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文档简介

第第页商务公函使用规范

第一部分公务类传真规范

一、发送传真

1.每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确;

2.对于正式的、需存档的信息，需要运用传真而非电话进行沟通;

3.传真内容应言简意赅，但不要由于信息的过于简短或表达不够清晰，而造成不须要的误会或行动;

4.由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的`每个字句，传真格式和版面应标准统一;

5.对于要求对方回复的传真，应在传真中注明"请回复'。

二、考前须知

1.收到传真后，如需回复的，应尽快回复;

2.收到的传真应分类妥当保存或处理;

3.对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认;

4.涉及公司机密的传真，发出或收到后均应实时销毁或妥当保管，不得泄露。

三、传真格式及模板

1.页眉为公司名称或标识，页角为公司地址、电话、传真等;

2.上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等;

3.正下方为正文;

4.正文应有标题，说明本传真的主题;

5.应有收件人尊称和问候语;

6.正文结束后应有问候语;

7.落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等;

8.传真模板

第二部分公函规范

一、发送公函

1.作为公司对外联系事务、发表声明的公函，都应标明一个主题，主题要明确;

2.公函内容应言简意赅，观点清楚，但不要由于信息的过于简短或表达不够清晰，而造成不须要的误会或行动;

3.公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节;

4.由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句;

5.公函发出前应经主管领导审核，经批准并加盖公章后方可发出;

6.公函可用传真或信件发出，发出后应给对方打电话确认;

7.公函应妥当保管，一般应交专人负责公函存档，不得任意遗弃或向外人泄漏公函内容。

二、接收公函

1.接收到对方公函，应依据事情原由向主管领导汇报，对于要求回复的公函，应实时做出回复;

2.接收到的公函，应分类安排存档，不得任意遗弃或向外人泄漏公函内容。

三、公函格式及模板

1.页眉为公司标识，页角为公司地址、电话、传真等;

2.标题为公函主题，标题下需注明往来函号;

3.左上角为收件单位、收件人姓名等;

4.正下方为正文;

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