浅谈广东微购实业投资有限公司行政助理工作存在的问题与对策

浅谈广东微购实业投资有限公司行政助理工作存在的问题与对策近年来，随着东莞市公司管理水平的不断提高，行政助理工作的问题越来越受到重视，员工的岗前、岗后培训也被公司逐渐地重视和应用。行政助理的员工培训一直被认为是一项实施难度较大、公司政策性较强的工作内容，这是由于好的培训能够提高公司员工的职业技能，并且提高企业文化归属感，也能为公司吸引和留住人才，从而提高企业的影响力和竞争力。很多经营成功的公司的经验告诉我们，要理清行政助理工作的问题与成效，才能实现影响企业的经济效益和影响力。现在就本人在广东微购实业投资有限公司从事行政助理的多年工作经验，结合东莞的实际，谈谈广东微购实业投资有限公司行政助理工作存在的问题，提出一些改善的建议，希望公司越来越好。一、本人在广东微购实业公司从事行政助理工作的主要内容行政助理主要是协助行政经理开展工作，工作内容较多元化，但较基础。行政助理的主要工作有以下几个方面的内容：1、协助行政部经理处理公司行政方面的事务工作及部门内部的日常事务工作。2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理，各项规章制度监督与执行。3、参与公司绩效管理、考勤等工作，奖惩办法的执行。4、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。5、负责公司快件及传真的收发及传递，参与公司行政、采购事务管理。6、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作，做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。二、广东微购实业投资有限公司行政助理工作存在的问题目前，虽然在行政管理中普遍实施了绩效管理方法，但仍然存在一些长期未得到解决的问题，此类问题的出现具有一定的代表性，且广东微购实业投资有限公司行政助理工作是复杂而艰巨的工作之一，如果得到很好的解决也具有重大意义。因此，需要深入地探讨所存在的这些问题，且当前行政助理工作存在的主要问题归纳为以下几个方面：（一）绩效管理计划方面缺乏严谨性首先绩效管理是一个制定、沟通、评价、应用、提升的持续循环过程。绩效目标是给评估者和被评估者提供所需要的评价标准，以便客观的讨论、监督、衡量绩效。公司通常会经过充分的讨论，在讨论的基础上制定一个合理有效的方案。而这份方案的重要性恰巧在于实施的成效性，从而让考评者和被考评者进行了全方位的沟通，同时得到双方认可的绩效计划。这个计划也将是公司行政助理员工在这段时期内的工作指南和管理者进行工作监督、检查和考评的重要依据。综上所述：广东微购实业投资有限公司为了更好地完成各级人员的评价和激励，同时引入市场化的用人机制，从而建立了一套绩效管理制度。这套方案是突出工作业绩的一套考核办法，用人力资源部经理的话说是细化传统的德、能、勤、绩四项指标。同时，其特别的设计，是为了在上述四个方面细化归类成十项指标的基础上，把每个指标都量化出五个等级，并且定性描述各等级定义，因此考核时只需将被考核人描述与实际行为相对应，就可通过对应成绩累计从而得出考核成绩。但在考核实施过程中却发现了奇怪的现象，即：实际工作尤其出色的员工或积极的员工，往往考核成绩常常排在大多数人后面，但一些工作业绩并不出色甚至有些错误的员工却排在前面；还有一些管理干部对考核结果排名的方法不理解以至有抵触心理。不过，纵观各方面情况，截至目前绩效考核还是取得了一定的成效。具体表现在：一方面，各部门都能保证较好地完成绩效考核，而需要进一步实现的是，如何对考核排名偏后的员工落实处罚措施。如若实施降薪和降职，无疑会影响一批和他们一样工作认真的员工；但不落实，却容易影响考核制度的连续性和严肃性。另一方面，本次考核中，由于考评分数统计的工具比较原始，且统计考核成绩工作量太大，只有三名员工属于人力资源部，却要统计二百多员工的考核成绩，平均每个员工有十四份表格，需要去完成统计、计算、平均及排序发布，并且最后还要分别和这些员工进行谈话。在一个半月的考核时间中，几乎人力资源部都在做这件事情，以至于没有时间去处理其他事情。