合同管理办法

PAGE5合同管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条为规范公司（以下简称集团公司）合同的管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，控制和防范合同风险，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）、《公司章程》（以下简称《公司章程》）及相关法律、法规，结合我公司实际情况，特制定本办法。第二条公司、各子公司、控股公司与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间,在订立、履行、变更、解除或者终止各类合同、协议时，按本办法有关规定执行。各子公司、控股公司应根据本办法和本单位的实际情况，制定相应的合同管理办法，报公司办公室备案。第三条本办法所指的合同管理是指公司对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第四条签订合同实行洽谈权、审核权、审计权、批准权相对独立、相互制约的原则。第五条公司合同管理实行法定代表人和法定代表人授权委托总经理或其他高管人员签署合同的管理制度。第六条责任部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格；审查合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性，审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时，应保存有关资料。第二章合同的签订第七条合同签订前应由业务所属部门对合同内容进行调查研究，合同谈判由公司领导、业务所属部门及相关部门组成的谈判小组进行谈判，并就谈判情况形成谈判备忘录。第八条合同内容一般应包括：当事人的名称(姓名)、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和履行方式、付款条款、验收条款、违约责任和解决争议的方法等。法律、法规对合同条款另有专门要求的，应当采用。第九条与他方达成合约意向，经协商一致，除即时清结者外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。任何合同均需按照合同评审程序评审批准后，方可签订。杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生。第十条合同文本要求文字表达准确、简洁、不得有模棱两可，表达有歧义的语句出现。第十一条合同文本必须写明对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书，并填写被第四章合同的变更与解除第二十七条合同签订后受法律约束，我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合同履行部门说明原因提出意见、部门主管审核，经公司领导同意后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议，妥善处理合同变更或解除的善后问题。第二十八条公司依据法律法规或合同约定需单方面终止(中止)或解除合同的，应书面通知合同对方，以特快专递的形式寄发或由对方签收，其凭证应作为合同组成部分妥善保存。第二十九条合同履行过程中出现变更、解除等情况产生的所有相关文件资料，负责该合同履行的承办人员必须及时进行收集、分类整理、集中妥善保管。第三十条合同履行过程中出现变更、解除等情况产生的所有相关文件资料，负责该合同履行的承办人员必须及时进行收集、分类整理、集中妥善保管。第五章合同的管理第三十一条公司采用归口管理和分类专项管理相结合的形式对合同进行管理。第三十二条公司办公室负责公司的合同管理工作，是合同的归口管理部门。有关合同的订立、履行、变更、解除和终止(中止)等重要事宜由办公室对各业务部门实行指导和监督。第三十三条合同管理部门的主要职责是：（1）制定和修改公司合同管理办法，报总经理审定后组织实施；（2）制定主要合同的格式文本；（3）对合同进行编号、归档；（4）参与重大合同的调研、谈判和审核工作；（5）配合业务部门对公司重大合同和风险程度较高的项目开展资质、资信调查工作；（6）监督和协调各部门对合同的全面履行；（7）参与合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼活动；（8）配合人力资源部门组织合同管理的业务培训；（9）负责与外聘法律顾问的联系、沟通，提供有关法律咨询；（10）协助公司各业务部门对合同资料进行统计汇总和综合分析。第三十四条公司各部门在职责范围内，对本部门的合同进行分类专项管理。各部门合同管理的职责是：（1）负责本部门合同的签订(包括合同的谈判、起草、送审、报批等)工作；（2）负责本部门合同的建档管理和履约跟踪，发现合同履行过程中出现问题应及时了解查明原因，商公司相关部门、法律顾问提出处理建议方案，并向公司领导报告;（3）对合同的变更、终止(中止)、解除按上级决定具体执行；（4）负责本部门合同信息的收集、整理及分析，并及时上报；（5）负责处理本部门管理的合同发生争议的协商、调解、证据收集等工作。第三十五条公司各部门按照下列环节对合同进行管理：（1）公司各业务部门对其业务范围内的合同内容负责，保证其真实性、合理性及技术可行性，对额度及实施的规范性负责；（2）公司融资财务部负责合同项目预算管理，审核合同价格、付款方式，并组织和管理合同后期核算与结算等工作，融资财务部应当建立和完善相关的管理措施和制度；（3）公司办公室负责审查合同条款的完备性、合法性、统一性；（4）公司监察审计部负责对合同进行审计监督。第三十六条各部门应严格按照公司合同签订的审批程序执行，加强对合同履行情况的监督检查，并将合同有关统计报表定期上报公司办公室。第三十七条公司对合同采取保密措施。公司各部门及员工对其所熟知的合同须尽保密义务，不得泄露合同内容。第三十八条使用合同及有关资料，应履行严格的借阅审批手续。借用已经签订、正在执行的合同及有关资料，一般只提供复印件；需要借用合同原件及有关资料的，必须报经部门负责人及办公室负责人签字批准后方可借用。第六章责任与奖惩第三十九条公司各部门及员工在签订合同时，对对方的主体资格、合同内容等不尽勤勉义务，给公司造成重大经济损失或不利社会影响的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十条直接责任人在签订合同时，与对方相互串通，损害公司利益的，公司除根据相关法律法规、公司规章制度解除劳动合同外，有权要求直接责任人承担赔偿责任，直至通过司法部门追究其刑事责任。第四十一条在合同履行中，合同履行业务部门或相关部门未尽到职责，给公司造成损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十二条保管合同(含相关资料)的部门由于管理不善等原因造成合同(含相关资料)原件丢失，给公司造成损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十三条公司员工未尽保密责任，泄露合同内容给带来公司不利影响或损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十四条公司各部门及员工在合同的签订、履行及合同管理中成绩突出，有重大贡献；或开拓创新，给公司带来较大利益的，由公司按奖励规定给予相应的奖励。第四十五条公司办公室应会同融资财务部、监察审计部等相关部门定期对各子公司、控股公司合同管理工作进行检查考核并针对考核中发现的问题提出改进合同管理工作的意见，同时根据考核情况提出奖惩意见。第七章附则第四十六条本办法由办公室根据总经理的授权负责解释。第四十七条本办法自发布之日起执行。（本办法经公司总经理会议审议批准后正式生效。）附件：《合同审批表》合同审批表部门：填报日期：年月日合同名称合同编号合同对方名称地址联系人职务联系电话合同内容简述（可附页）经办部门负责人意见年月日公司常年法律顾问意见年月日融资财务部负责人意见年月日监察审计部负责人意见年月日其他会审部门负责人意见