会议管理制度

版本状态第一版版次A/0文件编号ZX/QS-01页码第1页共4页文件名称会议管理制度生效日期2013编制.日期王海军2013.05.16审核.日期确认.日期批准.日期1.0目的: 为了规范公司会议管理，规范会议程序，提高会议效率，增强会议执行效果，特制定本制度。2.0范围:本制度适用公司及所有部门各种会议。3.0职责:3.1、人资行政部负责董事长、总经理办公会的会议通知、会议前准备事项、会议的记录、会议的签到记录、会议决议事项的跟进以及跟进结果的记录。3.2、二级会议由发起部门负责、三级、四级会议由会议召集部门负责本部门召集会议的通知、会议前准备事项、会议的记录、会议的签到记录、会议决定事项的跟进以及跟进结果的记录。3.3、与会人员及相关部门负责相关会议决议事项的执行。3.4、人资行政部负责董事长、总经理办公会审核及决议执行的跟进与考评反馈；3.5、人资行政部负责本制度的制定、审核及督促执行；3.6、总经理负责本制度的批准执行。4.0会议定义:4.1、董事长会议：指由董事长召集召开研究公司的总体发展战略规划、目标的会议4.2、总经理会议：决定公司发展战略规划目标，部署各项工作，讨论决定全公司工作重大问题的会议。4.3、员工大会：指由总经理决定召开总结全年的工作情况、部署新年的工作任务，表彰奖励先进集体、个人或公司重大事项需要的会议。4.4、经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，不断提高公司效益。4.5、技术、质量工作会：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、工艺技术改进和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案；汇报、总结前一阶段产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量、技术改进工作措施。4.6、安全工作会：汇报总结前一阶段安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。4.7、生产协调会：协调、平衡生产进度、研究解决各部门、不能自行解决的重大问题。4.8、各部门管理会议：如车间办公会、班组会、销售中心会议等等，检查、总结、布置工作。4.9、班前（早）会：早上上班前车间主任（组长）对昨天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项等。5.0作业内容:5.1作业流程图及相关责任人、配合人及工作内容（见下面）。会议工作流程工作内容责任人配合人三、四级会议一、二级会议三、四级会议一、二级会议通知通知会议前准备会议前准备会议议程会议议程会议考勤会议考勤会议记录会议记录NO审批NO审批OKOK决议执行跟进落实决议执行跟进落实OK转会议流程或考核tongjitongji//kaoheNO审批会议事项追踪调查报告OK转会议流程或考核tongjitongji//kaoheNO审批会议事项追踪调查报告一级会议、二级会议、三级会议、四级会议一级会议由人资行政中心负责通知、二级、三级、四级会议由召集部门负责人通知。包括议题、议程、主持人、记录人及相关准备文件，及场所布置。主持人于会议开始时向与会人员宣布，主持人应围绕议程主题主持。一级会议由人资行政部长或执行力小组秘书负责记录，二级、三级、四级会议由召集部门指定人员负责记录。除全体员工大会和早会外，其它类型会议所有参会人员必须签到，主持人负责考勤及会议纪律的维持工作。一级会议分别由人资行政中心负责决议的监督检查，二级、三级、四级会议由召集部门负责跟进落实，执行力小组负责监督检查。一级会议《会议记录》由总经理审批，二三级会议《会议记录》由部门直属主管审批，审批后由记录人下发各与会人员一级会议跟进记录必须复印发送董事长、总经理及副总经理；执行力小组安排跟进人负责跟进执行情况，必要时列入总经理办公会进行宣导。一级会议《会议事项追踪调查报告》由总经理审批，二三级会议《会议事项追踪调查报告》由部门直属主管审批人资行政中心、召集部门人资行政中心、召集部门会议主持人；人资行政部长、执行力小组秘书、召集部门总经理直属主管人资行政中心、执行力小组、召集部门总经理直属主管人资行政中心经理、执行小组秘书、召集部门相关部门与会人员相关部门相关部门相关部门5.2相关会议重点注意事项:5.2.1紧急会议：紧急会议召开：指跨部门的会议，召集人提出会议议程，通知人资行政部。人资行政部将会议主题、会议地点、召开时间、主持人等通知给与会人员。5.2.2会议通知：紧急会议须提前三十分钟以上通知与会人员，非紧急会议须提前半天通知；已经纳入例会制的会议原则上不再通知。5.2.3会议记录：除班前会议外，其它类型的部门会议必须要做会议记录并提交给执行力秘书一份。（班前会需由相关人员做好笔记以备检查）。5.2.4会议时间：主持人在会前对会议时间进行限定，确保会议的时效性。非特殊情况不得延长会议时间。5.2.5会议原则：主题鲜明、针对性强，坚持以结果为导向；注重节时高效；坚决执行：“会有所议、议有所决、决有所行、行有所果”的会议方针。5.2.6各部门例行会议由各部门部长在不违背《会议制度》相关规定的原则下，自行制定召开时间与召开频次。5.2.5会场纪律：A、与会人员不得迟到、早退。B、会上发言须讲普通话，不得讲方言。C、须文明用语，不允许在会场上骂人进行人身攻击。D、与会人员手机须调至振动或关机，不得在会议场地接听电话，以免影响会议进程。E、会议事项讨论中不得因个人原因与其他与会者争吵，工作讨论中对事不对人。F、开会期间不得开小会，或交头接耳。G、未经主持人允许不得擅自不参加会议。（注：有违以上其中一项者，向“爱心箱”捐款：职员级捐款5元/次，班组长级别捐款10元/次，主任级捐款20元/次，部长级捐款50元/次，副总级以上100元/次）5.2.6会议级别一览表：会议级别会议名称一级会议董事长会议、总经理办公会议、员工大会、高层管理会议、大型培训会议二级会议跨部门业务/技术研讨会、产销会议、生产协调会议、经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、安全工作会、其他专题会议三级会议各部门管理会议、各部门日常例会、各部门技术培训、各种联系会议四级会议班组会议、班前会、班后会5.2.7例会制会议一览表:会议名称讨论事项召集人地点固定参加人员不固定参加人员会议时间/次数跟进部门/人监督董事长会议公司经营战略目标董事长会议室股东公司高层管理人员每年2次人资行政中心执行力小组总经理办公会议公司管理经营各类事务总经理会议室主任级及以上管理人员组长及员工每月1－2次人资行政中心员工大会总结全年的工作情况、部署新年的工作任务，表彰奖励先进集体、个人的会议，公司重大事项等总经理餐厅公司全体员工公司外协人员每月1次人资行政中心生产例会协调、解决车间生产问题、生产计划、物料控制等生产副总会议室主任及以上管理人员、统计员组长及员工每周一晚上生产中心产销协调会议讨论生产异常与销售事项协调销售副总会议室董事长、总经理、生产副总、销售副总及业务员组长及员工每周不低于1次（安排在晚上进行）销售中心质量、技术管理会议技术、质量分析/总结/改善/培训/宣导品技副总会议室组长及以上相关管理人员、检验员、仓库员