大型峰会会务服务投标方案（技术标）

1会务服务投标方案第一章项目背景及需求分析 第一节会议产业的现状与发展趋势 二、会议产业的市场分析 三、会务市场的特点 四、会议业目前存在的问题 五、会议产业的发展趋势 一、项目概况 二、服务内容及整体要求 三、服务周期及时间节点 四、服务人员工作标准 第二章项目整体服务设想 第一节会议服务整体设想 三、服务工作管理思路 四、总体服务设想 五、总体管理方式 第二节项目管理模式策划 一、模式设计理念 2 41 三、会务工作重难点的应对措施 一、公司介绍 二、组织机构图 49一、部门职责 51 四、培训计划 一、人员配置原则 第四章项目管理规章制度 3 一、会议服务流程 一、会议服务职责 三、考勤制度 第一节项目拟投入清单 一、影音设备 三、记录设备 四、会议会场设备 一、灯光调试 三、投影调试 4一、建立服务保障机制和响应时间 二、会议系统维护定检流程图 三、维护定检原则及方法 四、定检常用检测方法 五、定检日常保养标准 第五节日常巡检制度 一、巡检人员 二、巡检人员岗位职责 三、巡检周期及时间 四、巡检路线 五、巡检内容(重复) 六、巡检方法 七、巡检处理 八、定期巡检方案 第六章会务服务方案 第一节会场布置执行方案 一、会场布置总体要求 二、会议场所布置 三、会议场地评估 四、会议室座位安排方式 五、会场设施布置相关要求 六、会议室音像辅助设备安排 第二节会务管理方案 一、管理要点 5二、会务工作的管理要求 第三节宣传品制作方案 一、主题定位 二、片长设置 三、整体定位 四、专题定位 六、解决方案 七、专题片拍摄及制作要求 第四节会场接待方案 二、会议接待服务方案 第五节会务服务方案 二、基本原则 四、会务人员培训 六、会务服务人员仪表、仪态要求 204七、会务服务需求确认 第六节会议秩序维护方案 一、会议人员进出管理原则 二、会议人员进出管理办法 三、会议人员进出管理流程 6第七章会务就餐保障方案 第一节会议餐安全保障管理 一、工作目的 二、制定依据 三、适用范围 四、工作原则 六、工作职责 七、组织领导 八、监管内容 九、工作程序 十、食品安全要求 第二节会议餐场地的准备 一、场地布局设计 二、餐台设计 三、餐厅绿化设计 四、菜单编制 第三节会议餐就餐流程安排 二、场地的选择 四、宴会的菜单和酒水 五、宴会的人数 7六、宴会的程序和演出 七、茶歇 八、其他安排 第四节会议餐接待服务标准和流程 一、送迎客人服务规范及标准 二、铺席巾规范及标准 三、席间服务规范及标准 四、就餐服务 第五节会场卫生保洁方案 二、会场保洁管理方案 三、保洁服务标准和服务流程 第六节疫情防控期间会议就餐管理 二、工作人员返岗要求 三、设施设备清洗消毒及环境清扫 268 七、分餐错位进行就餐 8第八章会务安全保障方案 第一节安全保护整体服务方案 二、安全监控工作程序 三、流动岗工作要求 四、巡视检查工作要点 五、停车管理工作要点 第二节会议安保管理制度 一、保安岗位职责 二、工作时间 三、奖罚条例 四、工作制服管理制度 第三节会议安保人员管理制度 一、职业纪律 二、规范用语 第九章会务服务质量保障方案 第一节服务质量承诺 一、服务承诺 二、管理服务分项标准 第二节会务服务质量管理及保证措施 289一、质量管理措施 二、质量保障措施 第十章应急预案 9第一节会议活动疫情防控常态化工作方案 一、会议活动举办地区 四、会前防控措施 五、会议期间防控措施 六、会议分类防控 七、会场疫情防控管理 八、会议人员健康管理 十一、交通工具防护管理 十二、应急处置 第二节火灾应急预案及现场处置方案 二、消防监控室报警 三、报警要求 第三节食物中毒应急预案 一、编制目的及依据 二、组织机构及职责 四、食物中毒的分类 五、食物中毒的特点 六、食物中毒的预防 七、应急响应及程序 第四节突发停电应急处理预案 一、制定突发停电应急处理预案的目的 二、应急预案管理主体及职责 三、应急小组及职责 四、停电处理流程 六、预案演练 第五节滋事扰乱的应急预案 一、事故风险分析 三、应急指挥机构及职责 七、注意事项 八、应急物资与装备保障 第六节地震预防安全疏散应急预案 一、指导思想 二、组织领导 三、演练安排 四、紧急疏散原则 八、震后应急反应 九、抗震保障措施……345第一章项目背景及需求分析第一节会议产业的现状与发展趋势出贡献获得了众多的美称，受到了各国政府越来越多的重这一块市场又是确实存在并具有广阔的发展空间和增长潜我国会展业年均增幅超过20%,取得了长足发展并倍受(一)国际性会议(二)工作和商务性会议(三)市场化运作的会议模一般在250人左右难以做大，参会价格也出现回落，有些休休闲餐饮住宿交通设备组织策划而美国由集团管理的饭店已达80%,欧洲为50%。在中国120多家饭店管理集团中目前仅有8家被列入全球饭店管理集团会务市场.↵四、会议业目前存在的问题会议产业的“蛋糕”如此诱人，自然引来众多企业纷纷涉足。但是，尽管公司的数目很大，但并没有形成规模，其社会认知度还很低。很多公司只有两三个人，来了业务就组织一些临时人员去搞服务，没有业务时就搞其他行业的事务。这些小公司的从业人员多是从旅游公司里出来的，素质参差不齐，没有会议服务的专业知识。人才缺乏应该是目前会议业发展的最大障碍之一。会议组织管理、会议服务是会议业发展急需的两类实用型人才，虽然近几年很多高等学院没有行政部门支持，也缺乏自己的协会组织。“双重征税”应该向有关部门积极推介会议公司服务的优势以及会议业会议产业发展的引导和培育力度，建立公平的市场竞争环(一)制定规范政策(二)成立行业协会(三)制定合理税收第二节需求分析(根据会议实际情况描述)(一)制定实施方案(二)邀请主办(三)租赁场地(四)制作大会宣传片集、脚本编制、拍摄剪辑一份10-15分钟宣传片，再在原稿基础上精简一版5分钟宣传片用于大会开幕式。(五)会场布置(六)会务管理(七)氛围营造(八)嘉宾邀请标准要求：邀请大会及分论坛嘉宾，邀请到会(或线上参会)嘉宾应包括：副部级领导、省领导、市领导、至少2(九)大会接待(十)展览会标准要求(十一)宣传(一)服务周期(二)时间节点(一)服务员工作要求(1)按照服务部下达的接待任务量，提前做好准备工作(开启空调、配备充足的茶具、小等);会议开始前5分(2)桌椅、茶杯、席卡摆放做到横竖一条线。杯内无(3)调节好座椅摆放位置，距桌边35厘米，与席位卡(4)确保一名服务员在会场内驻守，随时观察会场情能倚靠在桌子或墙壁旁，与物品保持10厘米左右位置；(5)桌上茶具摆放：茶杯摆放在茶杯垫上，距桌内边相距40厘米左右，放置右手，杯柄向右；毛巾竖直放置在左手边，与茶杯水平一致，两物距中心距离不超过20厘米；(6)每隔20分钟续一次水，续水时左手提水瓶，右手拿水杯，溅出的水渍用小毛巾(面巾纸)擦拭干净。(1)面容整洁，化淡妆，不可浓妆艳抹。(2)头发用统一的头花盘起，不留刘海，经常梳理，(3)不涂指甲油，不佩戴夸张饰品，只可戴手表、耳(4)服务人员上岗必须穿中标人统一的工作服及鞋袜，(5)上班时不准擅自离岗，不在服务场所使用电话，(6)服务中使用普通话，语调温和亲切、音量适中，(7)每天要刷牙漱口，提倡饭后刷牙漱口，上班前不(二)服务质量要求少于两次，知识测评每年不少于2次。培训内容包括仪容仪(三)服务保洁标准8:30之前完成卫生清扫保洁、垃圾清运等工作，每日所产洗手液等(定时巡查，用完及时补充，含节假日期间),更纸篓：内部杂物不超过2/3,外围洁净无污渍；一次，每1.5小时清扫一次。烟缸(桶):及时倾倒、清洗，保持洁净，外表每日用8.会议室(休息室)毯脏的程度定期进行清洗，年不少于2次；(一)会务人员服装：项目经理、会务服务主管及会务衣(风衣),配备统一的头花、鞋袜。(二)保洁及水电工：春秋、夏、各一套。