2023年人事档案管理制度范本3篇

2023年人事档案管理制度范本3篇人事档案管理制度1

第一章总则

第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经验和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

其次条员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查探讨档案工作状况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际状况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行状况。

第四条严格执行员工人事档案运用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的平安。

其次章人事档案归档范围和要求

第五条归档范围

（一）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（二）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察的材料等。

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（四）成人教化（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成果表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后探讨人员工作期满登记表等材料。

（五）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（六）政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的看法，检查交代或状况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（看法、确定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（七）更改姓名、民族、诞生日期、国籍、入党入团时间、参与革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（八）党、团组织建设工作中形成的有关材料：

1、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察的材料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批看法及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织看法，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

（九）表彰嘉奖活动中形成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料；处分确定，免予处分的看法，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分确定的看法；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，确定（结论）、上级批复等。

（十一）任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表；考察的材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（十二）考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（十三）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和嘉奖工资审批表；享受专家特别津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（十四）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（十五）参与区县级以上（包括区县级）党的代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严峻慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（十七）其它起重要依据作用的材料。

第六条收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的须要，要常常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充溢档案的内容。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，刚好地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有安排地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并刚好将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料刚好完成归档。

人事档案管理制度2

（一）干部人事档案材料收集制度

1、严格根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，仔细做好干部人事档案材料的收集与补充工作；

2、档案工作人员要主动主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，刚好驾驭形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；

3、干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档；

4、档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要仔细进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，刚好催要，对不符合归档要求的材料，要刚好通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定仔细办理；

5、对不属于归档的材料要刚好退回材料形成部门。

（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度

1、严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要仔细鉴别，严格审核；

2、归档材料必需是办理完毕的正式材料；

3、归档材料必需齐全完整、真实、文字清晰、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；

4、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；

5、干部人事档案材料应统一运用16开纸（19×26.5厘米），材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得运用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名；

6、凡属于应归入干部档案的材料，应根据中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

（三）干部人事档案查（借）阅制度

1、查（借）阅干部人事档案必需是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅；

2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

3、查（借）阅档案时，档案工作人员应依据规定，确定是否供应或是确定供应材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对供应查阅的档案进行登记；

4、查阅人员必需严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；

5、查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容；

6、查阅人员必需爱惜档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增加、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以指责教化，直至纪律处分；假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；

7、档案一般不外借，特别状况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、巡游、探亲访友。

（四）干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案必需做到刚好、精确、平安；

2、干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位；

3、转出的.档案必需完整齐全，并按规定进行仔细的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出；

4、转递档案必需按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目具体登记，严密包封；

5、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带；

6、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失；

7、收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

（五）干部人事档案检查核对统计制度

1、建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发觉问题刚好解决；

2、供应利用后的干部人事档案，入库前要仔细检查，细致核对，确认无误后方可入库；

3、干部档案转出或转入时，要仔细比照书目检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料；

4、整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发觉差错刚好订正。

（六）干部人事档案的保管、保密制度

1、严格遵守党和国家的保密法规，仔细履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作；

2、非档案工作人员一律不得进入库房；

3、档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

4、仔细做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；

5、严禁吸烟，保持库房的清洁和库内相宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45%—65%）；

6、坚持库房检查制度，每周检查一次，防止担心全因素发生，发觉异样状况，应刚好实行措施，确保档案平安；

7、坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源；

8、严禁个人私自保存任何人的档案材料；

9、档案工作人员调动时，必需严格履行交接手续；

10、对违反保密制度造成失、泄密事务的单位和个人，应视情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》其次十四条规定赐予惩罚。

（七）人事档案管理人员职责

1、酷爱本职工作，忠于职守，仔细负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料；

2、建立人事档案台帐，刚好收集、鉴别、整理干部档案材料，刚好报送省管干部档案材料；

3、严格执行档案管理规章制度，仔细办理人事档案的查（借）阅和转递；

4、刚好登记教职工职务、工资变动状况；

5、为学校及有关部门供应教职工状况；

6、维护人事档案的完整与平安，做好人事档案的保密爱护工作；

7、调查探讨全校人事档案工作状况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；

8、完成领导交办的其他事项。

人事档案管理制度3

为了提高档案管理水平，有效地爱护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，依据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1、仔细贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守隐私法》，做好人事档案的保密工作。

2、加强组织纪律，坚守工作岗位。

3、人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥当保管人事档案。

4、人事档案库房（室）必需具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。平安措施应当常常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发觉问题，马上报告，刚好实行措施。

5、人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必需办理好交接手续。

6、无关人员一律不得进入档案库房（室）。

7、严禁用电话、电报索取或供应有关人员的全面材料和涉及个人政治问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和消遣场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8、对利用人事档案的人员，进行保密宣扬，以防边阅档案边争论档案内容。

9、人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避开本人自带。

10、人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11、人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作须要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12、属归档的材料，刚好转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13、严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14、发觉泄密事务，仔细处理。

二、归档制度

1、根据《干部人事档案收集归档规定》，常常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充溢档案内容。相关部门应协作人事处刚好做好人事档案材料的整理、归档工作；材料归档范围详细见附件。

2、校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1—2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3、每年引进毕业生及调入人员的人事档案必需在报到之日起两个月内转至我校，没有特别状况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4、收集的人事档案材料，必需经过仔细的鉴别，属于归档的材料应真实精确，完整齐全，格式规范、文字清晰，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5、不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别状况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6、人事档案材料，须统一运用十六开规格的办公用纸，不得运用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7、每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充溢干部人事内容。

8、对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

三、鉴别制度

1、收集的材料必需经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2、鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3、鉴别要以有关文件规定为依据，肃穆仔细，确保真实、完整、精炼、好用。

4、归档的材料必需真实完整，字迹清晰，对象明确，手续完备；对不该归档的材料，要区分处理，凡销毁材料，必需具体登记，并报主管负责人审查批准。

5。人事档案材料应根据《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1、整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、书目纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。

2、整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类精确，编排有序，书目清晰，装订整齐。

3、整档人员必需熟识党的干部工作方针、政策和档案工作的专业学问，驾驭整理人事档案的有关规定和基本方法技能，仔细负责地做好整理工作。

4、必需仔细执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守平安保密制度，保守党和国家的隐私。

5、人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料刚好装订入卷。

6、不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必需仔细登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7、整档过程中，要切实做好防火平安保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

五、借阅制度

1、查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必需是中共正式党员。

2、查（借）阅人应在借阅前仔细填写《干部人事档案查（借）阅登记表》。

3、复印借出人事档案材料应仔细核实签署看法并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作须要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。

4、查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以指责教化直至纪律处分。属于假公济私者，根据《中华人民共和国档案法》处理。

5、查阅档案的单位或个人，不得擅自—拍摄复制档案内容。因工作须要从档案中取证的，必需请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

6、档案不外借，如必需借出访用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

六、转递制度

1、递人事档案或材料必需做到刚好、精确、平安。

2、人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般状况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必需持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3、递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处有关负责人同