前台岗位操作手册

行政前台岗位操作手册一、前台管理（一）前台物品摆放；1. 抽屉内办公和私人物品分开抽屉放置，两位前台熟悉办公用品摆放位置。（统计办公用品后）2. 桌面前台的卫生清理以及桌面摆放并保持干净整洁。（二）前台环境保持1. 前台桌面卫生保持、无灰尘。2. 桌下网线、电线规整整洁，避免凌乱现象。3. 前台周边保持整洁。4. 每日下班前保持好自己岗位环境，每七天保洁人员进行一次彻底清扫与消毒。（三）前台人员形象1. 着装：工作日着装要保持大气端庄，干净利索，不超短，不露肩。2. 妆容：淡妆或素颜。（四）前台纪律1.工作时间前台必须确保有一人在岗，如有特殊状况须请同事帮忙代岗。3. 有人前来询问事微笑回复，接待。4. 办公区严禁奔跑、有失稳重的行为举止。5. 严禁凝聚同事在前台工作区域内攀谈。二、大厅管理（一）大厅环境改善1. 改善项目涉及：大厅摆放物的添置、更换、维护，以美化环境为目的；2. 每月前台提交两条改善项目，最少贯彻1个改善项目；3.门厅绿植，无尘土，每七天绿植养护2次；4.门厅地面干净、整洁，无杂物；每天由保洁进行清扫。（二）公共设施管理维护1. 沙发（1）保洁每七天五进行一次表面清洁；（2）保持大厅内通风，避免空调直吹沙发。2.饮用水（1）每天上班前巡视办公区，检查桶装水与否充裕；（2）及时告知行政人员协助更换桶装水；3.绿植（1）每天巡视2次办公区绿植摆放状况；（2）检查发现绿植枯叶、衰败等状况，及时告知绿植养护人员更换。（三）前台公共区域管理1.正门自动玻璃门保持干净；2.地面、柱面、批示牌等保持光亮整洁；3.大厅绿植有灰尘，花盆内无杂叶；4.公共区域全部开关擦拭干净；（四） 大厅人员流动管理1.来访客户需在门卫处登记，并持环球智达访客证进入；2.面试人员在前台一侧会议室填表，休息等待，不得随意走动；3.临时来访客户若临时无人接待，前台需将客户请到会议室同时协助联系接待人员；4.执法机关来访，前台应妥善安排后告知有关接待人员；5.上班期间管理员工不得在大厅聚众聊天以及在大厅内大声喧哗；6.若发现闲杂人等在大厅走动，前台应询问来访缘由并及时反馈部门主管进行解决。三、前台物品摆放规范（一）办公桌面上，应摆放各部门信件栏、电脑、电话机、笔筒、水壶、台历等工作必备用品；可适宜放置绿植、水杯等生活用品（二）办公桌面上不可长时间堆放私人物品（三）文献资料等不应在办公桌上积压过多、过久（四）左侧储物柜1.一次性纸杯2.快递文献封、底单3.岗位人员私人物品（五）右侧储物柜1.客户接待有关用品2.药品包（六）推柜1-3号推柜：前台日常使用有关办公用品（七）其它1.不使用的物品，应放于库房内，不可堆放于公共区域。2.员工临时寄存前台的物品应尽量摆放在抽屉下方。3.严禁将快递摆放在后方公共区域。4.座椅严禁摆放任何物品。5.垃圾桶周边不得有垃圾，影响整洁程度。6.将前台桌面整顿干净，全部物品归位，收拾整洁后离开公司。四、客户接待（一）工作内容1. 日常客户接待申请受理；2. 客户接待申请单信息核对，有问题与申请人联系及时解决；3. 前期客户接待用品按接待原则提前30分钟准备好；4. 接待期间依申请人规定主动配合接待工作，如合影、会议期间添加茶水；5. 接待结束告知保洁人员清理睬议室，前台回收接待用品放回客户接待用品库；（二）接待用品管理1. 管理物品：客户接待前期、接待期间有关物品；2. 管理方法：（1）跟部门采购专人沟通购置；（2）到货客户接待用品及时录入；（3）日常接待所用物品及时出库，确保出入库数量一致；（4）客户接待有关物品定时清洁；（5）临时借用的客户接待用品需在《客户接待用品借用表》登记五、快递和名片管理（一） 日常邮件寄送1. 前台负责公司邮件寄送的受理工作，快递种类涉及申通及顺丰快递；2. 邮件寄送按日保存底单，必要时提供单号给寄件人查询；（二） 费用报销1. 每月核对快递账单，按部门进行费用分摊；2. 经行政主管确认费用后提交OA报销。（三） 日常快递收取1. 签收文献类快递前，在名册中查询并确认收件人为环球智达员工，再签收；如果在名册中查无此人，则由快递人员电话确认或送给本人。2. 为了确保安全，包裹类文献原则上不予签收，由员工本人或部门人员代签。（四）名片制作1.及时汇总员工OA需求，每七天五统一汇总制作名片，核对精确；2.收到名片1个工作日内告知领取。六、信件的解决方法由邮局送