第二章项目整体服务设想第一节会议服务整体设想一、目标伴随会务管理专业化及会务服务公司需求多元化的发(二)人性化：会务服务组织在提供相应的服务时，应(三)信息化：会务服务组织应充分利用信息技术，提(一)围绕一个中心目标不动摇(二)抓住两个工作重点不放松(三)贯彻三种管理方法我们的干部在各项实际工作的安排上将充分考虑人性对工作的意见和建议，我们将定期开展内部员工满意度调在人性化管理的基础上我们进一步对员工实施亲情化(四)坚持四项服务原则(一)服务主线清晰化(二)服务手段科技化使用会议视频管理系统、办公自动化系统(OA)、会议(三)服务过程环保化材料、导入IS014001环境管理体系(四)服务内容人性化(五)服务响应快捷化通过设立24小时服务热线，规范日常运作流程，配备(六)服务效果和谐化(一)导入三个管理体系量管理计划》和《环境管理计划》,将公司管理的各项活动和改进我们服务行为、服务流程，加强理念满意(MS)、行(二)采用三种管理手段设工作，致力于我们管理服务活动的每个环节充满文化气(三)建立三种运行机制处理(Action),一个阶段一个阶段进行，抓住关键，循环公司品质部将每次会议结束后会进行一次参会人员满年底的参会人员满意度调查总结果还将作为项目经理的年第二节项目管理模式策划(一)导向(二)品质(三)氛围(四)组织(五)使命第三节项目重难点及应对措施(一)会前的接待工作(二)签到工作(三)会场布置注意事项(四)会场资料的准备(一)会议工作的专业性强务公司必须对于有丰富的资源并且能够进行有效整合而为势资源而为会议所用，这也是会议工作中的重点和难点之 一。(二)会议服务突发事件(一)提前谋划，精心制定会议方案(二)把握细节，认真做好会前演练(三)热情周到，搞好会议期间的组织服务(四)善始善终，合理安排会后有关工作第三章项目组织机构及人员管理第一节项目组织机构目及价格→起草合同并签署→支付预付款→确定收到款项卫生保洁人员内场组服务人员会场引位引位组停车引位特殊签到签到组普通签到会议音响组会议系统组第二节部门及人员职责(一)会务组(二)后勤保障组(三)安防保护组(四)工程服务部(一)总经理岗位职责2.组织实施经董事会批准的公司年度工作计划与财务10.抓好公司的经营、服务工作。搞好员工的思想政治11.坚持民主集中制的原则，发挥“领导一班人”的作12.加强企业文化建设，搞好社会公共关系，树立公司13.加强廉政建设，搞好精神文明建设，支持各种社团(二)项目经理岗位职责(三)工程技术部岗位职责工程技术部门包括负责会议现场的技术工作，包括视(1)热爱本职工作，对工作认真负责，礼貌服务；在工作中严格按工作程序进行，熟悉各种规章制度并认真执(2)严格遵守开关机的程序，必须严格执行上级主管(3)必须严格守岗，上班时间内严禁会客，不做与工(4)在岗期间必须把手机调整在震动状态，不得在会(5)严格遵守保密制度。(6)必须经常检查设备运行情况，发现异常及时汇报，(7)必须严格填写运行记录，运行记录需保持整洁。(8)负责会前会后会议场所，所有音响设备的使用、(9)保证会中的音响设备正常使用。(10)每天班后利用半小时对所有音响设备进行检查调(11)每周对音响设备进行检查，清洁保养一次，做到(12)严格操作规程，杜绝操作不规范及维护不及时而(13)认真工作，随时进行巡视，并做好事件处理及设(14)保管好维修工具和设备，以及各种附件，做到工(16)大型宴会、会议、活动的音响设备准备、分配、(17)在大型宴会、会议、活动前应查验设备是否正常(18)音响师在活动进行过程中，应有值班人员坚守部(19)保证活动过程中，如有突发事件发生，能及时应(20)大型宴会、会议、活动结束后，做好设备清点、(21)定期对新来的员工进行音响设备的开关、操作的(22)认真完成上级安排的工作。(1)负责灯光设备的日常调试、维护和保养工作，确(2)负责舞台灯光布置，满足采购方需求的灯光控制(3)与舞台监督、演出管理人员和舞蹈编排人员及时(4)配合舞台监督对每日演出的灯光效果进行记录，(5)制定灯光操作的基本规范和流程，及灯光使用和(6)定期以周报形式将灯光设备问题等汇报至直属领(7)积极配合本项目部其他岗位的工作，在不丢掉本(1)工作要有高度的责任心和事业心，全心全意地为(2)负责会议过程中的所有拍摄任务。做到随时做好(3)拍摄时要多视角、多层面地进行选材，以达到整(4)负责制作部的申领设备管理工作，对各类申领设(5)负责岗位设备管理，定期维护，如有损坏应及时(6)熟练掌握专业技术，不断提高自身的艺术修养；(7)加强工作规范化，认真做好安全防范工作，杜绝(1)负责网络及其设备的维护、管理、故障排除等日(2)负责公司办公环境的软硬件和桌面系统的日常维(3)安装和维护计算机、服务器系统软件和应用软件。(5)熟悉电脑周边设备(打印机、扫描仪、传真机、复印机、投影仪、电话等)安装与维护。(6)维护数据中心，对系统数据进行备份。(7)其他上级主管交办事项。(四)安保部门岗位职责(1)负责安保工作，对管理处经理直接负责。(2)负责会议场所内外管理区域范围内的安全、消防、(3)负责制定会议场所的安保工作计划和实施方案，(4)负责制定安全、消防制度及各项应急方案，并定(5)负责做好安保、消防用品的采购、验证、贮存管(6)负责安排安保员、监控员班次编排、考勤，组织(7)负责安保员的生活内务管理。(8)负责安保员业务训练、业务学习和业务考评，并(9)加强安保的精神文明建设，提高安保人员的政治(10)服从上级领导，完成领导交办的其他事项。(1)服从安保主管工作安排并报告有关工作，在做好(2)安保班长上岗前，应先进行自我检查，做到按规(3)明确了解当班工作任务和要求，做到心中有数。(4)上岗后，始终保持良好的精神状态，站姿、坐姿、(5)坚守岗位，严格执行值勤管理制度，保持管理区(6)监督安保员按操作规程和作业要求做好安保工作(7)负责对各种安保用品和器具的保管工作。(8)遇到不能解决的问题及时向安保主管或管理处领(9)做好当班工作记录，换岗交接清楚、及时、无误(10)负责安保当班的交接工作，由当班班长随带交接记录至规定地点等待接班班长。上岗班长带队行进至各岗(11)负责定期对本班的安保员进行考核，并把考核情(12)服从上级领导，完成公司领导及主管交办的各项(1)遵守会议的各项规章制度，服从安保主管的领导，(2)熟悉和掌握治安管理条例、条令和会议的各项管(3)熟悉会议场所周边地形、以及会议主题。(4)按规定着装，按时上下班，严格执行交接班制度。(5)工作认真，服务热情，严格按各岗位值班规定做1)会议场所治安保卫工作2)会议场所车辆管理工作3)监控中心管理工作(6)发现违章或不安全因素应及时汇报和处理，预防(7)发生突发事件，要听从指挥。正确果断，灵活机(8)熟悉会议场所的消防栓、灭火器的位置分布和使(9)做好值班期间的各项记录。(10)完成公司领导交付的其他工作任务。(五)会议服务人员岗位职责(1)全面负责会议部的工作，坚决执行上级的指令，(2)编制会议服务部年度、季度、月份、周工作总结(3)带领全班员工做好会议服务工作。(4)每天根据当日会议日程分配相关负责人，检查督(5)定期组织员工进行岗位知识培训，及时了解掌握(6)正确合理安排本班员工的工作，并每天工作情况(7)办事公道，言行文明礼貌，对自己工作中的缺点(8)完成上级交办的其他任务。(1)负责会议前的准备茶水、会议用品等工作。(2)负责会议室设备及服务用品的检查及报修。(3)负责保持会议室与服务区的干净整洁。(4)负责会后的会场整理。(5)负责会议室条幅，指示牌的摆放及悬挂。(6)负责杯具的清理及消毒。(7)负责本岗位绿色植物的养护工作。(8)负责家具的定期保养工作。(9)负责客人遗留物品的收集整理并及时上报。(10)负责使用清洁工具的保养及维护。(11)负责会议临时更改信息的通知及发放。(12)完成上级交代的其他工作。(1)遵守我公司各项管理制度，统一着装上岗，严格(2)听从上级领导指挥，高质量地完成本人所分管区(3)遵守职员纪律，坚守工作岗位，认真完成公司临(4)清洁过程若发现异常现象，如发现水龙头、下水水及工作过程中所用到的其他用品(如洁厕液、垃圾袋、洗衣粉、灭虫剂等),爱护会议场所周围的公共设施。(5)妥善保管清洁工具和用品，不得丢失和人为损坏，(6)拾金不昧，拾到物品立即上交或送还给失主。(7)认真完成区域内的清洁卫生工作，定期拖扫走廊、的干净、整洁(并随时保持的清洁)。