加强基础建设-规范枢纽运作促进集团公司高效协调发展

加强根底建设标准枢纽运作

促进集团公司高效协调进展秘书处2023年9月6日1一、秘书处主要职能和职责二、秘书处主要工作状况三、有关工作及要求2一、秘书处主要职能和职责3集团公司成立两年多来，秘书处在总经部的直接领导下，在部内各处室和系统各单位的大力支持下，紧紧围绕总经部“五个中心”的职能要求，完善根底体系，标准运作流程，畅通联系渠道，协调各方关系，督办决策落实，效劳公司全局，充分发挥枢纽和桥梁作用，乐观做好公司领导秘书工作和办公室文秘工作，保障了公司各项工作的开展。4公司领导秘书工作职责公文处理及要情摘登文稿撰写及审核把关信息收集、反响帮助调研、决策及催促落实公司领导、部门之间工作协调对外公务联络及公共关系处理会务工作及政务信息传递工作打算预安排及外出日程安排5办公室文秘工作职责文件及签报的收发、流转公司本部及系统档案治理工作领导讲话及各类公司文件的起草本部会议的统筹安排及重大会议的会务组织协调工作关系及催促检查保密工作及机要文件交换总值班室及重要状况报告文件及材料的录入、排版、印发公司印信治理总经部秘书工作6二、秘书处主要工作状况7主要工作状况领导秘书工作忠于职守，甘于奉献，严守机密围绕领导中心工作，增加工作实效为领导调研、决策当好参谋和助手文件处理准时标准，审核把关准确到位对内协调高效有序、对外接待热忱周到8主要工作状况文件流转制定公文处理方法、公文审批治理制度建立和完善公司系统文件运作体系，制订和优化文件运转流程，充分发挥枢纽作用会同信息中心共同实施无纸化办公工程两年多来，处理各类收发文14000余件、签报1900余件，做到无过失、无延误9文件运转流程－系统内公司收文秘书处文书收文登记总经部主任拟办公司领导阅批主办部门秘书主办部门主任阅批主办处处长批办主办人员阅办系统各单位通过OA系统上报文件秘书处文书部门文件10文件运转流程－系统内公司发文拟稿人起草文件本处处长审核部门主任审核或签发部门秘书秘书处文书秘书处处长核稿公司领导签发秘书处文印室排版拟稿人校对系统各单位文书收文秘书处文书编号文印室通过OA系统发送部门发文11主要工作状况档案治理工作制度化：制定档案治理方法、文件材料归档方法、电子文件及归档治理方法标准化：对文件进展收集、整理、供给利用，两年来共归档文件7600余件，全部符合国家标准现代化：公司本部建立了电子档案治理系统系统化：举办档案治理业务培训班、召开建设工程档案治理现场阅历沟通会，对工程竣工档案进展专项验收，对机组达标投产工程的档案进展检查，全面指导公司系统档案工作12主要工作状况文件及材料的起草起草重要会议的领导讲话起草向上级部门的汇报材料起草公司信函、回复意见起草公司有关规章制度整理重要会议的领导讲话录音转发上级部门重要文件13主要工作状况会议治理工作制定并修订本部会议治理方法统筹协调本部各部门会议安排，对本部会议实行打算治理：年初制订会议年度打算，每月制订会议月度打算，严格打算外会议审批制度，实行切实措施努力减轻基层负担组织落实53次党组会、80次总经理办公会的会务工作和会议纪要的起草工作做好重要会议、重要活动的效劳工作14主要工作状况协调工作关系及督办落实协调部门之间、部门与基层单位之间的工作关系，推动各种问题的解决尽快传达公司重大会议精神，检查各单位贯彻执行状况，督办会议决策的落实乐观收集、整理基层单位反映意见，落实部门责任，催促尽快办理15主要工作状况保密工作成立集团公司保密工作领导小组，加强对系统保密工作的指导制定了保密工作规定，明确了国家隐秘及其密级具体范围标准本部中心文件、涉密文件的阅读和治理工作加强电子文件涉密治理，在文件流转、印制、发送过程中，强化保密意识16主要工作状况机要文件交换机要文件交换准时快速，传递畅通累计收发四万余件，杜绝了失密和泄密大事的发生主动为在京直属单位做好文件交换效劳工作，以削减交换环节，提高传递效率集团公司连续两年被中心国家机关机要文件交换站评为“优秀交换集体”，处里两位同志荣获“优秀交换员”称号17主要工作状况总值班室及重要状况报告设立集团公司总值班室，实行24小时值班，确保了政务信息畅通制订值班制度，实现了值班工作的制度化、标准化建立重要状况报告制度，确保了重要状况的准时上报18主要工作状况文印室工作加强过程治理，制定了文印室工作流程，明确人员、责任到位文件录入、排版标准准确文件印制、印发快速准时，保质保量自集团公司成立以来，累计文件、材料印制量到达588万张，满足公司运转需求贯彻无纸化办公要求，大力节省用纸19三、有关工作及要求20总体要求办公室文秘工作承上启下、协调内外，不仅工作量大、头绪繁多，而且悄悄无闻，但各项工作都关系到企业、甚至是公司系统的大局。