物业管理物与业主有效沟通方案

与业主有效沟通一、物业管理的特点和有效沟通的重要性（一）物业管理作为一个新兴的服务行业，有其自身特点：1.连续性：物业管理为业主提供的是24小时的全日服务。2.长期性：物业管理服务伴随着住宅的整个生命周期，好的物业服务将有效地延长物业使用寿命。3.随时性：物业随时出现的各种问题都要在最短时间内给予及时解决,否则会影响到业主的正常生活。4.多样性：物业管理涵盖的服务工种、内容非常多，为业主提供的是全面的、综合性服务。（二）有效沟通的重要性随着住宅商品化和管理专业化的进一步普及，物业管理已逐渐深入了每个人的生活。“物业管理”服务的优劣，直接涉及到千家万户，影响着每位业主和物业使用人的生活舒适度和幸福感。业主、物业公司之间的关系和谐与否，直接影响着人们的“安居”大事，但现实的情况却是物业企业与业主的纠纷频频发生，甚至有业主与物业人员发生身体冲突，有的业主与物业企业对簿公堂。物业管理公司与业主之间的矛盾，不仅影响到企业的运行，也影响到企业预定目标的实现。因此，运用合理的方式和技巧化解矛盾，成为物业管理工作中的重中之重。沟通是把信息、思想和情感在个人或群体间传递并且达成协议的过程，它是联结位点、拉近距离、促进交流、形成共识的最常见、最有效的手段。作为每天都要面对业主、为业主提供服务的物业管理人员就更需要沟通这一重要的交流工具，融洽与业主之间的关系，增进彼此的了解，消除彼此间的误会和隔阂，从而提高业主的满意度。所以，取得业主对管理工作的理解与支持，就必须加强与业主的有效沟通。二物业管理企业与业主在沟通中存在的问题（一）从业人员整体素质与行业发展需求严重不对称，物业管理人员的理论知识、专业技能、经营管理能力及职业素养尚不能适应物业管理的智慧化、科学化、专业化发展要求。影响物业管理企业的发展，从而形成物业管理企业与业主在沟通上的障碍。（二）创新服务意识不足。一些物业管理企业还停留在房管所、后勤处等旧的管理阶段，重管理轻服务，没有树立为业主服务的意识，服务质量和工作效率不高，造成了与业主间的隔阂。（三）开发遗留问题。前期开发中的配套设施不完善、工程质量等问题直接转嫁给了物业管理企业，造成业主与物业管理企业之间的矛盾冲突。（四）业主的消费心理导致对物业管理认识的偏差。大多数业主倾其所有购得房产后对后期物业管理的期望值大幅提升，与目前物业管理的水平还有一定差距，由心理落差导致的物业矛盾直接影响了物业管理企业的收费率，也进一步影响了物业管理企业管理水平的提升。（五）相关法律、法规不配套，使物业管理企业承担过多的社会责任，由于职责界定不清，有些问题物业管理企业很难有效处理和解决。这样又造成业主对物业管理公司的误解和不理解。不论是从物业管理的特点上理解还是现阶段物业管理企业与业主双方之间存在的问题上分析，都表明物业管理行业要进一步向着健康方向发展，必须明确终极目标是服务于人——业主和使用人。物业管理的服务过程就是沟通的过程，通过与业主沟通交流，了解业主需求和态度，协调各方关系，提出解决问题、改进工作的措施，措施实施并得到业主认可和理解的过程。在这一过程中，物业管理企业与业主交流是否顺畅，与业主关系是否融洽，能否有效地化解矛盾，会直接影响业主感觉中的服务质量，影响业主对企业的认可。三物业管理企业与业主进行有效的沟通途径（一）物业管理企业要正确的看待业主的投诉业主的满意度是由业主的期望值和感知这两个要素来决定的，即使我们提供了良好的服务，当业主的实际感知与期望值有差距时，投诉仍不可避免。