日常管理工具交流课件

日常管理工具交流生产保障部二零一六年四月目录一、PDCA二、目标管理三、SMART四、工作表五、时间管理四象限一、PDCA管理循环PDCA是英文：

Plan〔方案〕

Do〔执行〕

Check〔检查〕

Action〔总结处理〕

四个词的第一个字母的缩写。它的根本原理，就是做任何一项工作，首先有个设想，根据设想提出一个方案；然后按照方案规定去执行、检查和总结；最后通过工作循环，一步一步地提高水平，把工作越做越好。这是做好一切工作的一般规律。PDCA方案循环法，是美国管理专家戴明首先提出来的，称为“戴明循环管理法〞。五十年代初传入日本，七十年代后期传入我国，开始运用于全面质量管理，现在已推广运用到全面方案管理，它适用于各行各业的方案管理和质量管理，已成为我国现代化管理内容之一。PDCA方案循环法一般可分为四个阶段和八个步骤的循环系统。PDCA方案循环法的根本内容。1、PDCA四个阶段的工作循环。第一阶段是制订方案〔P〕，包括确定方针、目标和活动方案等内容；

第二阶段是执行〔D〕，主要是组织力量去执行方案，保证方案的实施；

第三阶段是检查〔C〕，主要是针对方案的执行情况进行；

第四阶段是总结处理〔A〕，主要是？PDCA循环图PDCA循环图2、PDCA八个工作步骤。〔1〕提出工作设想，收集有关资料，进行调查和预测，确定方针和目标。〔2〕按规定的方针目标，进行试算平衡，提出各种决策方案，从中选择一个最理想的方案。〔3〕按照决策方案，编制具体的活动方案下达执行。以上三个工作步骤是第一阶段方案〔P〕的具体化〔4〕根据规定的方案任务，具体落实到各部门和有关人员，并按照规定的数量、质量和时间等标准要求，认真贯彻执行。这是第二阶段执行〔D〕的具体化这是第三阶段检查〔C〕的具体化〔5〕检查方案的执行情况，评价工作成绩。在检查中，必须建立和健全原始记录和统计资料，以及有关的信息情报资料。〔6〕对已发现的问题进行科学分析，从而找出问题产生的原因。这是第四阶段总结〔A〕的具体化〔7〕对发生的问题应提出解决方法，好的经验要总结推广，错误教训要防止再发生。〔8〕对尚未解决的问题，应转入下一轮PDCA工作循环予以解决。PDCA循环法的根本特点〔1〕大循环套中循环，中循环套小循环，环环转动，相互促进。一个企业或单位是一个PDCA大循环系统；内部的各部门或处室是一个中循环系统；基层小组或个人是一个小循环系统。这样，逐级分层，环环扣紧，把整个方案工作有机地联系起来，相互紧密配合，协调地共同开展。〔见图一〕〔2〕每一个循环系统包括方案——执行——检查——总结四个阶段，都要周而复始地运动，中途不得中断。每一件方案指标，都要有保证措施，一次循环解决不了的问题，必须转入下一轮循环解决。这样才能保证方案管理的系统性、全面性和完整性。〔见图一〕图一图二〔3〕PDCA循环是螺旋式上升和开展的。每循环一次，都要有所前进和有所提高，不能停留在原有水平上。通过每一次总结，都要稳固成绩，克服缺点：通过每一次循环，都要有所创新，从而保证方案管理水平不断地得到提高。(见图二、图三〕图一图二图三在具体运用PDCA循环法的过程中，可以采用有关的数理统计方法，—般比较常用的有主次因素排列图、因果分析图，分层图、控制图，相关图及有关的统计报表等。这些方法的具体内容在有关统计书中均有详细论述。案例一、大学里走艺术人生路P：怀才不遇的人寻找着全面发挥潜力的“高枝〞既然高考走进大学，那既来之，那么安之吧，好好学工业设计，将来成为名产品设计师来选定目标，莫虚度时光。D：话说有规划，没行动那就是永远达不到目标的方舟，也就是做男人的标准“该说的要说到，说到的要做到，做到的要见到!〞。勤学苦练，这一生只立一个目标，就为成为名产品设计师。生命不息，“ＰＤＣＡ〞不止。一年算来有365个PDCA了……C：“不怕不识货，就怕货比货〞经常拿现在的自己和过去的自己，拿现在的别人和现在的自己来比照“吾日三省吾身〞，这样做可以更好地掌握自己的命运。A：牛顿说：如果我能看的更远的话，那也是因为我站在巨人的肩上。没错，在人每天走的路上，总结是不可缺少，调整也是必要的，有了这些或许某天同样会有句“柳暗花明又一村〞的诗句冒出来。案例二、用PDCA循环来做一个让母亲满意的女儿