因此宽阔文秘工作人员一方面要勤于学习，提高素养，在实际工作中培育提高自身的各种力量，发扬无私奉献的精神，甘做无名英雄，更好地为领导、为部门、为基层做好效劳；另一方面要立足本职，放眼全局，把自己的工作与企业的工作、与公司系统的工作结合起来，推动企业和公司系统的整体运转，促进集团公司高效协调进展。21几项具体工作及要求1、无纸化办公工程2、档案治理工作3、发文范围及系统簿4、重大事项报告制度221、无纸化办公工程23工程的决策及目的2023年8月，集团公司信息化工作领导小组第一次会议确定乐观稳步推动公司系统信息化建设，要求2023年8月到达无纸化办公2023年7月18日，集团公司总经理办公会明确8月8日无纸化办公正式运行，依据“高效、共享、安全、保密”的原则指导各项工作贯彻党中心、国务院关于建设节省型社会和进展循环经济的精神，推动节省型企业的建设加快信息传递速度，提高文件运转效率，降低运行本钱无纸化办公工程24无纸化办公工程无纸化办公与传统办公的比照文件传输、归档、检索：纸质文件邮递传输变为电子文件传输，速度大为提高；手工归档变为电子文件归档，便于检索和查询办公本钱：节省用纸，降低文件印刷、邮递费用治理流程：文件流转程序更加清晰、标准，便于治理办公效率：增加整体协作意识，提升整体治理体系效率25总体实施进度2023年8月～9月进展调研2023年10月设计建设方案2023年11月招标选定厂家2023年1月～3月完成程序的开发2023年4月进展试点2023年5月～6月完成培训2023年6月启动双轨试运行2023年7月启动单轨试运行2023年8月8日正式运行无纸化办公工程26无纸化办公工程无纸化办公的具体要求〔公司本部〕－－收文27无纸化办公工程无纸化办公的具体要求〔公司本部〕－－发文28无纸化办公工程无纸化办公的具体要求〔公司本部〕－－签报29无纸化办公工程无纸化办公的具体要求〔办公本部〕－－其它材料30无纸化办公工程对系统各单位的具体要求收文：集团公司下发系统各单位的文件除涉及国家隐秘的文件外，均通过OA系统发送，不再寄送纸质文件发文：系统各单位向集团公司及集团公司本部各部门报送的文件除涉及国家隐秘的文件外，均应为电子文件且通过OA系统发送，集团公司不再受理各单位上报的纸质文件31无纸化办公工程对系统各单位的具体要求技术保障措施：系统各单位技术人员要随时查看更新信息，对OA系统版本进展刷新；各单位OA效劳器无特殊状况必需保持24小时运行其它方面：系统各单位要参照集团公司本部无纸化办公工程实施的范围和要求制订本单位的无纸化办公实施方案，以最大限度地节省纸张，降低运营本钱32无纸化办公工程无纸化办公工程自8月8日正式运行以来，总体状况是好的，到达了预期的目的。下一步有关工作要求：人员：加强业务培训，实现文件格式的标准，保证文件的正常发送和接收技术：加强系统维护，确保机器的正常运行332、档案治理工作34档案治理工作企业档案治理是企业治理工作的一项重要内容。近期，国家就企业档案治理工作出台了一系列治理方法：《国有企业文件材料归档方法》《关于加强档案信息资源开发利用工作意见》《关于加强企业档案信息化建设的意见》35档案治理工作通过书面调研，反映出公司系统档案治理工作总体状况是好的：领导重视，发挥档案治理机构的作用，加强制度建设、网络建设严格执行国家有关政策法规和行业标准依法治理档案的意识进一步提升加强培训，档案队伍的年龄和学问构造得到优化，综合素养明显提高档案治理的根底设施和设备条件得到改善36档案治理工作公司系统档案工作中存在的问题同样不容无视：档案治理还不适应现代化企业治理的要求，治理意识落后；人员力气薄弱、素养亟待提高；信息化程度较低，设施设备需要完善加强；建设工程中，一些工程单位与施工单位连接不到位，责任不清晰，在档案的收集和整理上需进一步改进和加强。