财务软件课件

财务软件应用技术操作技能教学部分总账系统应用基础(一)

(一)总账系统的任务

总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。总账系统概述(二)数据处理流程

1.手工方式下的数据处理流程2.计算机方式下的数据处理流程3.两种方式业务处理的对比总账系统概述(三)总账系统与其他系统之间的传递关系

总账系统概述(四)基本功能结构

总账系统概述1.如果是单位购入了财务软件，在关机的状态下把加密锁插入打印机插口。2.启动机器，打开光盘，双击“SETUP”即可安装。3.在教室内，因为学生机没有光驱，所以要使用教师机进行安装，所以要登录“网上邻居”—找到教师机“多媒体实验室”—打开“用友文件夹”—双击“SETUP”3.按界面提示进行安装任务一:财务软件的安装任务二：建立账套（一）步骤：

1.启动用友财务软件

2.进入系统服务---系统管理

3.以系统管理员的身份进行注册(现在系统管理员没有口令,在实际工作中我们要为其加上口令,以保证系统的安全)4.进入后,系统管理窗口被击活.点击“账套”菜单下的“建立”

5.按提示进行账套的建立(二)设置账套基本信息和公用业务参数1.设置核算单位基本信息

核算单位的基本信息有：单位名称及其账套代码、账套路径、启用日期、会计期间。

(二)设置账套基本信息和公用业务参数2.确定记账本位币与会计制度

编码方案是指设置编码的级次方案，编码级次和各级编码长度的设置，将决定使用单位如何对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。

(二)设置账套基本信息和公用业务参数3.设置编码方案

数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。

(二)设置账套基本信息和公用业务参数4.设置数据精度

建立账簿文件就是建立总账系统所需要的科目库、凭证库、总账和明细账库等数据库文件。其建立过程通常由软件根据账套参数自动完成。

(二)设置账套基本信息和公用业务参数5.建立账簿文件任务三:系统注册与设置操作员

(一)设置操作员步骤

在系统管理窗口点击“权限”菜单下的“操作员”,再点击“增加”、依次录入：

(1)操作员编码。

(2)操作员姓名。

(3)密码。

(二)为操作员分工步骤:1.进入系统管理中的“权限”菜单下的“权限”

2.出现为操作员授权的窗口。左边为操作员名称，右边为权限，上边为要授权的账套。

3.选择要授权的账套，选择要授权的操作员，如果要授权的账套主管，就在账套前打对勾，如果要授予其他权限，则点击“增加”。

4.按照财务分工的不同,授予相应的权限，被授权的功能变为深蓝色。(三)财务分工内容1.财务分工是指设置允许使用财务软件的操作人员的姓名并规定其操作权限。

2.操作人员分工的主要依据是基本会计岗位分工和会计电算化岗位责任制中有关职责和权限的规定。

3.权限就是指操作员所具有的操作权限，主要包括：建账、制单、审核、记账、输出等。一般地，系统默认账套主管拥有全部权限。任务四:账套初始化(一)账套初始化步骤:1.进入财务系统中的“总账”

2.出现总账注册窗口

3.选择要进入的账套、日期、操作员姓名进入账套

4.进行总账的相关设置

5.按照财务分工的不同,授予相应的权限，被授权的功能变为深蓝色。(二)建立部门档案和职员档案

根据表建立企业的部门档案和职员档案。

1.客户或供应商分类(三)建立客户和供应商档案

根据如下资料建立账套的的客户和供应商分类。2.客户或供应商档案

根据如下资料建立账套的客户和供应商档案。(三)建立客户和供应商档案(四)设置业务参数

1.凭证控制参数(1)制单序时控制。(2)资金及往来赤字控制。(3)使用其他系统受控科目。(4)支票控制。(5)出纳凭证必须由出纳签字。(四)设置业务参数

在“明细账打印格式”选项区域，单击“按年排页”单选按钮。账簿打印位数、每页打印行数均按软件的标准设定。2.账簿控制参数1.建立会计科目的原则(1)会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求。(2)会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。(3)会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和完整性。(4)会计科目要保持相对稳定。(5)设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。(五)设置会计科目2.建立会计科目时设置的主要项目(五)设置会计科目(1)会计科目编码。(2)会计科目名称。(3)科目类型。

(4)账页格式。(5)辅助账设置。3.增加、修改和删除会计科目的要求与限制(1)增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则、编码不能重复、编码不能越级；科目一经使用,即已输入凭证，不允许作科目升级处理。(2)修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则。(3)修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(设为0),才能修改或删除该科目。(4)科目一经使用，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理。

(五)设置会计科目1.设置凭证类型(1)设置凭证类别的内容主要包括凭证类别代码和凭证类别名称。(2)凭证分类不影响记账的结果，一般可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，业务量较少的单位可不分类。(六)设置凭证类型与结算方式2.设置结算方式(1)结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。(2)票据管理标志是软件为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。(六)设置凭证类型与结算方式1.确定方向输入余额(1)输入的内容主要包括：余额方向和余额。(2)输入余额和方向时,不能对科目进行增、删、改的操作。如要增、删、改科目必须在设置会计科目功能中进行。任务五:初始余额录入2.试算平衡

