社交信函写作

社交信函写作实例

1.感谢信(Thank-youletter)感谢信的使用范围很广，收到礼物或接受帮助、款待、问候、祝贺等都要写信表示感谢。感谢信的内容主要有：1)具体提到感谢的原因，如对得到的礼物或受到的服务加以赞赏等。2)表示愿意给与回报。另外，感谢信要写得及时，语言应热情洋溢，自然地抒发真心诚意的感激之情。措辞得体，切忌过分恭维。实例DearMr.Knox:

ThisistothankyouforthewonderfulserviceyouremployeePhilipRicharddidtomeandmyoffice.

Tosomeextent,acomputersystemisnobetterthanthefieldengineerwhoservicesit.LastMondaymorning,thesystemcrashedandwemadeanemergencycalltoyouroffice.Mr.Richardcameandinafewminutesaccuratelydiagnosedtheproblem,wentforthereplacementpartsandworkedlateintomidnightgettingthesystemrunningagain.Eventuallywemadeourdeadlineduetohismarvelousefforts.

WeareenormouslygratefultoyouforsendingMr.Richardtousonthisimportantoccasionandalsowewanthimtoknowhowmuchwevaluehisabilityandhisspiritwhendealingwithatoughjob.

Iamlookingforwayswecanreturnyourkindness.

Yoursfaithfully,GuyBangs常用套语1.1.PleaseacceptmysincereappreciationforMr...请接受我对……先生真诚的感谢。1.2.Manythanksforyourhospitality.感谢您的款待。1.3.Ofallthe...Ihavereceived,Ienjoyyoursthemost.在我收到的所有的……中，我最欣赏您的那份儿。1.4.Iknowthat...tookyouagreatdealofprecioustime.我知道……花了您不少宝贵的时间。1.5.ItwasverykindofyoutoseemeoffattheairportwhenIleftyourcountry.在我离开贵国之际，我十分感谢您来机场送别。1.6.Thankyoufor...thatyousentme.感谢您寄我的……。1.7.Pleasegivemybestregardstothepeoplewhopreparedthepartyforme.请代我向为我准备那次晚会的各位表示问候。1.8.1hopethatImaybeabletoreturnyourkindnessinfuture.我希望将来能报答您的热情款待。1.9.WedooweMr...agreat“thank-you”.对……先生，我再次深表感谢。2.便条、通知和启事2.1便条(Note)便条常用于熟识的同事、朋友之间。便条与一般书信相比，格式简单、随便，直截了当，有时只用三言两语即可完成。写日期时可省去年份；开头与结尾可以省去Dear,Mr,Sincerelyyours，等正式措辞。实例11:00a.m.Feb.5Mary,

Iwon'tbebackuntil3p.m.,sopleasehelpmedothefollowingthings:E-mailthequotationtoDKcompanybefore6thisafternoon.Make3copiesoftheMonthlyReportandsendonetotheManagerOffice.

Linda2.2通知和启事(Notice&Poster)通知是为了说明或传达信息、告示公众，常用于上级对下级或组织对成员布置工作、传达事项、召开会议，等等。通知的语言要简洁，篇幅短小，内容具体、明确。通知一般分为书面通知和口头通知。写书面通知应注意以下几点：1)以Notice做标题，居中；2)正文表述清楚，精练，具体；3)写清楚时间、地点及要求；4)落款(即出通知的单位或人)写在正文的右下角；日期通常写在右上角。启事通常张贴于布告栏、公共场所，常见的有遗失启事(Lost)、招领启事(Found)、更正启事(Correction)等等。实例MERGERNOTICE