（二）广东微购实业投资有限公司培训费用不足、形式单一通常来说，行政助理在公司培训时，通常都会产生这样一种老套的想法：培训投资是一种金钱与时间的浪费，完全吃力不讨好。现实生活中，这样一种想法的产生会带来一定的危险性。即使目前企业经营收益不佳，也需要考虑培训投入。任何公司都应该把培训当作是公司的一种长远投资，这是用“显性”的货币资本达到“隐性”人力资本的一种转换。这种思维也是得到了很好的实践证明。同策公司对案场行政助理的培训，在一定程度上取得了显著的成果，然而其培训是缺乏创新也比较单一的。公司的集中培训模式，大部分都是挑选公司中各个部门工作表现优秀的先进优秀员工来向普通的、生疏的员工传授经验方法。广东微购实业投资有限公司通过以下几种方式建立竞争机制，组建学习型组织：（1）选拔和考核内训师定期选拔各项培训课程内训师，成绩合格者方可上岗为员工培训。（2）将员工的培训结果同薪酬绩效和晋升相结合①给予内训师课时费:根据考核结果将内训师分为A,B,C三级并给予不同的课时费；②参加培训学员的培训成绩将计入当月绩效考核:学员当月培训总成绩为分，90分以上者，绩效工资增加20%;60-90分，绩效工资不变;60分以下，绩效工资减少20%。③优秀内训师及优秀学员享有优先晋升的机会。（三）广东微购实业投资有限公司行政管理缺乏有效沟通当公司管理部门制定了绩效计划之后，逐一开展针对每个行政助理员工的工作，并按照先前制定的绩效管理计划实行。行政助理员工在工作的过程中，公司可以对其行政管理工作进行实时的监督并提供指导，一旦发现异常的问题，必须及时和管理人员进行沟通并做恰当处理的同时应该对绩效目标进行适当调整。这种双手互相交流与管理的改进措施，是绩效管理工作走向成功的必要保障之一。实际上，绩效管理与实施的过程中需要做的事情看似很繁杂，但究其本质主要涵盖两个方面：第一个方面是管理层的上下级在共同工作的过程中需要交流和分享各类与绩效有关的信息，这些信息的作用是形成一个互相进步，你追我赶，共同促进的良好局面。那么，这个过程也就是通常所说的持续绩效沟通；另一个方面是由管理层来收集被考评者所有有关工作绩效的原始数据资料，包括文件资料、视频资料等等，同时这也是为绩效考核与评价提供最基本、最客观的事实依据。广东微购实业投资有限公司基层员工主要是口头沟通，由于基层员工之间互相传递信息的渠道单一，自然而然会滋生出一些非正式的沟通渠道，这种非正式沟通可以是横向沟通、或是斜向沟通，以口头传递信息为主，非正式沟通比较复杂，没有证据不用负责，有的甚至透过家人之间的传闻等。这样以个人观念的非正式沟通容易颠倒是非，小道消息盛传，无中生有现象严重。三、广东微购实业投资公司行政助理工作存在问题的解决对策（一）广东微购实业投资公司需要科学制定绩效考核体系目前绩效考核指标体系设计的理论主要与键绩效指标、目标管理法和平衡计分卡有关。关键绩效指标是指对公司及组织运作过程中关键成功要素的归纳并提炼，具有以下特征：把具体目标及具体目标、公司战略与其价值定位的衡量指标连接起来，将公司的目标与员工的工作、与部门目标相连接，层层分解，层层支持，使每一员工的个人绩效与部门绩效，与公司的整体效益直接挂钩；保证员工的绩效与内外部客户的价值相连接，共同为实现客户的价值服务；员工绩效考核指标的设计是基于公司的发展战略与流程，并非岗位的功能。针对公司的情况我提出适用的考核方法如下：（1）让员工来做总结：公司各部门、各部门的各员工之间的工作互相都是不一样的，让员工来做总结有利于考核者了解各员工的工作状况并做出客观公正的评价。（2）上级直线领导做出的评价：直线的上司有足够的机会充分地了解自己的员工。（3）同事之间互相监督：让同事互相监督，互相批评指正，达到修正考核的目的。（4）客户或供应商等相关方考评：通过与被考核者的合作方的评价来进行考核，有时这种来自公司外部的评价反而因为没有直接利害关系而更加客观公正。（5）多方面考核：不仅要考核工作成果，还要考核工作态度以及岗位技能。（二）广东微购实业投资公司培训方式需要科学化、灵活化如何科学选择合理合适的培训方法，是对培训效果直接影响并起着决定性的作用。因此，选择哪种培训方法的参考标准是要根据工作任务和工作岗位特征，并且这种方法要与培训目的、培训效果相结合。从培训的目的和内容来说，有的是操作技能，有的是专业技术知识，有的则是工作态度，还有的是基本知识技能。