采购作业指导书(标准化)

采购作业指导书(标准化)1.目的本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证公司的采购低成本和采购标准的一致性。2.定义PR：PurchaseRequestForm采购申请单,公司内部使用；PO：PurchaseOrderForm采购订单，公司对外使用。3.采购员职责1)主要贯彻执行公司采购管制程序和供应商评审管制程序，努力提高自身采购业务水平。2）负责对合格供应商资料进行整理、归档，建立合格供应商名册。3）协助采购部经理定期召集和组织相关部门对所有合格供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估，确保供应渠道畅通。4）负责对供应商进行询价、比价、议价，并将相关资讯（如交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）报采购部经理审批。5）市场行情的调查、动态资讯收集、整理，并汇报采购部经理，以便及时调整采购策略。6）订单变更与撤消、品质要求变更与供应商之间的及时信息传递，确保供应商供应产品满足公司的需求。7）负责与供应商就采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益。8）负责与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确。9）负责实行谁采购谁负责到底原则，跟踪采购产品入库。不良品及时处理，有效控制供应商交货期。10）负责在现有供应商基础上不断寻求、开发新的供应商，进行产品打样，样品确认合格后，资料交采购跟单员登录入《潜在供应商名册》，以确保物资供应资源的丰富与宽阔的选择范围。11）就采购资料（如图纸、样品、检验标准、包装要求等）向供应商的提供、变更与回收，并建立采购“外发文件资料登记表”。4.职责分配4.1请购人1)根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交相关人员核准；2)接收和检验请购的物品和服务。4.2采购人1)根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。2)原（物）料采购人员负责物料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购，或对承包商的采购工作进行监督。3)行政部负责公司电信服务后勤物资的采购。4)各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。4.4进料检验人（IQC）品保部进料检验人员(IQC)负责对供方(物料供货商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。4.5财务部在收到所有需要的档后进行核对，将供货商的发票与采购申请单PR、采购订单PO、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。5.采购范围5.1产品：指公司委外加工的产品，采购后即交付给客户。5.2生产物料：指与产品生产直接相关物料。5.3固定资产：是指单位价值超过人民币1000元以上，同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。5.4低值设备：是指单位价值未能达到固定资产的标准，但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化，但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅，配用工具。5.5低值易耗品：是指成批采购的低价值的耗材。如办公文具、工务零件、IT设备等。5.6长期服务的客户：除上述以外，但有长期供货或提供劳务的供货商。如工厂厂房、环境设施维护，文化宣传，电信服务，域名等。5.7其它非费用报销申请范围内的采购申请。6.操作过程及操作程序详述6.1申请1)请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号。2)请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。7.物料采购审批流程7.1生产性物料订购审批流程7.1.1请购人员根据业务部门的《制造通知单》及《生产计划》、《生产BOM表》、《技术BOM7.1.2《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/7.2非生产性物料请购审批流程7.2.17.2.27.2.3设备、量/7.2.47.3批准7.3.1对采购申请单PR对所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准：1)所有采购申请单必须有公司总经理的批准及签字；2)所有IT设备的采购申请单必须有IT经理的核准；3)所有文宣用品的采购申请单必须有业务副总的核准。7.3.2请购人-->请购人部门经理->采购人->采购人部门经理->总经理采购人员只有在取得核准的采购申请单后，才可实施采购。7.4对采购订单PO或合同的申请7.4.17.4.1.1如果采购员需要采购订单，采购员可凭已核准的请购单，打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供货商。采购员还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。7.4.1.2产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之档,未经授权者不可查阅。7.4.2如果采购员需要合同，需要公司总经理以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法律顾问核对。8.供应商的开发及选择（仅适用于产品及生产物料采购）8.1采购人员应积极调查原物料信息，收集原物料市场行情，积极开发新的供货商。8.2由采购人员在实施采购前根据研发部提供的物料清单，将那些认为有能力的供货商初步确定为分供方，并经质量保证人员及开发部审核会签后加入合格供货商名单。8.3开发原料新供货商时，应取样经品保部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及质量水平之后，进行详细评估，决定是否列为供货商。8.4如果是初选的供货商，只有在材料检验人员（IQC）、研发部进行首批样品鉴定合格后，才可以接受分供方提供的批量生产品。8.5采购人根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结。9.报价及磋商9.1物品及服务采购9.1.19.1.1.19.1.1.21)采购金额最少报价数量2)小于RMB50013)小于RMB20001,大于RMB50004)大于RMB200009.1.2采购物料经过询价作业后，需将询价结果登录于[比价分析报告]上，进行价格比价分析并制定《比价分析表》。9.1.39.1.3.1采购员应将比价合格之供货商作为分别议价对象,9.1.3.2议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、质量标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。并将最终议价结果建立于[核价表]上,作为各类物料之价格索引数据,9.1.3.39.1.49.1.4.18.1.4.2涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。9.2采购合约公司得视实际需求，必要时采购应对大宗之主要生产物料及交期长、市场短缺原料签订采购合约，规定合约双方权责，保障公司利益。