March30,2002

WehavethehonourtoannouncethatthemergerofJiangsuPublicSecurityAcademywithNanjingThenewschoolwillbeknownasJiangsuPoliceAcademywiththemaincampusat128Andemen,Nanjing.AdministrativeOfficeJiangsu3.备忘录(Memorandum)备忘录是一种非正式公文。它是在本单位内部为了联系工作，分管某项工作的有关人员或是下级部门至上级部门所使用的一种简短书面交流形式。备忘录的主要目的是针对某一事情提醒、督促、通告本单位内部的相关人员。备忘录的书写格式如下：memorandum或Memo：写在信笺的最上端正中。to(收阅人)：在to的后面写收阅人的姓名，或者职务，可免写称谓。from(发文人)：在from的后面写发文人的姓名。一般情况下免写职务，免称谓。Date：写在信笺的右上角或左边齐头。Subj./Re.：用几个字对备忘录内容进行概括，要求简洁。如：Re.SalesContest/Subj.ANewPlanBody：备忘录可免称呼，免客套用语。语言简洁明了，篇幅短小精悍，常用非正式用语。如果呈送领导，措辞可以正式些。ReferenceInitials(经手人代号)：撰写人姓名首字母，如TS；BO。实例Memo

To:All(staff&students)From:Mr.Lawson(PresidentOffice)Date:April28,2000Re:SummerHours

Summerisdrawingnear.Longerdaylighttimemeansthatweneedtoprolongtheworkinghours.AsofMay1,afternoonclassesstartat14:00(morningscheduleremainsthesame);schoolbusleavesat17:00;powersupplyinTeachingBuilding&Students'Dormworkuntil10:30&11:00.Theauxiliaryunitsaretomakearrangementoftheirofficehoursinthelightofthisschedule.Ifanyquestionsoccur,pleaseconsultthePresidentOffice.BD4.咨询函(Inquiry&Request)咨询函是日常生活、商业活动中最常见的一种信函，写信人通过信函了解情况，进行信息交流。写作时通常首先说明去函的目的，然后提出咨询内容以及希望得到对方的帮助等。实例DearSir,MissJaneMaashasappliedforthepostofofficesecretaryandhasmailedtoyouherresumeandnamesofreferences.Weshouldbeobligedifyouwouldgiveusyouropinionsaboutherability,educationalbackground,experienceandgeneralsuitabilityfortheposition.Wefeelsorrytotroubleandwouldliketothankyouforyourkindattention.

Yourssincerely,________________5.祝贺函(LetterofCompliment)工作中、生活中要祝贺的事很多，如祝贺晋升、事业有成、升学、开业、订婚、结婚、毕业等等。祝贺函较之贺卡更容易增进彼此间的好感，亦可促进贸易往来。贺函应写得及时，一旦延误，就给人一种事过境迁的感觉。写作时应注意措辞真诚、轻松愉快，有礼貌，但切忌言过其实。实例DearMr.Forthright,

Youraddresstotheannualmeetingof'99FortuneForuminPuDong,Shanghaionthetopicof“AdoptingExpertEconomyOperationasaBusinessWeapon”wasoutstanding.Ihavenotheardsuchsuccinct(简洁的)anddramaticsummaryofthisvitaltopic.Severalmembersfromtheassociationtelephonedmetoexpresstheirappreciationofyouruniqueaddressandout-of-ordinarystyleofpresentation.WealllookforwardtoreadingyourarticleonthesubjectinthefollowingissueoftheworldfamousEuropeanEconomyAssociationPress.Congratulationinadvanceandyoudeserveit.

Sincerelyyours,WilsonWhiteChairmanEuropeanEconomyAssociation常用套语5.1.Warmcongratulationsonyoursuccessinpassingtheentranceexaminationto...University.热烈地祝贺您考上了……大学。5.2.Pleaseacceptoursincerewishesforyourpromotion/engagement.请接受我们对您晋升/订婚的衷心祝愿。5.3.OnthehappyoccasionoftheCompany's...anniversaryIwritetoconveymyheartycongratulations.在贵公司创立……周年欢欣之际，献上我衷心的祝福。5.4.Itisreallyagoodnewsthatyouobtainedthefullscholarshipof...University.你获得了……大学的全额奖学金，这的确是个好消息。5.5.Iextendmybestwishesforyoursuccessandprosperity.衷心祝愿你们成功、兴盛。5.6.Manyhappyreturnsoftheday.祝您长寿。5.7.Mayeachyearbringyounewhope.愿每年都给您带来新的希望。6.邀请函请柬回柬(InvitationandReply)邀请函是工作和生活中常见的一种信函。正式的邀请函要用第三人称撰写，语言应严谨、简洁、热情。尽量使用手写，其写作格式与一般书信格式相同。被邀请人收到信函后应及时答复；应邀回函中应表明谢意，重复应邀时间、地点；谢绝回函应表示歉意，说明原因。请柬比邀请函更为正式，庄重。写作请柬与回柬时应注意：1)文字排列应精心设计，一般以一个或两个完整的意群为一行。2)一般用第三人称形式写作。3)要求回函时可在请柬的左下角写上R.S.V.P.(法语“敬请回复”的缩写，相当于英语的pleasereply)。实例InvitationMr.&Mrs.HenryWillisRm4011,CentralHotelNanjing210002