(8)根据积垢情况，用清洁剂洗刷一到三楼内的大小(9)认真做好季节性卫生清除。特别在夏季，做好消(10)认真完成公司临时交办的其他任务。(六)维修部门岗位职责(1)负责维修部全面工作，严格落实各项工作责任制。(2)树立端正的工作态度，逐步培养部门成员树立正(3)保证或保持设施、设备、人员等必需的资源配备(4)会前，要进行巡视以检查各个设备工作情况；(5)定期对维修部维修能力、维修质量情况进行分析，(6)负责维修部员工培训，通过培训，提高团队维修(7)负责监督和检查部门员工执行公司规章制度情况，(8)负责对专用工具、仪器、设施、设备进行有效管(9)经常性开展安全教育，组织安全检查，落实安全(10)完成公司分配的其他工作。(1)维修人员必须服从领导安排，负责好会议场所设(2)按设备保养手册和设备说明书制订《年度设备保(3)维修主管根据库存情况提交备件采购申购表，操(4)依照《设备保养细则》和《设备安全操作规范》来指导和监督操作工完成常规保养工作，检查设备保养情(5)做好日常设备的检点工作，及时发现问题，处理(6)做好预防性保养、维护工作，降低会议时出现故(7)维修人员在未确准设备故障原因时，不可盲目随(8)设备维修责任人，必须对承包范围内设备的维修(9)如遇设备搬迁、安装、调试和外协维修等工作时，(10)禁止员工私拆维修(设备保养作业除外)。(11)维修人员在设备维修中要注重安全。(12)完成上级委派的其他任务。第三节人员培训一、培训宗旨二、培训概括操作流程为重点必须掌握运用(理论考核重点),急救知识和法律常识为了解知识。技能方面主要是了解熟悉不同会议的服务流程，了解一场大型会议，会前会中会后所需的不同(一)目的通过培训使员工熟悉公司的基本情况和要求，明确会务工作的相关规定和制度。掌握会务人员的基本业务技能和职业要求，提高员工个人修养，加强礼貌待人，以参会人员为中心的服务意识。能按照工作标准化、服务规范化、管理制度化的要求，不断提高服务、安全规范的效率和质量，确保(二)要求1.提高全体会务人员综合素质，树立良好的企业形象。2.提高全体会务人员工作效率，服务质量，为用人公司提供高效、周到的服务。3.提高全体会务人员自我学习、自我约束的能力，实现四、培训计划根据领导指示和实际情况。负责人对本项目下所有人员全面负责管理和考核。因此这次培训要求全体待上岗人员全(一)人员录用1.入职培训内容与培训计划日期培训时间培训内容第一天第二天第三天第四天2.在职培训会务员在岗培训频率每期不少于一次，培训内容与培训序号培训项目时间落实部门计划执行及安排1会务相关知识2会议常识3服务意识及各岗位礼仪4各岗位职责5消防知识与消防技能6法律法规7安全分析8紧急意外事件处理9交通法规及交通礼仪工作技巧(二)队员业绩考核队员品行、工作能力、工作态度、工作业绩。公司根据岗位工作要求跟踪考核，验证其是否适合本岗。值班小队长每天对队员工作情况进行检查登记。公司督察大队每月底定期到甲方征求书面意见(服务意见反馈表签收),每天不定时对所有队员工作表现进行明察暗访。对工作表现出色的队员进行奖励、晋升；对不能满足岗位要求的队员，则返岗培训，培训不合格者予以淘汰。(三)淘汰机制1.我们将推行“末尾淘汰制”,真正体现“能者上、平者让、庸者下”的用人思想，通过综合考评，对位列最后XX名的队员，实行强制性淘汰；2.为充分体现“督促后进、共同进步”的原则，被淘汰队员将经过待岗学习、限期改进、辞退等阶段。这种机制对于队员既有约束，也有激励，从而推动整个管理，做好各项(四)培训纪律为保证这次全体会务人员的培训工作顺利进行，达到预期的目标，制定以下几条纪律：1.不得无故不参加培训，违者报上级做出相应处理(无(一)培训需求调查需求调查分类调查目的调查对象调查方法年度需求调查项目需求调查课程中需求调查(1)面谈；(2)调查表。(1)自上而下调查表，由主管领导和部门经理填写，(2)自下而上调查表，由每个员工本人填写，针对自(3)团体培训申请表，由部门经理填写，针对本部门员工和某项必需的岗位技能提出培训需求交领导审核。可以在年度培训计划需求调查时提出，也可在其他时点提出；(4)个人外部培训申请表，由员工个人填写，针对自身某项技能提出外部培训需求交领导审核。可以在年度培训计划需求调查时提出，也可在其他时点提出。员工培训需求表培训需求类别培训需求内容现有技能是否需要培训团体培训申请表预定参加者时间起讫共(小时或天数)个人外部培训申请表姓名工号部门职位受训机构受训课程培训目的培训情况说明备注课程内容名称日期学费领导审核意见(二)制定培训计划1.分析、综合公司培训需求(1)轻重缓急排序：按照重要性；(2)轻重缓急排序：按照时效紧迫性；(3)轻重缓急排序：按照资金的最大效益化；(4)培训种类的分类规划；(5)培训对象的分类规划；(6)年度培训日历和计划的制定；(7)得到公司的批准，纳入财务预算。2.公司的现有培训资源调查(1)公司自己已经开发的管理培训课程；(2)公司为了业务的运作制定的职能培训；(3)公司管理成员中能够成为兼职讲师的人；(4)在岗位上经过培训，能够担任培训师的人；(5)公司曾经和将要用的外部培训公司；(6)使用哪个培训公司，进行什么课程培训?(7)哪些课程为了节省成本可以自己操作?(8)哪些课程一定要请外部的培训公司进行?3.制定培训计划培训计划按年度制定，每月按照具体情况进行必要调整培训计划表序号培训内容培训时间培训方式及目的责任人六、培训内容(一)会议服务基本礼仪(1)服饰的类别和要求合体不紧身，不松垮。工作服要定期清洗(每周至少一次，夏季每日一次)、熨烫，保持服装干净、平整清新无异味，穿与工作性质相符的鞋(一般会议鞋都是软底黑布鞋),会(2)发型的选择(3)面容的化妆(1)礼貌用语“您好，这里是会议服务，请问您有什么需要…”“请问您贵姓?”“请问您的联系方式……”“请问您还有什么会议要求…”“好的，再见……”“您好，请问您是来参加XX处室会议的吗?请您往这②会议服务过程中经常会遇见与会者有临时的服务要“您好，请问您有什么事情…”(如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等)“…好的，您稍等…”(2)文明举止(1)重大会议召开如需要礼仪迎宾活动时，会议服务人员应化淡妆、身着礼仪服饰(旗袍)提前20分钟在会议(2)迎宾服务一般按照会议的规模性、重要性或采购方的需要安排2名或4名服务人员，对称站立会议门口进行(3)站立的时候要两腿并拢，右手轻放在左手上，肘(4)会议人员要熟悉会场内座次的摆放，可以引导与(二)会议服务工作标准及程序(1)会议室的服务工作实行固定划分制，根据会议室(2)会议人员负责管辖所划分的会议室内整体保洁、(3)会议室服务工作也可以根据各公司实际情况进行(4)接听会议通知时，要及时做好《会议记录》的填(2)会议服务人员必须按参会者要求的时间提前做好加热小毛巾等，所有的会议准备工作必须在会前30分钟全(3)会场桌椅、茶杯、座签等物品摆放要求整齐、规(4)提前30分钟打好开水备用。(5)一律使用会议室专用茶杯，定期进行高温消毒(按(6)茶杯放在参会人员的正前方，与参会人员保持2(7)提前30分钟打开会议室门，进行室内通风，会前(8)提前10分钟站在会议室门口进行礼仪迎宾。(9)会议服务人员在开会前10分钟，以饱满的精神状(1)按顺序擦拭窗台、窗框、门、扶手、依次清洁墙(2)每月用吸尘器对会议室内地毯进行吸尘。(3)定期用消毒粉清洗水杯、毛巾；每次会议结束后(4)定期擦拭玻璃、纱窗。(5)对会议室进行每日通风，保证会议室内空气清新。(6)对灭火器进行每日检查保养，按时填写保养记录。(7)检查电器设备有无异常情况，存在问题及时通知4.摆台(1)按照会议要求摆放座签、话筒、鲜花，鲜花一般(2)演讲台一般放置在主席台右侧，按会议要求摆放(3)按照参会者对会场的要求调整桌椅的位置，保留(1)根据会议要求进行话筒的调试，并检查音响效果，(2)检查会议室内照明设施是否完好，存在问题及时(3)提前将空调打开，调到适当的温度。