期初余额输入后，必须进行上下级科目间余额的试算平衡和一级科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性，检验过程直接由计算机自动进行。

3.年初结转

年初结转是在旧的会计年度结束，新的会计年度开始时,为保持会计数据处理的连续性,将上一年度的期末余额结转为新会计年度的期初余额。

第一次使用账务系统或没有上年数据时，不能进行结转。第二年使用账务系统时,首先建立账簿,然后调整会计科目,最后结转上年余额,系统将自动结转各账户余额、往来未达账等。1.会计数据备份（即账套输出）就是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或可写光盘保存起来。任务六:会计数据备份与恢复2.会计数据备份

会计数据恢复（即账套引入）是指把软盘上或硬盘或光盘上的数据恢复到硬盘上指定目录下,即利用现有数据恢复到最近状态。

总账系统应用基础黑龙江生物科技职业学院总账系统应用基础(二)

任务七：会计凭证类型设置操作步骤：1.在账套初始化界面处点击“凭证类别”2.选择所需的凭证类型，如“通用式会计凭证”或“收付转式会计凭证”。3.确定，即完成了凭证类别的设定。

记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的惟一数据源点。填制记账凭证是日常账务处理工作的起点，是最基础和频繁的工作。

任务八：会计凭证录入及修改凭证(一)记账凭证的产生途径

一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。

(二)记账凭证的内容和填制要求1.凭证头部分(1)凭证类别。

(2)凭证编号。

(3)凭证日期。

(4)附件张数。

(二)记账凭证的内容和填制要求2.凭证正文部分(1)摘要。

(2)科目。

(3)方向。

(4)金额。(二)记账凭证的内容和填制要求2.凭证正文部分(5)辅助核算的内容：如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时,同时输入辅助核算的内容。(6)合计：自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。

(7)制单人签字：由系统根据登录总账系统时输入的操作员姓名自动输入。(二)记账凭证的内容和填制要求3.计算机自动检查

计算机自动检查凭证的正确性,要求凭证必须有借方和贷方会计科目,借贷双方平衡,否则不能保存。1.错误凭证的“无痕迹”修改(1)对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除。

(2)已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改,如果软件有取消审核的功能,可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。

(三)凭证修改2.错误凭证的“有痕迹”修改

若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改。针对此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。

(三)凭证修改(四)审核凭证

审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。凭证审核的目的是防止错弊。

审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审核人进行。

(五)凭证输出与管理

会计凭证的输出，即将未记账或已记账的凭证按标准格式输出到屏幕或打印机。会计凭证的管理。会计凭证作为会计档案最为重要部分都必须以纸质保存。

记账即登记账簿,也称登账或过账,它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法,是会计核算主要方法之一。任务九：记账、取消记账、账簿输出

一、账务软件记账工作过程：

1.选择记账凭证

2.记账前检验

3.硬盘备份

4.记账处理过程

5.取消记账

账簿输出，即根据“记账凭证文件”和“科目汇总表文件”,按各种账簿的格式和要求,经筛选、排序和计算随时生成所需的账簿,在屏幕上显示、在打印机上打印输出或形成磁盘文件。二、账簿输出(一)账簿查询1.查询总账和余额表(一)账簿查询2.总分类账格式(一)账簿查询3.查询明细账(1)

三栏明细账。

(2)

多栏明细账。

(一)账簿查询4.查询日记账和日报表

科目必须是在初始化时对科目账类设有“日记账类”的科目。未记账的凭证，不能查到该天的日记账。三栏式日记账与明细账的差别就是日记账必须有当日小计。

(一)账簿查询5.查询辅助账

查询数量、外币、部门、往来和项目等辅助账簿。

1.打印总账(二)账簿打印与管理2.打印明细账3.打印日记账4.打印辅助账1.往来账款核算与管理的含义

往来账款核算是指对因赊销、赊购商品或提供、接受劳务而发生的将要在一定时期内收回或支付款项的核算。往来账款核算包括个人（职工）往来核算、单位往来（客户和供应商）往来核算。(三)往来账款核算与管理的概述

2.往来账款核算与管理的工作过程(三)往来账款核算与管理的概述

1.往来账的核对

(1)自动核对：是指计算机自动将所有已结清的往来业务打上“标记”。

(2)手工核对：如果某些款项不能自动判断，可以通过手工辅助核对，即按指定键对已达账项打上“标记”。(四)往来账的核对与核销2.往来账的核销

核销是指对债权、债务已结清的业务作删除处理，表示本笔业务已经结清。其目的是以便将未结清款项反映出来，以此反映企业各种应收款的形成，收回及其增减、变动情况。核销功能在使用时必须注意：核销前应经专门的负责人员核实待核销的往来账项；指定专人负责往来账的核销操作工作。(四)往来账的核对与核销3.往来账的对账

进行往来账自动对账。通过对账，系统会自动检查核对往来明细账与往来总账是否相符、科目总账与往来总账是否相符，并将核对检查结果显示输出。(四)往来账的核对与核销1.往来账表的查询