P：方案做一个让母亲满意的女儿

D：因为住校所以每个星期只能回家一次。每次回家帮妈妈清扫家里的卫生，让妈妈好好休息。每次回家和妈妈认真交谈至少两个小时，告诉她我在学校的学习，生活和工作。减少她对我的挂念，增加我们的沟通。3．

每次过年过节都给妈妈买点小礼物，让她能感觉更多的幸福与浪漫。如果有事不能回家，就给妈妈打或发E-mail表示问候或告诉我在校的情况。C：经过三个月这样做，我发现妈妈减少了对我的挂念，回家也不怎样唠叨我了,并且家里的其他人也说我乖了。但是，对待我的学习，母亲还是不怎么放心。

A：我决定继续这样做的同时。在学习方面更加努力，争取在期末考试中拿奖学金。减少母亲对我学习成绩的担忧。案例三、把大象放冰箱里的故事P：方案将大象装进冰箱里。D：分三个步骤将大象装进冰箱里，即第一步翻开冰箱门、第二步将大象推到冰箱里、第三步关上冰箱门。C：动物园里开会，谁没有来？〔大象，因为还在冰箱里面〕A：将长颈鹿装到冰箱里面需要几步骤？思考问题

请根据自身岗位职责及PDCA循环方法，结合日常实际工作，设计制作出一个PDCA循环流程。

二、目标管理寓言启示梭子鱼、虾和天鹅是好朋友，有一天，他们三个在外面玩耍时，发现路上停着一辆车，车上装满了各种好吃的东西。他们决定把车子拉回去。三个家伙一齐用力，累得大汗淋漓，可是车子却一动不动。原来，他们三个分别把车子向三个不同的方向拉。天鹅向空中拉，虾子向池塘的后面拖，梭子鱼那么在拼命地往池塘的前方拉。思考：这那么故事说明了什么？

一、目标〔一〕定义目标是目的或宗旨的具体化，是在一定时期内需要依靠每个部门、每个人的努力才能完成的。第一节目标管理的根本内容〔二〕目标的内容及表述1.目标内容：工作内容和到达的程度2.组织目标的表述---双向细目表层级目标——由上往下是细化、具体的过程，由下往上是综合、抽象的过程具体目标——具体化〔完成什么、完成多少、谁来完成、什么时间完成、在哪完成以及完成的程度。即5W1H〕成功与目标的思考：心理学家做过这样一个实验：组织三组人，让他们分别向着10公里以外的三个村子进发。第一组的人既不知道村庄的名字，又不知道路有多远，只告诉他们跟着向导走就行了。第二组的人知道村庄的名字和路程有多远，但路边没有里程碑，只能凭经验来估计行程的时间和距离。第三组的人不仅知道村子的名字、路程，而且公路旁每一公里就有一块里程碑，人们边走边看里程碑。问题：你认为哪一组先到达目的地？为什么？〔三〕目标的意义成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解----美国潜能大师：伯恩•崔西所占比例目标状态成就状态27%没有目标社会最底层60%目标模糊社会中下层10%有清晰但比较短期的目标社会中上层3%有清晰且长期的目标顶尖成功人士1.明确〔制定〕目标2.实现目标过程中的管理参与决策、规定期限3.目标成果评价也即反响绩效——是否达成了既定目标？细分为五要素〔见下页表〕〔三〕目标管理的内容