DearMr.&Mrs.Willis,TheSpringFestivalisdrawingnear,themostimportanteventoftheyear.Andthisyear'sholidayisaonce-in-a-lifetimeoccasionforusChinese.TheYearoftheDragon—theluckiestofallyears—coincideswiththestartofanewmillennium.Thishappensonlyonceevery3,000years.Mr.Dong,ChairmanoftheboardofChunLanGroup,isgivingadinnerpartyfrom7:00pmto9:00pmontheEveandrequeststhehonorofyourpresenceatFirstScholarHotel.

Sincerelyyours,WeiMingManagerSalesDepartmentR.S.V.P.ReplyMr.&Mrs.HenryWillisAcceptwithpleasureMr.Dong'skindinvitationfordinnerAtFirstScholarHotelOntheEveoftheYearoftheDragonFrom7:00p.m.to9:00p.m.TocelebratetheSpringFestival常用套语6.1....cordiallyinvitethepleasureofMr....to...party.……真诚邀请……先生光临……晚会。6.2.Wearehavingapartyat...(place)on...(date).Wewouldbepleasedifyoucouldcome.我们将于……（日）在……（地点），举行晚会。如果您能前来，我们将十分高兴。6.3.WillyouandMrs.LawrencehavedinnerwithusonSaturday,the12thofMayatsixthirtyp.m.?可否请您和劳伦斯夫人周六（5月12日）18点30分与我们一起共进晚餐？6.4.atthemarriageof参加……的婚礼6.5.ontheoccasionof在……之际6.6.Ihavepleasureinacceptingyourkindinvitationtodinneron...(date).Iwillbethereontime.非常愉快地接受您……（日）宴会的邀请，我将准时抵达。6.7.IregretthatIhaveanotherengagementonthatdayandwillnotbeabletoattend.十分抱歉，我届时另有约会，故不能前往。7.求职信(LetterofApplication)写求职信的目的是为了获得某一职务，具体来说是为了得到面谈的机会。因此，求职信的内容应包括：1)写信的动机和消息的来源。2)个人资料，包括学历和工作经历。3)若有必要，列出推荐人的情况。4)提出希望面谈的请求。求职信的语言应诚恳、实事求是、措辞礼貌。为了给招聘人留下深刻印象，求职信的版面设计应新颖，有特色。实例June11,2000