(4)检查会议桌椅牢固性，有松动现象及时通知工程(三)会务接待服务操作技能一个水果盘内的水果不要超过2种，颜色要岔开，根蒂冲下摆放，水果盘一般摆放在2人之间，每个人都能很容易第四节人员管理(一)经济效益原则(二)任人唯贤原则(三)因事择人原则因事择人就是员工的选聘应以职位的空缺和实际工作(四)量才使用原则量才使用就是根据每个人的能力大小而安排合适的岗(五)程序化、规范化原则定组织员工的选拔标准和聘任程序是组织聘任优秀人才的(六)因材起用原则(七)用人所长原则在，组织也不一定非要选择用这种“通才”,而应该选择最(八)动态平衡原则(一)严于职守1.按时上下班，(按时打卡),严格遵守作息时间，工作7.各级管理人员不得以权谋私或为亲友提供超标准的(二)工作态度(三)员工仪容仪表(2)工作期间要求统一着装，四季更换服饰时，服从(3)工装要整洁，打好领导，扣齐纽扣，不得将衣袖、(4)上班时间统一佩戴工牌，工牌端正的戴在左胸襟(5)鞋袜需穿戴整齐，鞋子要保持光亮整洁，无明显(6)在任何工作场合，不得穿背心、短裤、拖鞋。(7)男女员工上班时均不得戴有色眼镜，(秩序人员、(8)非当班时间，除因公批准外，不得携带工装外出。(1)女士前发不遮眼，不得染发、不留奇异发型。(2)男士不留长发、大鬓角或胡须，不得染发，头发(3)所以员工不允许剃光头。(1)保持手部干净，指甲不得超过指头2毫米，指甲(2)上班前不得吃有异味的食品，保持口腔清洁，口(3)保持眼、耳清洁。(4)维修工经常洗澡，防汗臭，勤换衣服，衣服因工(5)女士应淡妆打扮，不得浓妆艳抹，避免使用味道(6)每天上班前应注意检查自己的仪表，上班时不能(1)在服务过程中实行“微笑”服务。(2)面带微笑，热情主动为与会者服务。(3)耐心认真、接待并处理每一项维修、服务工作。(4)站立时要端正，挺胸收腹，眼睛平视，嘴巴微闭，(5)就座时姿态要端正，入座要轻缓，上身要直，人②双手抱于胸前，跷二郎腿或半躺半坐及趴在工作台(1)行走时走姿端正，身体稍向前倾，挺胸收腹，两(2)行走时不得把手放入衣袋里，也不得双手抱胸或(3)工作场合与他人同行时，不得勾肩搭背，不得同(4)行走时，不得随意抢道穿行，在特殊情况下应向(5)走路动作应轻快，但非紧急情况不应奔跑、跳跃。(1)不得随地吐痰，乱扔果皮、纸屑、烟头；(2)上班时间不得吃零食，玩弄手机及个人小物品，(3)在与会者面前不吸烟、掏鼻孔、掏耳朵、瘙痒，(4)在走廊、过道、电梯或活动场所与参会者相遇时，(5)在指引方向时，应将手臂伸直，手指并拢，手掌(6)谈话时，手势不宜过多，幅度过大；(7)不准在工作岗位上吸烟、聊天、谈笑、打闹。(四)对讲机(五)服务的工作程序(1)根据“会议通知单”上注明的会议室、时间、人(2)会议主管要提前对会场的空调、照明、电器设备(3)服务员要提前调试好室内温度，会议室温度冬季一般控制在18度左右，夏季一般控制在25度左右。(4)按会议主办公司提出的会场要求布置好桌椅，如(5)检查会议桌上的话筒摆放是否整齐合理，话筒效(6)对会场内会议桌椅、杯子、茶几、四周墙面、镜(7)根据会议主办公司要求安排提供小毛巾，小毛巾(8)挂衣架保持清洁完好、无损坏、无缺少，发现问(9)会议开始前10分钟服务员站立在会议室门口迎候领导人的到达，若是重要会议，则必须在会议开始前30分(1)对参加会议的领导要问清楚参加会议的部门、会(2)领导入座后即提供茶水，服务中必须做到忙而不轻，茶柄朝右且呈90度角。(3)递茶给领导时，切忌手指接触茶杯口。会议期间每隔20—30分钟添加茶水一次。(4)会议期间服务员一般不得随意的进出会议室，会议开始后5—10分钟在会议室门口提供站立服务。(5)会议期间必须注意会议室的动态，随时提供服务，(1)会议结束时，服务员应立即开启会议室大门，站(2)协助会议主办公司撤下会标等，恢复原样。(3)检查会议室内是否有领导遗忘的物品，如发现应(4)散会后，进入会议室清理桌上的资料、茶杯、饮(5)关闭照明、空调等电器开关，话筒恢复原位。(6)关闭并锁好会议室的门。(7)主动征求会务主办公司的意见，并做好记录。(一)充分了解企业的员工(二)聆听员工的心声(三)德才兼备，量才使用(四)淡化权利，强化权威司的服从。这种领导服从关系可以来自权利或权威两个方(五)多表彰员工(六)适宜的工作环境(七)提高员工士气此公司必须结合企业的实际情况，采取相应的措施进行变(1)深入了解员工的需求(2)创造良好的工作氛围出错就被指责；大事小事都要请示；办公/现场环境乱七八办公/现场整洁温馨；团队成员相互帮助，精诚合作；人际因此创造一个良好的工作氛围就是我们中基层主管日(3)认可与赞美(4)促进员工成长计重点包括4个方面的内容：(1)薪酬式。就目前而言，能否提供优厚的薪水(即货币报酬)仍然度，激发员工积极性。怎样才能解决这些问题呢?通常在薪(2)制度1)奖惩制度效与奖励之间有着密切的关系，奖励可以促成员取得高绩2)竞争机制3)岗位制度有轻微的压力。怎样才能让工作职位具有挑战性呢?有2个(3)激励1)目标激励启发其奋而向上的内在动力。每个人实际上除了金钱目标2)情感激励出了人的5种层次的不同需要，这5个方面的内容就是：基本生活需求——安全感——归属感——地位与尊重——自人在这5方面的需求层次就是逐步加深的，只有满足了前一层次的需求后，才会追求更高层次的需要。这5个方面除了基本生活需求外，其他4个均为情感需要，因此，情感3)尊重激励4)参与激励5)工作激励给职工一种自我实现感。这要求管理者对员工工作进行设6)培训与发展机会激励7)荣誉与提升激励(八)建立优秀的企业文化企业在发展过程中，应有意识地通过建立共同的价值第四章项目管理规章制度第一节会务服务管理规程(一)会前准备流程1.客服主管在每天X:00到集团公司办公室收集次日的表》:一级和二级接待提前90分钟到场；三级和四级接待提前30分钟到场。会前设备运每日17:30(二)会中服务扰会场(进场、吵闹等)。(三)会后服务流程位会后服务流程会议结束(一)作业标准记表》,注明会议名称、参会人数、会议时间、场所、筹办派专人保洁(客人到场时通知清洁人员回避),会务人员巡布置(如：欢迎词、条幅、鲜花、席位单等)。(拍照人员选定较适合位置和角度，对重点来访或甲方要求接待进行拍照)区域进行巡视，根据接待要求(征求甲方意见)劝离闲散人(二)礼仪标准(1)上岗前应适当化妆、修饰，按规定着装，仪表、(2)发型应统一、规范，修剪指甲，上班时必须摘除(3)在规定场合应站立服务，对宾客要主动热情，恭仪态类型基本要求姿势要领站姿站如松腰直肩平步姿行如风身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不懂，两肩相平不摇，两臂摆动手势表达感情不宜过多，动作不宜过大表情微笑发自内心，轻松友善眉头舒展、目光坦诚。微微颔首3.操作礼节规范序号操作礼节规范标准1引导距离保持2—3步，随着客人的步伐轻2.遇拐弯或台阶处，要回头向宾客示意4.为宾客送行时，应在宾客的后方，距2电梯手势2.等宾客全部进电梯后，然后进入电一只3沏茶第二节会务服务工作制度(二)完成领导临时交办的工作。(一)上班时间统一着公司配发的工服，要保持服装、(二)发型要求一致，统一佩戴头花。额前无刘海，无(三)步伐宜轻盈，使用服务用语，待人热情，微笑服(四)坚守工作岗位，不得串岗、聊天。因公或因其他(六)会服人员应严格遵守组织纪律，做好保密工作，(七)会服人员要做好每次会议登记工作，会后请申办(一)未按要求准时到达工作岗位视为迟到。(二)未到规定下班时间，无故提前离开工作岗位视为(三)按规定时间上班后，中途无故擅离工作岗位视为(四)不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅离工作(一)着装(二)迟到(三)早退(四)中途脱岗(五)旷工(六)每次会议服务完成后，由会服主管征求会议申办(七)会务人员不服从领导安排，造成后果的，发现一(八)特殊情况需加班的，由主管负责人安排，做好登(一)会前准备工作(1)协助布置会标并检查会标内容。