要素内容餐厅经理的目标示例明确目标1、目标是什么？实现目标的中心思想、项目名称提高销售额、毛利2、达到什么程度？达到的质、量、状态销售额5000万元毛利2000万元计划3、怎么办？为了完成目标，应采取的措施、手段、方法1、在东部地区新开一家分店；2、通过增加新菜品开发，实现新增销售收入500万元；3、通过服务品质管理将上座率提高10个百分点；4、什么时候完成目标？期限、预定计划表、日程表1月：2月：反馈5、是否达成了既定目标？完成成果的评价实际销售收入5500万元毛利：1100万元企业目标企业目标，通常多以公司的产品、市场地位、获利能力、融资能力、生产能力、物质资源、人力资源，以及对外关系等项课题为对象；企业目标是企业在某一时期的开展方向，同时也是制订各项方案及制订层次较低的各项特定目标的依据；在实践中，大目标都是以这些课题在某一特定时期内所期望的成果来表示；例子大幅度提高本公司产品的市场占有率。应于2002年使本公司在国内的市场占有率提升至30%。力争我们的产品在新世纪打入国际市场。应于2002年时，使产品国外销售打破零的历史，并于2005年时，使本公司的外销占总销售的24%。我们准备大幅度提高我们的生产能力。2002年时使本公司的生产能力从年产量35万件扩充至年产50万件。部门目标部门目标，通常以一年为期，根据公司目标为部门设定在此时期内应实现的成果；部门目标在期望绩效方面，重要成果方面、及时间方面，通常均须有明确的设定；部门目标不但必须说明“应该做什么？〞而且还必须说明未来成果“应如何衡量〞例子尽可能将本公司的1.5伏电池向外推销。应于明年1月至3月期间，将本公司制造的1.5伏特电池销出10万支。个人目标应根据公司目标及部门目标来设定，以期可以促进整个组织的团队作业；说明应该完成些什么工作，应于何时进行。目标管理举例三、SMART45折纸游戏

请大家拿出一张纸，闭上眼睛，

听培训讲师的指令完成以下操作：

1．把纸旋转180度；

2．把纸对折；

3．再把纸旋转180度；

4．把纸对折；

5．把纸旋转90度；

6．在纸的右上角撕去一个正方形；

7．再把纸旋转90度；

8．在纸的左上角撕去一个四分之一圆。9．请大家睁开眼睛，展开手中的纸。46折纸游戏结果现象的含义同样的指令，不同的人有不同的理解，执行起来会有不同的结果。小故事曾有人做过一个实验：组织三组人，让他们分别沿着十公里以外的三个村子步行。第一组的人不知道村庄的名字，也不知道路有多远，只告诉他们跟着向导走就行。

第二组的人知道村庄的名字和路段，但路边没有里程碑。第三组的人不仅知道村子的名字、路程，而且公路上每一公里就有一块里程碑。您觉得哪一组最快到达目的地呢？答案显而易见！肯定是第三组！因为第三组的人有非常明确的目标，而且非常清楚的了解自己团队距离目标有多远，可以随时根据需要调整自己的步伐，很快就能够到达目的地！这个故事给我们的启示：

清晰明确、能够衡量的目标可以让我们不断审视自己的脚步，从而更有效、快速地实现人生的梦想，也能将旅途中的巨大难题化整为零，从而更容易地战胜它！

在职场中也一样，设定目标是让工作变被动为主动的一个很好的手段。明确的目标是我们职业生涯获得成功的第一步！目标如此重要，那么要如何制定目标呢？

SMART原那么SMART原则SRMAT(Timebound)时限性(Specific)

明确性(Measurable)衡量性(Relevant)相关性(Attainable)实现性57目标要清晰、明确，让考核者与被考核者能够准确地理解目标。明确的目标几乎是所有成功团队的一致特点。很多团队不成功的重要原因之一就因为目标定的模棱两可，或没有将目标有效的传达给相关成员。

S：(Specific)明确性例如：“按时检查卫生，保持公司清洁〞您觉得这个目标符合要求吗？这个目标存在什么问题呢？例如说明：

公司“卫生〞包括哪些方面？什么时候检查、检查几次才是“定期〞、什么样才算是到达了“清洁〞？目标不明确就没有方法评判、衡量与执行！S〔specific)的实现要求:目标是具体的、明确的，要求目标的设置要有工程、衡量标准、达成措施、完成期限以及资源要求，能够很清晰的看到部门或个人方案要做哪些事情，方案完成到什么样的程度。

按照这个原那么，一起来修订一下例如中对目标的描述吧！修改前修改后按时检查卫生，保持公司清洁如果我们这样描述是否更加确切、便于操作执行和监督检查呢？建议修订：每日上班前十分钟，检查公司通道、公共区域、公共设施、各部门的地面、陈列道具、更衣室、接待前台的卫生，要求外表无灰尘、水迹、污渍、纸屑。63大家可以检查一下自己所设定的目标是否符合“具体的、明确的〞要求。

目标要量化，考核时可以采用相同的标准准确衡量。1、“可衡量的〞是指目标应该是可以量化或质化的，应该有一组明确的数据，作为衡量是否达成目标的依据。2、管理学的原那么：如果设置的目标没有方法衡量，就没有方法达成它！M：(Measurable)衡量性“截止到12月末，各部门根本达成销售方案〞