HumanResourceManagerHongdaSoftwareCompany

DearSir,

YouradvertisementforanetworkprogramdesigneronTalentsPlazaofJune5interestedmebecauseyourrequirementscloselyparallelmyworkexperience.Youwillfindenclosedaresumeofmyeducationrecordandbusinessexperiencetogetherwith2copiesofreferences.IhaveproficientcomputerskillsandIholdEnglishBand6certificateandlawschoolcertificate(self-taught).Myreasonforapplyingistoseekgreateropportunityforadvancementinalarge,respectedcorporationasyours.Mr.DavidWilliamsofyourcompany,NanjingBranchknowsmewellandwouldprovidefurtherinformationaboutmyqualificationandsuitabilitylater.Iappreciateapersonalinterviewsoon.Yoursfaithfully,_________________常用套语7.1.Iwouldliketoapplyforthepositionof...我申请担任……一职。7.2.WithreferencetoyouradonTheTimesofApril25forasecretary,Ioffermyselfforthepost。根据贵方4月5日刊登在《泰晤士报》上的招聘秘书广告，我申请这一职务。7.3.Ihaveafairknowledgeof...andIaskyoutoconsidermyqualificationforthepost.我有……方面的经验，请求您考虑我是否有资格担任此职。7.4.MyreasonforleavingthepresentcompanyisthatIdesiretoimprove.我想离开现在公司的原因是，我想得到提升。7.5.Ishouldbegladtohaveapersonalinterview.我希望得到面谈的机会。7.6.I'dliketofurnishreferenceifdesired.如果需要的话，我可提供推荐资料。7.7.Ienclosearesumetogetherwithmyrecentphotograph.寄上我的简历一份及近照一张。7.8.Asregardssalary,Ileaveittoyoutodecideafterexperienceofmycapacity.至于薪金，由贵方根据我的能力而定。8.电子邮件(E-mail)电子邮件是一种社交联系和商务沟通的通讯方式。它快捷、简便、高效。但如果人们不通晓其基本的写作规则，那么所发出的邮件也许会给收件人带来诸多不便。电子邮件是书信写作中的一种形式，但又不失其独特的写作原则，商务电子邮件尤其如此。写作时应注意以下几点。1)简练电子邮件的内容应简短，主题突出。如果是商务邮件，忌闲聊。2)地址详尽，填写全名收件人的地址应准确详尽。在From栏中，不仅应填写发件人的地址，还应附上发件人的全名，如12345@.(RonaldWood)，有时还后附发件人的头衔和职务、电话及传真，以便收件人查出发件人的情况。3)主题行简练短小、具体、有意义的主题行往往可以使这一邮件在众多充斥电子信箱的邮件中脱颖而出，吸引收件人的注意。4)重提主题行在复电时，应重提上封邮件的主题行，以提示收件人注意，并能显示相关的几封邮件的内在联系。5)正文简明邮件的正文应措词直接，简明扼要。语言趋于口语化，尽量避免赘词赘句，如：...thepurposeofthismessageisto...Thisistoacknowledgethat...6)大写字符为突出邮件中某一部分的内容，可使用大写字符，但切忌多用、滥用。因为大写字符不仅影响阅读速度，而且，在网络语言中有“叫嚷，抗议(shouting)”之嫌。7)慎用附件邮件正文中应避免出现表格、图表、照片等内容，尽量压缩这类信息的长度。如果确有必要，此类信息最好做附件处理，附在邮件的结尾处。发件前还应查实收件人是否拥有必须的软件开启此类邮件，否则会给收件人增添不便。8)长度电子邮件的长度以4—7行为佳。9)语气电子邮件的写作趋于口语化，力求用自然、流畅、清晰、明白的文字来传达信息。但是口语化的表达方式应把握一定的度，平时说话中的风趣、玩笑、幽默在商务性电子邮件中就会变得不合时宜，或很不礼貌。口语化不等于用俗话、粗话。电子邮件与网络交流已经逐步形成了自己的专用语言，有了自己的专用符号和词汇。为了操作便捷以及节省邮件传递的时间，电子邮件力求简化用字，大量使用英文缩写。这些缩写部分来源于电报、电传上的惯用简语，也有一部分是网络交流所特有的简体文化。现摘录若干：ABTAboutFWD,FORWDForward(转发)ACPTDAcceptedFLTFlightAC,A/CAccountFFDFreefromdutyA/SAftersight(见票后)G,GRIN开玩笑，别当真

Atsight(见票即付)G/WGrossweightAGNAgainGUAR,GUARTGuaranteeAIR/ARMLAirmailHV,HVEHaveANSAnswerHVBHavebeenARR,ARVLArrivalHRHourARTArticleIMM,IMMDImmediateA/OAtonceINFOInformationASAPAssoonaspossibleIOWInotherwordsAVBL,AVLBLAvailableISIseeBABankdraft(银行汇票)KISSKeepitsimple,StupidBBBye-byeMGRManagerBOCBankofChinaMKTMarketB/LBilloflading(提单)MSGMessageBKBookNXWKNextweekBSNSSBusinessO,UYouBTWBythewayO/NOOrdernumberBYRBuyerOISOh,IseeC,CBLCableOR,UR,YRYourCFMConfirmPLSPleaseCNL,CELCancelPSPostscriptCFM,CNFConfirmPRCPriceCYCopyRVSReviseCICost&insuranceTIAThanksinadvanceCIFCost