利用文献管理提高科技查新员的利用效率

利用文献管理提高科技查新员的利用效率

科技调查和新员工的工作不仅需要强大的专业知识，还需要掌握新员工的知识。随着文献数量剧增,在查新过程中,不仅查阅、分析文献量加大,而且也使得撰写查新报告的过程中增加了相当工作量的机械性和重复性操作。如何缩短这些不必要的过程,提高查新效率,成为不少查新员急需解决的问题。在科技查新全过程中利用文献管理软件,可极大地减少机械性工作,投入更多精力分析和挖掘文献,从而提高查新报告的质量。NoteExpress是北京爱琴海软件公司开发的文献检索与管理系统(简称NE,下同),其核心功能涵盖“知识采集、管理、应用、挖掘”等知识管理的环节。科技查新过程中,在文献检索阶段应用NE,可以对文献做不同主题内容的分类管理,便于分析归纳文献对于课题委托中查新点的相关性强弱。在文献分析阶段,利用它可以及时记录下查新员的思路与分析要点,方便查新员及时发现不同主题或者同一主题下的相同文献。在文献综合输出输入阶段,可以利用它根据查新规范的要求,设计不同的导入题录的过滤器,导出题录信息的样式。在撰写查新报告的阶段,可以避免对题录信息重复加工的操作,一次性根据报告的撰写要求输出题录信息。以下就查新工作应用NE过程中的几个重点阐述如下。1改形式,更方便以委托课题为主题建立数据库,应是一个课题一个数据库,本过程可通过NE的“新建数据库”功能实现。在新建数据库时,要把保存目录更改到专门的“查新文件夹”,积累个人查新原始资料,方便日后查找与复检。做好数据备份。可通过NE的“数据库备份”功能实现,备份自己建立的查新数据库到专门的文件夹,防止数据的丢失。NE中可根据个人使用习惯,选择“打开数据库时备份”或者“关闭数据库时备份”,NE会根据用户的需求,把数据库里的附件一起打包压缩备份,防止数据的丢失。2网络检索结果批量导入题录信息是指文献的题目、作者、来源、时间、摘要等相关信息。目前NE中题录的采集方式有4种:手工建立;文献数据库检索结果批量导入;从在线数据库检索后直接导入;从网页中导入。查新人员可以利用“文献数据库检索结果批量导入”功能来提高题录采集效率。目前科技查新工作常用的国内外文献检索结果都可以通过NE预设的各种过滤器导入到NE中,如SCI、Wiley、Springer、Elsevier、Scifinder、CNKI等各个子库、维普等数据库,都可以将检索结果导入到NE中。导入题录信息关键是选择合适的保存格式和与之相匹配的过滤器。有时,为了与保存格式相匹配,在实际工作中还有可能需要查新人员利用文献管理软件的简单的二次开发功能制作专门的过滤器。下面,中文以CNKI总库、外文以SCI为例,介绍如何将数据库中的题录信息导入NE中。2.1选择保存格式进入CNKI的总库平台,根据课题检索的需要,确定检索式,进行检索,选择与课题相关的检索结果,进行保存。选择合适的保存格式,一般在总库平台中,选择查新格式,然后输出到本地文件,进行保存。在NE中选择与保存格式相对应的过滤器,若选择保存的格式为NoteExpress,则选择的过滤器为NE;若选择的是查新格式,过滤器为CNKI(查新)。2.2检索结果保存进入SCI检索界面,输入检索词,选择合适的检索结果进行保存。在NE中选择与之相匹配的过滤器webofscience,将检索结果的题录信息导入到NE中。3资料的查重与在线更新数据库中的资源只有进行整理,才方便使用。对建立好的课题查新数据库中的资料要进行查重和在线更新,通过附件形式管理全文,做相关性心得分析笔记,做标识备注等。3.1重复题录的自动识别在查新过程中,通常要检索中外文数据库达十多个,数据库中的文献有些存在重复收录的现象,利用NE的“查找重复题录”功能可以大大减少人工查重的时间和错误率,同时也可以解决导入到NE的题录信息重复问题。打开查重窗体,软件自动将查重结果中重复的题录选中并锁定,可一次性将显示重复的题录全部删除。3.2通过数据库检索,补全题录信息查得的文献通常会因分析文献的需要及撰写查新报告的需求,补充题录中例如摘要、页码、作者单位等信息。利用NE的“在线更新题录”功能可快速从数据库中查找并补全所需文献资料的题录信息。补全题录信息。先通过库内检索资源的题录,再根据题录找到资料。可以根据重要等级为每个记录标识,这样可以快速地找到所需的资料。如要找某个文献的正文,可以先查找这个文献的题录,然后在附件中找到这个文献的正文。3.3关联题录和热图关联在阅读分析文献时,可以通过笔记功能来记录文献分析情况和相关线索分析批注,在附件中也可以添加与之相关的信息,笔记和附件中的内容可以直接打开浏览。为题录添加笔记,并把笔记和题录通过链接关联起来,方便以后查询、阅读。阅读文献时记录的笔记,在撰写查新报告过程中可以运用到相关文献的分析中,节省撰写报告的时间,也可在文献条目中插入自己特有的标识,如“密切文献”、“相关文献”等,从而更有利于管理查新人员的文献数据,提高撰写查新报告的工作效率。文献全文以及参考文献原文、笔记、网址甚至影像资料等,都可以通过添加附件的方式来组织和管理。4使用ne来检索和分类文献信息4.1生成相关文献信息利用NE自带的导出题录信息的功能,在撰写查新报告时,可以根据报告的格式要求,制作相应的导出样式,把相关文献信息一次性导出。导出题录信息的关键在于之前的数据库建立,通过前述的标注功能实现,把经过标注为“密切相关”或者“相关文献”的文献集中在一个文件夹中,然后选择这些文献,通过NE“导出题录”功能导出。4.2国内文献作者根据查新报告对引用文献的要求,引用到文献题录,体现形式主要有两类:(1)列举所选用的相关文献,这类文献的题录必须带摘要和作者单位信息;(2)列举在附件中,需要提供查到的所有文献的题录,这类文献的内容不需带详细摘要的。可以利用NE的输出样式功能,根据提示内容,制作自己需要的导出样式,或者通过“样式管理器”开发适合自己的样式。5数据库数据库设计在课题查新过程中使用NoteExpress等文献管理软件,注重个人数据库的建立,将所查课题的文献分类