您觉得这个目标可以衡量吗？这个目标存在什么问题呢？例如一：例如中的“根本达成〞是一个很难衡量的概念，达成多少才是“根本达成〞？完成方案的90%算不算根本达成，80%呢？目标无法衡量，就无法达成！例如说明：

“提升全员的工作能力和绩效表现〞您觉得这个目标可以衡量吗？这个目标存在什么问题呢？例如二：例如中的“工作能力〞和“绩效表现〞是一个很宽泛的概念，也是一个很难衡量的概念，什么样才算是提高了工作能力和绩效表现？提高多少才算到达了要求？目标无法衡量，就无法达成！例如说明：M〔Measurable〕实现要求：目标的可衡量性可以从数量、质量、本钱、时间、上级及顾客〔QQCT〕五个方面来进行；目标的衡量标准遵循“能量化的量化，不能量化的质化〞。使制定人与考核人有一个统一的、标准的、清晰的可度量的标尺，杜绝在目标设置中使用形容词等概念模糊、无法衡量的描述。70按照这个原那么，一起来修订一下例如中对目标的描述吧！修改前修改后截止到12月末各部门根本达成销售方案截止到12月末，各公司销售方案达成率〔实际销售额/方案销售额〕≥90%建议修订：事例一如果我们这样描述是否更加确切、便于操作执行和监督检查呢？提升全员的工作能力和绩效表现XX年1季度制定全员职业技能提升方案，以部门为单位，组织部门进行员工职业技能差异的调查，制定内部培训方案，要求部门每季度全员平均培训时数到达2小时、满意度到达80%，该项工作的完成占部门负责人季度考核总成绩的5%。建议修订：事例二对于宽泛的目标，我们可以考虑从几个方面能够达成，再对这几个方面进行量化！把宽泛的目标分解成几个小目标并制定出流程(方案→差异调查→内训方案〕，并对流程中的关键点进行量化流程化以后，对“时间〞量化对“数量〞量化对“质量〞量化上级〔公司〕的要求73一起来检查一下自己所设定的目标吧！是否符合“可衡量〞、“可判定〞的要求呢？“实现性〞是指目标是基于现实的并且具有一定的挑战性，目标是要能够被执行人所接受的。目标设定时依照自身的能力条件、内外部可用资源、当前开展和未来可能发生的情势等情况，区分阶段按步骤实施。

A：(Attainable)实现性“接到公司招聘方案的书面通知后，两日内确保10名客服人员通过面试、培训并到岗〞

您觉得这个目标符合“A〞的原那么吗？这个目标存在什么问题呢？例如一：

10名客服人员的招聘、培训及录用，两天是否能够完成呢？例如说明：无法达成的目标＝没有目标！初步筛选、复试至少需要一天时间，企业概况、人事行政制度、岗位职责、工作流程等培训至少需要半天的时间，办理工卡、签订合同等也需要时间。那么只有半天的时间能够确保客服人员的质量吗？

“公司各部门即日起于两个工作日内完成各岗位职务说明书的修订，将文本文件交人事行政部〞

您觉得这个目标是可达成的吗？这个目标存在什么问题呢？例如二：公司有几个部门，每个部门又有不同的岗位，公司总人数大概130多人，各部门、各岗位每天还要完成当日的工作，那么，两天之内能保证公司的各部门都能完成各岗位的职务说明书吗？

例如说明：无法达成的目标＝没有目标！勉强完成的职务说明书，质量怎么样呢？对于工作的描述真的有帮助吗？是我们想要到达的目标吗？A〔Attainable〕实现要求：目标设置要坚持员工参与、上下左右沟通，使拟定的工作目标在组织及个人之间达成一致。设置本部门的目标时还要考虑流程涉及的相关部门的工作要求，这样才能保证设定目标的可以达成。既要使工作内容饱满，也要具有挑战性。可以制定出跳起来“摘桃〞的目标，不能制定出跳起来“摘星星〞的目标。按照这个原那么，一起来修订一下例如中对目标的描述吧！接到公司招聘方案的书面通知后，两日内确保10名客服人员通过面试、培训并到岗接到公司招聘方案的书面通知后，一周内确保10名客服通过面试、培训并通过考核到达上岗要求后报道如果我们这样修改，这个目标是不是就可以既保证人员质量，又能达成促销要求，从而实现整体的促销目标了呢？建议修订：事例一设定目标时要考虑相关部门的工作流程和要求以确保目标可以达成公司各部门即日起于两个工作日内完成各岗位职务说明书的修订，将文本文件交人力资源部

