差旅费报销注意事项及涉税解析

差旅费报销注意事项及涉税解析主讲老师：王铸辉目录01

差旅费的认识02

差旅费的会计处理03

差旅费的涉税问题

差旅费是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。差旅费是行政事业单位和企业的一项重要的经常性支出项目。一、差旅费的认识（一）差旅费开支范围交通费住宿费公杂费伙食补助费姓名时间地点出差原因支付凭证（二）差旅费证明材料（三）差旅费报销原则

1、差旅费必须在各部门预算总额内控制开支，超预算不得开支。

2、员工出差必须事前提出书面申请,填制出差申请单,经其直属上级批准。凡未得事先批准的。一律不予报销。

3、员工出差途中，因工作需要临时增加出差行程到新的出差地点，经出差签批人书面邮件确认后，其增加的行程作为另一次出差时间，与原出差时间不连续计算;

4、出差标准：员工出差乘坐交通工具、住宿、补助基本标准见集团差旅费报销管理制度经办人会计总经理出纳经办人签字付款审批签字审核持部门主管审批后的单据1.先垫支后报销的报销流程（四）报销流程借款人部门经理总经理、副总经理填写借款单及必要说明性文件、出差申请单等审核真实性审批办理支付出纳财务负责人事务办理完成再费用报销“多退少补”2.先借款后报销的报销流程员工预支差旅费时，涉及的会计分录如下：借：其他应收款贷：银行存款/库存现金二、差旅费的会计处理（一）预支差旅费2.报销时实际发生差旅费大于预支差旅费，涉及的会计分录如下：借：管理费用/销售费用贷：其他应收款库存现金/银行存款3.报销时实际发生差旅费等于预支差旅费，涉及的会计分录如下：借：管理费用/销售费用等贷：其他应收款1.报销时实际发生差旅费小于预支差旅费，涉及的会计分录如下：借：管理费用/销售费用库存现金/银行存款贷：其他应收款（二）报销差旅费（一)增值税1.交通费（含市内交通费、杂费）(1)符合税法规定的交通费可以抵扣进项税额根据《财政部税务总局海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》（财政部税务总局海关总署公告2019年第39号，以下简称39号公告）规定，从2019年4月1日起，纳税人购进国内旅客运输服务，其进项税额允许从销项税额中抵扣。三、差旅费的涉税问题(2)考虑到国内旅客运输服务多数情况下提供的是车票、船票、机票等，而不是增值税专用发票，39号公告同时补充规定，纳税人未取得增值税专用发票的，暂按照以下规定确定进项税额：①取得增值税电子普通发票的，为发票上注明的税额②取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的，为按照下列公式计算进项税额：航空旅客运输进项税额=（票价+燃油附加费）÷（1+9%）×9%