(2)协助摆放会议桌椅，根据会议申办部室要求，合(3)协助设置主席台领导座次，设置发言席，调试会(4)茶杯摆放整齐、规范，茶水准备充分。(5)做好会场卫生，保证会场干净整洁，秩序井然有(6)检查会场照明、通风、空调等设施是否正常运行，(7)请会议申办部室负责人检查会前准备情况，查漏(二)会中服务工作1.会务工作人员提前30分钟到达会场，做好茶水供应工作，开水温度在90度以上。并做好会务准备工作。3.茶水服务原则上15分钟进行一次续水服务。(三)会后整理工作3.清扫会场(会议室通知保洁人员清扫),关闭空调，第五章项目拟投入的设施设备第一节项目拟投入清单(一)视频和控制设备某一路输入，但某一路输入都可(同时)接通不同的输出。(1)基本的投影机开关机、投影吊架和电动幕升降控(2)会议室环境控制，如灯光、窗帘、会场音量控制(4)后台操作电脑控制，包括开关电脑、播放视频并(5)模拟会议桌布局进行液晶升降显示器控制，支持(6)模拟会议桌布局进行会议话筒开关控制；(7)远程视频会议控制；(二)会议发言扩声设备(三)会议系统(四)办公设备(一)设备类型租赁等缺点，在2010年之前已从市场上全面退出。无线同声传译设备又分为调频(定频)型和红外型。由于调频(定频)型因为信号音源受干扰因素过多，音质不理想，所以目前市场上的调频(定频)型同传设备已不多见，将很快被完(二)设备原理机、同传翻译间、同传耳机(代表接收单元)等构成。译员机和翻译间的个数将根据会议语言数来定。同传耳机(代表接收单元)根据参会人数来定。同传设备是实现高级别国际会议同步翻译不可缺少的被同声传译员翻译成指定的目标语言，并通过另外的声道 (频道)传送给与会代表。与会代表可随意选择自己能听懂备一般又分为4通道、8通道、16通道、32通道，每个通道速录机(一)空调设备温度要求：会务场所一般温度平均为22℃,调节范围为的±4℃(冬天18℃以上，夏天26℃以下)。数为50%,调节范围为±20%,在30%～70%之间为宜。每升空气中0.5微米的尘粒数平均值不超过300粒，称为300级洁净；每升空气中0.5微米的尘粒数平均值不超过3000粒，称为3000级洁净；每升空气中0.5微米的尘粒数平均值不超过30000粒，称为30000级洁净。一般舒适性洁净度应在30000级左右。(二)照明设备(三)电梯设备(四)清洗设备(五)消防设备消防应急器材主要包括消防斧(大)、腰斧、消防钳、第二节设备管理(音响室)负责管理，负责会议室设备的日常维护和设备维四、召开会议前1小时，项目技术人员应预先进行设备系统调试，会议当天提前1小时进行系统调试在调试和会议严禁拆卸任何设备(包括连接电缆线),更不得将其拿出室遥控器(具体操作是：把遥控前方对准投影机，按住遥控器上的电源键五秒钟，此时灯光熄灭),且要待投影机朝下的十二、会议多媒体设备申请时限设备名称申请时限摄像机会议前X小时照相机会议前X小时录音笔会议前X小时投影仪会议前X小时激光笔会议前X小时笔记本电脑会议前X小时音响设备会议前X小时交换机会议前X小时网线会议前X小时电视电话会议系统会议前X小时第三节设备调试(一)音响宜提前1小时打开，并将所有有关的音响设(二)把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音(三)对于无线麦克风，应在会议室每个音箱试音，确(一)电脑切换的方法一般用Fn+F1～F8(有电脑标志)(二)确保投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的(一)确保激光笔电池电量充足，使用完毕后，应及时(二)确保激光笔上下换页键与光束正常，保证激光笔在10米范围内可正常使用。(一)会议室内温度高于26℃时，宜开启空调；温度低(三)未开启空调时，应打开新风机。(二)打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件(三)下列情况不应开启LED:第四节会务设备维修维护(一)建立服务中心、专业人员与队伍来保证对会议的(二)保证各类问题及时响应服务；(三)服务有电话支持、网络支持、现场服务：通过电(四)建立并保存完整的系统文档，我公司在系统调试(五)现代工程越来越强调文档的重要性，对于会议系(六)现场支持服务，会议系统在维护定检期内，工作日提供5X9小时范围3小时内响应到位，响应到位起1小时(六)保证参会人员的会议系统正常运行。(一)设备故障(二)会议系统设备维护原则维修保养与计划检修是相辅相成的。设备维护保养得护保养也就容易。预防维修是贯彻预防为主的设备维修方计划预防修理制度是指对设备进行有计划地维护、保行预防性的计划修理，(包括计划保养和计划修理)并要求根据观察到的现象，要“先想后做”,包括以下几个方要先向有经验的同事或你的技术支持工程师咨询，寻求帮一个故障现象，而是有两个或两个以上的故障现象(如：启现象等),为时，应该先判断、维修主要的故障现象，当修(三)会议系统设备维护定检的方法由专业维修工人或检查人员按照一定的检查周期或定事后修理的类型有中修理和大修理，中修理(中修)是保养和大修理之间。大修理(大修)是将设备全部分解，修(一)直观法1.打开机壳之前要观察电器的外表，看有没有碰伤痕(二)电阻法是利用万用表欧姆档万用表测量电器的集线电阻万用表测量开关的接触电阻应小于0.5Ω,否则为接6.在检测一些低电压(如5V、3V)供电的集成电路时，(三)电压法电压法是通过万用表测量电子线路或元器件的工作电路不复杂，万用表测量时较简单。一般可用万用表的交流低压，则可能是初级端，这时应用220V电压，若没有，故则可能是初级线圈开路性故障较大。而次级开路性故障很源电路元器件着手，通常电压过高或过低均说明电路有故根据检修资料提供的数据与实测值比较来确定集成电路的机按下放音键时，空载的直流工作电压比加载时要高出几5.在电器内有多于1根地线时，要注意找对地线后再万(四)电流法部之电流和电源之负载电流来判断电器故障之一种检修方问题电流法检测可分直接万用表测量法和间接万用表测量电流法之间接万用表测量实际上是用测电压来换算电这种方法之好处是没有需在印刷电路板上制造万用表(五)代换试验法代替故障电器上某个被怀疑而又不便万用表测量之元器件此级放大器输出端断开，另找一台同型号或同类工作的机断开点移至所怀疑这及放大器之输入端，再作上述代换试(六)示波器法1.A类晶体管放大器之波形测试阻Rb之集电极电阻Re必须选择得合适，否则输出端会产生5.当示波器接入电路时，注意它之输入阻抗之旁路作(七)信号注入法信号注入法是将信号逐级注入电器可能存在故障的有测量各级电路的波形的电压等，从而判断故障出在哪个部3.音频放大器每级增益大约为20～30dB,即100～300前要用高频信号，在变频级到检波级之间应注入465千赫的8.检测电路没有论是高频放大电路，还是低频放大电(八)分割法(九)短路法短路法是用一只电容或一根跨接线来短路电路的某一种检测方法。短路法主要适用于检修故障电器中产生的噪例如：有一台收音机噪声大，这时可用一只100μF电短路其输出端即没有噪声时，那么该级是噪声源也是故障(一)查阅保养记录(二)制定保养计划(三)组织实施领导及时协调解决，根据实际情况增派人手或修改保养计(四)保养记录序号设备编号设备名称维护内容维护周期维护时间维护人完成情况计划编审核日期：批准日期：第五节日常巡检制度(二)必须服从中控及值班人员的指挥，严格执行中控(三)负责巡检所属区域所有设备的巡视及维护和简单(四)每天巡检一次，发现问题及时通知中控，做好巡(五)配合中控监视设备的运转，查看会议设备和音响(六)遵循“一听，二看，三摸，四嗅”的方法，防止(七)严格执行巡回检查制度，操作规程及维护保养规(八)巡检时，必须将设备锁头打到“0”位或切断电(九)严禁酒后上班，遵守劳动纪律和岗位责任制。(十)按时交接班，严格遵守交接班制度，保持设备的(一)巡回检查时间为每天8:00开始，间隔周期为每2小时一次。所有人员必须按规定时间进行巡检，误差不得超过±10分钟。