公司各部门即日起，于两个工作日内完成职务说明书修订的排期；经人事行政部确定后，三周内完成各岗位职务说明书的修订；第四周起按部门排期与人事行政部沟通修订后的职务说明书，确定后打印提交如果我们这样修改，这个目标是不是就可以既保证职务说明书的质量，又能达成管理要求，从而实现总的目标了呢？建议修订：事例二考虑实际的工作量及内容的必要因素，制定出合理的、可达成的具体目标，以实现总体目标〔合格的职务说明书〕83一起来检查一下自己所设定的目标吧！是否符合“可实现〞、“可达成〞的要求呢？84您有因为太难实现而

放弃的目标吗？讨论一下：目标必须具有相关性：个人目标与公司、部门目标相关；长、中、短期目标相关；目标与岗位职责相关；目标之间彼此不冲突。1、设定目标时要考虑达成目标所需要的相关条件，这些条件包括人力资源、硬件条件、技术条件、系统信息条件、团队环境因素等。2、否那么制定的目标就是没有意义的！R：(Relevant)相关性

“实施全员职业素质的提升方案，要求各级员工于3月末前进行商务英语的培训，六月末各级员工须通过商务英语Ⅰ级的测试〞您觉得这个目标怎么样呢？是否符合要求呢？例如一：工作目标的设定，要和岗位职责相关联。提高员工素质有必要让所有的人都通过BECⅠ的测试吗？实现了这个目标又对与部门、公司的整体运营有相关性吗？例如说明：实现没有意义的目标是在浪费资源！目标一：增加对公司管理人员的培训次数，以便提高其业务素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个新品牌，并迅速到达良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩。目标五：减少营销费用。目标六：增加2名管理能力最强、销售业绩最好的主管的工资，以作为鼓励。您觉得这几个目标怎么样呢？是否符合要求呢？有冲突吗？例如二：通过上述各项分目标的设定，我们能推断出总目标是什么吗？能看到其中的关联吗？这些目标是否有冲突呢？有冲突的目标执行起来需要不断的协调、调整，甚至产生内耗，浪费资源！例如说明：部门工作目标来源于公司整体目标，员工的工作目标来源于部门的整体目标！季度工作目标来源于年度工作目标，月度工作目标来源于季度工作目标！工作目标的分解要考虑部门职能、岗位职责的相关性！要制定出切实可行的目标，需要让目标相关成员参与到目标的制定中去，既要有由上到下的工作目标协调，也要有员工自下而上的工作目标的参与。

R〔Relevant〕的实现要求：按照这个原那么，一起来修订一下例如中对目标的描述吧！建议修订：事例二目标一：增加对管理人员的培训次数，以便提高其业务素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个品牌，并迅速到达良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩和市场占有率。目标五：减少营销费用。目标六：增加2名管理能力最强、销售业绩最好的主管人员的工资，以作为鼓励。这几工程标有明显的冲突建议修订：事例二目标一：增加对管理人员的培训次数，以便提高其业务素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个品牌，并迅速到达良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩和市场占有率。目标五：减少营销费用。目标六：增加2名管理能力最强、销售业绩最好的主管的工资，以作为鼓励。通过这组分目标，我们是否可以推断出这样的总目标——“控制费用，提升销售额〞？建议修订：事例二目标一：增加对管理人员的培训次数，以便提高其业务素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个品牌，并迅速到达良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩和市场占有率。目标五：季度营销费用增长不超过去年同期的2%。目标六：增加2名管理能力最强、楼层销售业绩最好的主管的工资，以作为鼓励。如果这样修订这些目标是不是就不会冲突、而且可以满足“控制费用、提升销售额〞的整体目标了呢？原来的目标是“减少营销费用〞。95一起来检查一下自己所设定的目标吧！是否具备“相关性〞、“相互不冲突〞的条件呢？目标的时限性就是指目标的达成是有时间限制的。1、根据工作任务的权重、紧急程度，拟定出完成目标工程的时间要求，定期检查目标的完成进度，及时掌握变化情况，以便及时进行工作指导；2、同时也要根据工作方案的异常情况变化及时地调整工作方案，达成目标。T：(Time-based)时限性

97“每周按时提报工作方案〞例如一：您觉得这个目标怎么样呢？是否符合要求呢？“按时〞是指什么时候呢？上周五提报还是本周一？目标的完成期限一定不能留下任何余地！例如说明：“