③取得注明旅客身份信息的铁路车票的，为按照下列公式计算的进项税额：铁路旅客运输进项税额=票面金额÷（1+9%）×9%④取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的，按照下列公式计算进项税额：公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷（1+3%）×3%2.需要注意国内旅客运输服务不能抵扣进项税额的限制范围但是，并不是所有差旅费中的国内旅客运输服务都可以抵扣进项税额，《国家税务总局关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告》（国家税务总局公告2019年第31号，以下简称31号公告）第一条“关于国内旅客运输服务进项税抵扣”中就做出了限制性规定：(1)员工范围的限制31号公告规定，《财政部税务总局海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》（财政部税务总局海关总署公告2019年第39号）第六条所称“国内旅客运输服务”，限于与本单位签订了劳动合同的员工，以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。上述这段话的意思，就是企业报销的外单位员工差旅费，不能抵扣进项税额。(2)开票信息要求的限制31号公告规定，纳税人购进国内旅客运输服务，以取得的增值税电子普通发票上注明的税额为进项税额的，增值税电子普通发票上注明的购买方“名称”“纳税人识别号”等信息，应当与实际抵扣税款的纳税人一致，否则不予抵扣。国内旅客运输服务，开具的增值税电子普通发票，一般出现在包车的情况下。这时，就需要正确开具发票，该填写的信息必须要求完整而正确的填写，只能填写企业的信息，而不能填写为员工个人的信息。(3)抵扣开始时间的限制31号公告规定，纳税人允许抵扣的国内旅客运输服务进项税额，是指纳税人2019年4月1日及以后实际发生，并取得合法有效增值税扣税凭证注明的或依据其计算的增值税税额。以增值税专用发票或增值税电子普通发票为增值税扣税凭证的，为2019年4月1日及以后开具的增值税专用发票或增值税电子普通发票。在一些单位存在差旅费延后报销的问题，需要特别检查票据上的时间，避免出现不该抵扣进项税额也抵扣了。3.车辆费用在出差时自驾车必然要发生一系列与车辆有关的费用。如果出差驾驶车辆属于企业所有的，那就比较简单，出差途中发生的车辆费用，直接按规定抵扣进项税额就行，此处不赘述。如果是租用租车公司的汽车，租赁费和按租赁合同约定承担的费用，直接按规定抵扣进项税额就行了。如果属于“私车公用”的情况，则比较麻烦，因为税法没有这方面的专门规定，各地在具体执行标准也是不同的。因此，企业财务人员首先要了解并掌握当地的具体情况，避免把不该抵扣的进项税额给抵扣了。4.住宿费营改增后，住宿费就能抵扣进项税额了。企业财务人员主要需要关注住宿费发票的开具是否正确。虽然差旅费中的住宿费在形式上都满足了税法关于进项税额抵扣的规定，但是如果存在以下情况还是不能抵扣进项税额：(1)属于职工福利性质范畴的，比如报销的员工旅游、探亲等情况下的住宿费；(2)员工或股东个人消费的；(3)属于交际应酬给予客户等报销的；(4)企业免税项目或简易计税项目编制人员出差发生的等。5.可能存在税务争议情况有：

(1)住宿费的发生时间是否集中发生在节假日，如春节、五一、国庆等；消费的酒店是否集中在景点、旅游区；

(2)结合企业的福利制度，是否存在返乡、旅游等福利项目；

(3)企业本地发生的住宿费（考虑有接待消费的可能）；

(4)员工因公差旅发生住宿费报销，是否有注明事由的单位出差审批表以及其他证明，如：航空客运行程单、登机牌、道路客运发票、保险发票等；

(5)企业内部选择适用简易计税方法以及免征增值税的项目在内部人员编制、费用预（核）算、报销等方面是否进行了分别核算。(二)企业所得税对于差旅费的账务处理，会计准则并无具体规定，仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样，按照会计原则，实务中的差旅费报销主要计入“管理费用——差旅费”和“销售费用（营业费用）——差旅费”两个会计科目。对于一些特殊情况的差旅费，需要分析后，遵循会计基本原则的基础上确定计入的会计科目。对于差旅费的会计处理和税务处理，需要分不同情形进行处理。1.可直接税前扣除的对于管理部门或后勤部门人员出差计入“管理费用——差旅费”；企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费，计入的是“管理费用——董事会经费”；销售部门或营销部门为销售产品、市场推广等计入“销售费用（营业费用）——差旅费”；对于这些费用支出，税法没有限制性规定，只要在票据等方面符合规定就可以直接扣除。2.需要计入资产计税基础，不能直接税前扣除。(1)通过“制造费用”计入存货的比如，制造型企业产品加工过程中，有一个环节需要委外加工，但是企业又不放心受托加工方的质量控制，决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。发生的差旅费应先计入“制造费用”，而后按规定计入存货的成本（计税基础）。(2)通过“在建工程”计入固定资产的企业基建部门为施工建设而发生的差旅费，应先计入“在建工程”，然后按规定计入固定资产原值（计税基础）。(3)通过“研发支出”计入无形资产的企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品等而发生的差旅费。属于费用化支出的，在当期按规定进行加计扣除；属于资本化支出的，按规定的进入“无形资产”计税基础。(4)其他按规定应计入资产成本（计税基础）的3.只能限额扣除的(1)属于“广告费和业务宣传费”范畴的企业为达到宣传的作用，邀请消费者或客户到公司参观等活动发生的费用应计入“业务宣传费”，按税法规定限额扣除。(2)属于“业务招待费”范畴的企业因交际应酬等发生的差旅费，应计入“业务招待费”，按税法规定限额扣除。(3)属于“职工福利费”范畴的企业报销的属于员工福利性质或福利部门人员出差费用的，应计入“职工福利费”，按税法规定限额扣除。4.税前扣除《企业所得税税前扣除办法》第五十二条规定,纳税人发生的与其经营活动有关的合理的差旅费,主管税务机关要求提供证明资料的,应能够提供证明其真实性的合法凭证,否则,不得在税前扣除。差旅费的证明材料包括:出差人员姓名、地点时间、任务、支付凭证等。如果出现逻辑关系混乱,真实性不能保证的车票或者支付凭证,不能作为差旅费在税前扣除。（三）税收风险及应对方法差旅费用税前扣除历来是一个充满税收风险和争议的话题，由于差旅费用的有关凭证通常是旅客运输服务的票据、餐饮服务和住宿服务发票等，导致企业正当的差旅活动与个人消费难以区分;如果差旅费用单次报销额度过大也容易引起税务机关质疑。从税务机关近几年查处的各种案例情况看，很多企业在差旅费上涉税问题很多。1.核算时故意或因疏忽扩大了差旅费用核算范围，将业务招待费、福利费作为差旅费用核算。主要包括以下三种情形：(1)差旅过程中差旅人员发生的业务招待费用;(2)所报销的差旅业务本身是业务招待性质的旅游行为;(3)所报销的差旅业务全部或一部分属于集体福利性质的支出。2.差旅支出多为有关人员垫付，企业以费用报销的方式取得发票，导致发票使用容易出现违规情况。主要包括以下三种情形：