(二)气候异常或开停机等特殊情况时，应增加巡检次(三)如遇抢修任务及参加会议无法抽时间巡查的，应(根据项目服务会议场地)五、巡检内容(重复)(一)投影机运行是否正常；(二)投影机幕布表面是否清洁、升降是否正常；(三)有线话筒、无线话筒是否有声音；(四)机柜辅助设备运行是否正常；(五)设备旋钮是否在指定标签位置；(六)设备线材连接是否完好；(七)图像信号传输是否正常；(八)音频信号传输是否正常；(九)视频会议系统运行是否正常；(十)电话会议系统运行是否正常；(十一)楼道液晶画面是否显示；(一)用“听、摸、看、闻、查”的方法进行检查，在(二)巡检人员根据个人情况灵活掌握，应做到耐心细(三)巡检人员巡检到某一岗位时，应同该岗位操作人(一)巡检人员应随身携带适量的工具，遇到简单又方(二)不方便处理的，在巡检结束后应组织材料和人员(三)处理故障需停机将会影响会议开展的，请维修部(四)对设备存在严重安全隐患和机台性能有严重隐患(五)对巡检发现的问题，无论是否处理过，都要做好(一)巡检目的(二)巡检范围(三)巡检周期(四)巡检重点8.音频信号传输是否正常；(五)巡检内容机构名称：联系电话(座机/手机):巡检时间：机构名称型号序列号软件版本巡检内容会场名：终端检查巡检项巡检内容巡检反馈硬件部分终端型号序列号终端硬件版本软件版本摄像头麦克风软件部分系统名称IP地址近端回路(是否正常)回声消除(勾选)启用立体声(取消)动态带宽调整(取消)启动键盘噪声降低逆光补偿(取消)摄像头设置(锐利)系统时间设置查硬件部分设备型号序列号是否放置机房是否连接核心交换机软件部分IP地址设备软件版本硬件版本是否有告罄网络接口是否固定端口模式(自选)网络检查设备管理端口连接是否符合对照表拓扑连接是否符合拓扑图会场是否双链路连接网线是否标记明确是否关闭空余端口会议室网口是否有预留勘察内容会场名：会议室基础环境勘察项勘察内容会议室准备情况会议室类型情况圆桌型会议室(圆桌、方桌):课桌型会议室(主席台、听众席):会议室装修情况会议室平面布置照片会议室灯光环境与镜头取景情况会议室照明用光情况会议室主席位光照情况会场背景灯光是否有亮斑会议室是否有遮光窗帘遮光程度一般：会场桌面反光是否影响镜头镜头位置摆放高度米镜头取景是否合理摄像头安装情况摄像头安装位置需要连接摄像头数量个主机与摄像头的连接距离 米使用线缆类型显示设备现有显示设备数量现有显示设备类型显示设备接口AV或S-VIDEO:矩阵类型主机或矩阵(图像输出)与显示设备(输入)的连接终端主机主机(输出)与显示设备或矩阵(输入)的连接最大距离为_米音频设备情况终端音频输入方式使用POLYCOM自带全向MIC:定向MIC连接调音台输入：终端音频输出方式矩阵分配：调音台接入：XX输入输出接口AV莲花接头：卡侬头：主机到音频设备连接距离为__米检查项目操作命令或检查方法合理参考值备注系统硬件运行状态询问运行管理员、检查系统日志无报错操作系统运行状态在“控制面板”中的“管理工具”中的“性能”进行记录服空闲率30%以上，占用率无快速持续增长内存使用状况检查性能监控程序空闲率30%以上，占用率无快速持续增长虚拟内存使用检查性能监控程序空闲率30%状况以上，占用率无快速持续增长系统日志1.检查事件查看器的应用程序日志2.检查事件查看器的安全性日志3.检查事件查看器的系统日志无异常基本信息型号操作系统/版本硬盘个数及大小内存CPU/个数4.数据库巡检表检查项目操作命令或检查方法合理参考值备注实例运行情况查询分析器中连接数据库实例可正常连接数据库空间使用数据文件企业管理器中检查索引合理触发器表空间空闲块约束数据库参数(缓冲区等)企业管理器中检查1.数据库文件自动增长2.数据库文件增长不受限制3.数据库自动创建统计信息4.数据库自动更新统计信息5.数据库自动收缩6.事务日志文件自动增长事务日志文件增长不受限制数据库日志企业管理器中检查无系统错误基本信息表空间个数数据文件个数/名称日志文件个数/名称5.应用系统巡检表检查项目操作命令或检查方法合理参考值备注进程服务日志主要参数/配置关联系统/关联设备的调用情况6.网络通讯巡检表检查项目操作系统或检查方法合理参考值备注IP、端口检查应用监听使用的正常第六章会务服务方案第一节会场布置执行方案(一)会场的设计和布置(1)会场整体布局1)要善于利用人的心理认同感，选择适合的会场布局。2)众多与会人员在同一空间里，所处位置不同，角度(1)礼堂形布局。1)特点：场面开阔，较有气势，适合召开大中型代表2)要求：椅子成排地面对主席台、演讲者或讲台。椅子两侧间隔一般为0.05米，椅子前后排之间的最小距离为0.9米。(2)课堂形布局。子的一侧。这种情况下，一般用0.3～0.15米深的长方形“U”形布局属小型会议布局。如果两侧均安排座位则使用0.15米左右深度的长方形桌；如果只在桌子的一侧安(4)马蹄形布局。马蹄形布局和“U”形布局差不多，只是主席台和两侧马蹄形布局和“U”形布局适合董事会议和相互交流类(5)中空方形和圆形布局。安排40人。“E”形布局是“U”形布局的一个变形。0.15米左右深的长方形桌，椅背间的距离要有1.2米，便于走动。“T”形布局有一个0.15米深的主席台。一排桌子从由两张桌子合并而成，形成1.5米深的长方形单元。(8)董事会议布局。铺上桌布形成1.5米宽的长条桌，长度可任意。每位的桌面深度是0.6米左右。(9)圆桌形布局。1.5米宽桌子，有8～10个座位。各个桌子中心之间的距离至少为3米，椅子和墙之间要有0.6米的空间留给服务小(10)会谈类会议布局。(11)宴会类会议布局。3.会名会名指以会议名称为主要内容的会议信息的文字性标(1)将会议名称用广告色书写在一定规格的纸张上，(2)按适当的规格将会议名称的每一个字用铅笔在胶4.桌签桌签是标明就座人姓名的标签，其制作方法有以下两(1)用硬塑料做的三棱柱体，平放于桌面上，在前后(2)用卡纸做材料，按适当的规格剪成长方形，然后将一端剪成锥形，将锥形部分向后折90度，平放桌上，写5.会徽(1)由政府部门主办的会议，悬挂于台幕正中黄金分(2)公司团体、经济部门、一般单位召开的会议可灵6.主席台(1)确定主席台长短和排数。(2)座次安排。(3)简化。(4)台高标准。(5)台口、台深的重要性。(6)视会议规模调整。7.灯光(1)一般情况下宜选用白炽灯为会场照明光源，以黄(2)注意把握主席台与台下代表席光线亮度的比例。8.台幕一排的座位数目不超过15人。(1)会场色彩处理。(2)会场气味效应。(3)会场音响。1)环境影响的控制。2)讲话人音量的控制。3)调节性音响控制。(二)会场通道的设计和布置国际上一般规定400人以上的会场，其过道宽度为1.8米左右；小型会议则为1.2～1.5米。最前排的椅子与主席台或讲台应有1.2米以上距离。度在1.8米左右，与主席台或讲台距离至少要2.4米。“丁”字形模式.3.会场通道将整个会场划分成3个部分，中间两条和边上两条共4条纵向通道和主席台前一条横向通道形成“而”5.中间有3条纵向通道，将整个会场划分成4个部分，(三)同声传译系统的布置(一)室外布置(二)室内布置议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提(一)圆桌会议型(二)正式演讲型(三)小组讨论型(四)就餐座位安排餐桌上要摆放桌号提示牌，或提供座位用于表示就座的次(五)礼仪型安排座位一定要参照礼仪指导书，并事先征求会议领导小(一)座席牌10厘米，双面展示。场合摆放要求贵宾厅距沙发扶手前缘5～6厘米处摆放圆桌会议室距麦克风右侧3～4厘米、距客人座位桌边50～60厘米处摆放报告厅/礼堂摆放靠近麦克风右侧3～4厘米、(二)麦克风(1)对于有线麦克风，麦头高度距桌面20厘米；鼠标有线麦距离桌边20厘米摆放。(2)对于无线麦克风(使用麦克风架):高度距离桌面20厘米，麦架距离演讲人20厘米。具体摆放要求可参见下(3)多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导2.电池管理(1)对于无线麦克风，每次充电时间为10～12小时之间(具体可根据电池充电计算公式：电池容量除以充电电流计算),电池一般使用期限为一年。