往来账表查询模块可实现对往来汇总表、明细账和客户等进行查询，并生成各种信息统计表。

(1)

总账的查询。

(2)

组合条件查询。按组合条件进行查询,不同的条件组合用于查询不同的内容。(五)往来账表输出(六)往来账表分析

通过账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析，了解企业管理人员收款工作的效率，以便正确确定今后的销售策略，并能根据各种应收账款过期的时间和历史资料，估计坏账损失。

(七)生成催款单

催款单是对客户或对本单位职工的欠款催还的管理方式。催款单限制使用在设置有辅助核算的应收账款和其他应收款的科目。

月末处理

银行对账是货币资金管理的主要内容。在计算机总账系统中，银行对账的科目是在科目设置时定义为“银行账”辅助账类的科目。

任务十：银行对账(一)期初未达账项

在正式使用计算机账务处理系统的银行对账功能之前，为确保银行对账的准确性和连续性，应首先将手工系统向计算机系统转换前的期初未达账项输入系统，在开始使用银行对账之后不再使用。

(二)银行对账单

根据资料输入银行对账单。(三)对账处理1.自动对账

计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对、勾销。而对账的依据通常是“结算方式＋结算号＋方向＋金额”和“方向＋金额”。

(三)对账处理

对于一些应勾对而未勾对上的账项，可分别双击“两清”栏，可直接进行手工调整。

2.手工对账

执行“出纳”｜“银行对账”｜“余额调节表”命令，显示该银行账户的银行存款余额调节表。

(四)输出余额调节表

(一)月末转账的特点1.期末转账业务大多都在各个会计期的期末进行。

2.期末转账业务凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变。

3.期末转账业务的数据大多来源于账簿。

4.有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据。任务十一：自动转账(二)自动转账数据流程

在账务处理过程中，将凭证的摘要、会计科目、借贷方向、金额的计算公式预先存入计算机中，可由计算机自动产生记账凭证，并完成相应的结转任务。(三)自动转账工作过程

一般地，把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式称为自动转账分录，而由自动转账分录所填制的记账凭证则称为机制凭证。

(三)自动转账工作过程1.设置自动转账分录

设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程。包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。如何设计金额的计算公式是自动转账的关键。在电算化方式下的自动转账主要包括：自定义转账、对应结转、销售成本结转、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转等。(三)自动转账工作过程1.设置自动转账分录(1)自定义转账。

在电算化方式下，为实现在各个企业的通用，使用者可以自行定义自动转账凭证。1.设置自动转账分录(2)对应结转。

如果要对两个科目进行一一对应结转，称为对应结转。对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。

(三)自动转账工作过程(四)生成自动转账凭证

按照合理的先后次序逐一填制机制凭证，自动转账凭证可以单独编号。同一张转账凭证，年度内可根据需要多次生成，但每月一般只需结转一次。

(五)结转处理

将生成的机制凭证经记账处理后，完成结转工作。独立自动转账凭证可以在任何记账、相关自动转账凭证之间以及同本月的其他经济业务有一定的联系，必须放在月底结账时按顺序使用。

(一)试算平衡与对账

试算平衡就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验。对账是对各个账簿数据进行核对，以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡。任务十二：结账与反结账(二)结账1.结账主要完成的工作(1)停止本月各账户的记账工作；

(2)计算本月各账户发生额合计；

(3)计算本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。(二)结账2.结账过程

(1)选择结账月份。

(2)核对账簿。

(3)向硬盘或软磁盘备份,保存结账前的数据，同时输出月度工作报告

(4)完成结账，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账

会计报表管理系统

(一)报表管理系统的任务

设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对该报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。

任务十三：编制会计报表(二)数据处理流程

报表编制数据处理流程图。(三)基本功能结构

用友UFO报表管理系统具有：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能和二次开发功能。(四)基本工作过程

报表管理的工作过程基本可以分为报表的格式和公式设置，报表的数据处理，报表输出。(五)报表结构与基本术语1.报表结构

简单表的格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾。(五)报表结构与基本术语2.基本概念(1)报表及报表文件。

报表。报表文件。(五)报表结构与基本术语2.基本概念(2)单元及单元属性。

报表中由表行和表列确定的方格称为单元。单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。单元类型有数值型、字符型和表样型。(五)报表结构与基本术语2.基本概念(3)区域与组合单元。

区域也叫块，由一组相邻的单元组成的矩形块。组合单元由同行（或同列）相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。(五)报表结构与基本术语2.基本概念(4)关键字。

关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、季、月、日等，也可以自行定义关键字。

(六)创建新表

启动报表管理系统，创建一个新的会计报表文件。有些软件建立的是一个报表簿，可容纳多张报表；也有些软件只建立一张报表，甚至还需要规定其属性。1.报表格式设计1.报表格式设计(1)设置表尺寸(2)定义行高和列宽(3)画表格线(4)定义组合单元(5)输入项目内容

(6)设置单元属性

(7)定义关键字(1)单元公式

单元公式是指为报表数据单元