公司电子文件归档与电子档案管理办法

第第1页，共9页公司电子文件归档与电子档案治理方法〔标准合同模板整理版〕甲 方：XXX个人或公司乙 方：XXX个人或公司签订日期：XXXXXXXXXXXXXXXX公司电子文件归档与电子档案治理方法第一条设立目的鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程治理，为本公司经营与进展供给效劳，特制订本方法。其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积存保管和整理工作由 治理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集收集方法〔1〕准时依据要求制作备份。〔2〕需在登记表中登记。〔3〕登记表应与备份一同保存。〔4〕登记表假设制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；IG—图形文件；VA—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。具体收集流程〔1〕记录了重要文件的主要修改正程，有查考价值的电子文件应被换工作那么与正式文件定稿内容一样的草稿性电子文件应当保存，否那么可依据实际条件或需要，由 确定是否保存。〔2〕保存与纸质等文件内容一样的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、牢靠的标识关系。〔3〕在〞无纸化〞计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行作纸质等硬拷贝件保存。〔4〕用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式集。CAD〕或绘图等获得的图形电子文件，收集件和各种数据。〔6〕用视频设备获得的动态图象文件，收集时应留意收集其相关软件。二、电子文件的归档电子文件的整理成相应电子文件名目；归档电子文件应填写登记表。电子文件的归档〔1〕归档时间规律归档应实时进展，物理归档应定期完成。〔2〕归档检测与鉴定效性和完整性的鉴定。〔3〕归档过程A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。称、密级、保管期限、硬件及软件环境。电子文件登记表。理归档。其他本卷须知〕应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。〔2〕归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，那么应在内容、相关说明及描述上保持全都。〔3〕具有保存价值的电子文件，必需适时生成纸质文件等硬拷贝。第四条电子档案的治理以下流程：电子文件检验归档的每套载体均应承受检验，合格率应到达 纸质档案同时保存的电子档案可实行抽样检验的方法，样本数不少于总数的 ％合格率应到达 ％。具体检验工程包括载体有划痕，是否清病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应准时将错误信息反响部门领导，并重制作。电子文件保管电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合以下条件。〔1〕归档载体不得擦、划、涂等。载体应直立存放，做到防尘、防变形。〔2〕环境温度选定范围：℃— ℃；相对湿度选定范围： ％— ％。〔3〕存放时应留意远离强磁场，并与有害气体隔离。电子文件抽样检查每满 年对电子档案的形成和治理设备更状况进展一次检查登记。每满

年进展一次抽样机读检验。抽样率不低于 ％，如登记表。电子文件的利用权限规定范围之内。电子