(2)电池应存放在干燥凉爽的地方。3.其他(1)音响关闭后，方可卸除有线麦克风。(2)无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。(三)记录纸、笔1.记录纸宜选用80g的A4纸3张；如桌子铺有桌布，则需要加厚到5张或加写字板。记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30(四)饮用水1.宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水(以下简称“饮茶杯的左侧摆放(无茶杯的，距离客人右侧12~15厘米处摆(一)安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效(二)会议常用的音像辅助设备有以下7类：此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸(也叫5.展板展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信计算机的普及，这些类型的音像辅助设备使用的越来越少第二节会务管理方案(一)专业化会议就餐酒店式服务服务人员由公司具有丰富会务服务经验的专业人士负责进行，会务服务人员须通过符合会务服务行为规范的服务技同时我司将在和甲方充分沟通的基础上建立一套严格(二)个性化全天候服务作业就是一个基本要求，所有会务服务人员和其他服务人员。我们要求像一支训练有素的纪律部队，各专业互相配合.召之即来，来之能战，时刻准备着。(三)保密教育(四)三级检查及确认制度务组长提前二小时进行一级检查与确认(确认会议安排是否调整),环境主管提前一小时进行二级检查与确认(对一级确认、工作安排及准备情况进行确认),服务热线提前半小时进行检查确认(核实前两级确认，并对相关部门的协调配合情况进行确认)。实行三级会务检查与确认制度，可有效(一)负责领导办公室的服务工作；(二)负责各类会务的安排和服务，及时向机关事务管(三)负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召(四)负责按会议召开的单位、出席人数和召集的领导(五)负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议(六)负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，(七)日常会务工作：(1)服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗；(2)到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否(3)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，(4)提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参(5)参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；(6)服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路(7)会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作，(8)会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢(9)会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生(1)参会人员服务部接到中、大型及重要会议通知后，(2)参会人员服务部根据会议需要，提前一天准备好(3)提前一天对会议室进行全面检查，应与会议主办闭管理，不准无关人员进入会场(会议室);(4)服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小时到岗；(5)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，(6)提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参(7)参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水。并每隔15分钟加茶水一次并牢记领导饮用茶(8)若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻);(9)会务部部长必须到场监督会务T作人员的情(10)会议快结束时.服务员在会议室门外站好准备欢(11)会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生(12)安全管理部在会议期间应加强与机关事务管理局第三节宣传品制作方案(根据峰会召开的主题内容确定)(一)整个片子的节奏有张有弛，带有明显的现代感和设备、工作人员镜头和企业文化景观对人们的视觉进行冲(二)在规定时间内充分展现的现代风貌，把重点章节(三)画面剪辑自然巧妙，段落变化鲜明有序，阳刚与(一)表现手法(二)艺术风格(一)画面要求(二)专业配音(三)色调、风格(四)背景音乐(五)表现手法第四节会场接待方案(一)目的(二)适用范围(三)职责1.项目部项目经理负责本工作流程的监督与落实执行2.客服员负责本工作流程的具体实施与会议接待的全(四)会议类型1.3A级：国家、省部级领导和参会人员要求的部门(五)准备工作1.3A级：总经理或总经理指定人员提前24小时、6小时、3小时、1小时、30分钟分别与主要接待方负责人进行2.2A级：项目部项目经理提前6小时、3小时、1小时、3.A级：会务服务人员提前3小时、1小时与通知方进(六)宣传准备(七)人员准备(1)各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、(2)会务服务人员安排迎宾、引领、会议室服务、休(八)物料准备3.A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、茶水、抽取(九)检查准备：1.3A级：会务服务人员提前6小时检查物料准备、人员准备，组织人员进行演练操作，分别提前1小时、30分钟、2.2A级：会务服务人员分别提前1小时、30分钟检查3.A级：会务服务人员分别提前1小时、30分钟检查物(十)日常会务工作(A级)1.会议接待服务人员必须注意自己的仪表，穿好工作服，提前15分钟到岗； (提前半小时打开灯光；提前1小时打开空调；影视音响设备由会议主办方负责协调主管设备人员)及时与会议接待主提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；6.服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、1.会务服务组接到2A,3A及重要会议通知后，作出详人员进入会场(会议室);牌，提前1小时到岗；6.提前1小时按会议要求进行摆台，准备茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会上茶水，香巾并每隔15分钟加茶水一次，并牢记领导饮用9.服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、10.客服领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的11.会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送12.