对待业主投诉，我们应该看到：1.业主对我们寄予很高的期望值并觉得值得信赖，才会不辞辛苦地来投诉;2.应该感谢业主，从他的意见中挖掘有价值的信息，找到实际工作中的不足；3.要把业主的意见和批评作为企业成长的动力，不断持续改进服务质量和水平。（二）业主分类业主是物业管理企业的服务对象，是物业服务的最终消费者，想要更好地与业主沟通，物管人员首先应了解业主。物业企业服务的业主形形色色，但可以按照业主自身的性格不同，将业主分为以下七类：1.普通业主——这一类大约是你所有业主的百分之六十或七十，他们是不难应付的，虽然他们有点主观，但却很诚恳。他们爱作决定，喜欢发表意见。我们应多取悦他们，多为他们服务，不久，他将成为你第一号的朋友。2.冲动业主——这种人很普遍，他们脑筋灵活，精力充沛。所以不难和他们接触，只要你用客气礼貌的说话，他们一定会欢迎你，同时，你说话要正确，绝不含糊，因为他是极爽快的人，也是很容易交往的业主。3.犹豫业主——他们经常爱说“让我考虑一下”。其实他很可能需要和其它人商讨一下，才能作出决定，因此，你必须要有耐性，给他们一些时间和方便，或许你可向他提出一些问题进行正确地引导，例如：“你这样做（这样说）对你自己是有好处，可还有没有不好的地方你想过吗？”把你要说的真正目的让给他去说。你的提议会帮助他下决定，他还是不答允，你可追问原因，同时，更可和他详细倾谈，最后他一定会向你投降的，这种朋友他是很很佩服你的，一旦成功了，那可是最知心的朋友。4.自大业主——与这类业主沟通时，你要非常小心，他自负，敏感和非常主观。切勿和他辩论，一切都要顺从他，对他的意见、言论，尽可能表示赞同，这样，或许你能容易达成有效沟通这的目的。5.亲和业主——他很喜欢说和听笑话，他善于倾谈，非常友善。但你千万不要以为他是容易交往的，相反的，他是最能应付的一种。特别是他来找你沟通时，都是带着目的来的，采取的办法是来摸你的底。这时，你应让他说话，不要冲撞他，一有机会，就要把话题转到要沟通的话题上去，不要放松，最后，你要提出决定性的问题，使他无法以拒绝。例如：“你是同意还是不同意我的意见！”6.呆板业主——这些人特别地固执，他是最难沟通的一种，与他每一次接触，好像是全无希望达到你想要沟通的目的，有时甚至令人气怒。他会目瞪口呆地望着你说话，毫无反应，使你感到失望。唯一的方法，就是多上门几次，充分利用机会，给他亲身体验，合他口味后，或许他才会配合你。7.粗鲁业主——许多物业管理员都非常害怕和他接头，因为他行为举止非常粗鲁，他的言语会使你感到不大舒服，但你不要因此而退缩，因为他的粗鲁会吓走了其它人，这便是你的机会，你很可能与他有效地沟通，得到意想不到的收获。然而，和他倾谈时切勿和他辩论，你要设法从侧面告诉他你今天来找他的目的，要应付他粗鲁的行为和言语，你该表现自然些，不要取笑他的无知，同时，和他沟通时，要非常谨慎。粗鲁客户虽然粗鲁，但也非常注重利益，故我们要把握他的弱点，向他进攻，这样，便能水到渠成了。业主从买房，装修入住，到熟悉小区周边环境，要经历一到二年，甚至更长时间，在这个期间，业主与物业从认识开始，会经历不理解，了解，认识，熟悉的过程。（三）沟通方式1、日常性沟通对于绝大多数业主来说，日常性沟通就能够达到相互了解、增进感情的目的。日常性沟通的形式有很多，主要有以下几种：（1）通过见面主动问候与业主沟通物业企业应要求所有员工见到业主须主动问候，三米之内主动打招呼，做到彬彬有礼，笑脸相迎，这样可以拉近与业主间的距离，达到相互沟通的良好效果。

