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文档简介

文件管理知识培训2019/9/24文件管理知识培训文件管理的要求文件管理的现状三、文件管理的整改要求2019/9/24文件管理的要求1、体系文件包括①手册、程序;②方针、目标指标文件③产品标准、检验试验方法标准,技术条件/协议,工艺操作、质量检验试验设备操作/检修、安全操作、检定/校准等规程;2019/9/24文件管理的要求④管理性文件(管理制度、规章等);⑤其他计划、考核类文件(如生产计划、检修计划、经济责任制考核方案等)。2、文件应经制定、审批2.1制定①文件编制不得违反国家及地方的法律、法规和法令。必须注意文字简练、准确、通顺,文件不得多层引用,内容切实可行。2019/9/24文件管理的要求②第一和第三类文件由归口部门/单位负责编制并填写[文件制订、审批表],报审查批准人员审查批准。③第二、四、五类文件是由归口管理部门/单位以三钢公司公文方式发布的文件,按《公司公文管理办法》执行。文件编制时应确定是否为“受控”文件。2019/9/24文件管理的要求2.2审查文件审查由部门/单位的负责人审查或相关部门传阅会审。审查或会签提出的意见,交文件编写人员落实处理,经修改后再报负责人签署后报批准人批准。审查人员对审查通过的文件的适用性负责。2019/9/24文件管理的要求3、发放①编制部门/单位的文件管理员负责建立本部门管辖范围内的[部门控制的文件总清单],并上传QEOM网站上的“文件记录清单”栏目中。②发文部门可根据文件的保密性质决定是否上传至QEOM管理体系网页,涉及保密内容的受控文件不得在网络上公开发布。2019/9/24文件管理的要求③受控文件(指前四类文件)的分发,由各单位文件管理人员负责发放到相应岗位。操作岗位应有必要的指导/规范操作的文件④以书面形式发放文件,应由文件管理员打印文件、填写[发文单]、加盖“受控印章、注明分发号,以确保文件的可追溯性。接收单位应在[发文单]上签名。2019/9/24文件管理的要求⑤文件以电子文件的形式发放后,如需要受控的纸质文件应由本部门/单位文件管理员将文件打印成纸质文件,并按5.4.5条规定,盖“受控”章,注明分发号,填写[发文单]进行发放。2019/9/24文件管理的要求4、文件的修改临时的修改可以采用划改的方式进行

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