自动化系统只记录书名、ISBN(InternationalStandardBookNumber,国际标准书号)、财产号等简单信息,待第一次借阅完成后再完成标准化的流程。4文学批评需求的开发Web2.0与Web1.0相比最大的特点在于注重用户的交互作用,用户既是网站内容的浏览者,也是网站内容的制造者。基于Web2.0环境的图书馆自动化平台为读者、图书馆、书商搭起了沟通的桥梁,读者通过Blog(博客)、RSS(简易信息聚合)、IM(InstantMessenger,及时通讯)等社会软件将检索记录、关注对象、书评、文献需求完整、忠实地分享给图书馆和其他读者。外语院校图书馆因此可获得较为准确的读者需求数据,为文献采访工作提供重要的参考,其他读者也会因此获得其关注学科更多的文献资料信息。4.2文献供应商与供应商的关系政府采购制度内的文献采购工作面向的是少数签约书商,文献覆盖率不可能做到100%,理想化的读者决策采购工作需要的是最海量的文献供货能力,两者似乎是一对不可调和的矛盾。如何正确处理两者的关系,消除两者互相抵触的负面因素是一个值得思考的问题:①招标采购时要对提供读者决策采购服务的供货商有一定政策倾斜(现阶段无法要求所有供货商都提供读者决策采购服务);②给予图书馆适当的灵活度,如拿出文献购置经费的5%不参与招标采购,专门开展读者决策采购项目。4.3为用户提供有创造的个性化服务外语院校图书馆的决策者应认识到读者决策采购不仅仅是采访部门、学科馆员的工作,还需要多个部门协同配合才能完成。服务外包工作为读者决策采购工作的开展提供了可能。服务外包是新时期图书馆为降低用工成本和管理成本、提高工作效率而进行的新的探索。服务外包可以使馆员从原有的内容简单、技术含量低的非核心工作中剥离出来,从事更为特色化、精细化的读者个性化服务工作。外语院校图书馆要抓好服务外包引发的图书馆内部职能分工变化的有利时机,科学、合理地筹划本馆读者决策采购项目的岗位设置和岗位职能,激发采访、分编、典藏、流通、技术维护等部门工作人员的积极性和创造性,为探索符合本馆的读者决策采购项目储备智力资源。4.4外语院校图书馆的读者决策采购模式国内部分书商已经具备提供读者决策采购服务的软硬件条件,至今迟迟没有开展这项工作的原因在于国内的书商对读者决策采购尚不熟悉,没有看到读者决策采购给其带来的销售方式的革命性变化和未来的经济效益。外语院校图书馆要做好读者决策采购的宣传与沟通,主动与实力雄厚、创新意识较强的书商探讨国内读者决策采购的可行性方案,包括如何搭建技术平台,如何保证书商的利润不受影响