在这些指标面前，这提示我们在实施培训的过程当中，应注重增加小组讨论与互动，充分调动员工学习的主动性和积极性，并在案例研讨、情景模拟、管理训练、视频教学、角色扮演等方面的加以结合。比如“外聘培训师的内部培训”形式，企业通过从外面聘请有实践经验和理论的培训师来对案场行政助理进行培训，可以帮助企业解决影响绩效的技能性和理念性问题；“内部培训师的内部培训”形式，某个职能部门的兼职培训师或企业人力资源部门的专职培训师，在企业内部对案场行政助理进行培训，可以帮助解决业务操作技能性的问题；“委托外部培训机构培训”形式，可以充分利用培训机构的师资条件，确定培训内容，费用比较大，但此方式针对性比较强。“网络课程培训”形式，组织员工参加网络课程培训，不受空间、时间的限制，成本相对较低等等。对案场行政助理的培训应采取灵活多样的培训形式，以利于激发员工的兴趣，从而达到预期的培训效果。这些方式都要求员工必须做到以下几个条件：（1）员工应在规定时间到培训场地参加培训;（2）员工须在培训开始前和结束后在《签到簿》上签字，出于特殊原因，需填写《培训请假单》并由部门经理签字确认；（3）员工应自行签到，不得由他人代签，一经发现，双方各罚款50元；（4）员工在培训过程中若离开20分钟以上，或迟到、早退30分钟以上也须填写《培训请假单》；（5）员工累计迟到、早退达到3次以上，年度考核不得评为优秀，若缺课课时达到总课时三分之一以上，需重新补修课程；（6）对于严重违反培训考勤制度、多次教育未改正的员工，除按上述规定给予惩罚外，还可视情况给予记过、开除的处罚。（三）广东微购实业投资公司需要制定合适的考评方法行政助理的绩效考核方法应该在明确考核的内容、标准和程序的基础上，对被考核人员的成绩实施甄别、考察的技术手段。在质量不一、数量较多的现有考评方法中，也就是说，360度考评法比较适用于公司的考核特点。但是考核不是目的，而是手段。公司应将考核结果与旅游福利、职位晋升、薪酬调整等挂钩，为完善并实现对行政管理人员的进一步交流、选拔、调配的奖惩制度，使得高等学校的薪酬体系更加客观化、公平化，并且提高员工参加绩效管理活动的积极性。这种考核方法是多角度、多层级的，它融合了行政助理原来采用的直线式的考核方法，将各方面考核意见综合起来，较全面地反映了被考核者的绩效，是一种行之有效的绩效考核方法之一，及时反馈考评结果，增强考核结果反馈的时效性。通过绩效考核，部门和员工的业绩得以体现，但要真正发挥绩效考评结果的价值，必须将所确定的员工绩效考评等级与企业的其他配套管理制度结合起来。为此，企业须将员工绩效评定等级做如下应用：（1）转化为绩效工资系数：员工的业绩完成表直接影响其绩效工资的增减，具体转换系数如表3.1所示。表3.1考核级别转换表职等三等及三等以上职等四等及四等以下S1.8S2S-1.7S-1.9A+1.5A+1.6A1.4A1.5A-1.2A-1.2B1B1B-0.9B-0.9C0.7C0.7C-0.6C-0.6D0.5D0.5D-0.4D-0.4（2）提拔任用、加薪以及在职深造：根据绩效考评等级，对连续三个月表现优异的员工进行特别奖励，即绩效等级获s*级的，上调一级岗位工资，与获A*级员工相比，优先考虑提拔任用和外出在职深造；绩效等级获A*级的，上调一级岗位工资，与获B*级员工相比，优先考虑外出在职深造；获绩效等级S*或A*的员工，若岗位工资已处于该岗位最高级，可获企业最佳表现员工奖励。（3）减薪、撤职以及除名：根据绩效考评等级，对连续三个月表现较差的员工采取以下措施，即绩效等级获C级的，下调一级岗位工资，撤去所任一切职务；绩效等级获D级的，予以除名。（4）其他应用：企业年终评先奖优以及人事任用将以员工所获绩效等级为重要参考。

四、小结近年来，随着东莞市公司管理水平的不断提高，行政助理工作的问题越来越受到重视，员工的岗前、岗后培训也被公司逐渐地重视和应用。行政助理的员工培训一直被认为是一项实施难度较大、公司政策性较强的工作内容，这是由于好的培训一方面能够增强公司员工的企业文化归属感，并提高职业技能，另一方面可以为公司吸引和留住人才，进而提高企业的影响力和知名度。很多经营成功的公司的经验告诉我们，要理清行政助理工作的问题与成效，才能实现影响企业的经济效益和影响力