9.3订购应根据价格，质量和服务等选择供货商。如果采购员所选择的供货商与生产部门推荐的不一致，应向生产部门发出确认，若生产部门仍坚持用推荐的供货商，则需由总经理批准。10.《采购单》的开立、分发与变更10.1所有原（物）料的采购必须采用本公司的《采购单》，《采购单》一式四份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份品管存档。10.2采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下编制《采购单》，并明确供货商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、质量要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件，应在《采购单》上注明所附档的识别方式。10.3已下达的《采购单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供货商未正式生产前通知供货商，否则供货商有权不予接受修改内容。如供货商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《请购单》及《采购单》并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的《请购单》、《采购单》（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。11.采购物料的交期控制11.1采购员在《采购单》发出后要与供货商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立《采购台帐》，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供货商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明"异常原因"及"预定交货日期"，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。11.2仓库人员应根据《采购单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。12.验收及入库12.1采购物资到厂后，供货商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供货商《送货单》必须注明我公司《采购单》单号及订购数量、送货数量等信息。12.2由仓库管理人员通知材料检验人员(IQC)对原(物)料进行检验。检验合格后由仓库管理人员依《采购单》对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后,仓库管理人员依照定置管理进行归位摆放，并依核签《送货单》及时填写《存货吊卡》和ERP《进料单》；检验不合格需退货的填报《品质异常单》办理退货手续并通知采购员，采购员应及时与供货商联系。12.3入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写《验退单》通知采购人员予以退回供货商处理。如供货商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记。并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供货商处理。12.4由于质量不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供货商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和进料检验人员（IQC）应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供货商对该批物资进行折价或补偿处理。12.5《进料单》须依据《采购单》、《送货单》载明供货商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注，《进料单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结财务联连同送货单、采购单交财务。12.6采购人员对照《采购单》、《进料单》、《发票》、合同、定价表进行核对，核对无误后交采购经理复核后转交财务办理入帐手续。13.原料退货作业13.1对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：13.1.2对于供货商运到厂的货物，在品保检验过程中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在《质量异常处理单13.1.312.2到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：13.2.113.2.2仓库将填好上述项目的13.2.313.2.4退货完毕，14.付款14.1采购部应在原（物）料收货后单月底或下月初要求供货商提供对账单与财务部核对帐务，防止出现差错。14.2采购人负责采购物品的付款申请（限货到付款及短期付款），应在付出传票后必须附上下列单据：1)发票2)经过核准并已收货签收的送货单。3)如有采购订单PO、合同副本和客户送货清单也请附上。4)如是预付款，可在付清余款时附上全额发票；如有特殊情况，送货单可以后补。在可能的情况下，付款应始终要求月结不付现金。在可能的情况下，采购员应始终要求供货商提供增值税发票。15.带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）15.1在部分原物料紧张处于卖方市场时，供货商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财务部和总经理严格审查批准方能办理。15.2带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路、航空领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。15.3汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈报总经理批准，由财务部授权办理。15.4如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供货商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。15.5必要的原物料预付货款应遵循以下几点：15.5.114.5.2信用良好的第三方为供货商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。15.5.315.5.415.5.515.5.616.供货商的管理和分类16.1每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存盘以充实供货商的数据库。16.2供货商的分类。根据供货商的信誉状况、货源稳定性(数量、质量)、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供货商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。16.3对于时常出现交货质量不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供货商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供货商。17.信息收集