37档案治理工作对各单位档案治理工作的几项要求：(一)进一步提高生疏，增加责任感和自觉性。将档案工作纳入企业进展规划和年度打算，纳入领导议事日程，纳入有关人员岗位责任制。〔二〕加强制度建设，标准档案治理，促进依法治档。38档案治理工作〔三〕设立档案机构，配备专职档案人员。加强培训，不断提高业务力量和综合素养。档案人员要与专业技术人员、治理人员享受同等待遇。〔四〕强化根底治理，加快技术更新，配备适应工作需要的设备设施。〔五〕明确各单位办公室或总经部为档案工作归口治理部门。39档案治理工作需要强调的几项工作：〔1〕建设工程档案治理〔2〕电子文件归档治理〔3〕建立电子档案治理系统40档案治理工作〔1〕建设工程档案治理建设工程档案是建设工程从酝酿、决策到建成投产全过程活动的真实记录和缩影，是建设工程的重要组成局部，是机组达标投产的考核指标之一，也是进展生产经营的必要条件。近期公司转发了国家档案局《关于做好2023年国家重点建设工程档案工作的通知》41档案治理工作〔1〕建设工程档案治理工程建设工程档案治理工作要和工程建设同步推动建设工程档案治理不仅仅是建设单位单方面的工作，需要建设、设计、施工、监理、设备供给及安装等参建单位共同来完成确保从工程前期、开工、施工到竣工验收的各阶段档案资料的完整归档42档案治理工作〔2〕电子文件归档治理使用电子文件范围扩大、数量增多协作无纸化办公工程的实施需求实现电子档案治理的制度化、标准化43档案治理工作〔2〕电子文件归档治理制订和下发《中国华电集团公司电子文件归档治理方法〔暂行〕》转发国家标准《电子文件归档与治理标准》44档案治理工作〔3〕建立电子档案治理系统转发国家档案局《关于加强企业档案信息化建设的意见》和下发《中国华电集团公司电子文件归档治理方法》中均明确提出系统各单位必需建立适应企业信息化要求的电子档案治理系统，为下一步公司系统档案治理网络的建立奠定根底。45档案治理工作〔3〕建立电子档案治理系统近期又下发了《关于重申建立电子档案治理系统和推举电子档案治理软件的通知》〔中国华电总函[2023]41号〕，再次进展了重申。请各单位高度重视此项工作，依据要求配备电子档案治理软件和相应的硬件设备，建立起电子档案治理系统。集团公司将适时进展检查。46档案治理工作〔3〕建立电子档案治理系统应系统有关单位的要求，结合本部实施状况，依据集团公司信息化建设总体规划，电子档案系统的技术框架应满足数据集中要求，将在公司本部实施的东方飞扬档案治理系统软件向全系统进展推举。建议尚未建设或需要更新档案治理系统的单位于9月底以前与东方飞扬软件公司联系，集团公司将于十月举办软件安装、使用培训班，对购置软件单位的有关人员进展集中培训。473、发文范围及系统簿48发文范围为标准治理层面，明确发文范围，公司下发了《关于明确集团公司普发性文件发送范围的通知》〔中国华电总[2023]506号〕普发性文件直接发送单位共84家：分公司、代表处、办事处〔共11家〕内部核算单位〔共3家〕全资企业〔共22家〕控股企业〔共45家〕工程筹建处〔共3家〕49发文范围一些单位的下属企业不再由公司直接发文，而由这些单位进展转发：华电国际、华电能源股份公司贵州乌江水电开发公司华电福建、四川、云南发电公司上海华电电力公司参股企业不作为普发性文件直接发送单位50系统簿为便利系统各单位的联系，准时更新信息，在系统网站、公司本部办公网站上公布了系统簿公司系统新单位的设立、旧单位名称的变更，单位主要负责人、部门负责人的变更都需更新簿内容由各单位负责本单位簿信息的准确性。如需更新，请尽快与我们联系：联系人：关翔联系：010－51966000514、重要状况报告制度52重要状况报告制度为准时把握和妥当处理集团公司系统发生的重大大事，保证公司改革、进展和稳定等各项工作的顺当推动，集团公司于成立之初就建立了重要状况报告制度，并下发了《关于建立公司系统重要状况报告制度的通知》〔中国华电总[2023]123号〕。53重要状况报告制度制