会议结束后，及时做好茶杯及通知保洁做好会议室(十二)客服在会议期间应加强与安保联系，防止无关(十三)2A,3A重要会议结束后，由项目部项目经理组(十四)会议服务人员上岗前必须符合会议服务标准规(一)流程图人员时序会议组织部门相关部门备注确定会议议题、目的、内容、时间、参会人员范围确定会议议题、目的、内容、时间、参会人员范围选址及确定↓选址及确定↓发布会议准备↓会议议程制作↓44咨询泗店会议室及客房信息等.444!4.如有住宿需求，应预定客房.会中会间服务↓费用报销(二)会前工作(按顺序)(1)会议室的布局合理，灯光、音响、空调、投影仪(2)住宿(套间、单人间、标间)、餐饮等齐备。说明：对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点进行(三)会议通知的起草：2.结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时等)及路线图，并在会前十天发出。(四)申报会议预算(五)人员确认结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿、交通(往返)情况。(六)设备准备设备明细数量设备明细数量设备明细数量投影仪文件夹投影幕布激光笔桌牌笔记本电脑录音笔订书器、订书钉长线接线板笔记本、笔打印、复印一体机白板话筒其他物品(常用设备，根据不同会议及实际情况进行调整)(七)预定(八)车辆安排根据会议议程确定车辆的安排。要求明确到达方式(飞机、火车、汽车)、到达时间、地点、路线，并将安排情况(九)会务通知起草(十)起草会务组工作安排表(十一)会务宣传品的制作(十二)食品的采买根据会议的长短，采购相应的水果(水果应尽量选择应客房、会议室水果茶歇水果点心香蕉、苹果、梨、橘子、草莓、青枣、葡萄、樱桃等西瓜、火龙果、哈密瓜、柑橘、桃子等饼干、巧克力、萨其马等(十三)会务指导服务人员的工作：1.确定每次会议须有2-3名会务人员。2.通知服务员每15分钟续茶。4.在抵达会议就餐酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗，并在会前30分钟摆放完毕(需覆保鲜膜，临近会前取下)人员需在会前30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。6.所有会议所需用品必须在会前2小时运送到场。会议室所需物品(投影仪、幕布、白板、激光笔)需在会前307.会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分8.会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。9.通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。(十四)会中工作(按顺序)(1)会议室全程要有一名会务人员留在会议室，保障(2)每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、(3)协助汇报人员做好包PPT文件的调试及资料分发(4)在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调(5)及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人(1)落实参会人员及时到会，了解参会人员资料的准备情况，并协助做好准备工作(如笔记本、资料准备等)(2)落实参会人员的用餐情况。(3)落实参会人员的返回情况。(1)要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭餐的准备情况(人数)及用餐时间。(2)要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在(3)如果下午有会议议程，午餐应安排为工作餐。(4)午餐时间原则上不能晚于12:30开餐。(1)提前与会议就餐酒店沟通房间及房卡的去用程序，(2)在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的(3)会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间。(十五)会后工作(按顺序)在会议最后一天的中午12:00之前，将所有住宿房间(十六)注意事项1.会务人员要做好会议保障工作并携带公司通讯录方2.全程会议至少保证有1辆会议用车。4.会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。第五节会务服务方案一、目标伴随会务服务专业化及会务服务需求多元化的发展趋(一)专业化(二)人性化物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”(三)信息化(一)培训内容应包括但不限于以下方面：(二)培训方式(一)需求确认：(二)服务策划根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策(三)会前准备16.准备茶具(水);(四)会中服务6.突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H;(五)会后整理3.检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品，如有遗失6.关闭会议厅(室):包括音响、空调、灯光、门、窗、(一)仪表要求(1)一般要求1)根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选2)工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，(2)着装要求1)女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折2)男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴。3.工鞋宜穿黑色皮鞋(以软底鞋为宜);鞋上饰品不宜过多，4.丝袜(1)女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干(2)男士宜穿深色长袜，禁止着浅色短筒袜。(1)女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄(2)男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。(二)仪态要求(1)女士站姿(2)男士站姿左手握拳，放在小腹前，脚跟并拢，脚呈“V”字型分开，2.行姿3.坐姿(1)女士坐姿(2)男士坐姿(1)为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2~3步。(4)为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半5.笑容会务服务需求确认表类别内容备注会议名称会议类型□座谈会□报告会□开/闭幕式□演出□受聘仪式其他()会议日期年月日会议时间上午：(:)～(:)下午：(:)～(:)晚上：(:)～(:)会议地点参会领导参会人数安全管理类1、预留贵宾车位；贵宾专车路线(重大接□是贵宾车位()位口否2、参观路线出发点：()途经：()终点：()3、是否需要特别安保□是需要人数：()工作事项：()口否1、是否增加安保力量?(物业组织内调配);2、会前、会需要特别安保要求?件入场口是口否5.是否有保密要求□是保密的内容：()口否设施设备类1.是否需要大功率电源电压负荷()伏电源连接线()条2.是否需要使用专梯口是通往楼层()口否3.会议期间是否需要音乐口是□国歌□颁奖进行曲□其他