（2）设立服务热线和意见箱与业主沟通设立服务热线是听取业主意见、加强业主与管理处之间沟通的最直接、最有效的方法之一。管理处应有专人负责接听电话。并按投诉来访程序一一进行记录，耐心细致地做好答疑解惑工作，及时准确地处理好业主的投诉和回访，给业主一个满意的答复。同时，为了提高物业管理的服务质量和水平，让业主更多地参与到管理工作中，也为了收集到业主对管理工作更多、更具体的意见，管理处应在物业小区的显著位置设立业主信箱，定时开箱收集，并分门别类、分清轻重缓急加以解决。

（3）召开座谈会、联谊会与业主沟通为了广泛征求业主对管理工作的意见，加强业主与管理处之间、业主与业主之间的沟通，可定期召开业主专题座谈会，举办各种形式的联谊活动来进行沟通。了解广大业主对物管企业所提供服务有哪些要求。（4）利用宣传栏与业主沟通通常在每个物业的主入口都有一个宣传栏，物管人员应充分发挥宣传栏的作用，及时准确地将物业管理动态、有关法律法规、业主的意见和建议刊登在宣传栏里，予以公布，吸引更多的业主积极参与、支持和配合管理工作。例如有的物业建有喷泉等景观，但是喷泉总是定时开放，业主则会对此产生意见，其实物业公司在为业主着想，喷泉开一个小时将消耗很大的电费，而业主是非专业人士，他们并不了解喷泉所需的能耗很高，此时物业公司可以通过宣传栏进行解释，获得业主的理解。物业企业还可以通过宣传栏向业主提供其它方面的咨询服务，以满足业主多方面的需求。（5）利用网络进行沟通随着计算机和网络的普及，物业企业与业主的沟通已经不局限于一定的空间和时间，物业企业应建立自己的网页，可以24小时收集业主的各种心声。例如小区中的背景音乐每天什么时候放，放哪些曲目都可以让业主在网上进行自由选择。

2、节假日沟通逢年过节，物业企业通常用标语、条幅、贺信表达对业主的祝福，也可在业主生日时送上一张生日贺卡，在业主新婚时送上一束鲜花，这些小事会培养业主对物业公司的信任感和亲情感，缩短彼此心灵的距离。3、针对性沟通对于物业区域里发生的重大事件、特殊问题，一般性沟通是不够的，需要项目经理亲自登门拜访，进行面对面、有针对性的沟通，方能达到目的。遇到事关企业发展的危机事件应具有公关的意识，应做到快速反映，主动沟通，真诚坦率，人道主义，以维护良好的组织形象。4、沟通技巧（1）做好自我认知业主不满时实际是一种情感的发泄，通过发泄怨气和不满来释放缓解心情，从而维持心理平衡，这时最需要的就是物业管理人员的同情。多数情况下业主进行的并不是有效投诉，但是必须对业主的心情给予理解，明白这时对方并非针对的是个人。如果回想一下自己与业主进行的无效沟通，就会发现往往物业管理从业人员的情绪是被业主的情绪牵引着，把自己的关注点放到了业主的态度和情绪上，同时也影响了自己的情绪态度。（2）注意礼仪，热情服务礼仪是人与人之间的润滑剂，物业管理人员必须经过服务礼仪培训，作到微笑服务，热情服务。物业公司应要求管理人员尽量记住业主的名字，如在与业主碰面时，礼貌地呼出对方的姓名：“××先生，您好！”会使对方感到非常愉快。而一些不规范的物业，见到业主来访，爱理不理，只会生硬地说“讲”，这样很容易激化矛盾。（3）做到尊重业主没有谁会拒绝别人对他的尊重，在与业主沟通过程中，物业管理人员首先要尊重业主，包括尊重对方的习惯，了解不同国家、民族、地区以及宗教的基本常识，建立共同的话题，进行情感交流，会使业主感到温馨，更加理解和支持物业管理工作。（4）学会倾听做一个积极的聆听者，不但要听业主讲些什么，而且更能体察对方想说些什么，不轻易打断对方的发言，在聆听时控制自己的主观意见和想法。其实有很多时候，业主也就是对某件事情反映一下，发一顿牢骚便没事了。实践证明，洗耳恭听远比作出辩解效果好得多。3、

倾听过程中的核心技巧是同理心，也称通情达理。有时候从业人员在说明抱歉或对不起的时候会感觉很不舒服，其实这并不一定代表个人或公司就真有的错误，道歉只是表明对业主心情的理解与同情。物业管理人员要站在业主的角度感知和体察业主的情感－－不论业主是否完全正确，但至少他的情绪与要求是真实的，是应该理解的。并把这种体察回馈给业主，从而影响对方