(1)差旅人员找发票虚列支出，其中可能包括伪造或变造的发票、虚开的发票等违规情形;

(2)发票报销品名不实，例如将餐费、礼品费用开成会议费或住宿费;

(3)超标费用多报少支，如差旅人员发生费用超出企业报销标准，企业只按报销标准支付费用但全额在税前扣除。3.注意事项(1)除凭发生费用的凭证报销外，还应当有必要的佐证由于差旅费用难以和个人消费等支出区分，除凭发生费用的凭证报销外，还应当有必要的佐证，以证实发生的费用确实与企业取得收入有关，而且不属于与取得收入无关的支出。如企业制定的报销差旅费用的有关标准和流程的规章制度，载明出差人员、目的地、时间、事由的相关审批单和企业为本单位之外的人员报销差旅费用的备注说明。(2)将业务招待支出、集体福利或个人消费支出与正常差旅支出区别开来对于企业直接支出的差旅费用，根据出行的性质判断发生的支出属于何种费用并计入有关二级科目;对于差旅人员垫付资金，而后由企业报销并取得原始凭证的，可以由差旅人员按照企业的差旅费用报销制度将差旅费用、业务招待费用和福利费用的凭证作出区分，分类报销。4.注意发票风险对于企业直接支出的差旅费用，应当注意按照“三流一致”的原则进行结算并取得相应原始凭证。对于差旅人员垫付的费用，财务人员在审核其传回的报销原始凭证时应当注意以下几点：(1)旅客运输票据记载的出行人、出行时间和目的地应当和出差审批单相吻合;

(2)发票应在税务机关指定的网站核验真伪，对于查验为假发票或发票信息与电子底账信息不一致的，不应接收;

(3)审核发票信息发现未按规定开具，如未填纳税人识别号、纸质发票未加盖发票专用章等，不应接收;

(4)对于大额的，支出明显不合理的住宿、会议服务发票，应当注意有无开错发票品名，如将餐费或购买商品费用开具为住宿服务、会议服务等品名的。5.超出报销标准需注明报销金额对于差旅人员发生支出超出报销标准的，企业可以按报销标准报销，但应当在发票上注明报销部分的金额，并和支付费用的单据保持一致。例1：9月18日，销售员浩博北京出差，预借差旅费2000元，出纳审核借款单